Universidad Abierta

IMPORTANTE: Se autoriza la reproducción de este texto para fines no comerciales, agradecemos citar la fuente

CONTABILIDAD

LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

Y LOS ÓRGANOS INTERNOS DE CONTROL

J. CRUZ MAGDALENO SÁNCHEZ YEBRA

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

Antecedentes

Generalidades

Concepto de Auditoria Pública.

Clasificación.

Objetivos de Auditoria Gubernamental.

CAPITULO I

Examen y Evaluación de los Sistemas de Control

El Control Interno.

Examen y Evaluación de los Sistemas de Control de la Auditoria Pública.

Metodología para el Examen y Evaluación de los Sistemas de Control Interno.

Planeación de las Pruebas Sustantivas.

CAPITULO II

Normas Generales de Auditoria

Antecedentes.

Personales.

Sobre la Ejecución del Trabajo.

Sobre el Informe de Auditoria y su Seguimiento.

.

CAPITULO III

Procedimientos y Técnicas de Auditoria

Antecedentes.

Procedimientos y Técnicas Generales de Auditoria.

Descripción de los siguientes Procedimientos de Auditoria.

Pruebas Selectivas de Auditoria.

Auditorias Iniciales.

Terminación de Auditorias.

Examen de Efectivo.

Cuentas por Cobrar.

Inventarios.

Gastos por Anticipado.

Pasivos.

CAPITULO IV

Órgano Interno de Control

Antecedentes.

Ubicación y Estructura Orgánica.

Fundamento Legal.

Objetivos.

Funciones.

Alcance de sus Funciones.

Delimitación de sus Funciones.

Coordinación Interinstitucional con la Secretaria de la Contraloría.

CONCLUSIÓN FINAL

CUESTIONARIO

INTRODUCCIÓN

Compleja y participativa, la sociedad, en una constante actividad colectiva, exige de su Gobierno enormes esfuerzos tendientes a lograr una administración pública eficiente y productiva, que se fortalezca día a día y se modernice de acuerdo al desarrollo de la entidad.

Dentro de este contexto, la política del Ejecutivo Estatal impulsa, promueve y mejora los procedimientos administrativos gubernamentales, pretendiendo con ello, entre otros aspectos, mejorar la función pública, haciéndola más ágil, transparente y honesta en beneficio de la población, en este sentido y en atención a la modernización y descentralización de la administración pública se crean los órganos internos de control o contralorías internas como se les conoce más comúnmente del sector central como unidades administrativas dentro de la estructura orgánica de cada dependencia, pero bajo la coordinación directa y funcional de la Secretaria de la Contraloría del Estado, dentro del sistema Estatal de Control y Evaluación Gubernamental. Con ello se pretende impulsar y mejorar los sistemas y mecanismos de control y evaluación de la gestión gubernamental de las dependencias de la administración pública y de los servidores públicos que las dirigen.

En este sentido se ha formulado el presente trabajo denominado “AUDITORIA GUBERNAMENTAL Y LOS ÓRGANOS INTERNOS DE CONTROL”, el cual, muestra las funciones principales de dichos órganos.

El contenido del presente trabajo se encuentra integrado por una sección de generalidades en la cual se mencionan los conceptos, clasificación, objetivos y alcances de la auditoria gubernamental y cuatro capítulos, de los cuales el primero de ellos contiene el “Examen y Evaluación de los Sistemas de Control”, de las dependencias o entidades gubernamentales de acuerdo con las normas y políticas emitidas para tal efecto por la Secretaria de la Contraloría y Desarrollo administrativo, así mismo se muestra a manera de sugerencia una metodología para la aplicación de dichas normas y políticas.

Continuando con el desarrollo de este trabajo y con el propósito de que los órganos internos de control adscritos a las dependencias de la administración pública, actúen bajo un marco normativo homogéneo, se a hecho necesario emitir documentos que permitan orientar sus acciones hacia esquemas de programación, desarrollo, actualización y control.

En este sentido, en los capítulos segundo y tercero de este trabajo se tratarán las normas de auditoria pública, tanto personales, como de ejecución del trabajo e información. De igual manera se mencionarán algunos de los procedimientos y técnicas de auditoria pública.

Cabe hacer mención que tanto las normas, como los procedimientos y técnicas de auditoria antes mencionados son emitidos por la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoria dependiente del Instituto Mexicano de Contadores públicos, A.C..

Con base en lo anterior, las dependencias globalizadoras de la administración pública, emiten los lineamientos técnicos y normativos, con el objeto de regular su actuación, alcanzar una mayor calidad y oportunidad en el trabajo del Órgano Interno de Control y así mismo desarrolle un alto sentido de responsabilidad e investigación sistemática y bien documentada, que le permita expresar una opinión y para sustentar sus conclusiones de manera sólida y hacer las recomendaciones que resulten necesarias, en forma practica y posible, como complemento de los pronunciamientos técnicos de carácter general, por este motivo es necesario no permanecer estático y pasivo; hay que evolucionar de acuerdo con las necesidades, que día a día son más crecientes, y que trae consigo el avance tecnológico, empresarial y social de nuestro país.

La modernización y descentralización de la administración pública hace cada vez más necesaria la creación de unidades administrativas que se encarguen de controlar, vigilar, fiscalizar y evaluar el uso correcto de los recursos humanos, materiales y financieros de que disponen los diferentes órganos administrativos que integran las dependencias, para el cumplimiento de sus programas de trabajo, Además, de revisar y evaluar el grado de eficiencia, eficacia y calidad con que alcanzan sus objetivos institucionales y metas de trabajo. Iniciando en el punto en el cual los Órganos Internos de Control no deberán realizar funciones operativas, pues de otro modo perderían la objetividad e imparcialidad que requieren para la emisión de sus juicios, dadas las características de sus funciones y por su ámbito de acción el cual se extiende a la totalidad de las áreas, recursos y actividades que se desarrollan en la dependencia en donde tiene su adscripción orgánica. Por lo anterior, dentro, de un cuarto capitulo de este trabajo se aborda el tema de su creación, mencionando, además sus antecedentes, lineamientos de coordinación con las dependencias globalizadoras, su fundamento legal, objetivos y desarrollo, así como su alcance y funciones.

