Universidad Abierta

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PROCEDIMIENTOS DE DIARIO Y CAJA (ANTECEDENTES APLICADOS AL CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA CON ACTIVIDADES EMPRESARIALES)

MARIO CESAR NÚÑEZ JIMÉNEZ

PROLOGO.

Me es muy grato pensar que el contenido del presente trabajo de investigación, puede representar un gran apoyo para todos aquellos que piensan que la capacitación y el estudio son base fundamental para la sobrevivencia profesional de nuestros tiempos.

Tanto estudiantes como profesionales y quienes desean actualizar e incrementar sus conocimientos, encontraran en este trabajo, una accesible fuente de estudio, consulta y aplicación practica; por el lenguaje técnicamente sencillo y desarrollo consecuente.

CONTENIDO.

CAPITULO 1

Procedimientos de Diario y Caja

Antecedentes

Clasificación de las Empresas

Formas de aplicación de Diario y Caja

Operaciones de Bancos

Cuentas de Caja y Bancos fusionadas

Cuentas de Caja y Bancos separadas

Ventajas

CAPITULO 2

El Catalogo de Cuentas y su estructura

Concepto

Principios

Objetivos

Elementos

CAPITULO 3

Efectivo en Caja y Bancos

Concepto y contenido

Principios de Contabilidad

Objetivos

Control Interno

Procedimientos

CAPITULO 4

Guía de Contabilización

Fondo Fijo de Caja

Sugerencia de control Interno

Caja y Bancos

Sugerencias de Control Interno

CAPITULO 5

Control Interno de Caja y Bancos

Concepto

Caja

Bancos

Principios

Objetivos

Control para cada origen de entradas

Deposito integro en instituciones de crédito

Creación de un Fondo Fijo de Caja Chica

Pagos por medio de cheques nominativos

Conciliación periódica de cuentas de cheques

Formas de Conciliación Bancaria

Cortes y Arqueos de caja periódicos

Afianzamiento del personal

INTRODUCCION.

El sencillo contenido del presente trabajo de investigación, pretende tener como objetivos el estudio, conocimiento, revisión y evaluación del sistema de control interno contable, y administrativo de una empresa, aplicado especialmente al manejo de Caja y Bancos, que servirá de herramienta profesional a funcionarios, directivos, auditores internos, externos y empresarios; ayudará a lograr el mejor desempeño de sus funciones y a tomar mejores decisiones en un entorno de globalización económica.

El presente trabajo de investigación se ha dividido en tres partes: la primera y segunda encauzan a la investigación, estudio y conocimiento teórico; la tercera enfoca a la revisión detallada y practica del control interno en base a estrategias de aplicación en los conceptos de CAJA Y BANCOS.

CAPITULO 1. PROCEDIMIENTOS DE DIARIO Y CAJA

ANTECEDENTES.

Los procedimientos de DIARIO y CAJA, simplifican parte del sistema contable implantado en una empresa con actividades empresariales, obteniendo así gran ahorro de tiempo y una considerable distribución del trabajo.

En la distribución de trabajo, se considera que el diario de caja es en donde registramos todos aquellos ingresos y egresos de dinero efectivo, tales como ingresos por ventas, intereses, comisiones, prestamos etc., y egresos como renta, luz, teléfono, sueldos etc., y en contraste el registro de diario es en donde registramos todos aquellos movimientos que no reflejan ningún movimiento en dinero efectivo, tales como compras o ventas a crédito o garantizadas mediante algún documento mercantil.

CLASIFICACION DE LAS OPERACIONES.

Operaciones simples: Son todas aquellas operaciones que únicamente se registran en un diario y como ejemplo están las ventas al contado riguroso.

Operaciones compuestas: Son todas aquellas operaciones que tienen registros o afectaciones en diario de caja como en operaciones diversas y como ejemplo están las compras en las que existe una parte pago en efectivo y la diferencia a crédito.

