Universidad Abierta

 


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PROCEDIMIENTOS EN LAS CUENTAS POR COBRAR Y LAS CUENTAS POR PAGAR

 

LILIANA QUINTANAR GARCIA

 

 

 

CONTENIDO                                                                                       

 

Introducción     

Cuentas por cobrar                                                                             

Cuentas por pagar

Conclusiones

Preguntas de Auto evaluación

 

 

INTRODUCCIÓN.

Las Normas y Procedimientos de Auditoría, tienen tal importancia que conjuntamente con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, rigen la Contabilidad en General.

En esta obra vamos a observar como se aplican los procedimientos de Auditoría específicamente en las Cuentas por Pagar y las Cuentas por Cobrar.

Las normas contables son dinámicas.  Se van adaptando a los cambios experimentados en el entorno, bajo el cual desarrollan su actividad las empresas, por lo que la siguiente obra perderá al paso  del tiempo la vigencia con la que debe contar.

Los empresarios y contadores o tenedores de libros, están obligados moral y legalmente a llevar la contabilidad estrictamente con la verdad, como un medio mas de engrandecer al país.

 

Mi mejor deseo es que esta memoria pueda servir a algunas personas para aumentar sus conocimientos y los ayude a ganarse la vida honradamente.

 

 

1. CUENTAS POR COBRAR.

 

1.1 CONCepto.

Las Cuentas por Cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de prestamos o cualquier otro concepto análogo.

 

1.2 Origen.

Atendiendo a su origen, se pueden formar dos grupos de Cuentas por Cobrar:

 

Dentro del primer grupo se deben presentar los documentos y cuentas a cargo de clientes de la entidad, derivados de la venta de mercancías o prestación de servicios, que representen la actividad normal de la misma.  En el caso de servicios, los derechos devengados deben presentarse como Cuentas por Cobrar aun cuando no estuvieren facturados a la fecha de cierre de operación de la entidad.

 

En el segundo grupo, deberán mostrarse las cuentas y documentos por cobrar a cargo de otros deudores, agrupándolas por concepto y de acuerdo con su importancia.

 

Estas cuentas se originan por transacciones distintas a aquellas para las cuales fue constituida la entidad tales como prestamos a accionistas y a funcionarios y empleados, reclamaciones, ventas de activo fijo, impuestos pagados en exceso, etc. si los montos involucrados no son de importancia pueden mostrarse como otras Cuentas por Cobrar.

 

Las cuentas a cargo de compañías tenedoras, subsidiarias, afiliadas y asociadas deben presentarse en renglón por separado dentro del grupo Cuentas por Cobrar, debido a que frecuentemente tienen características  especiales en cuanto a su exigibilidad. Si de considera que estas cuentas no son exigibles de inmediato y que sus saldos mas bien tienen el carácter de inversiones por parte de la entidad, deberán clasificarse en capitulo especial del activo no circulante.

 

1.3 CLASIFICACION.

Los saldos acreedores en las Cuentas por Cobrar deben reclasificarse como Cuentas por Pagar si su importancia relativa lo amerita.

 

Los intereses por cobrar no devengados que hayan sido incluidos formando parte de las Cuentas por Cobrar, deben presentarse deduciéndose del saldo de la cuenta en la que fueron cargados.

 

Cuando el saldo en Cuentas por Cobrar de una entidad incluya partidas importantes a cargo de una sola persona física o moral, su importe deberá mostrarse por separado dentro del rubro genérico Cuentas por Cobrar o en su defecto, revelarse a través de una nota a los estados financieros.

 

Cuando existan Cuentas por Cobrar y por pagar a la misma persona física o moral, deberán cuando sea aplicable compensarse para efecto de presentación en el balance general, mostrando el saldo resultante como activo o pasivo según corresponda.

 

1.4 PRESENTACION EN ESTADOS FINANCIEROS.

Las estimaciones para cuentas incobrables, descuentos, bonificaciones, etc. deben ser mostradas en el balance general como deducciones a las Cuentas por Cobrar.  En caso de que se presente el saldo neto, debe mencionarse en nota a los estados financieros el importe de la estimación efectuada.

