Universidad Abierta

 


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REORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA Y PROCESOS AUTOMATIZADOS EN UN MÓDULO FINANCIERO CONTABLE DE UNA INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR

 

MIGUEL ANGEL VALDÉZ MAYORAL

 

 

 

                           CONTENIDO:

 

 

 

 

 

 

 

 PROLOGO       

 

 

 

 

 

I       INTRODUCCIÓN

 

 
  • Antecedentes

 

 
  • Definición del problema

 

 
  • Objetivo del estudio

 

 
  • Función y objetivo de la Dirección General de Contaduría

 

 
  • Organigrama

 

 
  • Flujo de la información administrativa

 

 
  • Cuadro de flujo de la información administrativa.

 

 

 

 

 

II      INVENTARIO DE PROCESOS

 

 
  • Comentario de inventario de procesos

 

 
  • Finanzas Mexicali, Tijuana y Ensenada

 

 
  • Administraciones clínicas de Odontología

 

 
  • Institutos de investigaciones

 

 
  • Contaduría Mexicali, Tijuana y Ensenada

 

 
  • Enlace con Informática

 

 
  • Generación de la información contable

 

 
  • Cuadro de la generación de la información contable

 

 

 

 

 

III     DEPARTAMENTO DE ENLACE CON INFORMATICA

 

 
  • Función y objetivo del departamento

 

 
  • Definiciones de puestos y sus funciones

 

 

 

 

 

IV      PROYECTOS DE INVERSIÓN

 

 
  • Proyectos de inversión y toma de decisiones

 

 
  • Clasificación de los proyectos

 

 
  • Clasificación de los proyectos para la toma de decisiones

 

 
  • Proyectos de inversión dentro de la institución de Educación Superior

 

 

 

 

 

V       PROPUESTA DE PROYECTOS

 

 
  • Proyectos propuestos

 

 
  • Modelo estratégico

 

 
  • Mejora de los servicios financieros electrónicos

 

 
  • Rediseño del sistema contable

 

 
  • Políticas institucionales

 

 

 

VI     EQUIPO Y PROGRAMAS DE COMPUTO

 
  • Datos generales

 

 

 

VII    MANUALES ADMINISTRATIVOS

 
  • Definición de manuales administrativos         

 

  • Objetivo de los manuales

 

  • Fases del proceso de elaboración

 

 

 

VIII   CONCLUSIONES

 
  • Conclusiones

 

 

 

IX     NOMINA BIBLIOGRAFICA

 
  • Bibliografía

 

 

 

X      C U E S T I O N A R I O                                                                                                      

 

 

 

XI    ANEXOS                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  

  • Simbología utilizada en los diagramas de flujo

              

 

 

 
  • Proceso de pólizas elaboradas en las unidades administrativas

 
  • Proceso de fin de mes (1ª.  Parte)

 
  • Proceso de fin de mes (2ª.  Parte)

 
  • Archivo y control de documentos contables

 

 

 

 

TABLA DE CUADROS Y FIGURAS

 

 
  • Organigrama

 

 

 

 
  • Flujo de la información administrativa

 

 

 

 
  • Generación de la información contable

 

 

 

 

 

 

               PROLOGO

 

En este trabajo he tratado de plasmar el problema  que existe  actualmente  en el área financiero / contable de la institución de educación superior  en la cual laboro  a la fecha.

 

Así como la solución que propongo para mejorarse en un futuro.

 

El  problema que   observé  y  presento  es  el  resultado  de  un  estudio concienzudo y metódico, el cual se llevó bastante tiempo para definirse. Realizando investigaciones en diferentes  lugares  de  la  institución,  tanto con los docentes, funcionarios, alumnado y público en general.

 

Considero que este problema es de carácter administrativo en el flujo de la información

 

Y  además  de  no contar con sistemas  automatizados  y adecuados a los tiempos que vivimos.  En  el  aspecto  administrativo: en  cuestión  de repetición  de actividades que hacen  lento  el  flujo  de  la  información  administrativa  y  a  su  vez  no  proporcionan, un  buen  servicio  al  usuario  final.  En  lo  que  respecta  a  lo  automatizado,  en  la composición de los sistemas, existe variedad de lenguajes computacionales, repetición de datos en los archivos de información y un aislamiento total entre ellos.

 

Se   proponen   actualizaciones   en  cuanto   a   procesos  administrativos  y   procesos automatizados  y espero  que  sirva  para  futuras  tomas  de decisiones, que tal vez  su  contenido   también    sea    considerado    para    otras    instituciones   de    educación superior,  que   lo  deseen  implantar.

