Universidad Abierta
|
IMPORTANTE:
Se autoriza la reproducción de este texto para fines no comerciales,
agradecemos citar la fuente |
EL PROCESO DE ANÁLISIS
SANDRA J. SANTANDER FRANCO
CONTENIDO:
INTRODUCCIÓN
I ANÁLISIS DE SISTEMAS
I.1 El Proceso De Análisis
I.2 Criterios Básicos Para El Análisis De
Sistemas
I.3 Método Para Abordar Un Análisis De Sistemas
I.4 Elementos Y Técnicas A Utilizar En El
Análisis
II. HERRAMIENTAS DE MODELADO
II.1 Diagramas De Flujos De Datos
II.2 Diccionario De Datos
II.3 Especificaciones De Proceso
III. MODELOS PARA EL PROCESO DE ANÁLISIS
III.1 Modelo
Esencial
III.2 Modelo
Ambiental
III.3 Construcción
De Un Modelo Preliminar De Comportamiento
III.4 Terminado
Del Modelo De Comportamiento
CONCLUSIONES
AUTOEVALUACIÓN
BIBLIOGRAFÍA
INTRODUCCIÓN
Actualmente las empresas se desarrollan en un entorno de cambio
constante, en el que una de las principales preocupaciones es: encontrar
"la fórmula" ó idea que permita continuar en el mercado y maximizar
el valor de la organización. Esta situación ha requerido la aparición de
numerosos sistemas para el proceso de análisis que permiten identificar las oportunidades
y amenazas externas a la empresa además de las fuerzas y debilidades dentro de
la misma.
Sin embargo, a pesar de la aplicación de estos sistemas, las empresas
desaparecen o en el mejor de los casos continúan con el problema que pretendían
atacar. Una de las causas de esta
situación es la mala elección del sistema, esto es, se aplica un sistema pensando que brindará solución global, sin
efectuar un análisis previo de la situación de la empresa y los pros y contras
que trae consigo el sistema dentro del entorno de la organización, de ahí que
el resultado no sea el esperado.
Los Sistemas de Información tienen como objetivo el mejoramiento del
desempeño organizacional de la empresa; empleando procesos especializados de
orden interno que provean el apoyo necesario a las operaciones sustantivas de
modo que éstas se lleven a cabo de acuerdo a un orden y exactitud establecidos.
El avance tecnológico, el tamaño de las organizaciones y la rapidez con que se producen los cambios del medio ambiente, están obligando a idear nuevos sistemas administrativos más dinámicos, más fluidos y flexibles que a veces tienden a romper con la perpetuidad de las estructuras organizacionales y procedimientos del desempeño exacto y eficiente que aconseja la administración tradicional o efecto de lograr valores programados que reclamen la integración de insumos complejos, tanto internos como externos.
Por otro lado, es muy común encontrar esquemas de organizaciones en
algunas ocasiones excesivos, anárquicos, burocráticos y desarticulados o por el contrario pequeños con un grado de
centralización excesivo que no responden con sus atribuciones, funciones y
programas. Como consecuencia de ellos, se puede observar la falta de homogeneidad conceptual, de
articulación y de sistemas de información en los procesos de programación,
presupuestación, evaluación, control, así como en los de administración de
recursos financieros y materiales que garanticen el orden y la operación ágil y
eficiente en y entre los diferentes niveles de administración.
Desde luego, es necesario distinguir que la obra presenta una
metodología para planear y desarrollar sistemas basados en el hecho de que las
organizaciones sociales puedan ser trasladadas como grupos de componentes, es
decir, como sistemas interrelacionados que se interaccionan y se adaptan e
influyen en el ambiente.
Una organización necesita mantener un grado satisfactorio de eficiencia
interna, es decir, debe estar en aptitud de rendir un máximo de productos con
un mínimo de recursos. La administración tradicional provee instrumentos
adecuados para una eficiente operatividad interna del proceso organizacional de
la "Caja Negra". Los principios de división del trabajo, unidad de
mando, jerarquía, especialización, etc., para alcanzar un cierto nivel de
eficiencia y la administración científica que a través de la teoría de sistemas
busca mejorar las técnicas y procedimientos que permitan una mejor idea de
administración como proceso para realizar propósitos específicos y no sólo para
llevar a cabo tareas especializadas.
I. ANÁLISIS DE SISTEMAS
Consiste en separar las funciones esenciales, es decir, diferenciar
entre lo que se debe hacer y lo que se hace.
El análisis no es trabajo de una sola persona, cuanto más críticas se
hagan y más ideas se aporten, no se incluirán cosas que no sirvan.
Para analizar la información recabada es conveniente reponer a las
preguntas: qué, quién, cómo, cuándo, dónde, y por qué se realiza el trabajo.
¿Qué trabajo se hace? Se cuestiona sobre la naturaleza o tipo de labores
que se realizan en la unidad administrativa y los resultados que de éstas se
obtienen. En el caso de un
procedimiento, se trata de saber qué operaciones se efectúan para lograr el
cometido o propósito del mismo.
