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ADMINISTRACIÓN DE
PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS
MA. DEL PILAR RAMÓN FERNÁNDEZ
CONTENIDO
I.
IMPORTANCIA DE LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA
II.
LA EMPRESA Y SU ENTORNO
III.
EL EMPRESARIO MEXICANO
IV.
EL PROCESO DE CREACIÓN DE UNA EMPRESA
V.
LA EMPRESA ¿CÓMO ADMINISTRARLA?
VI.
LAS FUNCIONES OPERACIONALES
VII.
LA ADMINISTRACIÓN EN PEQUELAS EMPRESAS COMERCIALES Y DE SERVICIOS Y SU
PERSPECTIVA
I. IMPORTANCIA DE LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA
La
Administración de las Empresas ha entrado en una nueva fase de su evolución. La
complejidad, cada día en aumento, de las actividades, de las operaciones, así
como el ininterrumpido crecimiento de las empresas, la competencia, etc.,
obliga a los hombres de negocios a entender dónde están situados hoy y dónde
estarán en un futuro cercano.
La
administración en las empresas modernas pequeñas y medianas está dividida entre
los diversos agentes a los que van a darse atribuciones y funciones
especializadas, que deben articularse en un conjunto coherente. Integra
empresarios y promotores; administradores, técnicos y especialistas, que ocupan
las posiciones clave en la organización y cuya acción se hace sentir en todas
las áreas de la empresa.
Históricamente,
la empresa pequeña y mediana ha ofrecido una alternativa para el proceso de la
industrialización. También reconocido que la pequeña y mediana empresa ofrecen
una oportunidad para una continuada expansión del sistema económico del país.
Las
pequeñas y medianas empresas existen en tres ramas principales, éstas son: la
industria, la comercial, y la de servicios. Cada una de estas ramas tienen
características específicas que las identifican, pero tienen un papel esencial
en nuestra economía. Estamos plenamente convencidos que la pequeña y mediana
empresa tienen un papel esencial en el entorno económico presente y futuro. Por
ello es necesario evitar que fracasen este tipo de organizaciones, esto puede
ser mediante una adecuada administración, la cual es imprescindible para una
eficiente operación.
La
pequeña industria, surgida años antes de que se originara el capitalismo
industrial, tenía como fuente creadora las necesidades primarias del hombre
como: el tallado de la piedra, el trabajo de los metales, la manufactura de
prendas de vestir y ornamentales, etc. Así, se formó no sólo como fuente de
abastecimiento de bienes para el consumo, sino también como activador del
desarrollo de las fuerzas productivas, y es básicamente la industria de
modestos recursos de donde se apoyó la Revolución Industrial y con ello la
tecnología que hoy desarrollan y fomentan las grandes empresas.
El
censo industrial de 1971 reportó un total de 118,740 establecimientos de la
industria de transformación, de los cuales el 64.4% son industrias medianas y
pequeñas, el 34.92% talleres y artesanías y sólo el 0.44% equivalen a 523
industrias con capital contable mayor de 25 millones de pesos.
La
pequeña y mediana industria contribuyen a elevar el nivel de ingresos de la
población, al crear un mecanismo redistributivo de la propiedad entre parientes
y amigos que son quienes forjan una idea e inician una actividad industrial en
pequeña escala.
Es
casi imposible predecir con exactitud los detalles de la tendencia futura de
estas empresas, sin embargo, existen indicios al respecto:
- Aumento en la
especialización.- Paralelo al
avance tecnológico, ha aparecido la división del trabajo en casi todas las
actividades productivas.
- Tendencia hacia
la fusión.- La mayoría de las
empresas se califican como medianas y pequeñas. La mayoría de éstas
comienzan a una escala relativamente modesta y experimentan solo un
crecimiento moderado; sin embargo, en nuestro medio se ha visto, aunque en
forma moderada la “fusión”.
- El cambio a
empleos burocráticos.- El
hombre ha estado buscando siempre métodos para disminuir el volumen de
trabajo que debe realizar para hacer frente a las necesidades de su
existencia. Las máquinas, los equipos automáticos y la abundante energía
mecánica han tomado a su cargo gran parte del trabajo que el hombre
acostumbraba a realizar por sí mismo, por lo tanto el número de
trabajadores dedicados a trabajos directamente productivos ha disminuido,
mientras que el personal de oficina ha aumentado.
- Ascendiente
interdependencia.- Al mismo
nivel que el hombre se ha especializado más en sus habilidades y esfuerzos
productivos, se ha hecho más dependiente de los demás para obtener bienes
y servicios que requiere, por ejemplo: vestido, alimento, servicio médico,
etc.
No
obstante que la pequeña y mediana industria poseen una posición importante en
la generación de empleos en el país, se enfrentan a una serie de problemas que
obstaculizan su desarrollo. Esto determina condiciones de desventaja en su
competencia con las grandes empresas y sobre todo con empresas transnacionales.
Algunos de estos problemas son:
- Inflación.- La incidencia del proceso inflacionario, en el
aumento de los precios y costos de producción, ha provocado que las limitaciones
de una pequeña producción dificulten la absorción de los incrementos
señalados.
- Administración.- Uno de los problemas de mayor importancia al
que debe enfrentarse y resolver la pequeña y mediana empresa es su
incapacidad en la administración, ya que cuentan con un administrador, que
no es especialista, sino un “generalista”.
La
pequeña y mediana empresa tienen una importante función que desempeñar; existen
de manera predominante y en ocasiones casi absoluta en los países
subdesarrollados y coexisten con las grandes empresas aun en los países más
avanzados, por lo cual es necesario ir eliminando las causas principales que
frenan su desarrollo.