 

Debe quedar claramente  establecido en el Balance General, o en las notas a los estados financieros, la situación de las Cuentas por Cobrar con respecto a gravámenes  de cualquier tipo que recaigan sobre ella, restricciones que tengan por estar condicionada su recuperabilidad a terminación de obras, prestación de servicios, etc.

 

Cuando existan cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera deberá revelarse este hecho en el cuerpo del balance general o en una nota a los estados financieros.

 

Ventajas de registrar en  Cuentas por Cobrar.

 

Por la índole de sus operaciones, algunas empresas tienen necesidad  de expedir recibos para el cobro de determinados renglones de ingreso.

 

El cobro de servicios prestados, como por ejemplo: reparación en talleres, de auto transportes y otras máquinas; suministro de energía eléctrica; suministro de servicio telefónico; cobro de fletes y pasajes a grandes embarcadores;  anuncios en la prensa; prestación de servicios profesionales, etcétera.

 

Cobro periódico de intereses sobre inversión de capitales a largo plazo.

 

De esta necesidad ha nacido la Cuenta por Cobrar, que es una documento mas completo que el simple recibo y cuyas características y ventajas  son:

 

1.5 MODELO DE LA CUENTA POR COBRAR.

Las Cuentas por Cobrar son pólizas que pueden adoptar varias formas, pero fundamentalmente se expiden por duplicado, sirviendo el original de recibo para el cliente y el duplicado al carbón  como documento contabilizado, razón por la cual la copia contiene espacio para aplicación solamente a cuentas de crédito (pues representa sistemáticamente un cargo a la cuenta de mayor “Cuentas por Cobrar”, razón por la que en ella no se indica cuenta de cargo).

       

Algunas empresas, especialmente de servicios públicos, expiden las Cuentas por Cobrar por triplicado, sirviendo el original como recibo al usuario; el duplicado como aviso de cobro a Contaduría, y el triplicado debidamente archivado, como cargo al cliente, evitándose con ello llevarle cuenta personal  por debe y haber.

 

1.6  tramites de la Cuenta por Cobrar.

Los tramites de la Cuenta por Cobrar son los siguientes, suponiéndola por duplicado:

 

 

Se anexan los documentos comprobatorios, si los hubiere.

 

Se le asigna numeración consecutiva y se pasa a revisión y aprobación.

 

El original se envía al cajero como orden de cobro, quién lo guarda en el archivo cronológico alfabético.

 

El duplicado se anota en el registro que viene a ser un diario, así como en los auxiliares y en el índice de Cuentas por Cobrar.

 

Se envía el duplicado al cajero, quien lo archiva por numeración consecutiva.

 

Al efectuarse el cobro de la Cuenta por Cobrar, el cajero anota su libro de caja, estampando el sello fechador de “cobrado” al duplicado y lo devuelve a la Contaduría, después de haberle anotado el numero de entrada a caja.

 

La Contaduría anota en el renglón respectivo del registro de Cuentas por Cobrar, la fecha de cobro, anotación que también hace en el índice respectivo.

 

Se archiva el duplicado en gabinete, por el método alfabético, juntando con un broche todas las cuentas de un mismo cliente, mediante lo cual se conoce el volumen de sus operaciones con la empresa.

 

1.7 el registro de Cuenta por Cobrar.

Debemos advertir que las Cuentas por Cobrar están controladas por una cuenta de mayor, de activo circulante, que se carga del importe de las cuentas expedidas, se abona del valor de las cuentas cobradas, y su saldo representa el monto de las cuentas pendientes de cobro.

 

El registro de Cuentas por Cobrar, es un diario que sirve para anotar las expedidas y de las que se toman datos para cargar la cuenta del libro mayor. tiene las siguientes columnas:

 

Fecha, a  cargo de, numero consecutivo, numero de caja, Cuentas por Cobrar Debe, fecha de cobro. Varias columnas de haber, para acreditar las cuentas de mayor, por las que se origine la Cuenta por Cobrar.

 

Observaciones:

Cada mes se suman las columnas del registro y el total de cada una pasa al libro mayor. Puede correrse en el diario general un asiento, tomando estos totales de cargo a  Cuenta por Cobrar y abonos a varias cuentas, para de ahí pasar este asiento al libro mayor, tal asiento es solamente el de cargo, pues el de abono se toma del libro de caja.

