Universidad Abierta

 


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CUENTAS DE ORDEN, DOCUMENTOS DESCONTADOS O ENDOSADOS, MERCANCÍAS EN COMISIÓN, MERCANCÍAS EN CONSIGNACIÓN

 

EDMUNDO PRUNEDA PARDO

 

 

 

CONTENIDO

 

1. CUENTAS DE ORDEN

1.1  INTRODUCCIÓN

1.2  REGISTRO  CONTABLE

1.3  CLASIFICACION

1.4  OTROS NOMBRES PARA ESTAS CUENTAS

1.5  PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO

1.6  PRESENTACION  EN EL BALANCE

1.7  RESUMEN

1.8  CONCLUSIÓN

1.9  CUESTIONARIO

PREGUNTAS Y RESPUESTAS

 

2. DOCUMENTOS DESCONTADOS O ENDOSADOS

2.1  INTRODUCCIÓN

2.2  REGISTRO CONTABLE

2.3  CUENTAS DE ORDEN

2.4  PRESENTACION

2.5  RESUMEN

2.6  CONCLUSIÓN

2.7  CUESTIONARIO

PREGUNTAS Y RESPUESTAS

 

3. MERCANCÍAS EN COMISION

3.1  INTRODUCCIÓN

3.2  REGISTRO CONTABLE

3.3  ASPECTO FISCAL

3.4  RESUMEN

3.5  CONCLUSIÓN

3.6  CUESTIONARIO

PREGUNTAS Y RESPUESTAS

 

4. MERCANCÍAS EN CONSIGNACION

4.1  INTRODUCCIÓN

4.2  PROCEDIMIENTO GLOBAL

4.3  PROCEDIMIENTO ANALITICO

4.4  PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS PERPETUOS

4.5  CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO

4.6  PRESENTACION EN EL BALANCE

4.7  CUENTAS DE ORDEN

4.8  RESUMEN

4.9 CONCLUSIÓN

4.10 CUESTIONARIO

PREGUNTAS Y RESPUESTAS

 

BIBLIOGRAFÍA

 

 

1. CUENTAS DE ORDEN.

 

1.1  INTRODUCCIÓN.

El tema de  “Las cuentas de Orden”   se refiere a un sistema de la contabilidad para auxiliarse en el registro de operaciones, o aspectos de administración que no pueden, o no deben registrarse en las cuentas que se utilizan para las operaciones que afectan directamente al Balance General, o a los resultados del negocio o empresa.

 

Los registros que se obtienen de estas cuentas nos servirán para recordarnos, por ejemplo, que valores tenemos en custodia; que obligaciones contingentes existen o que coberturas tenemos en seguros, etc.

 

Como más adelante veremos, existen diferentes clasificaciones, grupos y las presentaciones que se les dan en los estados financieros.

 

Las Cuentas de Orden son los registros de Contabilidad que se emplean para hacer anotaciones de operaciones que no afectan o modifican los reglones del Balance o de las Cuentas de Resultados o bien para tener control sobre algunos aspectos de la administración.

 

También se les conoce  con otros nombres, entre los principales tenemos los siguientes:

 

Es muy importante notar que los valores que se registran en estas cuentas no corresponden a “valores reales”. Entendiendo estos, como aquellos que modifican los reglones del Balance como Activo, Pasivo o Capital o los que pertenecen a los Reglones de Resultados como Ingresos o Egresos.

 

Ya que normalmente los valores que se registran en las Cuentas de Orden son Valores contingentes, que en este caso, corresponden a valores que no modifican los reglones del Balance como Activo, Pasivo o Capital, o los que pertenecen a los Reglones de Resultados como Ingresos o Egresos. Se denominan contingentes por que, precisamente, están dependiendo de una “contingencia”, que una vez que se realiza ésta, se pueden convertir en valores reales o cancelarse. Estos registros también pueden corresponder a valores ajenos que se reciben, o simplemente a registros para fines de administración.

 

1.2  REGISTRO CONTABLE.

Se utilizan Cuentas de Orden, cuando se dan los siguientes supuestos:

 

1.       Para registrar valores y bienes ajenos que se reciban; por ejemplo, los documentos para  su custodia o mercancías que nos encomienden para su venta, independientemente de los beneficios que nos pudieran proporcionar.

 

Suponemos que se recibe mercancía en consignación por $ 5,000.00 y el asiento a registrar en cuentas de orden podría quedar como sigue:

 

Mercancías en Consignación               $5,000.00

          Consignaciones Recibidas                                               $5,000.00

Costo de mercancía recibida para su venta.