El
éxito de una empresa depende, en gran medida, de su conocimiento de técnicas
administrativas modernas y de su capacidad para ponerlas en práctica.
Un
perfil de la pequeña y mediana empresa puede ser el siguiente:
|
FACTORES |
RESULTADOS
|
|
DATOS
ESTRUCTURALES |
Los
criterios para establecer el “tamaño” de una empresa gozan de poco concenso.
En empresas pequeñas y medianas la estructura orgánica es familiar. |
|
TECNOLOGÍA |
La
mayor parte utiliza sistemas de producción tradicional. |
|
TIPO
DE DIRIGENTES |
El
típico director es un hombre de 44 años, con 14 años de escolaridad y es
empresario por herencia. |
|
MEDIO
AMBIENTE |
Su
medio es complejo y sostiene relaciones con otras organizaciones:
Proveedores, Clientes, Competencia, Asociaciones, Bancos, Gobierno, Despachos
Profesionales de Consultoría. |
|
PROBLEMÁTICA
A LA QUE DEBEN ENFRENTARSE |
Recursos
Humanos, Deficiencias del Gobiernos (demasiados controles), falla de seriedad
de proveedores, financiamiento, materias primas (calidad y escasez),
mercados, competencia, deficiente organización. |
|
VALORES
Y OBJETIVOS |
La
toma de decisiones es centralizada y la ejecución la realizan Jefes de Área,
a quienes se les responsabiliza por los resultados obtenidos. |
|
CRECIMIENTO
Y PLANEACIÓN |
La
mayoría de las empresas han crecido en los últimos años. |
|
ADMINISTRACIÓN
DE PERSONAL |
Existe
una actitud muy pasiva en el manejo del personal. |
|
PROCESOS
INFORMÁTIVOS |
Lo
relevante es estar al día en cuanto a productos y tecnología. |
II. LA EMPRESA Y SU
ENTORNO
Pierre
Yves Barriere define una pequeña o mediana empresa como:
Constituye
una parte del grupo conocido como pequeñas y medianas empresas, “aquéllas en
las cuales la propiedad del capital se identifica con la dirección efectiva y
responde a unos criterios dimensionales ligados a unas características de
conducta y poder económico”.
Tres
rasgos merecen ser tenidos en cuenta a este respecto:
a)
Un capital social
repartido entre unos cuantos socios.
b)
Una autonomía real de
financiamiento y gestión.
c)
Un nivel de desarrollo
dimensional.
Las
pequeñas empresas satélites tienen su función propia en cuatro aspectos
básicos:
a)
Como suministradoras de
materiales y piezas (subcontratistas).
b)
Como agencias de
servicio para la gran empresa.
c)
Como agentes o
distribuidoras.
d)
Como clientes que usan,
más que distribuir productos de la gran empresa.
La
cuestión verdaderamente importante de los fracasos empresariales estriba en saber
qué es lo que los causan. Un gran paso hacia el logro del éxito de la pequeña
empresa es conocer y comprender los motivos que originaron el fracaso para
poder evitarlos.
Por
la práctica y la experiencia se cuenta con información acerca de las causas de
la quiebra empresarial. A continuación se menciona estas causas en nueve de
cada diez de la quiebras: Negligencia, Fraude, Falta de experiencia en el ramo,
Falta de experiencia administrativa, Experiencia desbalanceada, Incompetencia
del gerentes, Desastre.
Existen
una serie de características que son comunes a este tipo de empresas. A
continuación se citan algunas de las más generalizadas características y son:
a) Poca o ninguna especialización en la administración.- Esencialmente, la dirección en la pequeña y en
ocasiones en la mediana empresa se encuentra a cargo de una sola persona que
cuenta con muy pocos auxiliares y en la mayoría de los casos esta persona no
está capacitada para llevar a cabo esta función.
b) Falta de acceso al capital.- Este es un problema que se presenta con mucha
frecuencia en la pequeña empresa debido a dos causas principales: la ignorancia
por parte del pequeño empresario de la existencia de fuentes de financiamiento
y la forma en que éstas operan; y la segunda, la falta de conocimiento a cerca
de la mejor manera de exponer la situación de su negocio y sus necesidades ante
las posibles fuentes financieras.
c) Contacto personal estrecho del director con quienes
intervienen en la empresa.- La
facilidad con que el director está en contacto directo, con sus subordinados,
constituye un aspecto muy positivo ya que facilita la comunicación.
d) Posición poco dominante en el mercado de consumo.- Dada su magnitud, la pequeña y mediana empresa
considerada individualmente se limita a trabajar un mercado muy reducido, por
lo que sus operaciones no repercuten en forma importante en el mercado.
e) Intima relación con la comunidad local.- Debido a sus escasos recursos en todos aspectos,
sobre todo la pequeña empresa, se liga a la comunidad local, de la que tiene
que obtener bienes, personal administrativo, mano de obra calificada y no
calificada, materias primas, equipo, etc.
La
pequeña empresa ha sido, en multitud de ocasiones, la que abre el camino por el
que muchas personas, incluyendo las de escasos recursos, llegan a alcanzar una
fortuna.
Ante
los elevados índices de desempleo que existen actualmente, la pequeña y mediana
empresa cumple la función de generar fuentes de trabajo en muy diversas formas,
además de las ya conocidas; así tenemos que multitud de personas que no son
empleables con arreglo a las normas de muchas empresas, encuentran oportunidad
de trabajar en pequeñas y medianas empresas, ya sea como empleados o
estableciendo un pequeño negocio por cuenta propia.