Cabe hacer mención que el esfuerzo que hoy culmina tiene como emblema intangible y a la vez palpable en su realización el cariño a la profesión, el afán de servicio y ser útil no solamente los que nos acompañan en nuestras actividades sino también a los que de una u otra forma se encuentran dentro de las influencias que la contaduría pública tiene, dentro de una serie de círculos concéntricos que parten de un núcleo y se agiganta para abarcar áreas más complejas, puesto que nuestra profesión es imprescindible en todos los niveles socio-económicos, técnicos, públicos y privados.

Por lo anterior, los alcances del presente trabajo serán los siguientes:

I. Proporcionar información para alcanzar una mayor calidad y oportunidad en las tareas de auditoria gubernamental, así como para instrumentar nuevos mecanismos de control, vigilancia y fiscalización y contribuir a consolidar y cumplir las metas y objetivos de evaluación a la Gestión Gubernamental.

II. Informar de las ventajas que se tienen con la adscripción del Órgano Interno de Control o Contralorías Internas, dentro de las estructuras orgánicas de las dependencias o entidades de gobierno, con en fin de prestar un servicio de apoyo a la función directiva.

III. Coadyuvar a establecer los mecanismos que permitan regular en forma homogénea la actuación, estructura, funciones de las Contralorías Internas u Órganos internos de Control adscritas a las dependencias o entidades gubernamentales esperando, que con la conclusión final y el contenido de las temas aquí tratados, se halla logrado el cumplimiento de los alcances propuestos.

ANTECEDENTES

El desenvolvimiento histórico de la administración pública, se a manifestado paralelo al desarrollo y evolución del Estado. Los entornos mundiales y domésticos, han obligado a la función administrativa del gobierno a acrecentar más su capacidad de respuesta y a redefinir sus políticas, por lo tanto, las formas de su intervención en los sistemas económico, político, y social; al modelar, adicionar o disminuir estructuras y procesos y adecuar su marco jurídico para atender y satisfacer los requerimientos de la sociedad, responsabilidad que requiere acciones más destacadas que han tenido lugar en este proceso durante los siguientes periodos:

En periodo comprendido de 19952-1970, Se encuentra la búsqueda de técnicas modernas para incrementar la productividad nacional, vinculando los objetivos con las inversiones públicas; Acatamiento para la Ley del Control por parte del Gobierno Federal para los Organismos y Empresas de participación Estatal, a través de la Comisión Nacional de Inversiones, buscando una mejor coordinación para obtener las inversiones públicas, teniendo en cuenta su criterio jerárquico fundado en la atención preferente de los requerimientos sociales de mayor urgencia a través de inversiones más inmediatas y de mayor impacto colectivo. Para ello, la Comisión elaboró el primer Programa Nacional de Inversiones, fijando metas precisas de crecimiento.

En el periodo de 1970-1976 se transforma en la Dirección General de Estudios administrativos y se encomendó a los titulares de las dependencias la creación de las Comisiones Internas de Administración con el propósito de analizar, normar, instrumentar y evaluar en cada dependencia y entidad las reformas a efectuar en función a sus objetivos, metas y programas específicos.

Los objetivos de transformación integral de amplios alcances que se pretendieron llevar a cabo en esta etapa, no fue posible en virtud de que se presentaron problemas, por la falta de un programa formal de desarrollo nacional que definiera a nivel macro las prioridades en la materia.

También surgieron conflictos por la superposición de acciones y la duplicación de funciones, derivados de las dimensiones del aparato burocrático que se conformó y que se acentuaba con un gran número de entidades paraestatales, todas ellas dependientes en forma directa del Ejecutivo Federal.

En este periodo se inicia una etapa más integrada y sistematizada de la planeación estatal con la creación de los Comités Promotores del Desarrollo, Económico.

En el periodo 1976-1982, Se promulgo la Ley Orgánica de la Administración pública Federal, cuyo valor principal residió en la integración de las normas aplicables tanto a la administración pública centralizada como a la paraestatal en un solo instrumento jurídico. En este periodo también se promulgaron otros ordenamientos que sirvieron de sustento a la reforma administrativa como las de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal; General de Deuda Pública; Adquisiciones, Arrendamientos y Almacenes y Administración Pública Federal; y de obra pública, sectorización de las entidades paraestatales, se creo la Secretaria de Programación y Presupuesto, se establecieron los Convenios Únicos de Coordinación, como medio para fortalecer la relación entre la Federación y los gobiernos estatales en aspectos de programación y presupuestación, se formuló el plan Global de Desarrollo 1980-1982, con el cual se pretendió lograr mayor congruencia entre este y los planes sectoriales y estatales, uniformar la metodología para su formulación, analizar y actualizar y profundizar en los estudios de las ramas estratégicas, así como fortalecer las áreas técnicas programáticas para mejorar los instrumentos de previsión del plan.

En 1981 los Comités Promotores de desarrollo Económico son sustituidos por los Comités de planeación para el desarrollo (COPLADES), cuya función fundamental fue la de vincular la planeación estatal con la nacional.

En el periodo 1982-1988, La difícil situación económica y financiera que se enfrentaba a principios de este periodo, trajo consigo la puesta en marcha de diversas medidas que significarían un cambio sustantivo en el quehacer gubernamental. La austeridad, la reforma administrativa y la renovación moral constituyeron los tres grandes ejes de la gestión pública, para la transformación estructural del Estado.

