Universidad Abierta

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CUENTAS DE ORDEN

BERNARDO VÁZQUEZ CADENA

CONTENIDO.

Introducción

Objetivos

Cuentas de Orden

Manejo Directo o Paralelo

Manejo Cruzado

Valores Ajenos

· Depósitos en Prenda

· Mercancías en Comisión

Valores Contingentes

· Documentos Descontados o Endosados

· Avales Otorgados

· Juicios Pendientes

· Seguros Contratados

Valores Emitidos

· Emisión de Títulos

· Billetes de Lotería

Valores de Control

· Depreciación Fiscal

· Mercancías en Consignación

Auto evaluación

Bibliografía

INTRODUCCIÓN.

La contabilidad por ser un medio de control e información, ha tenido que mejorar los procedimientos para proporcionar un mejor control de la información.

La diversidad de entidades de hoy en día, presentan una magnitud y complejidad de operaciones, para lo cual hay que adecuar la contabilidad y cumplir con la finalidad de ésta, (control de la información financiera)

La información financiera no sólo satisface con mostrar razonablemente la situación financiera (Activo, Pasivo y Capital) de una entidad a una fecha determinada, ni sus resultados (Ingresos y Egresos) por un período determinado.

Esta información se complementa con notas a los estados financieros y dentro de éstas se reportarán algunos eventos que alteran la situación financiera y los resultados de la entidad.

Esta información se controla con cuentas conocidas con el nombre de:

Cuentas de orden.

Es muy importante la información de las cuentas de orden, que los principios de contabilidad, el de realización, de la entidad y revelación suficiente contemplan su presencia dentro de los estados financieros.

El principio de la entidad, establece que toda entidad al elaborar sus estados financieros, sólo debe de informar en ellos, de los bienes, valores, derechos y obligaciones propios de la entidad a la cual se refieren.

El principio de realización expresa, que las operaciones realizadas por una entidad deben ser cuantificados para reflejarlos en los estados financieros de acuerdo al principio de la entidad.

El principio de revelación suficiente, nos dice que la información que brindan estas cuentas proporcionan mayores elementos para analizar e interpretar el Balance General y así tomar mejores decisiones.

Para entender mejor lo que son las cuentas de orden debemos de diferenciar lo que son valores reales y los valores contingentes.

Valores reales son aquellos que afectan y modifican las cuentas del Balance (activo, pasivo) y resultados (ingresos y egresos) de una entidad.

Valores contingentes son aquellos que no afectan las cuentas de Activo, Pasivo y Capital en tanto que la contingencia subsiste, una vez que se realiza la operación, se convierte en valor real.

En caso de que una contingencia se convierta en realidad, esta situación afectaría el pasivo de la empresa, o en el caso de un juicio entablado por un trabajador contra su empresa a la fecha de los estados financieros no afecta la situación financiera. Sin embargo en un futuro el fallo sea favorable al trabajador, ésta se convertiría en una transacción real que conduciría al reconocimiento de un gasto y la disminución de un activo en el renglón del efectivo.

Kohler (diccionario de contadores) define como una contingencia “Evento Futuro Posible o condición debida a causas desconocidas, o actualmente indeterminables”

Objetivo.

El presente trabajo tiene como finalidad dar a conocer de una manera clara y específica la forma de utilizar las diferentes y principales cuentas de orden que se emplean dentro de la contabilidad.

Estas Cuentas son muy necesarias, ya que con éstas se pueden controlar y tomar mejores decisiones de las diferentes situaciones en las que se encuentran las empresas de hoy, realizando diferentes operaciones para poder subsistir, unas vendiendo mercancía a comisión, descontando documentos, emitiendo obligaciones, enviando su mercancía a consignación etc. Y todo esto con el único fin de atraerse fondos (financiamiento, crecimiento, subsistencia) y poder competir en este entorno tan cambiante.

CUENTAS DE ORDEN.

Las cuentas de Orden las podemos definir de la siguiente manera:

Son el relato y cómputo de los aumentos y disminuciones que sufren los conceptos relacionados con operaciones practicadas por la empresa, cuyos efectos no modifican por sí mismos, ni su situación financiera, ni sus resultados de operación.

Se emplean para registrar operaciones que no modifican el activo, pasivo o el capital de la empresa, pero que, hay que registrar en libros, para consignar derechos u obligaciones contingentes, de recordatorio, o para controlar aspectos administrativos.

A las cuentas de orden también se les conoce con el nombre de:

· Cuentas de movimiento compensado

· Cuentas de saldos compensados

· Cuentas de movimiento y saldos correlativos

· Cuentas de memorándum

· Cuentas de registro

· Clasificación de las cuentas de orden:

· Cuentas de orden para valores ajenos

· Cuentas de orden para valores contingentes

· Cuentas de orden de registro o control

· Así las podemos establecer en los siguientes casos:

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN.

1) Cuentas de orden para el control de Valores y Bienes ajenos:

· Recepción de mercancía propiedad de terceras personas, para su venta en comisión.

· Recepción de dinero de terceras personas, para gastos provocados por operaciones realizadas en su nombre y por su cuenta.

· Recepción de bienes y valores propiedad de terceras personas, en garantía o depósito

2) Cuentas de orden para control de valores contingentes:

· Endoso y descuento de documentos

· Seguros y fianzas contratados

· Emisión de acciones, obligaciones, Billetes de Banco, Billetes de lotería, boletos, etc.

· Avales otorgados

· Juicios pendientes

3) Cuentas de orden para valores de registro o control:

· Sobre precio de mercancías enviadas a terceras personas para su venta en consignación.

· Depreciación y amortización calculadas conforme al límite fiscal.