FORMAS DE APLICACIÓN DE DIARIO DE CAJA

1. Caja corrida. Es un procedimiento que puede implantarse en todas aquellas empresas con poca capacidad económica, puesto que no tienen presupuesto para la contratación de un cajero que maneje conceptos básicos de contabilidad; en este procedimiento, se deben ir registrando las operaciones en el orden en que se vayan presentando, considerando los datos de los documentos fuente como son; Facturas, notas de remisión, notas de venta etc. siendo en este, el contador quien afecte las cuentas contables de su registro.

2. Caja Distribuida. Es un procedimiento que puede implantase en todas aquellas empresas con capacidad económica para poder asignar presupuesto en la contratación de un cajero con conocimientos básicos de contabilidad, pero que las operaciones de la empresa no sean demasiado grandes; este procedimiento tiene mucha semejanza con el procedimiento de caja corrida, con la diferencia de que en el procedimiento de caja distribuida, el cajero al registrar las operaciones en el orden en que se vayan presentando, el cajero tiene que ir afectando las cuantas contables en lugar del contador de la empresa.

3. Caja tabular. Es un procedimiento que puede implantarse en todas aquellas empresas con capacidad económica para poder asignar presupuesto en la contratación de un cajero con conocimientos de contabilidad y que las operaciones de la empresa son de cierta importancia, considerando que en el momento de registrar las operaciones en el orden en que se vayan presentando, el cajero afecta las cuentas contables de cada movimiento, para que posteriormente sean revisadas por el contador general de la empresa.

OPERACIONES DE BANCOS.

Son todas aquellas operaciones que deben registrarse en diario de caja y que son; depósitos en cuentas de cheques, pagos realizados o efectuados con cheques, los intereses pagados por el banco y las comisiones cobradas por el banco.

CUENTAS DE CAJA Y BANCOS FUSIONADAS.

Es el procedimiento apropiado para registrar tanto operaciones de caja como las de bancos en una cuenta de Mayor denominada CAJA y BANCOS.

CUENTAS DE CAJA Y BANCOS SEPARADAS.

Es el procedimiento indicado para poder separar operaciones, y consiste en registrar las operaciones que producen entradas o salidas de caja, por separado de las que originan ingresos o egresos de bancos.

VENTAJAS:

1. Se pueden registrar en el diario de caja, sin dificultad alguna los depósitos de dinero efectivo y los cheques que se expidan para reabastecer la caja.

2. Los movimientos y las existencias de las cuentas de caja y bancos se controlan por separado, lo cual permite descubrir oportunamente errores o faltantes.

CAPITULO 2. EL CATALOGO DE CUENTAS Y SU ESTRUCTURA.

CONCEPTO.

Relación del rubro de las cuentas de activo, pasivo, capital, costos, resultados y de orden, agrupados de conformidad con un esquema de clasificación estructuralmente adaptado a las necesidades de una empresa determinada, para el registro de sus operaciones.

PRINCIPIOS.

1º. La clasificación debe estar bien fundada.

2º. En la clasificación se procederá de lo general a lo particular.

3º. El orden del rubro de las cuentas debe ser el mismo que tienen los estados Financieros.

4º. Los rubros o títulos de las cuentas deben sugerir la base de Clasificación.

5º. Debe preverse una futura expansión.

Al proyectarse un catalogo de cuentas, deben tomarse en consideración todos los aspectos posibles de información que llegaran a necesitarse y planear el rubro de las cuentas de modo que todos esos aspectos se obtengan sin dificultad, directamente de los mismos títulos o cuando menos con un mínimo de análisis.

El esquema de clasificación debe ser proyectado de tal manera que cualquier nueva cuenta que no se haya incluido en el plan original pueda ser incorporada al mismo y, en cambio, pueda ser retirada cualquier cuenta obsoleta que ya no se necesite, todo ello sin alterar el orden general. Ahora bien, haciendo lo anterior, el catalogo de cuentas nunca se convierte en anticuado u obsoleto, pues tan pronto como ocurre algo que demanda un cambio en el mismo, este puede hacerse sin dificultad.