Por otra parte, la necesidad de garantizar una administración pública más honesta y transparente en su actuar, así como de sistematizar y unificar las funciones de control y seguimiento administrativo, dieron lugar 1982 a la creación de la Secretaria de la Contraloría General de la Federación, entre las atribuciones sobresalientes asumió predominaban las normativas en materia de control e inspección del ejercicio del gasto público federal y su congruencia presupuestal, así como la responsabilidad de los servidores públicos en cuanto al cumplimiento de la Ley Federal de Responsabilidades y el registro de sus declaraciones patrimoniales, destaco en todo ello, la creación, organización instrumentación y seguimiento del Sistema Nacional de Control y evaluación de la Gestión Publica.

En 1983 se sientan las bases para el proceso de restauración, cuyas vertientes a fortalecer e impulsar consistieron en: a) integrar y eficientar el sistema de control de las dependencias y entidades, y así vigilar el funcionamiento de las unidades de control con el que se contaba; b) establecer un servicio público de carrera en el que de manera sistemática se seleccione, desarrolle, capacite, estimule, premie o sancione al personal al servicio del estado; dar transparencia al ejercicio de la función pública a cargo de los funcionarios y empleados; reforzar el esquema sectorial, como criterio integrador de la organización de la administración pública, entre otros.

En 1985 se puso en marcha el programa de simplificación administrativa Pública Federal, cuyo Objetivo era reducir, simplificar, agilizar y dar transparencia a los tramites y procedimientos del gobierno. Para responder con oportunidad y suficiencia a la creciente demanda de mejores servicios públicos y de otorgar una adecuada atención a la población usuaria. Para lo cual se establecieron diversos mecanismos de participación social como el Sistema de Quejas Denuncias y atención Ciudadana, el sistema de Atención y Resolución de Inconformidades.

En 1988 entro en vigor la Ley Federal de las entidades Paraestatales, en la que se propuso una mayor autonomía de la gestión para dichas entidades, a cambio de compromisos claros para evaluar su desempeño.

Pese a las bondades de la Ley, no se consolidaron sus objetivos, en gran medida porque su Reglamento no fue expedido hasta 1990 entre tanto su operación no estuvo debidamente precisada y delimitada.

En 1988 dentro del plan de desarrollo, uno de sus principales objetivos fue la descentralización de la vida nacional y el fortalecimiento del federalismo como una relación política, económica y social que implicaba la responsabilidad de todos los estados y municipios en el desarrollo nacional trasformando los Convenios de Coordinación en Convenios Únicos de Desarrollo (CUD), actualmente Convenios de desarrollo Social (CDS).

En 1988-1994 se inicia un conjunto de transformaciones en el orden económico y social. En un contexto mundial sujeto a cambios vertiginosos y con un orden social cada vez más plural, se establecieron compromisos y objetivos para responder con mayor equidad a los retos y exigencias del cambio.

Se permite a la ciudadanía participar como coadyuvante de la autoridad en la vigilancia de los programas sociales como es el caso del Programa Nacional de Solidaridad. Entre otros.

Por todo lo anterior hoy en día el gobierno Federal a través de la Secretaria de la Contraloría General de la Federación implementa los mecanismos de control y vigilancia para que sean aplicados a través de los Órganos Internos de Control considerados e insertos a las Secretarias de las Contralorías Estatales y estas a su vez en las Contralorías internas Municipales.

GENERALIDADES

La auditoria es una actividad profesional. En este sentido implica, al mismo tiempo, el ejercicio de una técnica especializada y la aceptación de una responsabilidad pública. Como profesional, el auditor desempeña sus labores mediante la aplicación de una serie de conocimientos especializados que vienen a formar el cuerpo técnico de su actividad; sin embargo, en el desempeño de esa labor, el auditor adquiere responsabilidad, no solamente con la persona que directamente contrate sus servicios, sino con un vasto número de personas, desconocidas para él que van a utilizar el resultado de su trabajo como base para tomar decisiones de negocios o de inversión.

Debido a este carácter profesional de responsabilidad social, por lo que la profesión, desde su principio, se a preocupado por asegurar que el desempeño de los servicios profesionales se efectúe a un alto nivel de calidad, consecuente con el carácter profesional de la auditoria y con las necesidades de las personas que utilizan los servicios del auditor y de las que utilizan los resultados de su trabajo.

En alguna época se pensó que ese nivel profesional podría lograrse estudiando y estableciendo procedimientos mínimos obligatorios para el desempeño del trabajo de auditoria. Sin embargo, pronto la experiencia y las características de la actividad profesional demostraron la imposibilidad práctica de lograr este objetivo.

La auditoria no en una actividad meramente mecánica que implique la aplicación de ciertos procedimientos cuyos resultados, una vez llevados acabo, son de carácter indudable, la auditoria requiere el ejercicio de un juicio profesional, sólido y maduro, para juzgar los procedimientos que deben seguirse y estimar los resultados obtenidos.

El trabajo profesional de auditoria, tiene una finalidad y unos objetivos definidos que se desprenden de su propia naturaleza. El auditor es llamado como un técnico independiente y de confianza para opinar sobre los estados financieros formulados por la entidad, a efecto de que su opinión sea una garantía de credibilidad respecto a esos estados financieros, para las personas que van a usarlos como base para sus decisiones, en esa virtud, el trabajo de auditoria tiene una finalidad y un objetivo que no depende de la voluntad personal del auditor ni de la voluntad personal del cliente sino que se desprenden de la misma naturaleza de la actividad profesional de la auditoria. Esta característica obliga también a que el trabajo de auditoria se realice dentro de determinadas normas de calidad.

CONCEPTO DE AUDITORIA PÚBLICA

Muchos son los conceptos existentes de auditoria, diversos autores y especialistas han emitido varias, definiciones de acuerdo al enfoque y al alcance de estas, sin embargo, atendiendo a las características comunes de las definiciones, la auditoria puede conceptuarse como la revisión y evaluación sistemática de una actividad o actividades, dicha actividad la realiza personal independiente de la operación:

I) La auditoria interna gubernamental es una función independiente de apoyo a la función directiva y se orienta básicamente a la verificación, examen y evaluación de las operaciones y sistemas de control de las dependencias y organismos, con el propósito de determinar el grado de economía eficiencia y eficacia con los que se están alcanzado las metas y objetivos; cuidando además que el manejo y aplicación de los recursos públicos responda a las políticas dictadas en la materia por el Ejecutivo Estatal.

