ADMINISTRACION IX
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
A LAS ORGANIZACIONES
NOMBRE:
ROBERTO MANUEL CASTILLA LLERGO
CARRERA:
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PACHUCA DE SOTO, HGO. A 14 DE JUNIO DEL 2004.
INDICE
INDICE
INTRODUCCION
LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y LA AUDITORIA OPERACIONAL
ESQUEMA BASICO
DE LA AUDITORIA OPERACIONAL
CONCEPTO DE LA
AUDITORIA OPERACIONAL
OBJETIVO DE LA
AUDITORIA OPERACIONAL
APLICACIÓN DE
LA AUDITORIA OPERACIONAL
LA AUDITORIA
INTERNA Y LA AUDITORIA OPERACIONAL
LA AUDITORIA
EXTERNA Y LA AUDITORIA OPERACIONAL
LA CONSULTORIA
ADMINISTRATIVA Y LA AUDITORIA OPERACIONAL
METODOLOGIA DE
LA AUDITORIA OPERACIONAL
ADMINISTRACION
DE ALMACENES E INVENTARIOS
SISTEMAS MRP
TECNICAS DETERMINISTICAS
Y PROBABILISTICAS
GLOSARIO DE TERMINOS
Y SIMBOLOS DE CONTROL DE INVENTARIOS
ELEMENTOS DE
CONTROL DE INVENTARIOS
LAS METAS DE
CONTROL DE INVENTARIOS
SISTEMAS DE CLASIFICACION
A,B,C.
CLASES DE INVENTARIOS
SISTEMAS DE ADMINISTRACION
DE INVENTARIOS
EN QUE CONSISTE
LA EXACTITUD DEL INVENTARIO
PRINCIPIOS BASICOS
DEL ALMACEN
TIPOS DE ALMACEN
OBJETIVOS DE ALMACEN
¿QUE ES EL CODIGO DE BARRAS?
HISTORIA DEL CODIGO DE BARRAS
CONTROL DE CALIDAD
LA CALIDAD PARA JOSEPH JURAN
¿QUE ES CALIDAD TOTAL?
ORIGEN DE LA TECNICA DE CALIDAD TOTAL
PROGRESO DEL SIGNIFICADO DE LA CALIDAD TOTAL
COMO ESTIMULAR LA COMPETITIVIDAD
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE INCORPORAR LA COMPETITIVIDAD
CALIDAD TOTAL: MANIOBRA CLAVE DE LA COMPETITIVIDAD
CONCLUSION
INTRODUCCION
La
administración de empresas en un proceso de funciones
básicas diferentes cada una de las otras,
tales como planificación, organización, dirección, ejecución y control. En el ámbito
empresarial es una herramienta que permite enfrentar, los frecuentes retos encontrados
en el mismo.
En la teoría administrativa, el concepto de eficiencia
ha sido heredado de la economía y se considera como un principio rector. La evaluación
del desempeño organizacional es importante pues permite establecer en qué grado
se han alcanzado los objetivos, que casi
siempre se identifican con los de la dirección, además se valora la capacidad y
lo pertinente a la practica administrativa. Sin embargo al llevar a cabo una evaluación
simplemente a partir de los criterios de
eficiencia clásico, se reduce el alcance y se sectoriza la concepción de la empresa,
así como la potencialidad de la acción participativa humana, pues la evaluación
se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la dirección para el resto de los integrantes
de la organización y solo mide los fines que
para aquélla son relevantes.
Por tanto se hace
necesario una recuperación crítica de perspectivas y técnicas que permiten una evaluación
integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propósitos que están
presentes en las organizaciones.
La extensión de algunas tareas o funciones derivadas
de los crecientes avances tecnológicos, ha hecho que los expertos busquen nuevas
designaciones para las resultantes; tal es el caso del término "auditoria",
al cual le han adicionado la palabra "administrativa" para señalar la
expansión de las actividades de examen y evaluación de ciertas áreas o funciones
operativas, que no están directamente relacionadas con el alcance que se da en la
auditoria financiera
LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y LA AUDITORIA OPERACIONAL
El desarrollo administrativo de las empresas se ha realizado
atendiendo las operaciones productivas por sus dueños o por su Dirección General,
dejando otros aspectos de controles administrativos al Contador. Éste, por el incremento
de las necesidades administrativas, fue desarrollando dichos controles y mejorándolos,
en la medida en que las exigencias de competitividad y otras.