OBJETIVOS.

• Registro y clasificación de operaciones similares en cuentas especificas.
• Facilitar la preparación de estados financieros.
• Facilitar la actividad del contador general, de costos, auditor, etc.
• Servir de instrumento en la salvaguarda de los bienes de la empresa.
• Promover la eficiencia de las operaciones y la adhesión de la política administrativa prescrita.

ELEMENTOS.

Dos son los elementos que integran el contenido de un catalogo de cuentas:

• El numérico. Es empleado como símbolo, clave, etc. Mismo que puede formarse por números, letras etc.
• El descriptivo. Esta formado por el rubro, título, membrete o denominación de las diferentes cuentas de la empresa.

CAPITULO 3. EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS.

CONCEPTO Y CONTENIDO.

Se entiende por efectivo los activos representados por moneda de curso corriente de los que se puede disponer en cualquier momento bien porque se tienen físicamente ( Saldo en caja) o bien porque se encuentran depositados en una institución de crédito contra la que puede girar por medio de cheques ( saldo en bancos).

Los movimientos más importantes de estas cuentas son por entradas de dinero o depósitos ( cargos) y por salidas o cheques expedidos ( créditos). Su saldo representa la cantidad de pesos y centavos de que dispone y se presenta en el balance al principio del activo circulante.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD.

Cuando el saldo de efectivo incluya monedas extranjeras, estas deben valuarse al tipo de cambio técnico o de mercado, el mayor, en vigor a la fecha de los estados financieros.

OBJETIVOS.

1. Existencia física. Verificar que realmente existe el dinero por el saldo que muestra la cuenta.

2. Disponibilidad. Cerciorarse de que no existen restricciones que impidan hacer uso libre de los efectivos ( por ejemplo en el caso de fondos creados para pensiones, ahorro de los trabajadores, etc.).

3. Valuación. En el caso de existencias en monedas extranjeras, verificar que estas fueron valuadas al tipo de cambio oficial vigente en la fecha de cierre.

CONTROL INTERNO.

Los principales aspectos del control interno relativos al manejo de los efectivos, cuyo cumplimiento debe vigilarse, son:

• Separación de labores. Deben ser personas diferentes las que controlen los efectivos, expidan cheques, operen auxiliares y registros y efectúen conciliaciones.
• Fianzas. El personal que maneja los fondos y cuentas bancarias debe estar afianzado para garantizar su manejo.
• Fondos fijos. Deben establecerse para canalizar a través de ellos los movimientos menores.
• Firmas mancomunadas. En el caso de las cuentas bancarias los cheques deben expedirse con dos firmas ( y siempre nominativos).
• Firmas autorizadas. Las firmas autorizadas para expedir cheques deben ser designadas por el consejo de administración o la dirección.
• Limites de pago. Debe existir limite en las firmas autorizadas para hacer pago.
• Depósitos diarios. Las cobranzas y otros ingresos deben depositarse al día siguiente.
• Arqueos periódicos y conciliaciones regulares. Los fondos fijos deben recontarse periódicamente cuidando aspectos legales e internos de los comprobantes; las cuentas bancarias deben conciliarse regularmente y las partidas de conciliación aclararse plenamente. Estos trabajos deben hacerse, obviamente, por personas diferentes de quienes manejan los fondos.

PROCEDIMIENTOS.

Aplicables a la revisión de caja:

Arqueo.

Es el principal movimiento aplicable al examen de los efectivos y consiste en efectuar un recuento físico de los mismos.