La
pequeña y mediana empresa es “estimulante de la competencia”, que es un aspecto
muy importante que determina una continua depuración, por así decirlo, ya que
por ella se van eliminando los elementos que están por debajo de los mejores,
de manera que se obtienen más productos y de mejor calidad, precios más bajos,
mayor eficiencia de los servicios, etc.
La
micro, pequeña y mediana empresa, están realizando un accionamiento para
impulsar la productividad, un medio básico para incrementar los niveles de
competitividad, crecimiento económico y desarrollo del país. Es necesario un
cambio de cultura adecuado a nuestro actual medio ambiente nacional e
internacional, que comprenda objetivos y valores de los trabajadores como la
concepción misma de la administración.
El
papel de la pequeña y mediana empresa en países en proceso de desarrollo, ha
sido tema de numerosos estudios durante las últimas dos décadas. El sector se
ha dado comúnmente en llamar pequeña y mediana empresa.
En
México, la micro y pequeña empresa está dedicada a la venta al menudeo, a pesar
de ser uno de los sectores más competitivos y que deja menor margen de
utilidades; pero considerando que este tipo de pequeña empresa se hace
relativamente fácil y los riesgos que les presentan sus operaciones lo
consideran menor, resulta atractivo.
Algunos
gobiernos han avanzado significativamente en el diseño de una política
empresarial que tienda a estimular el
crecimiento de las pequeñas y medianas empresas. El termino “empresarial”
incluye no solamente a aquellos que inician una empresa independiente y
redituable, sino también a empresas no lucrativas. También incluye nuevas
instituciones, tanto públicas como privadas, donde la actividad
“intraempresarial” se ha puesto de moda.
En
nuestro país para implementar un programa de fomento, nos dice C. Acosta Montes
de Oca, es de decisiva importancia tener claro de antemano cuáles serán los
objetivos de ese programa de fomento, tendrá los objetivos siguientes:
a)
Elevar el nivel de vida
de empresarios que viven en niveles de subsistencia (salud, vivienda,
alimentación, vestido).
b)
Crear empleo.
c)
Reforzar la capacidad
de competencia y crecimiento de las empresas con mayor rentabilidad y
productividad.
Un
programa que se oriente hacia el objetivo de mejorar el nivel de subsistencia
trabajará de manera exclusiva en el nivel microempresarial. Este va a cumplir
con tarea social urgente sobre todo en las grandes ciudades.
La
micro y pequeña empresa muestra características y necesidades de apoyo
diferentes y que para lograr programas de fomento eficaces resulta
imprescindible considerar tales diferencias.
Es
imprescindible que los programas de fomento en lo futuro se limiten y
especialicen en todos los niveles (micro, pequeña y mediana empresa), esto no
excluye que tales programas se complementen.
III. EL EMPRESARIO
MEXICANO
Al
empresario, en el proceso de desarrollo económico, hay que considerarlo como un
portador de la innovación tecnológica y agente de modernización; y antes de que
produzcan un cambio, es el resultado de la dinámica que operan dentro de la
sociedad. Por lo cual es un “factor estratégico en el desarrollo, no es el
iniciador del desarrollo”, nos dice el autor Yusif A. Sayigh.
El papel
del empresario es el de un agente social, consciente de las tensiones
existentes, que intenta reducir la presión de las fuerzas encontradas, y que a
la vez, utiliza aquéllas que son favorables a sus propósitos, explotando así al
máximo su capacidad de influir en el medio ambiente.
Existe
una fuerza interna que influye en el comportamiento empresarial en México con
relación a la industria misma, generada por su estructura, en términos de
tamaño y producto. Las características específicas de la industria condicionan
el comportamiento empresarial.
El
empresario, además de su gran contribución al desarrollo económico, también
contribuye indirectamente a la modernización de las estructuras y a la
inserción de los nuevos valores culturales, mostrándose así como un poderoso
agente de cambio social.
Los
empresarios están muy arraigados en su tierra, y no pueden prosperar si no es
en un medio ambiente económico y social adecuado. No todas las sociedades
favorecen el desarrollo del empresario. En algunas, las consideraciones de
prestigio social tienden a desviar a algunos empresarios potenciales hacia
otras direcciones. Aún dentro de una sociedad única un grupo étnico y social
produciría más empresarios que otro, nos dice el autor A.P. Alexander.
El
empresario es parte importante del sistema económico del país. Sin duda, gran
parte de nuestro éxito económico se ha logrado gracias a los esfuerzos y a las
innovaciones introducidas por los empresarios al sector privado.
Es
importante recordar que el que maneja una pequeña empresa y advierte la
existencia de problemas y los soluciona, guiará a su empresa mucho mejor de lo
que podría hacerlo aquél que sea incapaz de realizar estas funciones. De igual
forma el administrador de un pequeña empresa debe mantener buenas relaciones
con sus clientes si es que quiere convertirlos en sus clientes habituales, lo
mismo debe hacer con sus empleados para fomentar la eficiencia en el trabajo;
finalmente también debe estar atento a las necesidades y motivaciones de la
clientela para poder instruir adecuadamente a sus empleados en el buen trato a
ésta.
Cabe
señalar que también muchos empresarios encontraron en su trabajo una actividad
agradable y de satisfacción.
La
situación del empresario en la sociedad y sus relaciones con otros grupos
sociales se determinan, por una parte, mediante las condiciones sociales
peculiares creadas por la revolución; y por otra, por el proceso industrial
mismo que modifica las funciones económicas.
