Universidad Abierta
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LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA EMPRESARIAL
IMPORTANCIA DE LA FUNCIÓN FINANCIERA
OSWALDO MARTÍNEZ MONROY
CONTENIDO.
LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA EMPRESARIAL
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INTRODUCCIÓN.
La Administración Financiera Empresarial nos brinda
una idea general de las bases que se requieren para una buena administración de
una empresa, y es por eso que la función financiera es indispensable.
La importancia de la función financiera dentro del
ámbito empresarial ha ido creciendo en los últimos años, debido en gran parte a
la globalización, así como a los estudios que han revelado y comprobado que al
aplicar correctamente dicha función se observa una optimización en las empresas
que la aplican.
La apropiada utilización de la función financiera
dentro de una empresa, conjuntamente con el buen funcionamiento de las áreas,
contribuye de manera importante a la maximización de utilidades y, por
consiguiente, a una mejor situación financiera.
El presente tema comprende la importancia de la
función financiera y los objetivos que esta persigue, así como las formas y
opciones que se presentan para invertir, para financiarse y finalmente para el
manejo de las utilidades. Esto con la finalidad de presentar la mayor información posible, para un optimo
entendimiento y mejor comprensión.
Con vistas a un nuevo milenio y ante la apertura comercial
a la que, durante los últimos años el país se ha enfrentado se debe lograr una
aceptación y utilización de la función financiera, que se lograra mediante su
buen conocimiento, para poder lograr un crecimiento vigoroso que fortalezca no
solo a la empresa, sino también al ejecutivo de finanzas (y sus colaterales) y
mantener dicho crecimiento.
La elaboración de presente trabajo es solo un primer
paso, su aplicación requiere utilizar las herramientas y conocimientos
adquiridos durante la carrera, así como los en ella descritos.
Espero que el presente trabajo sea de utilidad no
únicamente para quien lo realizo, sino también para quien lo consulte.
LA ADMINISTRACION FINANCIERA EMPRESARIAL.
FINANZAS.
Se dice que las finanzas son hechos, principios y teoría
relacionadas con la búsqueda y la utilización del dinero por individuos,
negocios y gobiernos.
Las finanzas también abarcan el estudio de mercados
financieros e instituciones, y las actividades de los gobiernos, con énfasis en
aquellos aspectos relacionados con decisiones financieras de individuos y
compañía. Las instituciones financieras, así como los gobiernos tienen
problemas financieros comparables a los de los individuos y empresas.
Conjuntando conceptos finanzas es la planeación de
los recursos económicos en las empresas para definir y determinar cuales son
las fuentes de dinero más convenientes (baratas), para que dichos recursos sean
aplicados en forma correcta, y así poder hacer frente a todos los compromisos
económicos presentes y futuros, ciertos e imprevistos, que tenga la empresa,
reduciendo riesgos e incrementando la rentabilidad (utilidades) de la empresa.
EVOLUCIÓN DE LAS FINANZAS.
Las finanzas fueron consideradas por mucho tiempo
como parte de la economía, surgieron como un campo de estudios independiente a
principios de siglo. En su origen se relacionaron solamente con los documentos,
instituciones y aspectos de procedimiento de los mercados de capital. Los datos
contables y los registros financieros no eran como los actualmente utilizados
ni existían reglamentaciones que hicieran necesaria la información financiera,
aunque iba en aumento el interés en la promoción, las consolidaciones y
fusiones.
A principios de siglo las innovaciones tecnológicas
provocaron la necesidad de mayores fondos, impulsando con ello el estudio de
las finanzas para aumentar la liquidez y el financiamiento de las empresas.
A partir de la década de 1950, sistemas complejos de
información comenzaron a brindar a los encargados de las finanzas información
sobre la cual tomar las decisiones mas adecuadas. Se pudieron aplicar a los
problemas financieros herramientas analíticas poderosas. Encontraron amplio uso
las técnicas de investigación de operaciones y de decisiones, haciendo análisis
financieros más disciplinados y, por lo tanto más provechosos. La era
electrónica afecto profundamente los medios y el mismo funcionamiento que
utilizan las empresas para realizar sus operaciones bancarias, pagar sus
cuentas, realizar cobranza y traspasar efectivo.