II) La auditoria pública es una función independiente de apoyo a la función directiva que se orienta básicamente a la verificación, examen y evaluación de las operaciones y sistemas de control, así como de las personas responsables de su manejo.

III) La auditoria gubernamental Consiste en la verificación, examen y evaluación de las operaciones y sistemas de control de las dependencias y organismos, con el propósito de determinar el grado de economía, eficiencia y eficacia con que se están alcanzando las metas y objetivos.

IV) La auditoria pública es aquella orientada a la verificación, examen y evaluación de la organización, planeación, controles internos, productividad tanto interna como externa y de la observancia de la legislación aplicable a las operaciones de las dependencias y entidades de la administración pública.

Como se menciono anteriormente, los conceptos de auditoria son muchos y muy variados. para este trabajo será el siguiente:

La auditoria gubernamental es la verificación, examen y evaluación de las operaciones y sistemas de control de gobierno, comprendido este en sus diferentes niveles: Federal, Estatal y Municipal; sus poderes: Ejecutivo, legislativo y judicial; y sus sectores central y paraestatal. Es una función independiente, de apoyo a la función directiva, con el propósito de evaluar el grado de economía, eficacia y eficiencia con el cual se alcanzan las metas y objetivos, vigilando además que el manejo y aplicación de los recursos públicos responda a las políticas dictadas en la materia, por el ejecutivo.

Es conveniente analizar algunos de los términos esenciales de la definición antes citada:

a) Función independiente.

Los organismos de control de las dependencias y entidades, al cumplir su función, no deben realizar operaciones operativas, lo cual servirá para mantener la imparcialidad en la planeación y ejecución de la auditoria, en la rendición de sus informes y en los de más asuntos relacionados con su actuación profesional.

b) Apoyo a la función directiva:

I) En la toma de decisiones.

proporcionando información relevante, clara y concreta sobre el desarrollo de las operaciones que se realizan en la dependencia o entidad, identificando todos aquellos aspectos susceptibles de mejora.

II) Evitar en todas las áreas.

El emplear mal los recursos, así como dispendios, deficiencias desviaciones.

III) Inducir.

Las correcciones en las deficiencias o desviaciones, proponiendo las medidas para subsanarlas y cerciorándose de que estas sean puestas en vigor oportunamente.

IV) Durante.

Su desempeño profesional y mediante una actitud positiva, propiciar la aceptación de medidas preventivas y correctivas en todas las áreas auditadas para lograr de común acuerdo la optimización de las operaciones.

c) Verificación, examen y evaluación.

Cada uno de estos términos se pueden considerar, como diversas etapas consecutivas y secuenciales que se refieren a la comprobación, investigación, análisis, prueba de las operaciones, calificación y cuantificación de las operaciones y sistemas de control, para determinar si son los adecuados y si resultan suficientes o excesivos.

Clasificación

El poder ejecutivo estatal a través de la Secretaria de la Contraloría del Estado ejerce las funciones de control de los recursos patrimoniales asignados a las dependencias y organismos de la administración pública Estatal, realizando para tal efecto los siguientes tipos de auditorias.

1) Forma general.

I) Por su Ámbito:

Auditoria Interna.- Es la actividad de la auditoria realizada por la Secretaria de la Contraloría del Estado, en las dependencias o entidades o a través del Órgano Interno de Control adscrito a las mismas, dicha actividad es importante porque constituye un instrumento de control interno para revisar, analizar, diagnosticar y evaluar el funcionamiento de dichos controles, proporcionando a los responsables de la dirección y operación, información de los resultados de su gestión y en su caso, la adopción de medidas tendientes a mejorar o corregir los sistemas operativos y de control internos.

Auditoria Externa.- Es la actividad de auditoria practicada por profesionales independientes de la dependencia o entidad, con el objeto de emitir un juicio sobre la situación que guarda el área auditada.

II) Por su Tipo:

Auditoria Financiera.- Es el examen de las transacciones, operaciones y registros financieros con el objeto de determinar si la información financiera es confiable, oportuna y útil.

Auditoria Operacional.- Comprende el examen de la eficiencia obtenida en la asignación y utilización de los recursos financieros, humanos y materiales, mediante el análisis de la estructura organizacional, los sistemas operativos y los sistemas de información.

Auditorias de Resultados de Programas.- Analiza la eficacia y congruencia alcanzada en el logro de los objetivos y metas establecidas en relación con el avance del ejercicio presupuestal.

Auditoria de Legalidad.- Tiene como finalidad evaluar si la dependencia o entidad, en el desarrollo de sus actividades ha observado el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables (Leyes, Reglamentos, decretos, circulares, etc.).

Auditoria Integral.- En este tipo de auditoria concurren cuatro modalidades de auditoria como son Financiera, Operacional, de Resultados de Programas, y de Legalidad, para evaluar el grado y forma de cumplimiento del objetivo social de una dependencia o entidad.

III) Por su contexto:

Auditoria Parcial.- Es aquella en la cual se evalúa solo uno o unos de los rubros, grupos o actividades sujetas a auditar por ejemplo: en una Auditoria Financiera se puede evaluar, cuando así se decida, únicamente las cuentas de gastos o cuentas de pasivos, etc., en caso de una unidad cuando esta tenga asignado dos o más programas el alcance de la revisión podrá comprender la totalidad de los programas bajo su responsabilidad.

Auditoria Total.- Se refiere a revisiones en las cuales se evalúan todos los rubros, grupos o actividades relacionadas con un determinado tipo de auditoria. Por ejemplo: en una Auditoria Financiera se puede evaluar todas las cuentas que conforman los estados financieros y sus anexos.