Los
industriales mexicanos perciben a la sociedad mexicana como una sociedad
capitalista industrial moderna en la cual los protagonistas del desarrollo
reciben atención especial. Se prefieren las nuevas profesiones a las
tradicionales, mientras que en la sociedad preindustrial, el terrateniente, el
militar, etc., disfrutaron de gran prestigio. Se consideran más preciadas las
posiciones logradas que las posiciones heredadas; la riqueza por sí sola ya no
es símbolo de categoría social sino que ha sido reemplazada por el ejercicio
activo de una profesión y del poder económico, o sea, la posesión pasiva de la
riqueza sola ya no otorga posición, como sería en el caso de la sociedad
tradicional, donde el comercio, el trabajo manual y en general, el trabajo no
intelectual eran despreciados. Los empresarios tienen en gran estima la
educación que, junto con el poder económico, consideran un factor de prestigio.
IV.
EL PROCESO DE CREACIÓN DE UNA EMPRESA
Cuando se
desea establecer una empresa, surgen dos alternativas que analizar
detalladamente. La primera consiste en definir si habrá que iniciar una empresa
nueva. La segunda consiste en definir si hay que comprar una empresa ya
operando.
La
información requerida para tomar la decisión de iniciar una empresa, o bien,
comprar una ya existente y los métodos para captar tal información, es de
alguna manera parte de la administración de una empresa.
Los
factores a analizar antes de comprar una empresa, a fin de efectuar una
adquisición prudente, es necesario que el interesado analice varios factores
existentes de ésta:
1.
Por
qué desea vender el actual propietario.
2.
Condiciones
financieras.
3.
Cuál
es su mercado actual.
4.
Situación
de las instalaciones físicas.
5.
Aspectos
legales.
6.
Valor
de la empresa.
Existen
dos razones válidas que justifican el establecer una nueva empresa en donde
existen similares. Estas son las siguientes:
a)
Una
expansión real y permanente del mercado que haga que éste no esté siendo
cubierto adecuadamente por las empresas ya existentes.
b)
Una
administración deficiente de las empresas existentes son el resultado de que el
mercado no esté cubierto adecuadamente por éstas.
El
estudio y el análisis de una empresa nueva son mucho más difíciles y mucho
menos precisos que el estudio de la compra de una empresa existente. La
realidad es que, no existen estadísticas anteriores de las operaciones de la
empresa, las cuales permitan realizar una evaluación de la misma.
El éxito en
las empresas requiere efectividad tanto en la producción como en la
mercadotecnia. Al formular un programa de mercadotecnia, la empresa pequeña o
mediana deberá tomar en consideración: línea de productos, precios, publicidad
y promoción de ventas.
La pequeña
y mediana empresa produce varios bienes que constituyen una línea de productos.
Con frecuencia se requiere tomar decisiones respecto a si una línea de
productos debe mantenerse constante, reducirse o ampliarse.
Todo tipo
de empresa tiene la necesidad imperativa de una buena ubicación; sea pequeña o
mediana, requiere de una adecuada ubicación. Un negocio bien ubicado,
cualquiera que sea su tipo, tendrá mayor probabilidad de éxito.
Es
frecuente observar que el propietario de una empresa no hace un análisis
detallado del lugar donde se ubicará ésta basándose en ciertos factores, en
muchas ocasiones esta decisión es muy superflua. Con frecuencia estas razones
le parecen al propietario suficientes y no procede a realizar un análisis
objetivo de la ubicación de la empresa.
Por
tanto, es necesario hacer una análisis técnico que garantice una adecuada
ubicación, ya que la supervivencia y éxito de una pequeña o mediana empresa es
el resultado de una combinación de factores.
El
establecimiento de una empresa depende en gran parte del mercado. Ya sea
pequeño o mediano comerciante en ventas al menudeo, mayoreo, servicios o
fabricante; la importancia del mercado para el éxito de la empresa jamás puede
subestimarse.
El
crecimiento de los mercados en países en proceso de desarrollo como el nuestro,
ha sido un factor determinante para el incremento de oportunidades que tiene el
pequeño o mediano empresario para iniciar negocios a nivel nacional e
internacional.
La
adquisición o renta de un edificio es sólo el primer paso para contar con las
facilidades físicas para iniciar una empresa. Las instalaciones físicas para
manejar las operaciones industriales, comerciales o de servicio incluyen
edificios, distribución, equipo, etc. Cada una de ellas es esencial para la operación
de la empresa.
En la
fábrica o el comercio, también hay necesidad de máquinas y equipo para manejo
de materiales, enseres y herramientas. Las máquinas de una fábrica pueden ser
para propósitos generales específicos.
Un
pequeño empresario debe conservar el costo inicial, el costo de mantenimiento
del equipo, la depreciación permitida, su duración, el costo de conversión por
unidad de producto resultante del uso de su equipo para propósito general o
especial.
Iniciar
una empresa requiere varias decisiones que implican considerar aspectos
legales. Habrá que conocer la naturaleza del problema y utilizar una asesoría
jurídica competente.
En
México, desde el punto de vista jurídico, las empresas pueden ser propiedad de
una sola persona (empresa individual) o de varias personas (asociaciones o
sociedades), con fines lucrativos (mercantiles) o fines no lucrativos
(civiles).
Las
sociedades se rigen por la Ley General de Sociedades y Mercantiles y las
disposiciones de la Ley de Instituciones de Crédito y Títulos de Operaciones de
Crédito para sociedades con fines financieros.
Es
importante mencionar que una sociedad es una asociación voluntaria de dos o más
personas para emprender como copropietarios una empresa para beneficio mutuo.
