Universidad Abierta
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comerciales, agradecemos citar la fuente
REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA
CONTABLE
DE UNA EMPRESA INDUSTRIAL
ERNESTO TOXQUI DAMIÁN
CONTENIDO:
INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO
I. ANTECEDENTES DEL PROBLEMA
1.1. Alcance
del proyecto
1.2. Antecedentes
de la empresa
1.3. Elementos
que inciden al catálogo de cuentas
1.4. Necesidad
de contar con un sistema contable
1.4.1. Consideraciones legales
CAPÍTULO
II. EL SISTEMA CONTABLE
2.1. Concepto
de Contabilidad
2.1.1. Principios
de Contabilidad Generalmente Aceptados
2.1.2. Sistemas
Jurídicos que obligan a llevar la Contabilidad
2.2. El
Proceso Contable
2.3. El
Sistema Contable
2.4. Etapas
del Sistema de Información Financiera
2.4.1. Selección del Sistema
2.5. Método
de Pólizas
2.6. Diseño
del Sistema de Información Financiera
2.6.1. Catálogo
de Cuentas
2.6.2. Ventajas
del Catálogo de Cuentas
2.6.3. Integración
del Catálogo De Cuentas
2.6.4. Cifrado
de Las Cuentas
2.7. Documentos
Fuente
2.8. Informes
2.9. Arranque
del Sistema de Información Financiera
CAPÍTULO
III. REESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA FINANCIERO
3.1. El
Actual Catálogo de Cuentas
3.2. Reestructuración
del Catálogo de Cuentas
3.3. Relación
entre los Sistemas
3.3.1. Ventas,
Compras, Movimientos al Inventario, Clientes y Proveedores
3.3.2. Nómina
3.3.3. Bancos
3.4. El
Catálogo de Cuentas Propuesto
3.5. Políticas
de Transferencia y Conciliación
ANEXO
A. RELACIONES ENTRE LOS SISTEMAS ASPEL
ANEXO
B. CATÁLOGO DE CUENTAS ACTUAL
ANEXO
C. CATÁLOGO DE CUENTAS PROPUESTO
CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFÍA
CUESTIONARIO
INTRODUCCIÓN
Debido a que en la empresa Zapatera Industrial de
Orizaba, S.A. de C.V. cuya actividad es diseño y producción de calzado para
dama, se están automatizando procesos para agilizar las funciones de todas las
áreas de la empresa. El área contable no es la excepción y tiene que adaptarse
a las nuevas exigencias que así se demandan, por tal motivo, requiere que el sistema
contable sea compatible con el resto de los sistemas. Para ello es necesario
hacer una reestructuración del catálogo de cuentas para que permita la
comunicación y transferencia de datos de otro sistema al contable.
El paquete contable utilizado
es COI (Contabilidad Integral) y forma parte de la línea ASPEL, que también
cuenta con los sistemas SAE (Sistema Administrativo Empresarial), NOI (Nómina
Integral) y BANCO (Sistema de Control Bancario) también adquiridos por la
empresa. Este último es el único que no ha sido instalado, el resto de los
sistemas funcionan en forma independiente desaprovechando la capacidad de
compartir información entre ellos.
El objeto de esta investigación es adaptar el sistema
contable a las nuevas condiciones de la empresa, es decir, estar apto para
comunicarse con el resto de los sistemas.
No es un mero capricho la instalación de tantos
programas sino la necesidad de automatizar los procedimientos para obtener de
una fuente confiable, indicadores financieros que nos permitan medir la calidad
de nuestra empresa y poder reaccionar y prever cambios sustanciales.
La contribución de esta investigación es tan sólo uno
de los objetivos específicos del proyecto global.
OBJETIVOS
Objetivo
General. Optimizar el sistema contable, específicamente el catálogo de cuentas,
para que permita el libre flujo de información a través de los diferentes
sistemas computacionales y sea un paso para lograr la completa optimización de
los procedimientos administrativos.
Objetivos
específicos:
Evitar la duplicidad de tareas, logrando por ende la
agilización de los procesos internos de la empresa y la minimización de errores
propios de la recaptura de datos.
Lograr una mayor productividad de los departamentos
administrativos involucrados, al generar mayor rapidez en el flujo de la
información.
Obtener oportunamente de primera fuente la información
financiera.
Que la información financiera sea más analítica,
objetiva y puntual.
Aprovechar la capacidad de los sistemas para
transferir información entre ellos y lograr así, una adecuada coordinación
entre el sistema contable y los sistemas de inventarios, cuentas por pagar y
cobrar y nómina.
CAPÍTULO
I. ANTECEDENTES DEL PROBLEMA
1.1
Alcance del proyecto
El presente trabajo de
investigación forma parte de una automatización de los sistemas administrativos
de una empresa industrial.
El proyecto completo consiste
en instalar cuatro sistemas y lograr que estén perfectamente sincronizados.
Las actividades a desarrollar comprenden diversas
áreas como son: informática, para lograr el correcto funcionamiento de los
programas; ingeniería industrial, para corroborar la veracidad de la
información de inventarios y producción y; contaduría pública, para
reestructurar el sistema contable a los nuevos requerimientos.
Los sistemas corresponden a la línea ASPEL (ASPEL es
una empresa dedicada a la programación de sistemas de información). En la
empresa se tienen los siguientes: SAE, NOI, Banco y COI, que a continuación se
detallan:
ASPEL-SAE para Windows. Sistema Administrativo
Empresarial. Es un sistema que permite organizar el proceso global de
comercialización y controlar todas las operaciones inherentes al negocio.