Para los años sesentas se dio la evolución del
concepto de control financiero y la explosión de la información, la propiedad
de las acciones corporativas se amplía, se da una mayor regulación
gubernamental y el crecimiento en el crédito comercial y de consumidores se presenta
considerablemente.
En la década de los sesentas la espiral
inflacionaria, incluyendo tasas de interés altas y volátiles se acrecientan,
además del abandono de las tasas de cambio fijas, la recesión económica
mundial, el crecimiento de los mercados globales, así como un creciente énfasis
en inversiones extranjeras y exportaciones, mayor énfasis en control interno.
Para los años ochentas la competencia global se dio
más recia, resultando en presiones por utilidades más severas. La era
electrónica, abre la puerta a planeación financiera más especializada, control,
productividad de oficinas y reducidas cantidades de personal administrativo. Se
presento también una fuerte ola de fusiones y adquisiciones y la consecuente
necesidad de estrategias financieras tanto ofensivas como defensivas.
En la actualidad los avances intelectuales en la
valuación de las empresas en un mundo donde la incertidumbre prevalece se han
hecho presentes.
La información sobre la economía nacional como
internacional permite obtener una mejor comprensión del comportamiento que en
el mercado tienen los títulos y valores financieros. Se presenta gran atención
a los indicadores financieros, mediante los cuales personas ajenas a la empresa
interpreten las acciones de la administración sobre la base de la información
que contienen.
Las finanzas han evolucionado del estudio descriptivo
que eran antes, ahora incluyen análisis rigurosos de estados financieros y
teorías normativas que dan gran importancia a la toma de decisiones dentro de
la empresa.
Existen finanzas publicas y privadas y la diferencia
entre estas consiste, en que las primeras son aplicadas por los gobiernos y las
segundas por particulares. Dentro del marco de las finanzas públicas se
encuentran los siguientes ingresos: impuestos y contribuciones, derechos y
aprovechamientos, empréstitos, beneficios, multas y sanciones, ventas de
activos e ingresos transitorios.
Asimismo, dentro de los egresos y gastos gubernamentales, se engloban
los siguientes: gastos derivados de la actividad administrativa; gastos
derivados de la producción de bienes y servicios del estado, y gastos
extraordinarios. En México los gastos
gubernamentales se distribuyen en federales, estatales, y municipales.
CAMPO DE LAS FINANZAS.
Este es muy extenso, ya que a través del tiempo se ha
ido ampliando debido a las cambiantes
necesidades de las empresas.
Aunque la decisión financiera interviene solo
parcialmente, los inventarios constituyen el renglón critico de negociación
entre tres funciones de la empresa porque:
- Producción
busca constituir el mayor inventario posible compuesto del menor numero
posible de tipos de artículos. La
producción mientras mayor, es más eficiente y los costos se minimizan
mientras menos cambios ocurran en las especificaciones de los productos.
- Comercialización
busca el mayor inventario posible, compuesto por la mayor variedad posible
de diseños, tamaños, colores, etc. Esta área se encuentra más segura de
servir eficazmente a sus clientes mientras mayor y más diverso es el volumen de los productos con los que cuenta.
- Finanzas
busca la menor inversión posible en el inventario ya que el rendimiento se
puede optimizar si la inversión se minimiza.
Dentro del campo de las finanzas también el entorno
económico tiene una relevante importancia ya que debe ser estudiado y analizado
por el administrador financiero.
Los aspectos respecto a la formulación de políticas crediticias (con bancos, proveedores y acreedores, a corto y largo plazo, etc.) de venta, de compra, de inversión o reinversión de utilidades y dividendos, de financiamiento, etc. envuelven también al administrador financiero, así como la elaboración de presupuestos.