Debido a su naturaleza voluntaria, una sociedad se forma con rapidez.
En la
“acción de organizar”, el empresario siempre debe reconocer que está
organizando el trabajo de personas. En realidad, es el desempeño efectivo y
coordinado del personal lo que constituye el propósito de diseñar una
estructura organizacional.
La
empresa no puede ser mejor que las personas que la componen. En consecuencia,
el recurso humano es de vital importancia para la pequeña y mediana empresa.
Las
empresas requieren de personal a diversos niveles para que desarrollen las
actividades planeadas y lograr los resultados requeridos. Cada uno de los
empleados ayuda con su trabajo en la operación de la empresa y, en
consecuencia, influye en el futuro de ésta.
Si el
pequeño y mediano empresario no puede compartir directamente con las grandes
empresas en la contratación, debe tomar en cuenta a los que son capataces pero
que están excluidos de la contratación de la empresa grande.
En la
pequeña empresa, el propietario debe intentar obtener individuos para su personal
inicial y cuyas capacidades y aptitudes complementen sus propias habilidades.
Los
empleados son un activo valioso. El éxito en las empresas dependerá en alto
grado de la pericia y juicio que se ejerza para atraer, seleccionar, contratar
y capacitar gente adecuada para la empresa de que se trate. Bien sea que el
propietario lo haga personalmente, o que delegue la responsabilidad en su jefe
de personal.
Conviene
preparar una descripción y especificación de cada puesto en la empresa. La
“descripción” debe delinear brevemente toda función principal que comprenda el
puesto; mientras que la “especificación” describirá al individuo más apropiado
para llenarlo en términos de experiencia, destreza y educación.
Además se
deben determinar las necesidades financieras y reunir el capital inicial
necesario, ya que son los pasos básicos para iniciar una empresa nueva. Y
requieren una atención y un cuidadoso estudio para asegurar el éxito. Cuesta
dinero promover y organizar una empresa. Un peligro común en el establecimiento
de nuevas empresas, es no realizar una cuidadosa estimación y planeación de las
necesidades financieras.
Igual que
la investigación previa a la compra de una empresa existente, el estudio de las
potencialidades de una empresa requiere de inversión de tiempo, esfuerzo y
dinero. Pero hay que considerar qué inversión aumenta en gran medida las
oportunidades de éxito de una nueva empresa.
Una de
las actividades más inquietantes y potencialmente gratificante en que puede
participar todo tipo de gente es el de iniciar y operar una empresa propia. En
términos de nivel de vida y nivel de satisfacción, es ilimitado lo que se puede
lograr a través de una pequeña o mediana empresa.
De manera
general, se puede expresar que existen cuatro etapas en el desarrollo de una
empresa:
a)
Etapa
preliminar.
b)
Iniciación
de la empresa.
c)
Etapa
de crecimiento.
d)
Etapa
de expansión-consolidación.
V. LA EMPRESA ¿CÓMO ADMINISTRARLA?
La mayor
parte de los fracasos de los negocios se deben a una mala administración, según
se desprende de estudio efectuados sobre este campo; en otras palabras el
propietario carece de la habilidad necesaria para encontrar las soluciones
requeridas, planear, organizar, dirigir y controlar su empresa. Existen muchas
razones para una mala administración:
1.
Falta
de conocimientos sobre cómo operar un negocio en particular.
2.
Escasa
o nula experiencia anterior como administrador de un negocio.
3.
Experiencia
desbalanceada.
4.
Incompetencia
plena y abierta.
La
habilidad administrativa es el ingrediente necesario para el éxito en cualquier
empresa. Realmente lo que sucede es que todos los expertos reconocen
unánimemente la importancia de los conocimientos y experiencia administrativa
en el manejo de cualquier clase de organismo social.
El papel
desempeñado por la administración de empresas puede analizarse en primer lugar,
en el marco interno de la empresa, donde representa un recurso económico
similar a los factores de producción y también con la perspectiva del
desarrollo económico de un país donde se presenta como un factor vital del
progreso y del crecimiento.
La
administración moderna está dividida entre diversos agentes a los que van a
parar atribuciones y funciones especializadas que deben articularse en un
conjunto coherente. Integra, en suma, empresarios y promotores, organizadores y
conductores de hombres, técnicos y especialistas que ocupan posiciones clave en
la empresa y cuya acción se hace sentir en todos los aspectos de la empresa.
Por los
recursos humanos que posee, la empresa logra adaptarse a un mercado extenso,
cuyas estructuras y mecanismos son mucho más complicados que los que un mercado
requiere, además de una vasta información sobre las posibilidades de absorción
y un trabajo preciso de análisis y de previsión, una alta calidad de los bienes
y servicios que tienen que suministrar, su adecuación a las especificaciones
requeridas, determinación de costos, de los sistemas eficaces de distribución,
de promoción para crear o desplazar la demanda.
Considerada
como un fenómeno social, la administración se confunde en realidad, con un
grupo determinado de personas que desempeñan una función económica diferenciada
y que son los principales creadores de la industrialización y del proceso.
En los
países en vías de desarrollo, el movimiento hacia la industrialización es
desencadenado y amplificado por ciertos grupos sociales, que es posible
caracterizar en sus rasgos esenciales y deducir a grandes categorías, nos dicen
los autores Kerr C. Dunlop J., Harbison F. Y Myers. Estas categorías designan,
de hecho, tipos sociológicos de empresarios valederos, tanto para los líderes
políticos o los altos funcionarios, como para los jefes de las empresas
industriales.