Al llevar a cabo un arqueo deben tenerse en cuenta las siguientes recomendaciones:

a) Cuando existan varios fondos u otra clase de valores de fácil realización ( incluso las cobranzas del día) es conveniente establecer un control simultaneo de todos ellos, bien arqueándolos al mismo tiempo o bien sucesivamente suspendiendo las operaciones de los que se vayan revisando.

b) En todos los casos debe solicitarse la presencia de un funcionario que ratifique la actuación del auditor y atienda las aclaraciones a las dudas que surjan durante el arqueo.

c) Debe conocerse el importe a arquear que muestran los registros para compararlo con lo contado y pedir aclaraciones en el momento mismo del arqueo, cuando sean necesarias.

d) Al concluir el arqueo debe exigirse la firma al responsable del fondo para que quede constancia plena de que la cantidad contada le fue devuelta a su entera conformidad.

Normalmente los fondos incluyen vales, recibos, facturas y otros comprobantes de erogaciones realizadas pendientes de reembolso y, que por lo mismo, se consideran parte del fondo. En estos casos, el auditor debe tener cuidado de cerciorarse de la autenticidad de dichos comprobantes, vigilando: que sean de fecha reciente; que estén debidamente autorizados para su pago; que sean por importes razonables al fondo y que su pago esté definido en los objetos del fondo relativo ( es decir, que el fondo se haya creado para hacer esos pagos). En estricta teoría un fondo de efectivo solo debe estar constituido por dinero, por ello, se debe vigilar que todos estos comprobantes queden debidamente reembolsados al cierre del ejercicio que se examina, pues en caso contrario deberá proponerse el ajuste relativo para mostrar como efectivo en caja y bancos solo lo que sea realmente efectivo.

En el caso de que en el arqueo se determine diferencia entre lo contado físicamente y el saldo según libros, está debe hacerse del conocimiento inmediato del funcionario y en conjunto proceder a su aclaración; la importancia de la diferencia es determinante en la actitud que debe asumir el Auditor, en todo caso debe informarse a la dirección, así como las aplicaciones relativas recibidas.

Aplicables a la revisión de bancos:

II. Confirmación Bancaria.

Consiste en enviar una carta al banco donde manejan la cuenta bancaria, solicitándole que informe del saldo que aparezca en la cuenta de cheques a nombre de la empresa; si se considera necesario se le solicitan además estados de cuenta y otros saldos que aparezcan a favor o a cargo de la empresa por cualquier otra operación efectuada entre ambos ( esto, para verificar alguna otra partida de activo o pasivo que tuviera conexión con la institución).

Para cumplir con este procedimiento el Instituto Mexicano de Contadores Públicos y la Asociación de Banqueros de México, aprobaron en común una forma de solicitud de datos que es la que reconocen las instituciones de crédito y que por lo mismo resulta muy conveniente utilizar. Esta carta-solicitud la envía la compañía y la respuesta del Banco debe ser recibida directamente por el Auditor.

El saldo confirmado por el banco se compara con el que muestran los registros de la empresa y si no coincide se aplica el procedimiento siguiente:

III. Conciliación de Saldos.

Consiste en determinar y analizar las partidas que establecen la diferencia entre el saldo en bancos según la empresa y el saldo que muestra el estado de cuenta bancario.

Generalmente los datos no coinciden por:

• Diferencias en las fechas de contabilización ( depósitos y cheques en transito).
• Por desconocimiento por parte de la empresa de movimientos operados por el banco (cheques depositados no pagados, cargos por manejo, por cobranza, comisiones, intereses, etc.).
• Por movimientos erróneos.

En los dos últimos casos procede la investigación y ajuste para establecer las partidas de conciliación correctas; en cualquier caso las partidas de conciliación se verifican estudiando el movimiento que muestran los estados de cuenta bancarios posteriores ( que estén operados los depósitos o cobrados los cheques pendientes) o bien recurriendo a la documentación original en la póliza de registro de la partida (fichas de deposito, copias de cheques y facturas anexas, etc.).