La planeación y presupuestación así como la valuación
y control de proyectos financieros también están dentro del campo de las
finanzas.
Las funciones especificas de las finanzas son:
- Adquisición
y custodia de los fondos
- Adquisición
del efectivo
- Relaciones
comerciales con bancos comerciales y de inversión.
- Preparación
de reportes sobre la posición diaria del efectivo de la empresa y del
capital de trabajo.
- Formulación
de los presupuestos de efectivo
- Responsabilizarse
de la administración del crédito de los seguros
- Análisis
y proyección de estados financieros.
- Análisis
de inversiones
- Provisión
de financiamiento
Como puede verse en la actualidad en todo organismo social es necesario e indispensable el contar con un departamento y/o persona para el área de finanzas, ya que juegan un papel importante para que se pueda mantener, crecer y sobre todo para que pueda obtener los máximos rendimientos posibles, que serán alcanzados mediante la utilización de métodos, procedimientos, cálculos y controles ejecutados por el administrador financiero en correlación con su equipo de trabajo y los demás departamentos de una compañía.
EMPRESA.
Se entiende como empresa a una entidad independiente
compuesta por personas capacitadas para efectuar convenios legales, que
permiten realizar funciones comerciales que van desde la compra de materiales y
maquinaria, hasta la fabricación de un producto y su distribución y venta a los
consumidores. Mientras más grande es la empresa tiene una organización más
compleja, con muchas relaciones internas
entre quienes la administran y muy diversas relaciones externas entre
ella y sus proveedores, clientes y competidores.
En otros términos, es una entidad legal con cierta
forma de organización cuyos funcionarios deciden en que se debe invertir y como
se van a financiar las inversiones con el fin de lograr al máximo los objetivos
de utilidad.
Existen diferentes tipos de empresas y organismos
sociales para poder aplicar las
finanzas; las más pequeñas y sencillas son las empresas o negocios familiares que son los
establecimientos más pequeños, donde casi siempre el propietario atiende en
forma directa las operaciones diarias.
Por lo general estas se financian con los ahorros
personales del propietario, con la reinversión de las utilidades de la empresa
y, en menor proporción, con prestamos. Estas empresas no emiten acciones ni
valores, ya que no son mas que una extensión de las actividades personales del
propietario. Todo préstamo se concede al propietario, no a la empresa.
Los negocios individuales deben cumplir con la
reglamentación que el gobierno ha establecido para su operación, incluyendo
permiso de uso de suelo, licencias sanitarias, registro federal de causantes,
etc.
Otro tipo de empresas son las sociedades, que a
diferencia de las empresas pequeñas funcionan con dos o mas socios, la sociedad
se establece mediante una acta constitutiva en donde se incluyen el número y
nombre de los socios, así como su dirección, la denominación o razón social de
la empresa (nombre de la empresa –“Industrias Patito”-), el giro o actividad a
la que habrá de dedicarse, la dirección fiscal, el numero de acciones emitidas
(si las hay), la duración de esta, etc.
Existen diferentes tipos de sociedades, atendiendo a
la ley de sociedades mercantiles su clasificación es:
- Sociedad
en nombre colectivo
- Sociedad
en comandita simple
- Sociedad
de responsabilidad limitada
- Sociedad
anónima
- Sociedad
en comandita por acciones
- Sociedad
cooperativa
- Sociedad
civil
Una de las más comunes y utilizada en México es la Sociedad Anónima. Se puede tomar
también en consideración a otra clasificación dentro de las empresas, ya que
hay publicas (manejadas por el gobierno) y privadas; utilizando y aplicando en
ambas a las finanzas.
La asociación es considerada también en la aplicación de las finanzas, es un convenio que se celebra entre dos o más personas con el fin de operar un negocio lucrativo (o no lucrativo en el caso de las asociaciones civiles). Se organiza mediante procedimientos formales que por lo general comprenden un convenio contractual negociado entre los participantes.
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN.