Así, los controles administrativos se fueron haciendo
cada vez más importantes y la labor del contador fue ampliándose en ese mismo sentido.
Como una de las funciones primordiales del Contador, y la primera que tuvo a su
cargo, junto con la de cumplimiento de obligaciones
fiscales y legales, es la de la información financiera, surgió la necesidad de revisarla
desde afuera, por otro Contador con la calidad de independiente, con lo que se le
daba más credibilidad porque dicha información era avalada por este último.
Tanto el Contador interno como el independiente, por
el conocimiento profundo que adquirían del funcionamiento de la empresa, fueron
adentrándose cada vez más en otros aspectos administrativos por los que tenía que
ejercerse control. Así fue como surgió la Contraloría dentro de las funciones internas
del Contador, y para el independiente se fueron haciendo más importantes las recomendaciones
que proponía, dentro de su estudio del control interno de la empresa.
Al propio tiempo, la Dirección de la empresa fue requiriendo
cada vez mas al Contador interno para muchos otros controles administrativos no
financieros y al independiente, como consultor administrativo. Una de las funciones
que el Contador independiente ha llevado a cabo dentro de sus actividades de consultoría
es la auditoria operacional, que consiste en la revisión de aspectos administrativos
amplios que se equiparan a lo que otros profesionistas independientes realizan como
auditoria administrativa.
La profesión organizada de la Contaduría Pública se ha
distinguido por su grado de estructuración y por la normatividad que emite para
cumplimiento por todos sus miembros. La institución que organiza todo esto es el
Instituto Mexicano de Contadores Públicos integrado por muchos Colegios regionales.
Este Instituto, a través de diversas comisiones
propone para su emisión, la normatividad para cada tipo de actividad. Así, una de
dichas comisiones es la relativa a la Auditoria Operacional la cual ha emitido boletines
con la normatividad correspondiente.
En dichos boletines se marcan los lineamientos y requisitos
mínimos de calidad que el Contador interno o externo debe guardar para llevar a
cabo la Auditoria Operacional. Como se menciona en el primer boletín de la Comisión
de Auditoria operacional, la Auditoria operacional es equivalente a la Auditoria
Administrativa, solamente que para efectos de llevarla a cabo por un contador público
convencionalmente se le da dicho nombre.
La auditoria operacional se puede realizar para cualquiera
de las operaciones que efectúa la empresa y generalmente se lleva a cabo para todas
en su conjunto. Es conveniente sin embargo, considerar que la auditoria administrativa
que se practique podría componerse de elementos de la auditoria operacional complementados
con algunos de las otras escuelas de auditoria administrativa, conformando los cuestionarios
y los planes o programas de cambios, con los aspectos de esas varias escuelas, de
manera de enriquecer la información, según las condiciones específicas de la empresa
de que se trate y las condiciones que sobre el desarrollo de la información se vayan
presentando.
A continuación se indican los conceptos básicos de la
Auditoria Operacional, de acuerdo a los dos primeros boletines de la Comisión de
Auditoria Operacional del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, y que son:
I. Esquema básico de la Auditoria Operacional.
II. Metodología
de la Auditoria Operacional.
ESQUEMA BÁSICO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL
Desde fines de los años sesenta, algunos contadores públicos
han venido realizando trabajos de examen administrativo, cuyo propósito es promover
la eficiencia de las entidades. A este tipo de examen se le ha denominado Auditoria
Operacional. La importancia de dictar normas sobre este tipo de trabajo fue reconocida
por el contador público. En diciembre de 1972, La Comisión de Auditoria Operacional
emitió su primer boletín, con el propósito de identificar el trabajo de auditoria
operacional realizado por contador público, independiente o no, y con la intención
de lograr unificar criterios sobre el tema.