 

El uso de estas cuentas podrá quedar explicado de la siguiente manera:

 

Mercancías en Consignación.

Se carga:

a) Por el valor de mercancías recibidas en consignación.

 

Se abona:

a) Por el valor de la salida de mercancía en consignación para su venta.

b) Por el valor de devoluciones de mercancía en consignación.

 

Su saldo deudor siempre deberá representar el valor de las mercancías en existencia.

 

Consignaciones Recibidas.

Se abona:

a) Por el valor de mercancías recibidas en consignación.

 

Se carga:

a) Por el valor de la salida de mercancía en consignación para su venta.

b) Por el valor de devoluciones de mercancía en consignación.

 

Su saldo acreedor siempre deberá representar el valor de las mercancías en existencia.

 

2.       También se registran en las cuentas de orden los derechos y obligaciones contingentes, tales como la protección que nos brinda la cobertura de una póliza de seguro sobre bienes; ya que si se realiza el siniestro se tendrá un derecho real de indemnización, pero si no hubiera siniestro al transcurrir el tiempo por el que se pago el seguro se terminará ese derecho. En el caso de documentos  que se endosan y por los cuales se adquiere una responsabilidad contingente, ya que subsiste la obligación de pagarlos si el girado no los paga, se convertiría en una obligación real el valor de los documentos endosados.

 

Un ejemplo de registro de la cobertura que se adquiere en una póliza contra incendio, por $ 100,000.00, podría quedar como sigue:

 

Cobertura sobre Incendio                     $100,000.00

          Seguros Contratados contra Incendio                                $100,000.00

Registro del valor de seguro contratado contra incendios.

 

En cuentas de “T” ó de Mayor, quedaría como sigue:

 

            Cobertura sobre Incendio                Seguros Contratados contra Incendio

 


       $100,000.00                                                                        $100,000.00

 

 

El uso de estas cuentas podrá quedar explicado de la siguiente manera:

 

Cobertura sobre Incendio.

Se carga:

a) Por el valor de los seguros contratados.

 

Se abona:

a) Por el valor de seguros al término del plazo contratado o cancelados.

b) Por el valor de disminuciones en seguros.

 

Su saldo deudor siempre deberá representar el valor de los seguros contratados contra incendio.

 

Seguros Contratados contra Incendio.

Se carga:

a) Por el valor de seguros al término del plazo contratado o cancelados

b) Por el valor de disminuciones en seguros.

 

Se abona:

a) Por el valor de los seguros contratados.

 

Su saldo acreedor siempre deberá representar el valor de los seguros contratados.

 

En el caso de documentos endosados, por la  responsabilidad al endosar un documento, digamos por $1,000.00, el asiento sería:

 

Documentos endosados ….$1,000.00

          Endoso de documentos………..$1,000.00

Documento descontado en el banco.

 

El uso de la cuenta de Documentos endosados será:

 

Sé Carga:

a) Por el valor nominal de los documentos de crédito que se endosan a instituciones de crédito por su descuento.

 

Se abona:

a)  Por el importe de los documentos pagados por el girado.

b)  Por el valor nominal de los documentos de crédito que se endosan a instituciones de crédito y que no han sido pagados y que se regresan al endosante.

 

El saldo.

 

Debe ser deudor y representa el importe del valor nominal de los documentos de crédito endosados y cuyo vencimiento no ha llegado y representa la obligación contingente por los documentos pendientes de pago por los girados.

 

Endoso de documentos

 

Se Carga:

a)  Por el importe de los documentos pagados por el girado.

b)  Por el valor nominal de los documentos de crédito que se endosan a instituciones de crédito y que no han sido pagados y que se regresan al endosante.

 

Se abona:

Por el valor nominal de los documentos de crédito que se endosan a instituciones de crédito.

 

El saldo.

Debe ser acreedor por el importe del valor nominal de los documentos de crédito endosados y cuyo vencimiento no ha llegado y representa la obligación contingente por los documentos pendientes de pago por los girados.

 

3.       Asimismo  las cuentas de orden se utilizan para registrar la emisión de valores, la emisión de billetes de banco, la emisión de billetes de lotería, la emisión de abonos, planillas o boletos  en las compañías de transporte.

 

Para ejemplificar el registro de una emisión de Acciones, suponemos que se hace la emisión de $25,000.00 de Acciones comunes.