En un organigrama es más fácil apreciar la estructura
de una organización o empresa, Cada área de responsabilidad esta representada
por un cajón que lleva el nombre del departamento e indica generalmente su
función. Cada área esta unida a una línea que indica quien depende de quien, de
subordinado a superior. Las diversas
funciones se encuentran distribuidas por áreas de intereses semejantes y
dependen de un coordinador o gerente. La autoridad y la responsabilidad fluyen
hacía arriba, recayendo la responsabilidad final por las operaciones diarias de
la empresa en e presidente o gerente general y la responsabilidad final en los
dueños o accionistas. De modo general en el organigrama se pueden ver las
principales áreas funcionales de responsabilidad en que se divide la empresa,
quien es responsable de cada área y los canales de comunicación entre áreas.
Las finanzas dentro de una organización forman parte
de la administración general, a quien dan sugerencia para que sus decisiones
respecto a la obtención y asignación de recursos logren un optimo resultado
desde el punto de vista económico.
Los siguientes aspectos están inmersos en la anterior
declaración:
- Cuando
la administración dicta políticas de ventas, producción, inversión, etc.
el financiero debe evaluar el impacto económico de las mismas, por lo que
debe imbuirse en la problemática total de la empresa para dar soluciones
viables.
- Toda
organización debe saber cuando invertir y en que momento lanzar un nuevo
producto al mercado, esto es necesario para subsistir pues de otra forma
seria superada por la competencia. Desde el punto de vista financiero
puede ser tentador no invertir cuando se están teniendo altas utilidades y
los accionistas se están llevando jugosos dividendos, sin embargo es
necesario pensar en el futuro y el administrador financiero no solo debe
conocer el peligro de no hacerlo, sino pugnar porque la empresa invierta y
no caiga en una inmovilidad que puede tener consecuencias funestas.
- Toda
decisión que implique un desembolso debe ser evaluada financieramente para
detectar si conviene o no tomarla. Por ello el administrador financiero
debe conocer el mercado, técnicas de producción, avances tecnológicos,
etc., pues solo así estará en condiciones de hacer sus evaluaciones y
posteriormente recomendaciones y análisis sobre la conveniencia de un
proyecto.
No siempre será determinante en una decisión el impacto financiero, ya que a veces se persiguen otros fines, por ejemplo: penetración en el mercado para combatir a la competencia, investigación de mercados, desarrollo de nuevos productos, etc. El administrador financiero no debe insistir en desechar un proyecto de esta naturaleza debido a su aparente inconveniencia financiera, debe aceptar que a veces es necesario gastar para mantenerse en el mercado.
La gerencia espera que el administrador financiero
participe en muchas decisiones, es por ello que este debe tener sólidos
conocimientos de todas las áreas operativas que integran la empresa.
El administrador financiero debe proporcionar a todas
las áreas información para la toma de decisiones, así pues su contenido y
destino debe ser cuidadosamente determinado.
FUNCIONES BÁSICAS.
La Tesorería.
En una empresa se deben revisar diariamente el estado
de disponibilidades y de demanda de fondos monetarios, con la máxima atención en
la obtención de los faltantes, las consignaciones, el traslado de recursos, la
cancelación de compromisos para aprovechar los descuentos ofrecidos por los
proveedores y la recuperación oportuna de la cartera. La gerencia financiera a
menudo tiene la tarea de aplicar las técnicas relacionadas con el manejo de
fondos de las aceptaciones bancarias, el factoraje y las cartas de crédito, si
pretende realmente asumir el papel de filtro del quehacer empresarial.
Las empresas
cuentan con tres motivos principales para mantener saldos en efectivo:
- Para sus
transacciones normales.
- Por
motivos de seguridad.
- Por
motivos especulativos.
Para sus transacciones normales.
Se refiere al poder realizar las operaciones normales de la empresa. Para efectos de financiamientos, es importante para una empresa mantener saldos elevados en efectivo ya que para efectos de análisis externo se toma en consideración el nivel de reciprocidad que una empresa otorga respecto de los créditos que recibe.