Los nombres que se les asigne a las cuentas de orden, deben de ser claramente descriptivos de las operaciones que en ellos se registra, se deben de establecer en grupo de dos, la primera es deudora y la segunda es acreedora.

Los nombres de las cuentas deudoras deben ser distintos de las acreedoras, pero semejante entre sí, ejemplo:

· V Mercancías en comisión (C.O.D.)

· Comitente cuenta de mercancías (C.O.A.)

· Documentos endosados (C.O.D.)

· Responsabilidad por endosos (C.O.A.)

También se puede poner a la cuenta de orden acreedora el mismo que la deudora posponiéndole la palabra “contra” ejemplo:

· Mercancías en comisión

· Mercancías en comisión “Contra”

· Documentos endosados

· Documentos endosados “Contra”

Otra forma es agregar a la cuenta deudora la palabra “Debe”, y a la cuenta acreedora la palabra “Haber”, ejemplo:

· Mercancías en comisión “Debe”

· Mercancías en comisión “Haber”

· Documentos endosados “Debe”

· Documentos endosados “Haber”

Movimiento de las cuentas de orden.

Una vez que se suscitan situaciones o eventos que dan origen a un control a través de cuentas de orden, el registro que se realice debe de cumplir con el principio de la teoría de la partida doble, (A TODO CARGO CORRESPONDE UN ABONO). De ahí desprendemos que como las cuentas de orden se establecen una como deudora (donde se carga) y otra como acreedora (donde se abona) su movimiento es compensado y sus saldos deben de ser iguales, aunque de naturaleza contraria, así cumplimos con este principio de la contabilidad.

Además desprendemos 3 observaciones muy importantes si no se cumpliera lo anterior.

· Primera : Para conservar el equilibrio de la ecuación del balance

Activo = Pasivo + Capital

Donde debemos de afectar dos cuentas de orden.

· Segundo: Si registramos cargando a una cuenta de orden y abonamos a una cuenta de Balance o Resultados la igualdad del Activo = Pasivo + Capital se rompería impidiendo elaborar los estados financieros.

· Tercera: Si registramos cargando a una cuenta de Balance o de Resultados y se abonara a una cuenta de orden, la igualdad de Activo = Pasivo + Capital, también se rompería impidiendo elaborar los estados financieros.

Características particulares de las cuentas de orden:

1. Deben de establecerse dos cuentas

2. La primera de las cuentas debe de manejarse como cuenta de naturaleza deudora y la otra como de naturaleza acreedora.

3. Los aumentos de los conceptos que se controlan con cuentas de orden deben de registrarse con un cargo en la cuenta de naturaleza deudora, compensándose con un abono en la cuenta de naturaleza acreedora.

4. Las disminuciones de los conceptos que se controlan con cuentas de orden deben de registrarse con un abono en la cuenta de naturaleza deudora, compensándose con un cargo en la cuenta de naturaleza acreedora.

5. Los saldos de las cuentas que controlan un mismo concepto deben de ser iguales pero, de diferente naturaleza.

Existen dos procedimientos para el registro de las cuentas de orden:

· Manejo directo o paralelo

· Manejo Cruzado

Manejo directo o paralelo: El movimiento de las cuentas de orden es directo cuando en un solo asiento se afectan las cuentas de orden sin intervenir las cuentas de Balance o Resultados

Ejemplo:

Se recibe una demanda de un empleado por $ 20,000.00

--------------------------------------------1 --------------------------------------

Juicios pendientes (C.O.D.) $ 20,000.00

Responsabilidad sobre juicios pendientes(C.O.A.) $ 20,000.00

-------------------------------------------------------------------------------------

Registro en esquemas de mayor:

Juicios pendientes (C.O.D.)	Responsabilidad sobre Juicios pendientes (C.O.A.)
1) 20,000.00		20,000.00 (1

Observemos en este ejemplo que se esta afectando sólo las cuentas de orden, tienen el mismo saldo en cuanto a su importe, pero su naturaleza es contraria, una deudora y otra acreedora, no intervienen cuentas de balance ni de resultados.

Manejo Cruzado: El movimiento de las cuentas de orden es cruzado cuando en un asiento aparece como deudora una cuenta de orden y como acreedora una cuenta de balance o resultados, y en otro asiento, la cuenta de orden aparece como acreedora y como deudora una cuenta de balance o resultados, pero después de registrar los dos asientos, las cuentas de orden deberán tener los saldos iguales.

Ejemplo:

Al momento que la sentencia es favorable para el trabajador, la contingencia se convierte en una situación real, entonces mediante el movimiento cruzado podemos contabilizarlo de la manera siguiente:

--------------------------------------------2 --------------------------------------

Gastos de operación $ 20,000.00

Juicios pendientes(C.O.D.) $ 20,000.00

--------------------------------------------2a --------------------------------------

Responsabilidad sobre Juicios pendientes (C.O.A.) $ 20,000.00

Bancos $ 20,000.00

Juicios pendientes (C.O.D.)		Responsabilidad sobre Juicios pendientes (C.O.A.)
1) 20,000.00	20,000.00 (2	2a) 20,000.00	20,000.00 (1

Gastos de operación	Bancos
2) 20,000.00		20,000.00 (2a

Siguiendo con el ejemplo de movimiento directo, al momento de pagar la contingencia se está afectando una cuenta de orden y una de resultados (asiento 2) y después una cuenta de orden y una de balance (asiento 2a). A esta forma de registro se le conoce con el nombre de manejo o movimiento cruzado.

Existe en nuestro medio una diversidad de entidades con diferentes giros, así como características muy específicas, lo que nos hace imposible enumerar las situaciones que requieren control e información por medio de cuentas de orden.