¿Quién lo hace? Se refiere a las unidades que
intervienen en el procedimiento y al factor humano ya sea como individuos o
como grupos, y a sus aptitudes para la realización de un trabajo específico;
también se cuestionan las actitudes del personal hacia el trabajo y las
relaciones laborales entre las personas y grupos.
¿Cómo se hace? Se refiere a los métodos y técnicas
aplicados para realizar el trabajo y la forma en que han sido adoptados y
adaptados en la Institución. Así también interroga acerca de los equipos e
instrumentos que se utilizan en el desarrollo de las labores.
¿Cuándo se hace? Se refiere a la información sobre
la fase y secuencia del trabajo, así como los horarios y tiempos requeridos
para obtener resultados o terminar una operación.
¿Dónde se hace? Se refiere a la ubicación geográfica
y domicilio de las oficinas, funcionalidad de los locales y distribución
interna del espacio con relación a las operaciones y tareas del personal.
¿Por qué se hace? Busca la justificación de la
existencia de ese trabajo o de su procedimiento. Con esta pregunta también se
pretende conocer los objetivos de las acciones que integran el procedimiento,
para así saber si alguno o algunos de éstos no tiene objeto que se sigan
desarrollando.
El análisis y crítica de la información, debe
realizarse desde diversos puntos de vista.
-
¿Las operaciones que lo integran
siguen un orden lógico y constante?
-
¿Es lo más sencillo y claro?
-
¿Pueden mejorarse las operaciones?
-
¿Es posible eliminar las demoras?
-
¿Existen cuellos de botella que
deban eliminarse?
-
¿Tienen flexibilidad necesaria?
-
¿La información que proporciona,
es la necesaria y se obtiene con oportunidad?
-
¿Permite cumplir los objetivos,
con el mínimo costo posible?
-
¿Reúne los requisitos de control
interno?
Adicionalmente el analista responsable del estudio procederá
al análisis de las operaciones que integran el sistema para estudiar si son las
más adecuadas. Este análisis se hará conforme a los siguientes puntos:
- En
relación al origen y finalidad de la operación:
¿Por qué se hace?
¿Para qué se hace?
- En
relación al lugar:
¿Dónde se hace?
¿Por qué se hace ahí?
- En
relación a la secuencia:
¿Cuándo se hace?
¿Por qué se hace en ese momento?
- En
relación al método:
¿Cómo se hace?
¿Por qué se hace de ese modo?
- En
relación al volumen y tiempo:
¿El número de las operaciones y el tiempo en
que se realiza está de acuerdo con la distribución del trabajo y con los
horarios normales?
Con base en el análisis anterior y una vez que se ha
llegado al convencimiento de que la aplicación del sistema es conveniente, se
procederá a hacer una revisión de los siguientes aspectos:
Registros
-
¿Son claros?
-
¿Son costeables?
-
¿Son sencillos?
-
¿Son los necesarios?
Informes y
Reportes
-
¿Son útiles en todos sus aspectos
para las personas a quienes están dirigidos?
-
¿Son completos?
-
¿Reflejan la situación real y actual de las funciones?
- ¿Son
oportunos?
- ¿Son
claros?
- ¿Cuál es
su finalidad concreta?
- ¿Pueden
ser simplificados?
- ¿Existen
informes proporcionados por otros departamentos?
-
¿Respetan los niveles de autoridad y jerarquía?
Formas
impresas
- ¿Es posible simplificarlas?
- ¿Su diseño es adecuado, es decir, facilita
el trabajo y lo presenta con claridad, sencillez, rapidez y exactitud?
I.I EL PROCESO DE ANÁLISIS.
La tarea del analista parece ser sencilla, sin embargo su aplicación
resulta difícil. La razón para esto
puede comprenderse con facilidad. Nos encontramos ante una gran complejidad al
tratar de analizar las relaciones recíprocas de niveles múltiples de autoridad,
responsabilidad, talentos, conocimientos, capacidades, experiencias y
resultados de los sistemas. No obstante
el analista de sistemas debe comenzar su trabajo en algún punto y, aún cuando
la tarea parezca ser abrumadora existe una razón que puede ayudar a descubrir
un método de análisis utilizable. El
concepto clave en el método de análisis de sistemas es evaluar el
funcionamiento de cada sistema, tomando en cuenta la perspectiva de la razón de
la existencia de la organización.
El proceso de análisis debe sustentarse en la cantidad de hechos con que
se cuente para la evaluación, en la medida que el analista clasifique estos
hechos, comenzará a observar que algunos de ellos no encajan en el diseño del
nuevo sistema. Pero hasta que haya
terminado sus análisis se sabrá qué hechos son valiosos y cuáles no. El proceso de análisis puede resumirse en
las acciones siguientes:
-
Piense audazmente.
-
Proporcione su imagen completa.
-
Capture las ideas.
-
Pruebe sus ideas.
-
Diseñe el nuevo sistema.
El siguiente cuadro muestra la analogía del proceso con el método
clásico para el análisis de sistemas.