Motivos de seguridad.
Tratan sobre el pronostico de entradas y salidas de
dinero, si muestra la posibilidad de altas entradas de dinero, entonces el
saldo en efectivo para emergencias y eventualidades podrá ser reducido. Cuando existe la posibilidad de contratar
prestamos rápidos en caso necesario, es otra forma de reducir ese margen de
seguridad de efectivo.
Motivos especulativos.
Estos están relacionados con la posibilidad de
aprovechar oportunidades de negocios y utilidades. En empresas medianas y
pequeñas no es muy común tener este tipo
de disponibilidades.
El manejo del dinero de la empresa requiere un optimo
manejo y la disponibilidad del mismo suficiente para poder aprovechar las
ventajas de lograr descuentos por pronto pago.
Algunos métodos de optimización de los recursos efectivos de una empresa
son los siguientes:
- Sincronización
de flujos. Cuando en una compañía existen divisiones, sucursales o ramas
distintas, que dependen del envío de efectivo de la casa matriz, es
preferible que esta envié
diariamente las necesidades de efectivo de las sucursales, en vez de
hacerlo una vez por semana. Esto debido a que al depositar la suma de
efectivo que se enviaría semanalmente a las sucursales, se deposita, los
intereses generados serán u producto financiero adicional para la empresa.
- Cobranza
de cheques foráneos. Cuando a una empresa se le paga con un cheque
foráneo, se puede perder dinero al transcurrir el tiempo de envío mas el
tiempo de cobranza que el banco necesita, por lo cual se recomienda cobrar
mediante una orden de pago para ser depositada en la cuenta de cheques de
la empresa vendedora, con lo que se ahorra tiempo y dinero, o bien, se
pueden aprovechar las facilidades de la banca electrónica y depositar
directamente en la cuenta de cheques que para el efecto haya abierto la empresa
en las plazas que así lo requieran.
- Dinero
flotante. Es la diferencia entre el saldo mostrado por el banco y el saldo
en las cuentas de la empresa. Calculable al realizarse las conciliaciones
bancarias. Puede tener una función dual: incrementar los saldos bancarios de la empresa,
invertir este flotante por periodos cortos de tiempo en instrumentos de
inversión.
- Reducción
y postergación de erogaciones. La reducción de gastos es sumamente
compleja, debe estar fundamentada en un profundo análisis y estudio de los
gastos y pagos en efectivo de la empresa para poder reducirlos. La
postergación de pagos es también complicada, ya que en ella esta implicada
la calidad de crédito que la compañía goce de sus proveedores.
- Saldos
compensatorios. Estos son los saldos mínimos que el banco exige a sus
clientes cuando se reciben créditos del con el objeto de reducir el costo
nominal de los créditos. Con este la empresa congela el importe del saldo
compensatorio, pudiendo perder otras oportunidades de lucro, o requerir de
otros financiamientos con costo, por la misma razón de tener necesidad
(obligación) de no utilizar los saldos de referencia.
- Utilización
de sobregiros. Estos se presentan
cuando la empresa expide cheques (y son cobrados) por un monto superior al
saldo real en efectivo que ella mantiene en el banco. El costo financiero de esta operación
es más elevado que el promedio del costo del dinero.
- Cuentas
maestras. Esta herramienta se puede aprovechar en la tesorería
para generar recursos adicionales.
- Mesas de
inversión. Estas consisten en abrir un contrato de inversión ante una casa
de bolsa o ante alguna institución de crédito, en el que se manejen
diariamente los excedentes temporales de efectivo, para poder obtener
intereses. Su manejo es sencillo ya que con llamadas telefónicas se pueden
invertir los excedentes o recuperar las inversiones para cubrir las
necesidades diarias.
En el área de tesorería destacan cuatro sub funciones que constituyen de manera clásica, la dirección financiera de la empresa.