IV) Por su Aplicación:

En atención al objetivo u objetivos por alcanzar en la revisión, esta podrá realizarse a diferentes niveles como son:

Auditorias a Unidades.- se entenderá por unidad, aquella área con un programa o conjunto de programas asignados y encaminados al logro de determinados objetivos o metas de la dependencia o entidad.

Atendiendo al tipo de actividades, las unidades se clasifican en:

a) Unidades Sustantivas.- realizan funciones tendientes a lograr en forma específica los objetivos para los cuales fue creada la dependencia o entidad.

b) Unidades de Apoyo Administrativo.- realizan funciones de tipo administrativo en apoyo del logro de los objetivos de las unidades administrativas.

Las Unidades pueden ser desde una Dirección de Área, Subdirección, Departamento, etc.

Auditoria a Programas.- Comprende la revisión del conjunto de funciones o actividades integrantes de un Programa específico a un Programa asignado a una o varias Unidades.

Auditoria de Actividades.- Su alcance esta circunscrito a la revisión de aquellos aspectos específicos a examinar y los cuales sean diferentes a Unidades o Programas, por ejemplo; caja, cobranzas, pagos específicos, control de inventarios, manejo de almacenes, etc.

2) Forma gubernamental:

Financieras de Ingresos del Sector Central.- Su propósito es determinar la forma y términos en que fueron administrados los ingresos recaudados y los financiamientos contratados. asimismo, pretende verificar si estos recursos se obtuvieron conforme a las disposiciones legales vigentes.

Financieras de Egresos del sector Central.- Su objetivo es revisar la aplicación de los recursos presupuéstales autorizados a las dependencias; así como, la amortización y el pago de intereses de la deuda pública. Con el fin de comprobar si las operaciones se realizaron con eficiencia y apego al marco legal y a la normatividad aplicable.

Financieras del Sector Paraestatal.- Se dirigen principalmente a revisar los rubros de ingresos, transferencias, egresos y deuda pública, asimismo, tiene el propósito de examinar los registros y controles de sus activos, del efectivo, de las cuentas por cobrar, de los bienes almacenados y del activo fijo o de otros conceptos de importancia relativa en el estado de situación financiera. Comprueba si su actuación se ajusta a la normatividad contable.

De Obras Públicas.- Su objetivo es comprobar el correcto ejercicio del presupuesto; verificar si los estudios y proyectos realizados fueron los mas adecuados; confrontar los volúmenes de obras ejecutadas con relación a las estimaciones; revisar el tipo y calidad de los materiales y la mano de obra empleados; la correcta aplicación de los precios autorizados, y los términos y plazos de ejecución, incorpora la inspección física de las obras y el examen de los sistemas establecidos para su control.

De Evaluación de Programas.- Con base en la información programática-presupuestal incluida en la cuenta pública, este tipo de auditorias se orienta a evaluar tres aspectos básicos:

a. El cumplimiento de las metas, programas y la aplicación de los recursos presupuestados.

b. La congruencia entre los objetivos y las metas de los programas con relación a las prioridades estatales y sectoriales establecidas en los instrumentos de planeación tanto de mediano como de corto plazo.

c. Se evalúa el grado de contribución de los resultados de los programas a la solución de la problemática para lo que fueron creados.

De Sistemas.- Están dirigidas a evaluar los sistemas y procedimientos en uso, con el propósito de determinar si su diseño y aplicación son correctos; así como de identificar aspectos susceptibles de mejorarse o eliminarse.

De Legalidad.- Su propósito es comprobar si las dependencias o entidades de la administración pública observaron las disposiciones de derecho público que le son propias conforme a las facultades y atribuciones de cada una. En esta auditoria destaca el examen de las políticas, normas y procedimientos que los órganos de gobierno deben emitir con apego a su marco legal.

De Carácter Especial.- Su fin radica en revisar un determinado objeto de auditoria desde un enfoque múltiple, es decir, pude asumir la forma de Auditoria Financiera, de Sistemas, de Legalidad o de cualquier otra índole o incluso puede combinar diversos aspectos de ésta.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

Los objetivos principales que persigue la auditoria interna gubernamental, en apoyo a la función directiva, son los siguientes:

Con relación a las dependencias y organismos con una clara función social, revisar su cobertura y evaluar el impacto en atención de las necesidades de la población (salud, educación justicia etc.), para determinar su eficiencia y productividad.

I. Revisar y evaluar los sistemas de operación, registro, control e información, con el fin de determinar si funciona adecuadamente en los términos de las disposiciones aplicables, y si contribuyen a alcanzar las metas y objetivos previstos, así como proponer recomendaciones que propicien el mejor desarrollo de las actividades auditadas.

II. Evaluar la economía, eficiencia y eficacia con que se logran las metas en relación con los presupuestos asignados.

Los conceptos de economía y eficiencia atienden a la necesidad de que la obtención y el manejo de los recursos a cargo de la dependencia u organismo, se llevan acabo en forma óptima, para lo cual se requiere asegurar el establecimiento de criterios que responden principalmente a:

a) La racionalidad en la obtención y manejo de los recursos en términos de calidad, cantidad, oportunidad, utilidad y precio.

b) El aprovechamiento pleno de la realización de esfuerzos evitando duplicaciones o tareas innecesarias.

c) Garantizar que la cantidad de personal asignado a las labores sea suficiente y en ningún caso excesiva que propicie prácticas ociosas.

Adicionalmente, la eficiencia relaciona el costo de los recursos utilizados con el logro alcanzado, y ambas magnitudes con las correspondientes del presupuesto; es un concepto relativo que denota la productividad obtenida, y establece su proporción con la prevista en el presupuesto.