Desde entonces se reconoció que este tipo de trabajo,
dada su naturaleza, que implica un alto contenido de creatividad, está sujeto a
una dinámica que implica que su conceptualización y metodología fueren afinándose
a partir de aproximaciones sucesivas. Es este el origen de esta nueva versión del
Boletín Nº 1 de la Comisión de Auditoria Operacional.
PROPÓSITO DEL BOLETÍN
Este boletín persigue definir el concepto, objetivo,
alcance y aplicación de la auditoria operacional, así como su relación y diferenciación
con la auditoria interna, la externa, la consultoría y otro tipo de trabajos profesionales
de naturaleza análoga. Los criterios aquí expuestos, pretenden eliminar las divergencias
que sobre el tema han existido, adoptando una posición práctica de identificación
de conceptos y apartándose de polémicas doctrinales y académicas estériles.
CONCEPTO DE AUDITORIA OPERACIONAL
Por auditoria operacional debe entenderse: El servicio
que presta el contador público cuando examina ciertos aspectos administrativos,
con la intención de hacer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa
de la entidad. Como se menciona en el boletín Nº 2, este trabajo frecuentemente
requiere de un equipo multidisciplinario. Cuando ello ocurra, el contador público
que dirija o participe en dicho equipo, deberá cuidar que los conocimientos propios
y los de los demás profesionistas garanticen un trabajo de calidad.
OBJETIVO DE LA
AUDITORIA OPERACIONAL
El objetivo de la auditoria operacional se cumple al
presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades
a que se practique. Existen tres niveles en que el contador público puede participar
en apoyo a las entidades, a saber:
Primero. En la emisión de opiniones sobre el estado actual
de lo examinado. (Diagnóstico de obstáculos.
Segundo. En la participación para la creación o diseño
de sistemas, procedimientos, etc., interviniendo en su formación.
Tercero. En la implantación de los cambios e innovaciones.
(Implantación de sistemas, etc.)
La auditoria operacional persigue: detectar problemas
y proporcionar bases para las soluciones, prever obstáculos a la eficiencia, presentar
recomendaciones para simplificar el trabajo e informar sobre obstáculos al cumplimiento
de planes y todas aquellas cuestiones que se mantengan dentro del primer nivel de
apoyo a la administración de las entidades, en la consecución de la óptima productividad.
En la práctica de una auditoria operacional, el contador
público se circunscribirá al primer nivel de apoyo, ya que su participación en los
demás niveles queda fuera de la práctica de la auditoria operacional. Los niveles
segundo y tercero quedan enmarcados dentro de lo que se conoce como trabajos de
reorganización, desarrollo de sistemas y consultoría administrativa.
El auditor operacional, al revisar las funciones de una
entidad: investiga, analiza y evalúa los hechos, es decir, diagnostica obstáculos
de la infraestructura administrativa que los respalda y presenta recomendaciones
que tienden a eliminarlos.
El auditor operacional hace las veces del médico general,
que diagnostica las fallas (enfermedades) dando pie a la participación del especialista,
que puede ser él mismo u otro contador público, el que promoverá las soluciones
concretas. Esto último corresponde a los niveles de apoyo segundo y tercero mencionados
anteriormente.
ALCANCE
En esté apartado se señalan aquellas actividades que
delimitan la práctica de la auditoria operacional, que la identifican claramente
y que la equiparan o distinguen de otros trabajos. Algunos autores afirman que la
auditoria operacional no debe presentar recomendaciones, que solo debe conjuntar
hechos, ayudar a la administración a evaluar desempeños y determinar qué tipo de
|es adicionales deben hacerse para lograr avances.
El diseño de las recomendaciones es, en opinión de tales
autores, responsabilidad de los encargados de áreas o especialistas en las actividades
sometidas a evaluación. La comisión de auditoria operacional del Contador Público,
ha mantenido siempre un criterio uniforme sobre éste particular, considerando que
la auditoria operacional debe proponer recomendaciones específicas (en los casos
que se tengan elementos para ello) y que de no ser así, pudieran tener un carácter
general; pero en todos los casos deben presentarse sugerencias para mejorar la eficiencia.