A estas cuatro sub funciones se les denomina de
acuerdo a la actividad con que más frecuentemente se encuentran asociadas
dentro del ámbito empresarial:
- Caja. Esta representa la terminal de
financiamiento y el punto de partida para la inversión.
- Función
de inversión. La estructura
productiva (que son las propiedades, la planta y el equipo, así como las
inversiones intangibles); las inversiones de operación cíclica
(principalmente inventarios) y las inversiones financieras (transitorias o
permanentes en valores).
- Crédito
y cobranza. El crédito es también
una inversión de operación cíclica, pero es común que se destine a un
departamento especializado, tanto por la magnitud de su volumen como por
el hecho de que representa una responsabilidad exclusiva de la función
financiera, y no compartida a diferencia de las inversiones en activo no
circulante así como en inventarios.
Aunque el principio de control de división de funciones aconsejaría
que la cobranza se manejará por separado del otorgamiento de créditos, aunque en la práctica es más
frecuente que se realice bajo una misma responsabilidad.
- Financiamiento. Es el manejo de las cuentas de recursos
a que tienen acceso la compañía, tanto interna como externamente;
comprende también el retiro, sustitución o amortización de fuentes de
financiamiento y su retribución, incluyendo la adopción de una política de
dividendos.
Cuando la estructura orgánica de la compañía mantiene separadas las funciones de dirección financiera (tesorería) y de control financiero, normalmente es la primera que se hace responsable del cumplimiento de las obligaciones impositivas y de administración de seguros.
En tesorería existen actividades a realizar
fundamentalmente y que son:
- Objetivos,
políticas y planes financieros. Sobre inversiones permanentes, capital de
trabajo, administración de y
obtención de fondos.
- Relaciones
con los inversionistas. Así como con los accionistas, banqueros, casas de
bolsa y demás intermediarios financieros para facilitar la obtención de capital.
- Obtención
de recursos. Celebrando convenios, contratos y programas correspondientes.
- Administración
de capital de trabajo. Eficientemente proponiendo políticas y
estableciendo sistemas y políticas que permitan optimizar el uso de los
recursos financieros.
- Inversiones.
Basándose en los planes de la empresa, analizando las diferentes
alternativas.
- Administración
de riesgos. Identificando las áreas y actividades sujetas a riesgos de pérdidas. Proponiendo políticas de administración
de riesgos en términos de reducción eliminación y transferencia,
coordinando y desarrollando esta función.
- Planeación
fiscal. Buscando minimizar la carga fiscal.
- Relaciones
gubernamentales. A nivel federal estatal y municipal, estableciendo
procedimientos y controles para la preparación y envió de la información a
dependencias gubernamentales.
Contraloría.
Esta integrada por las siguientes actividades:
- Registro
e información de los resultados de la operación y de la situación
financiera; para que el proceso de
toma de decisiones pueda ser llevado a cabo de manera óptima se debe
contar con la información confiable y útil, esta puede ser establecida a
través de los registros y sistemas que permiten obtener la veraz y
oportunamente la información financiera de la empresa sobre resultados de
operación y suposición financiera.
Se debe asegurar la correcta y oportuna presentación de los estados
financieros así como su interpretación.
- Coordinación
e integración de los presupuestos;
coordina e integra los presupuestos empresariales en lo que se
refiere a ingresos, costos, gastos
e inversiones; basándose en la definición y objetivos de la planeación y
necesidades de control presupuestal.
- Control
presupuestal; Este compara los
resultados y la situación financiera con los presupuestos de operación,
financieros y programas de inversión, analizando los pronósticos
estimados, basándose en las acciones correctivas y supuestos establecidos
por la dirección.
- Sistemas
y procedimientos. Con la finalidad de salvaguardar los activos de la empresa,
estableciendo programas permanentes para revisar dichos sistemas con la
finalidad de adaptarlos a las condiciones cambiantes a las que se
enfrentan las empresas.