 

Emisión de Acciones                          $25,000.00

          Acciones Emitidas                                                          $25,000.00

Emisión de acciones para colocar entre el público

En cuentas de “T” ó de Mayor, quedaría como sigue:

 

Emisión de Acciones                                             Acciones Emitidas

 


       $25,000.00                                                                                 $25,000.00

 

 

 

El uso de estas cuentas podrá quedar explicado de la siguiente manera:

 

Emisión de Acciones.

Se carga:

a) Por el valor de las acciones emitidas.

 

Se abona:

a) Por el valor de acciones colocadas

b) Por el valor de emisiones canceladas.

 

Su saldo deudor siempre deberá representar el valor de las acciones emitidas pendientes de colocar entre inversionistas.

 

Acciones Emitidas.

Se carga:

a) Por el valor de acciones colocadas

b) Por el valor de emisiones canceladas.

 

Se abona:

a) Por el valor de las acciones emitidas.

 

Su saldo acreedor siempre deberá representar el valor de las acciones emitidas pendientes de colocar entre inversionistas.

 

4.       Otro caso en que se utilizan las cuentas de orden es para registrar operaciones a que nos obliga alguna ley fiscal, como la Ley del Impuesto Sobre la Renta en el caso de depreciaciones que se registran contablemente a tasas diferentes de las autorizadas y los valores de los bienes reexpresados para el pago del Impuesto al Activo, para el registro de los valores de mercancías a consignación a valor real y a precio alzado.

 

Vamos a suponer que se depreciaron fiscalmente $4,000.00, más de la cantidad a depreciar autorizada por las tasas del impuesto sobre la renta y se desea tener registro de las diferencias por las cantidades depreciadas contablemente comparadas con las depreciaciones fiscales.

 

Depreciaciones Contables no Deducibles en el Ejercicio    $4,000.00

          Depreciaciones por Deducir en Ejercicios Posteriores                  $4,000.00

Registro de depreciaciones  contables pendientes de deducir.

 

El uso de estas cuentas podrá quedar explicado de la siguiente manera:

 

Depreciaciones Contables no Deducibles en el Ejercicio.

Se carga:

a) Por el valor de depreciaciones de equipo pendiente de deducir fiscalmente

 

Se abona:

a) Por el valor de depreciaciones aplicadas fiscalmente

 

Su saldo deudor siempre deberá representar el valor de las depreciaciones pendientes de deducir fiscalmente.

 

Depreciaciones por Deducir en Ejercicios Posteriores.

Se carga:

a) Por el valor de depreciaciones aplicadas fiscalmente

 

Se abona:

a) Por el valor de depreciaciones de equipo pendiente de deducir fiscalmente.

 

Su saldo acreedor siempre deberá representar el valor de las depreciaciones pendientes de deducir fiscalmente.

 

 

1.3  CLASIFICACION DE LAS CUENTAS DE ORDEN.

Desde el punto de vista de su presentación en el Estado de Situación Financiera o Balance General, se clasifican como sigue:

 

La primera clasificación corresponde, como su nombre lo indica, a cuentas que servirán para registrar el valor de bienes ajenos que se reciban. Es clásico el ejemplo de mercancías a consignación.

 

Enseguida viene el grupo de cuentas que utilizaremos para registrar el valor  de operaciones contingentes como derechos, obligaciones y emisión de obligaciones. Por ejemplo: documentos que recibimos para su cobro, sin responsabilidad real, sino contingente. Si se cobran deberán pagarse y si no se hacen efectivos solo procede devolverlos.

 

El  último grupo lo forman las cuentas de registro, que no representan ni valores ajenos, ni valores contingentes. Principalmente se utilizan como registro de operaciones que corresponden a valores de los cuales se tiene que llevar un registro para fines fiscales o administrativo. Ejemplo  para este grupo puede ser los valores reexpresados que se utilizan fiscalmente para su depreciación. Supongamos que se compró un camión en $350,000.00 y que su valor reexpresado para fines de depreciación es de $400,000.00.

 

Valor de Activo Fijo Reexpresado         $400,000.00

          Reexpresión de Valores de Activo Fijo                              $400,000.00

Registro del valor del camión al final del ejercicio de acuerdo con los factores determinados sobre la base del Indice Nacional de Precios al Consumidor.

.

Otro punto de vista para la clasificación de las cuentas de orden es el que sigue las mismas reglas que rigen a las cuentas de activo, pasivo y capital; de lo anterior, se obtienen los siguientes grupos:

 

1.4  NOMBRES DE LAS CUENTAS DE ORDEN.

Estos deben ser muy claros en cuanto a la información que van a proporcionar, para tener una idea precisa de los datos que van a registrarse en ellas. De esta manera sabremos interpretar fácilmente su objeto y movimiento.