La calificación de la eficiencia exige que el costo analizado, por sus elementos, y dimensión de lo alcanzado, sean proporcionales entre si. Cuando esto no suceda, es decir, que el monto de los recursos utilizados no guarde relación directa con la magnitud de las realizaciones, las operaciones se evaluarán con criterios adecuados a cada situación particular.

El concepto de eficacia relaciona la magnitud de las metas y objetivos previstos en los programas y presupuestos, con la de las realizaciones alcanzadas; es un concepto absoluto que indica el grado con el que se consiguió el fin previsto.

Para que pueda medirse la eficacia y la eficiencia, es necesario que los recursos empleados, las metas y logros alcanzados, se expresen en términos cuantitativos.

III. Prevención y combate a la corrupción, ineficiencia, deshonestidad, negligencia, incapacidad y atención de quejas y denuncias.

De manera más específica los objetivos se agrupan en los siguientes conceptos:

1) Verificar, examinar y evaluar si los recursos financieros, humanos y materiales que solicitan las dependencias y entidades son adquiridos en términos de economía en cantidad, calidad y costo y si estos se manejan con la eficiencia necesaria para guardar una optima relación entre bienes y servicios utilizados y producidos para alcanzar las metas y los objetivos.

2) Determinar errores e irregularidades así como, sus causas y efectos, emitir conclusiones y recomendaciones que coadyuven a la mejora de las operaciones, para el adecuado cumplimiento de las metas y objetivos.

3) Dar puntual seguimiento a la implantación de las recomendaciones preventivas y correctivas para determinar el grado en que estas son atendidas.

4) Comprobar si los resultados de la ejecución de los presupuestos de ingresos se ajustaron a los criterios señalados en los mismos.

5) Verificar el cumplimiento de los objetivos contenidos en los programas.

6) Verificar el origen y aplicación de los recursos públicos.

Alcance de la auditoria interna gubernamental

Las contralorías internas no deben realizar directamente funciones operativas, pues de otro modo perderían la objetividad e imparcialidad que se requiere para la emisión de sus juicios. Dadas las características de sus funciones.

Las contralorías internas dependen funcionalmente de las dependencias globalizadoras y su actuación debe de limitarse a:

1) Promover el cumplimiento de los principios de legalidad, honradez, lealtad, y eficiencia e imparcialidad, que rigen el servicio público.

2) Vigilar que el ejercicio presupuestal de las dependencias de su adscripción se cumpla con los principios de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestal.

3) Garantizar que los recursos se manejen con estricto apego a la normatividad indicada para tal efecto.

4) Vigilar que las unidades administrativas de la dependencia de su adscripción cumplan con los objetivos establecidos con estricto apego a normatividad.

5) Establecer controles adecuados que promuevan la protección adecuada a los activos de la dependencia de su adscripción.

6) Realizar la evaluación de la gestión de la dependencia de su adscripción.

7) Vigilar que los servidores públicos adscritos a la dependencia cumplan con sus responsabilidades establecidas en los lineamientos legales y administrativos.

8) Promover una gestión eficiente y eficaz al interior de la dependencia y de cada una de sus unidades administrativas.

Concluyendo lo anterior la auditoria interna gubernamental le compete verificar si las dependencias u organismos de la Administración Pública Estatal, están logrando sus propósitos para los que se aprobaron los programas y se asignaron los presupuestos, y si tales objetivos o propósitos se alcanzan en forma económica, eficaz y eficiente.

Consecuentemente, el ámbito de actuación de la auditoria interna gubernamental abarca todas las áreas, operaciones, sistemas, programas, recursos y actividades que integran la Gestión Gubernamental del Estado.

Por lo mencionado con anterioridad y dado el alcance de la función, la auditoria interna gubernamental debe de tener un total acceso a los documentos, registros, recursos, y al personal directamente responsable de cualquier actividad sujeta a revisión; sin embargo, las particularidades de confidencialidad de cierta información exigen prudencia para su manejo; en tales casos, el responsable de la función de auditoria o el personal específicamente designado será el único autorizado a consultarla.

CAPITULO I

EXAMEN Y EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS DE CONTROL

I.- El control interno

Una vez determinadas la misión y la visión de una organización, la administración de cualquier entidad o dependencia pública tiene como primera tarea precisar los objetivos de la misma, los cuales expresan propósitos más amplios para ser llevados a cabo. Su establecimiento antecede a la selección de programas y al diseño, instrumentación y mantenimiento de las áreas y sistemas que permitirán la adecuada conducción de las operaciones, a fin de estar en posibilidades de alcanzar las metas y objetivos fijados a la organización. Todas estas actividades son parte de un proceso administrativo que determinará el rumbo a seguir por la institución.

En este orden de ideas, es importante hacer una breve reseña de los cuatro elementos que conforman el proceso administrativo para tener un panorama integral del control interno.

La planeación

Es la etapa del proceso administrativo mediante la cual se establecen directrices, se definen estrategias y se seleccionan alternativas y cursos de acción en función de los objetivos, tomando en consideración la disponibilidad de los recursos reales y potenciales, lo cual permite establecer un marco de referencia para concretar programas y acciones especificas.

La planeación implica la previsión de las actividades futuras, la correcta fijación de las metas, el señalamiento de las políticas, la implantación de los procedimientos de trabajo así como la programación de las actividades.

La organización

Es la función que coordina las actividades de todo el personal que forma parte de la Institución para el mejor aprovechamiento de los recursos, tanto materiales como económicos, en la realización de los fines que la misma Institución persigue, a través de la definición de estructuras y procedimientos adecuados.

La Organización procura que esas actividades logren el mejor aprovechamiento de la materia prima, el equipo, las instalaciones y demás bienes y recursos con que cuenta la Institución. Debe hacerse notar de una manera especial el elemento humano, es decir, las energías, las aptitudes, los conocimientos, la competencia, el carácter, etc., del personal que esta al servicio de la Institución. Por último, la Organización exige que las actividades se orienten hacia la realización concreta y eficaz de las metas y objetivos que a la Institución corresponden.