- Auditoría
Interna. De tipo financiera, administrativa y operacional para evaluar la
vigencia, viabilidad y el cumplimiento de la política, normas, sistemas y
procedimientos; así como salvaguardar y proteger la integridad de los
activos de la empresa.
- Relaciones
con auditoría externa. Para coordinar y mantener la comunicación con las
empresas y personas de auditoria externa, estableciendo un enlace con la
auditoría interna, buscando la eficiencia y la disminución de los costos
de esta actividad.
- Cumplimiento
de las actividades fiscales. Oportunamente se deben cumplir las
obligaciones fiscales, de acuerdo a la planeación preestablecida.
Auditoría interna.
La principal finalidad de la auditoría interna es
implantar programas de trabajo en el área financiera y operacional, enfocando
su actividad a revisar el cumplimiento del control interno establecido,
verificando y evaluando:
- La
eficacia, amplitud y aplicación de los controles contables, financieros y
de operación.
- La
salvaguarda de los activos.
- La
exactitud, confiabilidad y oportunidad de la información contable y
financiera.
- La
adhesión a los planes, políticas
y procedimientos, leyes y reglamentos prescritos.
- El
cumplimiento de las responsabilidades asignadas al personal.
La auditoría interna, considera como un control de controles debería, de acuerdo a un ideal, ocupar un lugar especial de apoyo (staff) a un costado de la dirección general, como lo pretende el instituto de auditores internos, criterio que comunica antes, ahora se justifica cuando la función de auditoría interna no se satisface con los exámenes financieros tradicionales, sino que ahora incorpora exámenes de eficiencia operativa.
Informática.
Existen tres actividades fundamentales a realizar en
esta función, estas son:
- Coordinación
e integración. En conjunto con los usuarios se coordinan e integran las
necesidades de información de las diferentes áreas operativas y de apoyo,
y a los diferentes niveles, en cuanto a características, contenido y
periodicidad de los informes requeridos por el proceso de toma de
decisiones y control operacional y financiero de las actividades que realiza
la empresa.
- Implantación
de sistemas de información. Para
proponer, desarrollar e implantar la captura, procesamiento y reporte de
informes para el proceso de toma de decisiones y control de las
operaciones.
- Procesamiento
de la Información. Para la coordinación, integración e implantación de la
captura y reporte de informes para el proceso de la toma de decisiones y
control de las operaciones.
Con respecto al diseño de sistemas y procedimientos, normalmente éste trasciende el ámbito financiero y sugiere sistemas y procedimientos para el control de la producción, mercadotecnia y manejo de recursos humanos, por lo que bien podría ubicarse en una función de apoyo independiente de la actividad financiera. Esta ubicación fue adoptada por los subsectores central y paraestatal del sector público mexicano con motivo de la llamada reforma administrativa.
Idealmente la función rectora de las finanzas
(tesorería: inversión y financiamiento) debería tener a su cargo la planeación
para que la función controladora se dedicara a la evaluación. En la práctica
frecuentemente la formulación de los presupuestos (planeación) y el control
presupuestal están a cargo del
contralor de la empresa.
RELACIÓN DE FINANZAS CON LAS FUNCIONES BÁSICAS DE LA
EMPRESA.
MERCADOTECNIA.
La administración de ventas esta interesada en el
aspecto de la dirección de personal de ventas de las operaciones de una compañía. El administrador financiero
debe involucrarse en condiciones de estrategia tales como la planeación y
dirección del programa de mercadotecnia, así como en el análisis de los
resultados y en el señalamiento tanto de las arreas para mejoramiento como las
de oportunidades potenciales.
La administración de ventas representa un paso
importante para la administración general de una compañía. Las funciones del
administrador financiero existen en todos los niveles, por supuesto que un alto
ejecutivo dedica mas tiempo a la planeación y al control a diferencia de un
ejecutivo de nivel inferior.
PRODUCCIÓN.