De otra manera, el servicio se vería restringido, pues
sin presentar recomendaciones, en lo general este sólo sería requerido por grandes
entidades que tienen el potencial suficiente y los especialistas necesarios para
encontrar las soluciones. En nuestro medio la tendencia es que la administración
requiere no sólo se le presenten los hechos comparados contra estándares, sino que
exigen del auditor la presentación de recomendaciones. Así, el servicio de auditoria
operacional es más útil y más acorde con nuestra realidad.
En relación con los elementos del proceso administrativo
que deben ser tomados en cuenta en un examen de auditoria operacional, la revisión
debe ser integral, abarcando todos los pasos de dicho proceso (Planeación, organización,
dirección y control) y no debe restringirse sólo al control. En el boletín Nº 2
de la Comisión -Metodología- en su edición revisada, define a la operación como
el “conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular
dentro de la entidad, tales como vender, comprar, cobrar o producir”. En dicho boletín
se resalta igualmente la característica de que en el examen de una operación se
consideren todos los departamentos que en ella intervienen y se presenta un cuadro
de las principales operaciones que pueden darse en una entidad. Las anteriores referencias
son un antecedente del énfasis que se desea añadir para aclarar de mejor manera
lo que es una operación, evitando dar nuevas definiciones pero incluyendo en su
lugar ciertas comparaciones y reglas simples, que junto con las ya indicadas, faciliten
la formación de un mejor juicio:
1No es lo mismo un departamento que una operación. En
una operación pueden intervenir varios departamentos, bien sea en forma total o
solamente una parte de ellos.
1No deben confundirse las funciones fundamentales de la
administración con las principales operaciones o funciones de una entidad; lo que
sí es importante resaltar es que al revisar las operaciones, debe considerarse la
forma en que ellas son planeadas, organizadas, dirigidas y controladas.
1Los límites que se establezcan a una operación en una
entidad, deben dar consideración a la posibilidad de realizar una investigación
completa y lógica, que aporte sugerencias integrales y no una visión parcializada
y eventualmente errónea de los hechos.
La segregación de operaciones de una entidad está más
acorde a las funciones tradicionales de la misma (vender, comprar, producir, cobrar,
almacenar, otorgar crédito, invertir, etc.) que a cualquier otra consideración.
APLICACIÓN DE
LA AUDITORIA OPERACIONAL.
Aunque no pueden establecerse reglas fijas que determinen
cuándo debe practicarse la auditoria operacional, sí se pueden mencionar aquellas
que habitualmente los administradores de entidades, los auditores internos y los
consultores, han determinado como más frecuentes:
W
Para aportar recomendaciones que resuelvan un problema conocido.
W
Cuando se tienen indicadores de ineficiencia pero se desconocen las razones,
y
W
Para contar con un respaldo para la prevención de ineficiencias o para el
sano crecimiento de las entidades.
La auditoria operacional puede realizarse en cualquier época y con cualquier frecuencia; lo recomendable es que se practique periódicamente, a fin de que rinda sus mejores frutos. Así, puede prepararse un programa cíclico de revisiones, en el cual un área sea revisada cuando menos cada dos años, manteniéndose un examen permanente de aquellas operaciones que requieren especial atención del monto de recursos invertidos en ellas o por su criticidad.
LA AUDITORIA INTERNA
Y LA AUDITORIA OPERACIONAL
En los últimos años se ha notado cierta tendencia de parte de los auditores internos, de adoptar el término “Auditor operacional”.Esto obedece a que tradicionalmente la auditoria interna se ha ligado a la auditoria financiera. Actualmente se considera que el auditor interno, que no es también operacional, se ha rezagado en su práctica profesional. Desde luego debe entenderse que el auditor interno siempre deberá estar en aptitud de evaluaciones del proceso generador de información financiera, particularmente cuando en esta área se detecten fallas de consideración.
LA AUDITORIA EXTERNA
Y LA AUDITORIA OPERACIONAL.