 

Es importante hacer notar que se lleva, para las cuentas de orden, el mismo sistema de la contabilidad general, es decir, el sistema de doble partida. Para cada cargo corresponden abonos por la misma cantidad. Siempre tendremos sumas iguales en las cuentas deudoras contra las acreedoras. Los nombres serán siempre en parejas; ejemplos: Mercancías en consignación y Consignaciones recibidas; Documentos endosados y Endoso de documentos. Otros acostumbran poner el mismo nombre a las dos cuentas, pero a la cuenta acreedora le agregan la palabra “contra” y hay otra forma mas; a la cuenta deudora se le agrega la palabra “debe” y a la cuenta acreedora la palabra “haber”.

 

1.5  PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO.

Siempre debe ser compensado el movimiento de estas cuentas y por lo tanto sus saldos serán iguales. Aunque desde luego uno deudor y el otro acreedor.  Hay dos procedimientos para el registro de las cuentas de orden:

 

El movimiento es directo o paralelo cuando en un asiento, tanto la cuenta deudora como la acreedora, son de orden, sin que intervengan otras cuentas de Balance o Resultados.

 

En el siguiente asiento encontramos un ejemplo:

 

Utilidades por realizar en mercancías en consignación       $500.00

          Utilidades esperadas en mercancías en consignación                  $500.00

Registro de utilidades esperadas en mercancías recibidas a consignación.

 

El movimiento es cruzado cuando en un asiento se combinan con las cuentas de Balance o Resultados, las cuentas de orden. En este caso hay que tomar en cuenta que hasta que se hace el segundo asiento se nivelan o igualan los saldos de las cuentas de orden, porque en el primer asiento se utilizó una cuenta de balance o resultados y una de orden y en este momento no se encuentran balanceadas las cuentas de orden, sino hasta que en un segundo asiento se vuelve a utilizar la cuenta de orden para cumplir con el principio de saldos iguales.

 

En el ejemplo siguiente tenemos un ejemplo de movimiento cruzado:

 

Se descuenta un documento de $ 1,000.00 y se pagan $ 100.00 por intereses y comisiones:

Caja                                          $ 900.00

Gastos financieros                         100.00

          Descuento de documentos                                $ 1,000.00

Descuento de documento en el banco.

Documentos descontados        $ 1,000.00

          Documentos por cobrar                                     $ 1,000.00

Registro del descuento de un documento.

Como se puede apreciar hasta este segundo asiento se compensan las cuentas de orden.

 

1.6  PRESENTACION EN UN ESTADO DE POSICION FINANCIERA O BALANCE.

Es obligación anotar al pie de este documento los saldos que arrojen las cuentas de orden, aunque solo se muestra el saldo deudor de las cuentas de orden de activo y el saldo acreedor de las cuentas de orden de pasivo. Agrupándolas en ese orden y a continuación las cuentas de orden contingentes y enseguida las cuentas de orden de registro.

 

1.7  RESUMEN.

Las cuentas de orden deben de utilizarse para registrar:

a) Valores y bienes ajenos.

b) Derechos y obligaciones contingentes.

c) Emisión de Valores, planillas o Boletos, etc.

d) Operaciones de orden administrativo.

 

Clasificación para presentación en el Balance.

a) Valores Ajenos.

b) Valores Contingentes.

c) Cuentas de Registro.

 

Clasificación para su interpretación.

a) Cuentas de orden de activo.

b) Cuentas de orden de pasivo.

c) Cuentas de orden de resultados deudores (egresos).

d) Cuentas de orden de resultados acreedores (ingresos).

 

Los nombres de las cuentas de orden deben ser claros, precisos y descriptivos de las operaciones que se registren.

El movimiento de las cuentas puede ser directo o cruzado.

La presentación debe ser al calce del Balance General.

 

1.8  CONCLUSION.

Por lo que hemos apreciado de las cuentas de orden, nos damos cuenta de su importancia dentro de la contabilidad de las empresas, ya que sin estos registros no tendríamos la información completa de los derechos y obligaciones que afectan a un negocio o empresa en particular; aunque algunas cuentas se refieran a derechos y obligaciones contingentes, estos valores en un momento dado se pueden convertir en derechos y obligaciones reales y por lo tanto representan un riesgo que se debe informar. Otros datos se referirán tal vez a coberturas de seguros, que no son valores contingentes, pero a un accionista les será muy útil conocer que los bienes del negocio están debidamente protegidos y la información la tendrá en estas cuentas.