Un primer
grupo esta representado por las “elites dinásticas”, otro grupo es de la “clase
media” y un tercer grupo es el de los “intelectuales”.
Por
profesionalización es preciso entender, sobre todo, la transformación de la
vocación primitiva de empresario en una carrera en la que se entra y cuyas
jerarquías se alcanzan según la competencia real y los méritos personales que
se posean.
El éxito
de toda empresa depende en gran parte de la efectividad de la administración.
Una de las tareas del administrador consiste en supervisar el trabajo de los
empleados para asegurar el correcto desempeño de sus actividades, mediante la
orientación y dirección requerida.
Es
necesario que el gerente de una pequeña empresa, si es que desea que la empresa
cumpla con éxito sus objetivos, desempeñe sus funciones de manera eficaz; en
consecuencia, la comprensión de las funciones administrativas es esencial para
la dirección adecuada de una empresa. A medida que aumenta el tamaño de la
empresa, surge un número de nuevos problemas administrativos.
Son
muchas las definiciones de administración, pero desde mi punto de vista, una
que puede servirnos de punto de partida para comprender esta disciplina es la
del autor Rodríguez Valencia J.:
“Es un
proceso integral para planear, organizar, integrar, dirigir, controlar y
coordinar una actividad o relación de trabajo, la que se fundamenta en la
utilización de recursos, para alcanzar un fin determinado”.
Es
importante señalar que muy frecuentemente el propietario simplemente se apega a
una rutina, pero no está administrando su empresa. Una eficiente administración
simplemente es la forma correcta de hacer las cosas. La administración abarca
en realidad dos tipos diferentes de funciones que son:
1.
Operacional.- Operación diaria de una empresa.
2.
Administrativa.- Función de manejar una empresa de
acuerdo a ciertos principios de administración.
El
fenómeno administrativo se extiende a todos los ámbitos geográficos y por su
carácter universal lo encontramos presente en todas partes.
La
función administrativa aparece muy vinculada al logro de objetivos a obtener
resultados concretos, lo cual exige un equilibrio que permita la “efectividad y
eficiencia” en el manejo de los recursos humanos y materiales que garanticen el
menor riesgo y esfuerzo.
La
administración, recurre y combina los factores de la producción, incrementando
la productividad en los distintos sectores de la economía nacional a través de
la utilización de mejores técnicas. Hay que aprovechar al máximo los recursos
de que se dispone.
El
proceso administrativo está compuesto de una serie de fases sucesivas que
constituyen un conjunto y con base en su arreglo, una estructura de actividades
individuales y colectivas: actividad de iniciación (innovación y programación);
actividad de decisión; actividad de comunicación; actividad de control.
El
proceso administrativo viene a ser un común denominador entre gerentes y sirve
para facilitar el estudio de la administración. Se localiza de manera
universal, dondequiera que los hombres trabajen juntos para alcanzar objetivos
comunes.
Todos los
administradores llevan a cabo las mismas funciones sin importar el nivel que
ocupan o el tipo de actividades que realicen cuando actúan con directivos,
gerentes, jefes de departamento, supervisores, etc., todos tienden a lo mismo.
Cada uno, en su capacidad de administrador, debe desempeñar las funciones
características de los administradores. Este es el principio conocido como de
universalidad de las funciones administrativas.
La
función de la planeación consiste en influir en el futuro tomando acciones
predeterminadas y lógicas en el presente. La planeación es la esencia de una
operación efectiva y los planes integrados cuidadosamente a los objetivos de la
empresa, bien valen lo que cuestan en tiempo y costo.
Los
pronósticos y la investigación realizada cuidadosamente son las claves de una
planeación correcta y la selección final de un plan específico, debiendo
basarse en criterios que tengan validez en el presente y en el futuro. Estos
criterios están a su vez basados en los conceptos básicos que fundamentan el
proceso de planeación.
La
fijación de objetivos es vital en la vida de todo organismo social; de esto
dependerá su éxito, porque los objetivos son la razón de su existencia. En la
practica, toda una red de objetivos se presenta en la operación de cualquier
organismo social. Lo importante debe ser ordenarlos y supeditarlos a los fines
que marquen la línea básica de resultados esperados por los directivos de la
propia empresa.
Toda
empresa no importando su magnitud, deberá contar con política. Es casi
imposible delegar autoridad sin la existencia de políticas, pues ningún
subordinado puede adoptar decisiones sin contar con guías. Es sorprendente
encontrar que muchas empresas descuidan este aspecto fundamental de la
administración.
Una
política bien formulada ayuda a llevar a cabo la acción administrativa. El
gerente de una empresa, para poder planear eficientemente, debe tener sus
procedimientos para hacerlo, y las políticas adecuadas. Las políticas son las
limitaciones o posibilidades que se pueden seguir en la acción administrativa,
y sobre todo, ayudan a mantener estas acciones dentro delos límites que marcan
los planes.
Las
políticas, según los motivos, se pueden dividir en:
a)
Políticas
externas.
b)
Políticas
internas.
c)
Políticas
originadas.
La mayor
parte de las políticas provienen de la ejecución de políticas de una empresa.
Concluyendo los sistemas, los planes, las políticas, los reglamentos y los
procedimientos son requisitos absolutos de una empresa, pues cimientan el
orden, la uniformidad y la estabilidad. Se deben establecer procedimientos para
asegurar una interpretación consistente de las políticas.