La dirección.

Es la actividad por medio de la cual el cuerpo directivo de una dependencia o entidad encauza las actividades del personal para lograr la consecución de los fines y programas anteriormente elaborados.

La ejecución de los planes implica la realización de las actividades con la mayor dedicación posible, así como con el mayor grado de entusiasmo y entrega de quienes deben llevarlas a cabo. Una eficaz dirección significa impulsar y conducir atinadamente al grupo humano hacia el logro de los objetivos.

El control

Por último, el diseño del control interno, al cual lo constituye una serie de métodos y procedimientos que son los que permiten relacionar características que deberían tener las actividades, según los planes aprobados.

No pueden establecerse los controles si la Organización no tiene objetivos bien definidos, así como planes, programas y presupuestos autorizados. En estos elementos se apoya la planeación de los sistemas de control y la operación de los mismos. Debe tenerse en cuenta que los controles nunca pueden actuar modificando hechos ya ocurridos, su misión, fundamentalmente, es influir en el presente y en el futuro, eliminando las causas de desviación entre lo planeado y lo que se esta logrando o va a lograrse.

Los controles, satisfactoriamente planteados, hacen posible la dirección de la Organización conocer la realidad en forma integral, con el tiempo suficiente para poder aplicar medidas correctivas.

Es importante tener presente que el propósito del control es positivo; es hacer que sucedan las cosas por medio de las actividades planeadas. La falla del control significa tarde o temprano el fracaso de la planeación, ya que cuando el control demuestra claramente que la planeación no puede cumplirse, debe modificarse el plan o formular uno nuevo. Un plan debe identificar y especificar los controles necesarios, de lo contrario no es un plan viable.

Debido a la acelerada dinámica, en la que esta involucrada la administración pública, la actividad y técnicas de control van a verse sometidas a cambios tan drásticos como no se había visto desde hace mucho tiempo. El alcance de este fenómeno no es pequeño; el dominio de estas técnicas pasará a ser un elemento esencial en la diferencia competitiva, uno de los factores que determinan el buen éxito de los esfuerzos de la organización.

Cada sistema de control debe de estar diseñado para contribuir al cumplimiento de objetivos específicos (objetivos del control), los cuales deben de estar claramente identificados y definidos, ser realista y congruentes con los objetivos primarios y que su interpelación con los demás sistemas de control encuentre establecida.

Si el sistema de control es adecuadamente diseñado y las acciones se desarrollan conforme a lo planeado, es de esperarse que exista una garantía razonable de que los resultados previstos serán alcanzados.

I. 1 Concepto y objetivos del sistema de control interno.

En la administración pública la palabra control guarda estrecha relación con el ejercicio de las funciones del Estado. Los sistemas de control interno incluyen, los procesos de planeación, organización, políticas, métodos y procedimientos que en forma coordinada adopta la dependencia o entidad con el propósito de promover la eficiencia operacional, para lo cual existe la siguiente clasificación.

a) Operaciones del programa.- Incluyen políticas y procedimientos implementados para asegurar razonablemente que un programa alcance sus objetivos.

b) Validez y confiabilidad de la información.- Incluye políticas y procedimientos implementados para asegurar que la información obtenida sea valida y confiable, y que permita conocer si los programas están operando adecuadamente.

c) Cumplimiento de las leyes y disposiciones administrativas.- Examinar políticas y procedimientos implementados para asegurar que el uso de los recursos sea congruente con las leyes y disposiciones administrativas.

d) Salvaguarda de los recursos.- Revisar las políticas y procedimientos que tiene por objeto poner a salvo los recursos contra el malgasto, pérdida y uso indebido.

Concepto

El sistema de control interno comprende todo el plan de organización y son todos los métodos y procedimientos instituidos por la administración para asegurarse que se cumplirán sus metas y objetivos con criterios de economía eficiencia, eficacia y efectividad; que los recursos se emplearán de conformidad con las leyes, reglamentos y políticas aplicables; que los recursos estarán protegidos y a salvo de desperdicios, pérdida o mal uso; y que se obtendrá y conservará información confiable, la cual deberá de revelarse razonablemente en los informes.

Objetivos del control interno

a) La salvaguarda de recursos.

b) La obtención de información oportuna, suficiente y confiable.

c) La promoción de la eficiencia operacional.

d) El apego a las leyes, normas y políticas establecidas.

I. 2 Importancia del control interno

Al igual que cualquier organización, las entidades o dependencias de la administración pública, así como las áreas que la conforman, están expuestas a riesgos que pueden impedir el logro de las metas y objetivos que se han planeado. Puede decirse que el riesgo es la exposición a pérdidas ante el cambio inesperado. También se puede considerar riesgos los que se derivan de la posibilidad de incumplimiento normativo inadecuado. Más todavía, una incorrecta ejecución conlleva la probabilidad de asumir errores, pérdidas o costos no deseados.

En la actualidad, las instituciones profesionalmente administradas cuentan cada vez más con ejecutivos que están involucrados en la gestión de los riesgos y que pueden aconsejar sobre los instrumentos y mecanismos de cobertura que ya existen y que se pudieran ampliar.

En conclusión, el riesgo se define como la probabilidad de que ocurra un error o una irregularidad, Por ejemplo, en la ejecución de una obra pública existe el riesgo de que el proyecto no sea terminado en el tiempo establecido o que no se cumpla con los estándares de operación específicos en el contrato.

Por ello es necesaria la existencia de la función de control dentro de los procedimientos, la cual es aplicada a través de los sistemas de control operativo y contable.

Estos sistemas comprenden procedimientos, políticas y registros de control suficientes y efectivos, para administrar los riesgos y coadyuvar al logro de los objetivos específicos de control.

Una adecuada interrelación de los elementos que conforman los sistemas de control reduce la comisión de errores o irregularidades.

I. 3 Ambiente de control interno

Se denomina Ambiente de control al conjunto de elementos existentes en una organización, que facilitan la aplicación del control.