Abarca los siguientes Módulos:
Facturación. Realiza operaciones de venta, tanto de
clientes registrados en catálogo como de clientes eventuales de mostrador.
Inventarios, multialmacenes y movimientos al
inventario. Ofrece un control de existencias y costos de los productos
registrados en el almacén, utilizando distintos métodos de costeo: U.E.P.S., P.E.P.S.,
Promedio y estándar. Los productos clasificados hasta con dieciséis caracteres,
incluyendo letras y números. La función de multialmacén permite el manejo de
inventarios en noventa y nueve bodegas de manera simultánea.
Cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Cada uno de
estos módulos le permite asignar y controlar los cargos y abonos
correspondientes a clientes y proveedores a través de instrumentos como letras,
notas de crédito, notas de cargo, cheques, anticipos, etc.
ASPEL-NOI para Windows. Sistema de Nómina integral. Es
un sistema que realiza las operaciones para el manejo de la nómina en forma
automática, define aquellos parámetros necesarios para satisfacer los
requerimientos propios de cada empresa. Abarca los siguientes módulos:
Departamentos y puestos. Habilita la asignación de
cada trabajador de la empresa a un departamento responsable y define los
sueldos de cada empleado.
Percepciones y deducciones. Permite el total manejo
del cálculo de percepciones y deducciones, mediante el empleo de fórmulas
definidas por el usuario utilizando variables del sistema.
Emite los reportes de nómina, movimientos de
percepciones y deducciones, faltas, programación de vacaciones, declaración del
IMSS patronal y acumulados fiscales de percepciones y deducciones por
trabajados.
ASPEL-BANCO para DOS. Sistema de control bancario.
Permite el control automatizado de las cuentas bancarias, ya sean de cheques,
inversiones, cuentas de crédito, cuentas maestras, tarjetas de crédito, etc.
con lo que provee a la empresa de un conocimiento real de saldos disponibles,
ya que la información se actualiza al momento de capturarla.
Permite la captura, emisión y cancelación de cheques
por concepto (nómina, proveedores, impuestos, luz, renta, etc.) realizando la
impresión del mismo o del cheque-póliza al momento de terminar su captura, en
caso de que así se requiera. Además puede capturar cheques manuales y en
tránsito.
Permite introducir todos los movimientos distintos de
cheques (depósitos, pagos de clientes, intereses, comisiones por manejo de
cuentas, cargos por cheques devueltos, etc.) que afectan a las cuentas
bancarias, actualizando automáticamente los saldos de las mismas. También puede
programar sus ingresos, hacer traspasos entre cuentas de una misma empresa y actualizar
los movimientos en tránsito.
Mediante una agenda integrada es posible programar
pagos pendientes y pagos repetitivos.
A partir de un listado de los depósitos y pagos
realizados durante el período es posible conciliarlos contra el estado de
cuenta emitido por la institución bancaria, con sólo indicar cuáles movimientos
del estado de cuenta se encuentran en el listado y registrar los que no estén
para su posterior aclaración.
Emite los reportes de Diario de bancos, Flujo de
Efectivo y pronósticos de ingresos y egresos, estadísticas de saldos finales o
promedio.
ASPEL-COI para Windows. Sistema de Contabilidad
integral. Está diseñado para capturar, procesar y mantener actualizada la
información contable en forma segura y confiable.
Dentro del catálogo de cuentas es posible manejar
hasta cinco niveles y once dígitos por cuenta.
Permite controlar hasta doce diferentes tipos de
pólizas, realizando automáticamente los ajustes de los saldos a todos los
niveles.
Reporta el Estado de Posición Financiera, el Estado de
Resultados y un resumen de movimientos en cuentas de mayor (Libro Mayor).
Recibe la información que generan ASPEL-SAE,
ASPEL-NOI, ASPEL-BANCO a través de pólizas de disco y desde aquí hace la
afectación contable correspondiente.
La actividad principal del área de contaduría es
reestructurar el sistema contable tomando en cuenta las necesidades de la
empresa, las especificaciones de los sistemas, las condiciones legales y el
sistema con la información que todavía utilizan.
Como ya se mencionó, la empresa ya tiene un sistema
contable automatizado, el cual cumplía con los requerimientos anteriores. Salvo
que el catálogo de cuentas no permite la interfase con el resto de los
sistemas.
1.2
Antecedentes de la empresa
La empresa es industrial y su actividad principal es
la producción de calzado para dama. Se constituyó legalmente el 14 de enero de
1980 como Zapatera Industrial de Orizaba, S.A. de C.V. Está ubicada en el
parque industrial de Ixtaczoquitlán y su área de distribución comprende el sureste
del país.
Como la empresa ha crecido considerablemente y debido
al vertiginoso avance de la tecnología se ha visto ante la necesidad de
acoplarse al cambio; tiene un catálogo de nóminas de 183 empleados a inicio del
año 1998 y un catálogo en inventario de más de 500 artículos (entre productos
terminados y materia prima). Por eso actualmente es prioritario contar con un
sistema integral que permita obtener la información ágil y confiable para
dirigir las acciones de la empresa hacia sus objetivos.
La alta gerencia auxiliada con
un grupo externo de asesoría decidieron adquirir el conjunto de sistemas ASPEL
porque cuenta con los módulos que la empresa necesita y porque además permite
la comunicación entre ellos. Lo que agiliza los procesos de captura y reduce la
duplicidad de funciones.
La forma de procesar los datos
en la empresa es electrónica pues ya se utilizan programas en forma separada,
por lo que se quiere que se conviertan en un único sistema de información.
El método para procesar las
transacciones financieras de esta entidad es por medio del método de pólizas,
en donde se usan hojas sueltas llamadas pólizas para consignar cada operación.