 

1.8 LA FACTURA TRAMITADA COMO CUENTA POR COBRAR.

El objeto de la Cuenta por Cobrar es controlar y contabilizar  los ingresos procedentes de la prestación de servicios y no los que originen las ventas a crédito. Sin embargo, en algunos casos resulta práctico que para evitar se lleven cuentas personales a los clientes, las facturas a su cargo, se tramiten como Cuentas por Cobrar.  En tales casos las facturas que se expidan a cargo de clientes se harán cuando menos en dos copias: el original para el cliente y el duplicado como documento contabilizado, ambos ejemplares tendrán el mismo trámite que ya se ha expuesto para el original y duplicado de la Cuenta por Cobrar, con la variante de que en el registro debe adicionarse una columna de haber para acreditar la cuenta de “costo y ventas”.

 

1.9 CUENTAS INCOBRABLES.

La  Ley del Impuesto Sobre la Renta contempla a las cuentas incobrables, en sus artículos 22-VI y 24-XVII. En los cuales considera a estas cuentas, como una deducción autorizada, cuando  se trate de perdidas por créditos incobrables, considerándose realizadas cuando se consuma el plazo de prescripción que corresponda, o antes, si fuera notoria la imposibilidad practica de cobro, ampliándonos el concepto de cuentas incobrables, el Reglamento de esta ley nos dice los siguiente:

 

Art. 25 RISR

Las perdidas por créditos incobrables señaladas en la fracción xvii del artículo 24 de la Ley, se deducirán en el ejercicio en que se consuma la prescripción en los términos de las leyes aplicables o se de la notoria imposibilidad practica de cobro.

 

Se considera que existe notoria imposibilidad practica de cobro de un crédito, entre otros, en los siguientes casos:

 

En el caso señalado en la fracción III, la deducción, procederá en el ejercicio en el que se cumpla el plazo a que la misma se refiere.

 

El crédito incobrable se contabilizara en un peso.

 

En todos los caso, el saldo de Cada Cuenta considerada como crédito incobrable deberá quedar registrado en contabilidad con “importe de un peso”, por un plazo mínimo de cinco años y conservar la documentación que demuestre el origen del crédito.      

 

A veces, las empresas en su esfuerzo por aumentar las ventas conceden crédito con demasiada liberalidad o no se muestran muy diligentes en el cobro de las deudas de los clientes. Tales prácticas pueden generar costos innecesarios que, en períodos de recesión, tal vez representen la línea divisoria entre la supervivencia y la quiebra. Por lo es recomendable, el cambio de políticas para conceder los créditos, así mismo hacer una estimación Contable para Cuentas Incobrables.

 

Estimación Contable para Cuentas Incobrables

La Comisión de Principios de Contabilidad, hace mención de las estimaciones Contables, cuando comenta que formando parte de las operaciones normales de una entidad, existen eventos cuyos efectos, a la fecha de presentación de los estados financieros, no son susceptibles de cuantificarse con exactitud, estando es este caso las cuentas por pagar. Frecuentemente, esta estimación se hace en condiciones de incertidumbre en cuanto al resultado de los eventos que han ocurrido o con probabilidad de que ocurran y que, por lo tanto, involucran el uso del juicio.

 

Para la Estimación contable se debe tomar en cuenta lo siguiente.

 

 

 

2. LA CUENTA POR PAGAR.

 

2.1 CONCEPTO.

Las cuentas por pagar representan las obligaciones a cargo del ente económico originadas en bienes o en servicios requeridos.

 

Esta cuenta registrará los saldos no documentados, a cargo de los almacenes, pendientes de pago.

 

Subcuentas:

 

Retenciones

En esta subcuenta deberán registrarse las retenciones de impuesto sobre la renta, seguridad social, formación profesional, embargos judiciales, cuotas alimenticias y otras retenciones al personal.

 

Dividendos

En esta subcuenta se registrarán los dividendos declarados, pendientes de pago.

 

Proveedores

Registrará los compromisos a favor de proveedores por adquisiciones de bienes o servicios.

 

Otros

Se registrará el importe de otras Cuentas por Pagar, cuyos conceptos no encajen dentro de las subcuentas anteriores.