Elementos del ambiente del control.

a) actitud de la dirección ante el control.- La existencia de un ambiente propicio para la ejecución del control depende, en gran medida, de la actitud que los directivos muestren respecto a la importancia, utilidad y necesidad del control interno.

Lo anterior se refleja en el establecimiento oportuno y por escrito de políticas, procedimientos y registros, los cuales constituyen la guía que orienta al funcionamiento de una organización o área.

Otro aspecto fundamental en la actitud positiva de los directivos es el de la comunicación con todos los integrantes de la organización sobre aspectos relacionados con el sistema de control interno.

Dicha comunicación debe efectuarse a través de los medios que permitan transmitir la información en forma descendente y ascendente, para que exista una permanente retroalimentación respecto a la creación, operación y vigilancia del sistema de control. Después de todo, es el personal operativo el que tiene un conocimiento más profundo sobre el funcionamiento de los procedimientos y las dificultades que surgen de la operación.

b) La competencia e integridad del personal - Una dependencia o entidad, puede no lograr sus metas y objetivos si no con recursos humanos que reúnan las características de competencia profesional e integridad personal que permitan ejecutar el control según lo planeado.

Por ello, la dirección debe promover acciones tendientes a mejorar la calidad de los recursos humanos en la organización, entre las que destacan:

1. - La determinación e implantación de procedimientos efectivos para el reclutamiento y selección del personal.

2. - La realización de evaluaciones periódicas al personal, para determinar las necesidades de capacitación, así como el grado de supervisión y motivación requerido por cada servidor público en el desempeño de su trabajo.

3. - La implantación de programas de capacitación para incrementar y desarrollar las habilidades y conocimientos requeridos por el personal en el ejercicio de sus tareas.

4. - El establecimiento de un sistema de estímulos que contribuya a mejorar el buen desempeño de los empleados.

Por último, cabe mencionar que una buena dirección del personal en todas los niveles de la organización coadyuvará la reforzamiento de las acciones anteriores, ya que así se contribuye a que los esfuerzos de cada individuo se encaucen hacia el logro de los objetivos y metas establecidos.

c) La competencia e integridad del personal.- Es importante que la organización se cerciore de que los sistemas de control proporcionan los resultados que se esperan de su aplicación, ya que cualquier falla en dichos sistemas puede ocasionar desviaciones. para lo cual se cuenta con dos formas para lograrlo: a) El sistema de información y b) La función de la auditoria interna.

II.- Examen y evaluación de los sistemas de control interno en la auditoria pública.

Es importante señalar que esta actividad dentro de la auditoria pública no está a consideración del auditor, está normada y claramente señalada dentro de las Normas Generales de Auditoria Pública. Para efectuar el examen y evaluación de los sistemas de control interno, es importante que el auditor conozca su concepto y objetivos y que, además, advierta cual es su responsabilidad en el desarrollo de dicha actividad.

Concepto.

El examen y evaluación de los sistemas de control interno es la investigación, análisis y prueba que realiza el auditor al sistema de control implementado en la organización para formarse un juicio de su suficiencia y efectividad.

El auditor debe comprender los sistemas de control interno de la dependencia, entidad, proyecto, programa o recurso sujeto a revisión. Con base en la suficiencia o insuficiencia de los mecanismos de control encontrados, determina el grado de confianza que debe depositar en los mismos y de esta manera establece el alcance, la profundidad y la oportunidad que requieren sus pruebas de auditoria.

Objetivos.

Los objetivos del examen y evaluación del sistema del control interno, así como el enfoque que tendrá, varían de acuerdo con los objetivos de la auditoria.

De manera general son los siguientes:

a) Verificar que las operaciones se realizan con criterios de economía, eficiencia y eficacia, y que se cumple con los objetivos específicos de control.

b) Verificar que los sistemas de control son suficientes y efectivos.

c) Verificar que el sistema de control funciona de acuerdo con lo establecido.

d) Definir la naturaleza, alcance y oportunidad que se darán a las pruebas de auditoria.

Cabe hacer la observación de que, cuando sea necesario evaluar los sistemas de control interno, se deberá determinar el grado en que se puede apoyarse en el trabajo de auditorias anteriores para tener una seguridad razonable, de que los sistemas de control interno funcionan correctamente y evitar de ese modo la duplicación de esfuerzos.

III.-Metodología para el examen y evaluación de los sistemas de control interno.

Dentro de la metodología de la auditoria pública se contempla el examen y evaluación de los sistemas de control interno como parte de la planeación especifica.

Como ya se mencionó el objetivo de la revisión varia de acuerdo a diversas circunstancias. En cualquiera de los casos citados, es necesario precisar las acciones que habrán de seguirse para dicho examen proporcione un diagnostico completo y objetivo sobre el estado que guarda el sistema de control interno en el área que será sometida a revisión.

La metodología propuesta se compone de las siguientes etapas:

III. 1 Investigación previa.

Investigación previa.- Esta etapa consiste en recabar toda la información requerida para realizar el examen y evaluación del sistema de control interno.

Actividades que se deben desarrollarse en esta investigación:

1. - Recopilación y análisis de la información general del área.

Se deberá recabar y conocer los datos generales del área que será sujeta a revisión o en la que se desarrolla el procedimiento a revisar. Es indispensable que el auditor tenga un pleno conocimiento del marco jurídico y de los diferentes lineamientos que regulen el funcionamiento del área revisada. Asimismo, se requiere que posea una visión clara sobre la estructura orgánico-funcional, en relación con los objetivos y programas prioritarios del área y de la calidad y distribución de los recursos humanos.

Partiendo de estas premisas, los aspectos por considerar serán los siguientes:

- conocimiento de los objetivos del área.

- Identificación de los diversos procedimientos.

- Identificación de los principales recursos.

2. - Identificación de los riesgos del procedimiento y de los objetivos específicos de control.