Los
procedimientos deben basarse en hechos concretos sobre una situación en
particular y no en suposiciones o deseos. Los pasos de un procedimiento deben
ser sucesivos, complementarios y en conjunto tender a alcanzar el objetivo
deseado, cada paso debe estar justificado, debe llenar una necesidad precisa y
guardar la debida relación con los demás pasos del procedimiento.
Además un
procedimiento debe ser estable y, sin embargo, flexible.
El
programa es un plan que frecuentemente abarca una gran empresa, aun cuando no
todos ellos pueden clasificarse de esta manera. El término en si se utiliza en
muchas formas distintas, y desgraciadamente esto da lugar a confusiones.
La
formulación de un programa puede incluir objetivos, normas de actuación,
políticas, procedimientos, actividades, pero no necesariamente tiene que
incluirse planes.
Un
presupuesto es un plan de importante categoría. Consiste en datos arreglados
lógicamente y representan las expectaciones razonables para un periodo dado;
para cada segmento de la empresa se forma el objetivo de lo que se va a
alcanzar y, además, todos estos objetivos se coordinan en un plan más
exclusivo.
La
creación inicial de un presupuesto presenta dificultades. Sin embargo, su
continuación es relativamente sencilla, ya que los presupuestos pasados sirven
de guía. Pero el presupuesto, igual que todos los planes, mira hacia delante;
nada puede hacerse respecto al pasado, y lo que se hace al formular un presupuesto
es presentar planes de lo que va a suceder.
La
organización es un proceso encaminado a lograr un fin, mismo que fue
previamente fijado por la planeación. De este trabajo se derivan las diversas
actividades y recursos necesarios para alcanzar los resultados deseados.
De igual
forma, la organización ayuda a suministrar los medios para hacer que los
recursos humanos trabajen unidos en forma efectiva hacia el logro de los
objetivos específicos. Organizar trae como consecuencia una estructura que debe
considerarse como marco que encierra e integra las diversas funciones de
acuerdo al modelo determinado por los dirigentes, al cual sugiere orden,
arreglo y relación armónica.
El
proceso de administración ha tenido cambios violentos en los últimos años,
tanto las teorías como los diseños de organización son actualmente diferentes a
lo que fueron hace pocos años.
Dentro de
una administración es necesario conocer también, los siguientes tres conceptos,
ya que son importantes para lograr una administración efectiva:
1.
“La
autoridad es el derecho a exigir de los subordinados con base en el puesto
formal y el control sobre las recompensas y castigos”.
2.
“La
obligación muestra el trabajo asignado a un puesto, y pueden ser mentales o
físicas para desempeñar una tarea”.
3.
“La
responsabilidad, se relaciona con el flujo de autoridad y obligaciones, y el
subordinado tiene la obligación de realizar su responsabilidad y ejercer la
autoridad en los términos de las políticas establecidas”.
Las
decisiones en la empresa se deben tomar a tan bajo nivel como sea posible. Así,
la alta gerencia no debe tomar decisiones sobre cuestiones de rutina que pueda
manejar bien la supervisión de primera línea.
La
delegación consiste en el acto bilateral mediante el cual un superior
jerárquico confiere deberes y responsabilidades a un subalterno y le da la
autoridad que necesita para desempeñar tales funciones.
A medida
que las empresas se hicieron más complejas, fue necesario integrar personal con
conocimientos y funciones especializadas. Esto requirió de modificación en los
conceptos sobre la estructura jerárquica, unidad de mando, autoridad y
responsabilidad.
Las
estructuras organizacionales son elementos de autoridad formal, pues se fijan
en el derecho que tiene un funcionario por su nivel jerárquico de exigir el
cumplimiento responsable de los deberes a un colaborador directo o de aceptar
el colaborar las decisiones que por función o especialización haya tomado su
superior.
La base
de la organización la forman el trabajo, el personal y el puesto, para proponer
una estructura adecuada, se deberán tener presentes las actividades que se
realizarán.
Un
organigrama presenta en forma gráfica las principales funciones y líneas de
autoridad de una empresa en un momento dado. Existen diversos criterios para
fijar el nombre con que se designan las gráficas en las que se representa la
estructura de un organismo social. Recibe los nombres de cartas de
organización, organigramas u organogramas.
Los
organigramas pueden ser clasificados en tres tipos, de acuerdo con su:
a)
Contenido
(Estructurales, Funcionales, De integración de puestos)
b)
Ámbito
de aplicación. (Generales, Específicos)
c)
Presentación.
(Vertical, Horizontal, Mixtos, De bloque, Circular)
Un manual
de organización complementa con más detalle la información que bosqueja un
organigrama; exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los
puestos y la relación que existe entre ellos, explican la estructura funcional,
los grados de autoridad y responsabilidad, los canales de comunicación, coordinación
y las actividades de los órganos de la empresa.
En la
fase integración y la acción de integrar, el proceso administrativo ejecuta o
realiza todo aquello que se ha planeado y organizado y si en la planeación
determinamos “lo que debe hacerse”, y en la organización quedo establecido
“quienes y dónde deben realizarlo”, la integración o ejecución deberá
determinar “en qué realizarlo”.
Rodríguez
Valencia J., nos dice que los recursos “son el conjunto de bienes que son
necesario proveer para que un mecanismo social funcione hacia un objetivo
común”.
Cualquier
organismo social debe otorgar prioridad a los recursos humanos de que dispone.
El elemento humano es decisivo en todas las fases de operación de cualquier
organismo. En las etapas de nacimiento o formación, en las de crecimiento o
expansión y en las de consolidación y desarrollo.
Los
recursos humanos son, por su naturaleza, los más complejos en su
administración.