 

La Cuenta por Pagar se representa por una  póliza de forma especial que tiene como finalidades:

 

 2.2 MODELO DE LA CUENTA POR PAGAR.

Las Cuentas por Pagar son de carácter individual, pues se expide una para cada proveedor por cada factura que presente, o a cada persona a quien deba hacerse un pago.

 

Los datos que debe contener son:

 

Denominación de la empresa, la mención de ser Cuenta por Pagar, fecha de su expedición, numero de orden. Numero de asiento en caja, a favor de quien se expide. Su domicilio. La cuenta y subcuenta que deba ser cargada (indicándola generalmente por su símbolo numérico de identificación. El  concepto del pago. Importe del mismo espacio para asentar las firmas de quien la formule, revise,  apruebe,  registre en diario y registre en auxiliares. Espacio para asentar la cantidad recibida y firma de quien cobre.

 

En el documento no se indica la cuenta de abono, pues queda sobreentendido que es “Cuenta por Pagar”, algunas empresas imprimen al reverso de este documento una lista de las cuentas que se carguen, con columna para cantidad.

 

La Cuenta por Pagar puede expedirse por duplicado, enviándose el original al cajero, anexos los comprobantes, y sirviendo el duplicado para correr los asientos en libros principales, auxiliares e índice de Cuentas por Pagar.

 

2.3 CUENTA EN EL MAYOR “CUENTAS POR PAGAR”.

En el libro mayor  debe abrirse una cuenta de pasivo circulante, con este titulo que recibe como: abonos, el importe de las Cuentas por Pagar expedidas; cargos, el valor de las Cuentas por Pagar pagadas; su saldo representa el valor de las cuentas expedidas pendientes de pago, y será siempre acreedor.

 

El asiento de crédito de esta cuenta proviene del registro de Cuentas por Pagar y el de cargo del libro de  caja.

 

2.4 TRAMITES DE LA CUENTA POR PAGAR.

Los tramites de las Cuentas por Pagar son los siguientes, suponiéndolas por duplicado:

 

Para formularla se toman los datos de cualquiera de estos antecedentes:

 

Al efectuarse el pago, el cajero estampa el sello fechador  de “pagado”, tanto en la cuenta como en los comprobantes anexos, y anota la salida de fondos en el libro de caja.      

 

Si el pago no se hace en efectivo, sino mediante cheque (que siempre deberá ser nominativo), el cajero expide además el cheque anotando su numero, tanto en la Cuenta por Pagar como en el libro de caja, y envía la cuenta y el cheque a la Contaduría, quien anota en el registro la fecha de pago, gestiona las firmas del cheque y envía este al departamento de correspondencia. Anexando la carta remesa que formule.

 

Se registra el pago en el índice de Cuentas por Pagar, archivando el original de la póliza en gabinete o carpeta, por numeración consecutiva, pasando la carta al expediente de la persona interesada.

 

Como una nota sobre este tramite, debemos manifestar que cuando las cuentas se archivan en gabinete, su guarda, aun cuando en orden consecutivo, es independiente: por lo cual si bien hay mayor flexibilidad en el archivo para caso de consulta, hay también mayores posibilidades de extravío de alguna. Debido a esto, algunos  contadores prefieren archivarlas en carpetas sujetas con broches, en juegos de 50 o 100.  la posibilidad de extravío de algunas pólizas es otra razón que  justifica su expedición  por duplicado, además de la división del trabajo

 

2.5 EL REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR.

Este libro es un diario que sirve  para registrar las Cuentas por Pagar expedidas y contiene como columnas:

Fecha, a favor de, numero de la cuenta, numero del cheque, fecha de pago, numero de caja, Cuentas por Pagar haber. Varias columnas de debe para las cuentas que deben cargarse con motivo de su expedición abriendo columna solo a las de mas movimiento. Una columna para titulo y otra para importe en los casos de cargo a cuentas de poco movimientos.

 

Mensualmente este registro produce un asiento de concentración, de cargo a varias cuentas con abono a Cuentas por Pagar, por el importe de las expedidas en el mes.  Este asiento puede hacerse directamente en el libro mayor o bien pasando por el diario general previamente. El asiento por el pago se toma también mensualmente del libro de caja, bien sea para el mayor o pasando por el diario general previamente. el asiento por el pago se toma también mensualmente del libro de caja, bien sea  para el mayor o pasando por el diario general

 

2.6 eliminación de las cuentas personales.