IV. Estudio y análisis de Movimientos.

Este procedimiento se debe aplicar simultáneamente a las cuentas de caja y bancos y consiste en seleccionar un periodo cualquiera y revisar los movimientos registrados con el fin de determinar sin son normales y se encuentran debidamente amparados. Por apreciación general en el auxiliar se pueden detectar las fechas en que los movimientos resulten extraordinarios y sobre estos puede extenderse el análisis para tener la certeza de que el movimiento general registrado en la cuenta es el normal. Las partidas que no parezcan corresponder a operaciones normales deben revisarse exhaustivamente.

V. Corte de Ingresos y Egresos.

Por este procedimiento se determinan claramente los últimos ingresos según recibos de caja, reportes de cobradores, fichas de deposito, etc. Y los últimos pagos según talonarios de chequeras, notas de caja etc. Para concluir si el ejercicio examinado incluye las operaciones que justamente le correspondan y no se están registrando en periodos diferentes de los de su recepción o pago real.

CAPITULO 4. GUIA DE CONTABILIZACION.

1101 FONDO FIJO DE CAJA.

Saldo: Deudor, representa el importe del fondo en efectivo, en comprobantes o la suma de ambos a una fecha dada, en poder de algún empleado funcionario de la entidad.

Guía de Contabilización.

• Operación (1): Constitución del fondo fijo de caja.

Asiento contable:

Cargo: Fondo fijo de caja

Abono: Caja y bancos

• Operación (2): Reembolso de fondo fijo de caja.

Asiento contable:

Cargo: Diversas cuentas de gastos

Abono: Caja y bancos

• Operación (3) Incremento del fondo fijo.

Documento interno emitido o autorizado por un funcionario de alto nivel en la organización en el que consigne la aprobación para que se incremente el fondo fijo de Caja.

Asiento contable:

Cargo: Fondo fijo de caja

Abono: Caja y bancos

• Operación (4) Disminución del fono fijo de caja.

Documento fuente: Documento interno que consigne la conveniencia de disminuir el monto del fondo fijo de caja.

Asiento contable:

Cargo: Caja y bancos

Abono: Fondo fijo de caja

• Operación (5): Cancelación del fondo fijo.

Documento fuente: Documento interno emitido o autorizado por un funcionario de alto nivel en la organización en el que consigna la instrucción de cancelar un fondo fijo de caja.

Asiento contable:

Cargo: Caja y bancos ( Remanente)

Abono: Fondo fijo de caja.

SUGERENCIAS DE CONTROL INTERNO.

• Deberá adoptarse la política de afianzar a todos aquellos empleados que manejen fondos.
• Separar las funciones de custodia y manejo del fondo de las de autorización de pagos y registros contables.
• Para la entrega de efectivo deberá existir la autorización previa de un funcionario responsable y la adecuada comprobación de las erogaciones correspondientes.
• Adoptar la política de establecer un máximo para pagos individuales.
• Los comprobantes se deberán cancelar con el sello fechador de pagado en el momento de efectuar el pago.
• Los cheques de reembolsos deberán ser expedidos a favor de la persona encargada del fondo fijo de caja.
• Prohibir usar los fondos de caja chica para cambiar cheques de funcionarios, empleados, clientes o proveedores.
• Codificar los comprobantes e identificar mediante nombre y firma al responsable que efectúo el gasto.
• El procedimiento para la reposición del fondo deberá ser lo suficientemente ágil para evitar exceso de fondos ociosos o falta de efectivo para cubrir una emergencia.
• En los casos de anticipos para gastos con dinero del fondo fijo, se deberá precisar el tiempo en que se efectúe tal gasto, pasado el cual si éste no ha sido realizado solicitar inmediatamente la devolución del dinero.
• Efectuar arqueos periódicos sobre base sorpresiva cuidando y controlando que no se mezcle o se disponga de efectivo de otros fondos o de los ingresos entrantes, para evitar que se cubran faltantes.
• Antes de pagar cualquier comprobante, debe hacerse una revisión sobre el cumplimiento de requisitos fiscales y administrativos correspondientes.
• La suma de todos los fondos fijos asignados será siempre igual al saldo de la cuenta de mayor.