PIENSE AUDAZMENTE
La mayoría de los analistas de sistemas realizan sus acciones a través
de patrones de hábitos convencionales, lo cual resulta cómodo. Pero para lograr
desarrollar un poder analítico se debe sacudir ese pensamiento tradicional; a
este respecto los psicólogos dicen que vemos y consideramos las cosas desde un
"marco de referencia" personal.
Para un análisis eficiente se debe:
-
Romper el viejo marco de referencia.
Una forma de romper ese marco de referencia es pensar con audacia, ser
radical. Muchas veces las ideas más
descabelladas resultan ser las mejores soluciones. En estos casos es conveniente ponderar los supuestos básicos y necesariamente
se debe comenzar con las palabras: ¿POR QUÉ? ¿POR QUÉ? ¿POR QUÉ?
Antes de estudiar el viejo sistema, se debe seleccionar su ciclo exacto
del sistema. Tiene un principio y un
fin y un cierto número de puntos intermedios de procesamiento.
La investigación debe comenzar en el principio del ciclo. Luego seguirla a través de varias etapas de
procesamiento hasta el final. Primero analizar el ciclo del sistema desde
atrás, enfocar la atención en los resultados finales y empezar a trabajar desde
ahí hacia el frente, hacia el principio.
Este proceso mental ayuda a romper con el viejo marco de
referencia. Esa es una manera de
destruir los límites del actual marco de referencia, que ayudará a pensar
claramente.
¡Hay que recordar que las variables nos cuestan pesos, mientras que las
constantes cuestan centavos!
Identifique las excepciones. Al
sondear los viejos sistemas puede encontrar que muchas actividades se hacen por
excepción, ya que no se prestan por si mismas a entrar en la rutina regular.
Por ejemplo, los teléfonos celulares, se dirigiría a consumidores de
clase media-alta, sin embargo como se mencionamos se debe romper con ese marco
de referencia los consumidores primarios de telefonía celular es la gente de
clase baja ya que no cuentan con teléfonos convencionales.
PROPORCIONE LA IMAGEN COMPLETA
Un analista de sistemas efectivo siempre tiene un diagrama de flujo
maestro colgado en la pared de su oficina.
Mientras está haciendo un trabajo de análisis, mira de cuando en cuando
este cuadro.
Así puede relacionar los detalles que está tomando en cuenta que ahora
se encuentran dispersos sobre su escritorio con la imagen total que cuelga de
la pared.
Si su sistema contiene hojas de trabajo, formas piratas o aún una
llamada telefónica, las muestra, fijándolas en el tablero, como un acordeón.
CAPTURE LAS IDEAS
Una vez que ha introducido una gran cantidad de hechos en su mente,
después de que ha dado tiempo para su gestación, las ideas comenzarán a
fluir. Pero ellas no respetan el tiempo. Pueden surgir durante las horas de trabajo,
pero puede que no.
Pueden presentarse mientras se encuentran en la playa, manejando, o
justo antes de dormir o soñando.
Siempre que se presente hay que capturarlas, escribirlas rápidamente.
Siempre se debe tener a la mano lápiz y block de notas.
Nunca hay que decir luego la escribo, porque se olvida. Se tiene que
escribir en cuanto se tiene. Cuando se
cree que se tiene una idea valiosa, se debe probar, comentándola con otros. Se debe pedir opinión sobre su valor y
permitir que la juzguen. Si no va a
funcionar, es mejor que se sepa ahora.
PRUEBE SUS IDEAS
A mitad del análisis, siempre se ocurren muchas ideas. Se deberá preguntar:
¿Son realmente buenas estas ideas? ¿Podrán soportar la crítica de la
gente que de hecho tiene que aplicarlas?
Se tiene que asegurar, pidiendo opiniones la gente puede ayudar a
diferenciar las ideas que parecen buenas, pero que no funcionarán, de aquellas
que son fundamentalmente buenas.
Exponer el problema. Aunque uno
piense que ya se examinaron todos los hechos que se encontraron durante la
investigación, también se debe comentar con la gente involucrada, contándoles algunas de las cosas que se
encontraron.
Ellos pueden sugerir. Si ya se
tiene alguna solución de cualquier forma preguntar si ellos tienen alguna otra,
que pudiera ser la misma.
En el proceso de investigación y análisis se pueden encontrar problemas
y pensar alguna forma de resolverlos parcialmente, mediante una nueva forma o
se pueden desarrollar un cierto número de diagramas de flujo pero no se sabe
con certeza etapas son necesarias. Hay
que comentarlas con alguien objetivo o a una persona que identifique bien el
problema, que sepa lo que realmente esta pasando.
Cuando preguntemos a otras personas su opinión no debemos molestarnos si
critican nuestra idea. En realidad, nos
están haciendo un favor. Pueden evitar
que cometamos errores que realmente no queremos cometer. Se deben escuchar todas las razones sobre él
por qué algunas partes del plan no funcionarán.
I.2 CRITERIOS BÁSICOS PARA EL ANÁLSIS DE SISTEMAS
El análisis consiste en separar las funciones esenciales, es decir diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que se hace. Un criterio común para realizar esta tarea radica en la conveniencia de invitar a todos aquellos interesados a hacer comentario