Las normas de auditoria que rigen el examen de estados
financieros obligan al contador público independiente a “... Efectuar un estudio
y evaluación adecuados del control interno existente, que le sirvan de base para
determinar el grado de confianza que va a depositar en él; asimismo que le permita
determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los procedimientos
de auditoria. (Boletín E-02 de la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoria
del Contador Público.
Asimismo, el referido boletín señala que el contador
público “Como resultado de este trabajo, está obligado a formular sugerencias constructivas
para mejorar los sistemas examinados y en consecuencia, aumentar la eficiencia en
la operación de la entidad”.
El examen de control interno que realiza el contador
público independiente para dictaminar los estados financieros, se enfoca a la medida
en que el control interno permite “la obtención de información financiera, veraz
y confiable” que es uno de los cuatro objetivos del control interno de acuerdo con
el boletín E-02 al que ya se ha hecho mención.
Por su parte, normalmente el contador público independiente
cumple con la responsabilidad profesional adicional de informar sobre la situación
que guarda el control interno, a través de comentarios, memoranda sobre situaciones
específicas e informes que contienen recomendaciones orientadas a mejorar el control
interno en sus objetivos de “obtención de información financiera veraz y confiable”
y “protección de los activos de la entidad”.
El mismo boletín E-02 de la Comisión de Normas y Procedimientos
de Auditoria del Instituto, señala un tercer objetivo de control interno en las
entidades: “La promoción de la eficiencia en la operación de la entidad”. Evidentemente,
si el auditor externo en su revisión detecta obstáculos en este propósito, también
lo señala en su carta de recomendaciones.
El énfasis del auditor externo al revisar el control
interno, en consecuencia, es juzgar la efectividad de éste en materia de su contribución
a la confiabilidad de la información financiera; por ello, la auditoria financiera
tiene un propósito prioritario perfectamente determinado: proporcionar elementos
para que el auditor pueda emitir un juicio sobre la racionabilidad de la información
mostrada en los estados financieros.
Consecuentemente, la revisión del control interno, realizada
como parte de la auditoria financiera, no debe confundirse con la auditoria operacional,
toda vez que sus propósitos y metodología son diferentes.
LA CONSULTORÍA
ADMINISTRATIVA Y LA AUDITORIA OPERACIONAL.
La consultoría administrativa se ha desarrollado como
una especialidad de los servicios tradicionales del contador público. En la práctica,
los usuarios de ese tipo de trabajos profesionales, no encuentran diferencias substanciales
entre ellos y utilizan sus beneficios indistintamente. Lo que es más, al usuario
poco le importa el título con que se le designe, lo que le interesa es que satisfaga
el propósito de diagnosticar obstáculos a la eficiencia de su entidad. Asimismo,
los prestadores de este servicio, tanto internos como externos, en un alto porcentaje
no encuentran tampoco diferencias concretas entre ellos.
Las denominaciones análogas a las de auditoria operacional
son, entre otras: auditoria administrativa; auditoria de operaciones; auditoria
de eficiencia; auditoria de productividad; auditoria operativa; diagnóstico administrativo;
evaluación administrativa y revisión administrativa. Independientemente del nombre
con que se le designe, cuando es un contador público quien realiza un trabajo tendiente
a promover la eficiencia, invariablemente debe garantizarse la calidad del servicio
profesional.
Por ello el esquema de referencia básico de este boletín
es el de todos aquellos trabajos profesionales ejecutados por contadores públicos,
o en su nombre, y que persiguen como objetivo básico el promover la eficiencia operativa
de la entidad, a través de la presentación de recomendaciones. Este tipo de servicio
profesional debe designarse preferentemente como auditoria operacional.