 

Es fácil colegir, por tanto, que no se puede prescindir de llevar estos registros, si se quiere tener un control completo sobre los negocios y mantener una información completa sobre todos los aspectos de las empresas.

 

No estaría completa la información en un estado si se omitieran los datos de las cuentas de orden.

 

La diferencia o separación de algunas cuentas de Balance y algunas cuentas de orden es muy difícil y hay diferencias de criterios para manejarlas, por ejemplo, el Contador Público Alejandro Prieto,  en su libro de “Principios de Contabilidad” maneja la cuenta de Documentos Endosados en el grupo de cuentas de pasivo de contingencia y Elías Lara Flores,  en su libro “Segundo Curso de contabilidad”,  la presenta en cuentas de orden en el grupo de valores contingentes y también en cuentas de balance. El doctor Charles T. Horngren,  en su libro “Contabilidad Financiera, Introducción”, también se manifiesta a favor de que los valores de documentos endosados no se muestren como parte del Balance, sino en una nota al pie del documento. Mas adelante en otro tema se presenta mas información sobre este asunto.

 

Para la ley del impuesto sobre la renta tienen la misma importancia los registros en cuentas de orden como en cuentas de balance. El reglamento de la ley del impuesto sobre la renta en su articulo 16, vigente al mes de Septiembre de 1998, dice a la letra “Para los efectos de la fracción IV del artículo 24 de la ley, se entenderá que se cumple el requisito de que estén debidamente registradas en contabilidad inclusive cuando se lleven en cuentas de orden”.

 

1.9  C U E S T I O N A R I O.

1)    ¿Qué son las cuentas de orden?

2)    ¿Cómo se Clasifican, teniendo en cuenta su presentación en el Balance?

3)    ¿Cómo se clasifican, teniendo en cuenta  su interpretación?

4)    ¿Cómo deben ser los Nombres de estas cuentas?

5)    ¿Cómo deben ser los registros?

6)    ¿Cuáles serán los usos de las cuentas de orden?

7)    ¿Qué ejemplos puedes dar para estas cuentas?

8)    ¿Cuál  es la presentación en el Estado de Posición Financiera?

9)    ¿En que consiste el registro cruzado de estas cuentas?

10)   ¿Cuál es la diferencia con las cuentas de balance?

 

 

2.  DOCUMENTOS DESCONTADOS O ENDOSADOS.

 

2.1  INTRODUCCIÓN.

El Tema se refiere a una práctica comercial para obtener, de una manera fácil y rápida, efectivo para capital de trabajo, cumplir algún compromiso de pago de un préstamo o pagar oportunamente a un proveedor. Esta situación se presenta en los negocios o empresas en las cuales se otorgan créditos a largo plazo y se tienen que pagar a corto plazo;  ya sean los gastos de operación, las mercancías, o las materias primas; y hay un desequilibrio en el capital de trabajo, porque con esas prácticas  se agota el dinero y hay que recurrir a los créditos para obtener fondos.

 

El Contador Público Alejandro Prieto en su libro “Contabilidad Superior”, describe el descuento de documentos como “La operación de descuento consiste en cobrar un préstamo antes de su vencimiento, aceptando una pérdida o descuento en favor del deudor o cesionario de los documentos que lo amparan”.

 

Prieto Afirma que esta operación tiene cierta semejanza con la obtención de un préstamo; sin embargo, dice que debe recordarse que en el descuento se cede el derecho a cobrar una cantidad; pero que no se obtiene mediante la creación de un pasivo real, como es el caso de los préstamos, aunque se crea un pasivo de contingencia, ya que la obligación de pagar el documento no se pierde, pues si el obligado principal no cumpliera con el compromiso de pagar el documento endosado, el beneficiario del documento lo debe de cubrir, independientemente de los trámites que posteriormente deba hacer para recuperar su importe del girado. Cuando el beneficiario paga el documento que endosó, se cancela el pasivo de contingencia y se convierte de nuevo en un documento por cobrar.

En la práctica es frecuente la operación de descuento cuando se trata de comerciantes e industriales, en cuyas operaciones se suponen compras a contado y ventas a crédito, a corto y a largo plazo. Esta situación genera desequilibrios en los capitales de trabajo, obligando al hombre de negocios a descontar las cuentas por cobrar, cediéndolas, con pérdida, a un tercero que puede ser el banco o un prestamista, el cual le anticipa el importe, y así, le permite liquidar oportunamente los créditos contraídos.

 

Debemos tomar en cuenta que cuando se endosa un documento para su descuento, es necesario endosarlo, creándose un pasivo de contingencia que se extingue cuando el girado liquida el documento.

 

El punto d