En las empresas se lleva tanto a los clientes y deudores como a los proveedores y acreedores, una subcuenta personal en donde se registran las transacciones con cada uno. Este procedimiento es conveniente, pues con ello se conserva una historia de las operaciones efectuadas, que en algunos casos sirve para solicitar o conceder descuentos, si el volumen de las transacciones lo justifica. Sin embargo, mantener el mayor auxiliar significa trabajo que puede evitarse expidiendo en cada caso de cobro o pago una cuenta con lo cual la contabilidad se simplifica, pues se eliminan tales mayores auxiliares.

 

Contra esta evidente ventaja que disminuye el trabajo, existe  el inconveniente de perderse la historia de las operaciones y, además, cuando se tienen frecuentes  transacciones a crédito con una persona, la determinación de su saldo solo puede hacerse sumando las cuentas que estén pendientes de liquidación, lo que a veces es laborioso, tanto mas si son numerosas.

 

Por esta causa algunos contadores emplean las Cuentas por Cobrar y por Pagar dadas las innegables ventajas que ofrecen para control de cobros  y pagos y registro oportuno de activo y pasivo; pero llevando al mismo tiempo dos libros auxiliares de las respectivas cuentas de mayor: Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar, abriendo una tarjeta o subcuenta a cada persona, donde se registren tanto las cuentas expedidas como las liquidadas, con lo que se conoce en todo tiempo el saldo a su favor o cargo.

 

En todo caso, cuando las transacciones con personas son a crédito y con liquidaciones parciales, aun cuando se emplee el sistema  de Cuentas por Cobrar y por pagar, debe abrirse cuentas personales a los deudores y acreedores.

 

2.7  cobros y pagos con descuento.

Las Cuentas por Cobrar y por pagar se expiden para ser liquidadas íntegramente por su valor nominal, por lo que al hacerse efectivas con descuento habrá necesidad de hacer ajustes. Algunos autores opinan que cuando se paga una Cuenta por Pagar con descuento debe darse salida en caja por su valor integro, expidiéndose una Cuenta por Cobrar por el descuento, la que a su vez  servirá para dar la entrada a caja.

en mi opinión también puede seguirse  otro procedimiento que consiste en:

 

Anotar sobre el original y duplicado de la Cuenta por Pagar el descuento obteniéndose el importe neto, y rubricando ambos ejemplares el funcionario que lo apruebe.

 

Registrar estos descuentos con números rojos en el registro de Cuentas por Pagar, en el primer renglón disponible, dándole a la partida el número de referencia del renglón anterior (bis) que también como referencia se indicará tanto en la póliza como en el renglón de la cuenta descontada.

 

Anotar también en rojo esta operación en los auxiliares e índices de pólizas. La cuenta de abono en el registro será la original de cargo o la de gastos y productos financieros si el descuento fue por pronto pago.

 

Tratándose  de descuentos en Cuentas por Cobrar puede seguirse el mismo procedimiento, con asientos inversos.

 

2.8 cuentas liquidadas en partidas.

Al expedirse las cuentas se tiene el propósito de que sean liquidadas en una sola partida de modo que cuan la liquidación se hace e varias, la operación contable se complica.  Algunos autores recomiendan asentar en caja el pago parcial, entrerrenglonando el registro en la columna de fecha de cobro pago, la cantidad liquidada, pero dado que la ley prohíbe entrerrenglonaduras, el procedimiento no es debido.

 

Otros autores solucionan la dificultad en la siguiente forma:

 

En el registro, renglón de la cuenta original y columna de fecha de liquidación, anotan la palabra  “cancelada”.

 

Expiden tantas cuentas  nuevas como vayan  a ser los pagos parciales anotándolas  en el registro respectivo.

 

Cada cuenta produce un asiento de “Cuentas por Pagar a Cuentas por Pagar” o “Cuentas por Cobrar a Cuentas por Cobrar”, toda vez que la aplicación a las cuentas debidas ya se hizo al expedir la cuenta sustituida y los nuevos asientos solamente se registran para mayor facilidad en los tramites posteriores de cancelación.

 

En mi opinión puede seguirse un tercer procedimiento.<