Si la manera de realizar un trabajo y ciertas peculiaridades
de enfoque difieren significativamente, para que pueda ser calificado con una denominación
distinta a la de auditoria operacional, pero el objetivo es idéntico, se recomienda
se respeten las normas de trabajo y calidad de la participación del contador público
para la auditoria operacional, es decir, las directrices de actuación relativas
a independencia mental, conocimientos, experiencia y evidencia suficientes, así
como las etapas fundamentales que debe de respetar el contador público en materia
de metodología (véase el boletín Nº 2)
Se recomienda a los prestadores y usuarios de este tipo
de servicio profesional, definir claramente, desde su contratación el objetivo,
alcance y características, precisándose el producto final del mismo. Aunque la Comisión
de Auditoria Operacional no es normativa, el contenido de sus boletines representa
recomendaciones que se espera adopten los contadores públicos miembros del Instituto
Mexicano de Contadores Públicos.
METODOLOGÍA DE
LA AUDITORIA OPERACIONAL
La metodología que se comenta en este boletín que se simplifica en tres pasos fundamentales: familiarización, investigación y análisis, diagnóstico, tiene un carácter genérico y deberá adecuarse a las situaciones específicas que se encuentren en el desarrollo de la revisión.
Familiarización
El auditor debe familiarizarse con la operación u operaciones
que revisará dentro del contexto de la Empresa que está auditando a través de estudio
de:
1) los problemas especiales inherentes al ramo de la
actividad económica en que se desenvuelve la Empresa y que inciden en la administración
de la operación que se revisa.
2) La infraestructura específica establecida para hacer
frente a la administración de la operación (planeación, organización, dirección
y control), y
3) los antecedentes respecto de deficiencias detectados
a través de cartas, de sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por auditores
internos, externos o consultores.
Enseguida se incluyen algunos lineamientos que permitirán
al auditor sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con la Empresa en general
y con la operación que se revisará en lo particular:
A) ESTUDIO AMBIENTAL
En esta primera fase puede llegarse a obtener información
orientadora de gran valía que permita al auditor diagnosticar las áreas críticas.
El grado de profundidad en esta investigación inicial será definido por el criterio
del auditor.
Los principales aspectos a investigar serán los siguientes:
a) La importancia que para la Empresa representa la operación
que se audita, medida de acuerdo a las repercusiones financieras que tendría si
se mejorara su eficiencia;
b) Indicadores tales como rotaciones, razones financieras,
etc.
c) Estructura de la organización y políticas aplicables
a la operación que se revisa;
d) reglamentación federal, estatal, y municipal que rigen
las prácticas de manejo de la operación;
e) información de la forma como la competencia resuelve
los problemas de una operación similar.
B) ESTUDIO DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Respecto a la gestión administrativa de la empresa (planeación,
organización, dirección y control), el auditor deberá estudiar su instrumentación
práctica a fin de conocer, en términos generales sus características y posibles
deficiencias, la evaluación de esta instrumentación se hará en detalle en una fase
posterior por lo que en este proceso de familiarización al auditor únicamente le
interesa conocer las características esenciales de la misma.
C) VISITA A LAS INSTALACIONES
Tiene por objeto observar directamente cómo se efectúan
las operaciones e identificar síntomas de problemas. Durante el proceso de familiarización
es lógico que el auditor entre en contacto con los diversos funcionarios y empleados
que manejan directamente la operación y que, mediante entrevistas informales conozca
de ellos tanto características específicas como problemas de la operación misma.
Una vez realizado el proceso de familiarización, el auditor
operacional estará en posibilidad de: dando orden a sus ideas y como fundamento
en los hechos que haya observado, estructurar un programa de trabajo lo suficientemente
detallado para entrar a la siguiente fase de la metodología, de una manera ordenada,
estando así en posibilidad de delegar parte de las investigaciones y de supervisar
su realización. El uso de programas estándar se considera aceptable en la medida
en que se haga la adecuación pertinente al caso específico que se investiga.
INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS.
El objetivo de esta segunda fase de la metodología es
analizar la información y examinar la documentación relativa para evaluar la eficiencia
y efectividad de la operación en cuestión. En esta fase, en la que se realizan pruebas
de detalle de muy diversa índole, utilizando especialmente pruebas selectivas a
juicio del auditor o por medio de muestreo estadístico. La utilización de estadísticas
resulta particularmente efectiva en esta fase y al respecto es recomendable que
aquéllas sean verificadas antes de ser utilizadas.