 

 

 

 

INTRODUCCIÓN

 

1.- Antecedentes:

 

En la actualidad los procesos administrativos y los procesos de los sistemas automatizados que se llevan a cabo en el área financiero / contable de la institución, son bastantes lentos, burocráticos, dependientes y aislados.  No satisfacen la demanda de servicio que deben ofrecer a la gran comunidad universitaria.

 

Tendrán por lo menos una antigüedad de 20 años desde sus inicios, tal vez en su tiempo se consideraban: actuales, rápidos, eficientes y productivos.  Los sistemas y procesos computacionales se les puede llamar “islas” o “islotes” por sus ejecuciones por separado que realizan. Por tantas adecuaciones y mantenimientos, se han hecho muy lentos.  Además que la información que existe en los archivos computacionales esta repetitiva dentro de los diferentes sistemas que poseen la direcciones que conforman esta institución de educación superior.

 

2.- Definición del Problema:

 

Debido al crecimiento de la comunidad de esta institución (alumnos, docentes y administrativos) y los usuarios externos (proveedores y comunidad en general) que exigen cada día un mejor servicio, rápido, eficaz, confiable y actualizado; se hace necesario de proyectar una actualización en sus procesos administrativos y procesos automatizados.  La petición de información requerida por estos usuarios anteriormente mencionados, no se les proporciona: en su lugar, a tiempo y exacta.

 

La institución y en particular el área financiero / contable, requiere satisfacer la demanda del servicio con la mayor calidad, confiabilidad y ser oportuna en tiempo de respuesta a quien lo requiera. Además de poder ser consultada por la misma comunidad, desde lugares acondicionados para ello.

 

3.- Objetivo del Estudio:

 

El objetivo principal es proporcionar un rediseño tanto en lo administrativo como en la automatización de los sistemas existentes en el área financiero / contable, debiendo ser estos más amigables, eficientes, ágiles y oportunos para ofrecer por parte de la institución un mejor servicio al usuario que requiera de cualquier trámite.

                                                                                                                                                                           

 

 

FUNCION Y OBJETIVO DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE CONTADURÍA

 

 

Coordinar, supervisar y revisar el registro y control de las operaciones contables de las unidades  administrativas  de la  institución,  con  el  fin  de  generar posteriormente los informes  y estados financieros  de  la  situación  de  la  institución, de  la  manera más adecuada y oportuna, así como administrar  los eventos  de recaudación de ingresos y controlar el patrimonio de los bienes muebles e inmuebles de la institución.

 

 Administrar los recursos humanos dependientes de ella, proporcionándole el material y equipo  necesario  para  su  mejor  realización de sus actividades, así como organizar o realizar  la   petición   correspondiente   a   Recursos   Humanos   de   los   cursos   de actualización en materia de computación ó  fiscales.

 

En la hoja continua se presenta un organigrama de la conformación de la Dirección General de Contaduría.

 

 

FLUJO DE LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

 

Dentro de una institución se puede considerar bien o mal su funcionamiento de acuerdo a  su  organización,  tanto  de  sus  flujos  de información administrativa así como de su organización del personal que la ejecuta.

 

En ocasiones el flujo de la información administrativa con el paso del tiempo se rompe o se pierde el correcto flujo de ella, ya sea por vicios involuntarios o las rutinas que las componen.

 

Pueden en repetidas ocasiones  realizarse operaciones  o procesos  administrativos en diferentes direcciones, siendo estas iguales en sus actividades desarrolladas.

 

En la siguiente hoja, se presenta  un cuadro  del flujo  de la información administrativa y sus diferentes direcciones o procesos que las ejecutan.

 

I N V E N T A R I O  D E  P R O C E S O S

 

 

COMENTARIOS DE INVENTARIO DE PROCESOS

 

A lo largo de mi experiencia laboral como encargado del Departamento de Enlace con Informática (D.E.C.I.),  he  colaborado  con  las adecuaciones  y mantenimientos a los diferentes sistemas que existen  en  el  área financiero / contable  de  la  institución.

 

Estos sistemas a la fecha satisfacen como se puede, a las exigencias del servicio que se debe proporcionar a los diferentes usuarios de la institución.

 

La institución tiene en su conformación cinco (5) campus u unidades; consideradas como municipios y son: Mexicali (Rectoría), Valle, Tijuana, Ensenada y Tecate.  En estos municipios están instalados los sistemas del área financiero / contable.

 

A  continuación  presento  los  diferentes  sistemas  automatizados que  existen en el Área  financiero / contable:

 

 

             INVENTARIO DE PROCESOS

 

FINANZAS  MEXICALI, TIJUANA Y ENSENADA

 

A    SISTEMA DE  MOVIMIENTOS BANCARIOS

 

 

B   SISTEMA DE CUENTAS POR PAGAR

 

 

C   SISTEMA DE CHEQUES EN LINEA

 

 

D   CONTROL D