1102 CAJA Y BANCOS

Saldo: Deudor, representa la existencia de efectivo en caja y en instituciones de crédito, propiedad o a favor de la entidad, a una fecha determinada.

Guía de contabilización.

• Operación (1): Ingresos a caja y bancos

Documento fuente: Comprobantes que soportan la elaboración de una póliza de ingresos, documento base para la contabilización de los ingresos.

Asiento contable:

Cargo: Caja y bancos

Abono: En función de la naturaleza del ingreso

• Operación (2): Egresos de caja y bancos.

Documento fuente: Comprobantes que soportan la elaboración de una póliza de egresos, documento base para la contabilización del egreso.

Asiento contable:

Cargo: En función de la naturaleza del egreso

Abono: Caja y bancos

SUGERENCIAS DE CONTROL INTERNO.

• Verificar mensualmente que la suma de los saldos en registros auxiliares sea igual al saldo de la cuenta de mayor.
• Establecer la política de que todos los cheques que se expidan se hagan nominativamente; asimismo, que se fije un importe mínimo para efectuar pagos por medio de estos.
• Deberá responsabilizarse a una persona para el manejo de las cuentas de cheques.
• Por ningún motivo se deberán jinetear ingresos (disponer de los ingresos entrantes para efectuar gastos); es decir, se deberán depositar intactos.
• Cada cheque que se expida deberá estar soportado con la documentación correspondiente debidamente requisitada (previa revisión y autorización), y la póliza de egresos.
• Elaborar programas de flujo de efectivo para prever oportunamente tanto la inversión de sobrantes de dinero, como la obtención de créditos para cubrir necesidades de liquidez.
• Establecer políticas para cancelar a un tiempo determinado aquellos cheques en tránsito que no han sido cobrados.
• Adoptar la política de afianzar a todos aquellos empleados que manejan fondos.
• Archivar en lugar seguro y apropiado todos los comprobantes que soportan tanto los ingresos como los egresos.
• Que la firma para la expedición de cheques se haga en forma mancomunada.
• No mezclar las entradas de dinero con los fondos fijos de caja.
• Conciliar mensualmente los estados de cuenta bancarios con el control matriz de las chequeras y los registros contables.
• Las partidas de conciliación deberán ser investigadas y, en su caso, ajustadas por personal independiente al manejo y custodia de fondos y chequeras.
• Las cuentas de cheques que se manejen deberán registrarse a nombre de la entidad.
• Registrar las transferencias bancarias que se efectúen entre bancos y cuentas de un mismo banco.
• Prohibir la practica de firmar cheques en blanco.
• Deberán ser apropiadas las instalaciones del área de caja.
• Mantener en un lugar seguro copia de las tarjetas donde aparecen las firmas autorizadas para expedir cheques.
• Mantener en un lugar seguro y apropiado (caja fuerte de ser posible) los talonarios de cheques por usar.
• Mantener permanentemente actualizado, en el banco y en las oficinas de la entidad, el registro de autorización de firmas para expedir cheques.
• Adherir a los talonarios los cheques originales cancelados.
• Para efectos de formulación de estados financieros, los cortes de ingresos y egresos deben ser adecuados al cierre de las operaciones.
• Efectuar arqueos periódicos y sobre base sorpresiva cuidando y controlando que no se mezclen los ingresos y otro tipo de fondos existentes para evitar que se cubran faltantes.
• Hacer un vigoroso control sobre los cheques devueltos a fin de evitar que vayan a cubrir faltantes en caja.
• Las monedas extranjeras propiedad de la entidad tendrán que ser valuadas para efectos de balance general, a precio de cotización a la fecha del referido.
• Partiendo del principio de evitar funciones que son incompatibles, en virtud de que la conjugación de determinadas actividades puede dar lugar a fraudes o malos manejos, evitar que aquellas personas que manejan ingresos (caja, ingresos por correo, cobradores etc.) antes de su registro inicial; o aquellas que manejan estos ingresos después de su registro inicial ( preparan el registro de ingresos, preparan depósitos, realizan o envían depósitos, etc.); o bien que mantengan cheques ya firmados o tengan a su cargo facsímil para firma de cheques no intervengan en las siguientes labores:

a) Manejen los auxiliares y registros relacionados con las cuentas por cobrar;

b) Manejen los registros iniciales de ventas;

c) Manejen los documentos base para facturar;

d) Manejen y autoricen notas de crédito y documentación soporte;

e) Aprueben las rebajas y devoluciones sobre ventas;

f) Manejen registros iniciales de rebajas y devoluciones sobre ventas;

g) Manejen y aprueben los registros iniciales de compras;

h) Manejen y preparen documentación base para soportar un egreso;

i) Aprueben los registros iniciales de egresos;

j) Preparen, sumen, comprueben y autoricen los registros en el diario general;

k) Intervengan en el registro final, o sea el libro mayor.

• La contabilización de los ingresos debe efectuarse lo mas pronto posible, lo ideal es que sea diariamente.
• Los controles de operaciones de ingresos deben estar orientados hacia el asegurar que se cobren las mercancías entregadas o los servicios rendidos; por ejemplo, las notas de remisión o facturas primeramente deben ser cobradas, y con la constancia impresa en ellas por maquina registradora o sello de pagado, proceder a entregar la mercancía.
• Asegurarse que las contrapartidas de ingresos se contabilicen adecuada y oportunamente.
• Se debe pensar siempre en buenos custodios que salvaguarden físicamente el dinero en operación; por ejemplo bóvedas, caja fuerte, cajas registradoras, etc. El acceso a estos custodios debe estar limitado y perfectamente identificado.
• Debe procurarse siempre mantener los niveles mínimos posibles de dinero en operación.
• Las actividades de ingresos y egresos deben estar separadas tanto como sea posible.
• Preparar un reporte diario de saldos en cuentas de cheques, confrontar contra libros estos saldos.
• Todo ingreso o egreso debe estar soportado por un documento que permita conocer su origen y autorización.
• Evaluar la posibilidad de contratar una póliza de seguro por resguardo de efectivo.

CAPITULO 5. CONTROL INTERNO DE CAJA Y BANCOS.

CONCEPTO.

Plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener información segura, salvaguardar el efectivo en caja y bancos, así como fomentar la eficiencia de operaciones y adhesión a la política administrativa de cualquier empresa.

CAJA.

Conjunto de medios legales de pago, representados por dinero, giros postales, telegráficos, etc., de disposición libre e inmediata.

BANCOS.

Conjunto de medios legales de pago, sustitutos del dinero, representado por saldos disponibles en cuentas de cheques o depósitos a la vista que se convierten en dinero a su presentación.

PRINCIPIOS.

• Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de caja y bancos.
• En cada operación de caja y bancos, deben intervenir cuando menos dos personas.
• Ninguna persona que interviene en caja y bancos, debe tener acceso a los registros contables que controlen su actividad.
• El trabajo de empleados de caja y bancos será de complemento y no de revisión.
• La función de registro de operaciones de caja y bancos será exclusiva del departamento de contabilidad.

OBJETIVOS.

a) Prevenir fraudes de caja y bancos.

b) Descubrir robos y malversaciones de caja y bancos.

c) Obtener información administrativa, contable y financiera confiable de caja y bancos.

d) Localizar errores de caja y bancos.

e) Proteger y salvaguardar el efectivo en caja y bancos.

f) Promover la eficiencia del personal de caja y bancos.

g) Detectar desperdicios y filtraciones de caja y bancos.

CONTROL PARA CADA ORIGEN DE ENTRADAS A CAJA Y BANCOS.<