Planear
los recursos humanos en términos de ingresos y costos requiere del uso de una
“función de respuesta del personal”.
Cualquier
organismo requiere naturalmente de personas que la haga funcionar, de manera
que necesita obtenerlas. Esto no sólo es lo primero en teoría, sino que
constituye uno de los pasos más críticos en el desarrollo y consolidación de
una empresa.
El
abastecimiento de personas calificadas determina el éxito en las gestión de la
misma manera, y con más o menos la misma precisión, que el abastecimiento de
dinero o materiales.
El
establecimiento de una política en materia de ascensos es un punto crucial de
la administración de recursos humanos, tanto para la empresa como para cada una
de las personas que la integran. Para la primera, porque le puede proporcionar
una dotación ininterrumpida de personas más preparadas para los puestos de
nivel superior o medio, y para los empleados, porque les puede significar un
poderoso estímulo para progresar dependiendo de su actuación.
La
capacitación es uno de los instrumentos más importantes con que se cuenta para
transformar un organismo social. La capacitación es vital en todos los niveles
de un organismo, y tiene como propósito fundamental, mejorar el rendimiento
actual y futuro de la fuerza de trabajo, mediante la superación de los
conocimientos básicos, el perfeccionamiento de las habilidades específicas y la
inducción y adecuación de las actitudes de las personas.
Al igual
que las empresas grandes, las pequeñas empresas, deben contar con un programa
formal de sueldos y salarios. El programa debe enfocarse a las necesidades de
la empresa y toda persona interesada debe comprender sus responsabilidades
dentro de él.
La
administración de sueldo y salarios es un programa o método de administración
de remuneraciones para determinar el monto de sueldos y salarios justos para
los servicios del empleado.
Un
programa de sueldos y salarios concurre en tres etapas:
a)
Análisis
de puestos.
b)
Valoración
de trabajos.
c)
Calificación
de méritos.
Es
importante señalar que la relación de trabajo, se inicia con una forma jurídica
que constituye el contrato, ya sea individual o colectivo, pero además existen
otros tipos de normas legales que exigen un conocimiento básico para su manejo.
El
contrato de trabajo puede ser de duración indefinida o limitarse a un tiempo o
a una obra determinada.
Las prestaciones
y servicios a los trabajadores no se pueden considerar separadamente de la
función de personal, pues no son una dádiva, sino que se derivan de la relación
laboral.
La
necesidad y conveniencia de que el trabajo se ejecute en una forma segura,
contribuye a definir mejor las actividades, capacitar al personal, adaptar
cambios en la tecnología, eliminar riesgos, etc.
La
administración financiera consiste en obtener oportunamente y en las mejores
condiciones de costo, recursos financieros para cada unidad orgánica de la
empresa que se trate, con el propósito de que se ejecuten las tareas, se eleve
la eficiencia en las operaciones y se satisfagan los intereses de quienes
reciben los bienes o servicios.
La
administración de recursos materiales consiste en obtener oportunamente, en el
lugar preciso, en las mejores condiciones de costo, y en la cantidad y calidad
requeridas, los bienes y servicios para cada unidad orgánica de la empresa de
que se trate, con el propósito de que se ejecuten las tareas y de elevar la
eficiencia en las operaciones.
El
dirigir gente en los organismos sociales es vital para la buena administración.
La
dirección es una de las herramientas más efectivas de la ejecución, ya que pone
en acción la voluntad de hacer algo. Una adecuada dirección ayuda a solucionar
estas tareas y proporciona un cojín para absorber el impacto de las
dificultades que acusan las actividades administrativas.
La
autoridad y responsabilidad, son dos conceptos que deben ir inevitablemente
unidos y que se concretan en el siguiente principio:
“La
autoridad lleva consigo la correspondiente responsabilidad. No se puede exigir
responsabilidad a quien no tenga suficiente autoridad para llevar a cabo lo que
se le exige”.
Cuando un
administrador se interesa por sí mismo en la función directiva, comienza a
percatarse de su complejidad. Primeramente, está tratando con gente, pero no en
una base totalmente objetiva, ya que también él mismo es una persona y, por
tanto, es parte del problema. Por tanto, para encauzar el esfuerzo humano hacia
los objetivos de la empresa, el administrador debe pensar en términos de
resultados relacionados con la orientación, la comunicación, la motivación y la
dirección.
El
proceso de dirección se refiere a la manera por medio de la cual se ejecuta un
propósito. Este proceso comprende tres fases básicas que son las siguientes:
1.
Mando
o autoridad.
2.
Comunicación.
3.
Supervisión.
El
control es la última de las variables del proceso administrativo. No por
presentase hasta el final es el menos importante. Una vez hechos los planes,
diseñada la organización, integrados los recursos, constituida la directiva y
con información fluyendo, es cuando el proceso de control se vuelve importante.
Básicamente es el proceso que se encarga de eliminar el caos y da congruencia a
la empresa, con el propósito de que pueda alcanzar sus objetivos.
El
sistema de control tiene por objeto, el asegurar la “eficiencia y la eficacia”,
esto se obtiene mediante:
a)
Conseguir
los objetivos en los plazos indicados.
b)
Lograr
los objetivos con economía de medios.
Básicamente
el proceso del control es el que se encarga de eliminar el caos y da
congruencia a la empresa, a fin de que pueda alcanzar sus objetivos es esencial
para una buena administración.
Ya para finalizar este capítulo, es importante señalar que las normas generalmente reflejan los objetivos de planear una empresa y de sus unidades administrativas internas. Estas normas pueden ser tangibles y fácilmente cuantificables o intangibles y difíciles de cuantif