El administrador financiero para aprobar proyectos,
presupuestos y cotizaciones de este departamento esta empapado de los siguientes objetivos de este departamento o área
básica de la empresa:
- Obtener
el mejor valor en los materiales comprados al precio mas bajo posible, sin
menoscabo de los requisitos de calidad.
- Mantener
los inventarios lo más bajos posibles, sin prejuicio de la producción y ventas así como con una buena
rotación.
- Encontrar
fuentes de suministro satisfactorias y mantener buenas relaciones con las
mismas.
- Introducir
buenos procedimientos, junto con controle adecuados y una buena política
de compras.
- Implantar
programas como el de análisis de valores y el análisis de costos y decidir
si deben comprarse o hacerse los materiales para reducir el costo de las
compras.
- Mantener
un departamento lo más económico posible, sin desmejorar la actuación.
- Tener
informados a los departamentos involucrados con la actividad sobre los
nuevos materiales que van saliendo y que puedan afectar la utilidad o el
funcionamiento de la compañía.
- Mantener
una aportación eficaz a las utilidades mediante análisis de valor y reducción de costos.
RECURSOS HUMANOS.
A un mayor grado de logro de los objetivos y metas de
la empresa en esta área, corresponderá un nivel mas elevado de contribución a
la organización.
Cuando la organización crece hasta exceder su numero
básico de empleados, se pone en acción una técnica que permita prever las
necesidades futuras de personal, sabiendo estas, se procede al reclutamiento.
El administrador financiero debe estar pendiente de
estos movimientos, ya que si el personal empleado es insuficiente, se pueden
ver afectadas las labores preponderantes para la empresa o, por el contrario,
si se excede también se verán afectadas; ambos casos traerán gastos hacia la
compañía, que si se prevén y se manejan correcta y conjuntamente se pueden
evitar.
El departamento de Recursos Humanos en su área de
nominas maneja también recursos financieros (teóricamente) cuyos datos son
también importantes para el administrador financiero, por ejemplo los sueldos y
salarios, gastos e inversiones del departamento (debe de analizar si no son
excesivos o insuficientes, si están dentro de los parámetros y presupuestos
preestablecidos), también en empresas muy grandes debe decidir la mejor forma
de administración de los fondos de ahorros, en los que aporta una parte
porcentual el trabajador y otra la compañía.
CONTABILIDAD.
Pertenece a la decisión financiera el financiamiento:
el pasivo circulante, el de largo plazo, el Capital, las Utilidades reinvertidas el Arrendamiento, la depreciación y
amortizaciones acumuladas, también otros renglones como el efectivo, las inversiones transitorias o
temporales de efectivo sobrante, el crédito, anticipos (ya sea a
proveedores o a personal y gastos
pagados por adelantado). Dentro del activo no circulante la decisión financiera
recae en la cartera a largo plazo.
El campo de las finanzas opera indirectamente en tres
campos contables:
- Inventarios
- Activos
fijos
- Activos
intangibles
Es una expresión aquella de que la contabilidad es el lenguaje de las finanzas. Esto es cierto, a pesar de que el modelo de la contabilidad financiera (y algunos aspectos de la contabilidad gerencia y administrativa) no siempre coinciden con el modelo de actuación de las finanzas.
Las finanzas acuden a la información contable –
incluso adoptan su terminología – para tomar decisiones y, mas tarde, evaluar
sus efectos. Hay una relación tan evidente entre el campo de la decisión
financiera y la información contable, como un sistema de computación y la
instalación física (hardware) que lo coloca.
La decisión financiera esta basada en información
numérica. Estos números emanan del sistema contable del que salen en informes y
son los que orientan la decisión financiera y, una vez tomada esta, regresan a
actualizar el archivo contable para medir los efectos de la decisión.
En breve, los números que necesita la decisión
financiera no deben ser números del pasado sino números del futuro.
Además de que la contabilidad apoya a las finanzas con
toda la información presentada en el balance general, estado de resultados,
etc. de los cuales se obtienen los resultados de los análisis y que sirven
también como una de las referencias para posibles proyecciones de la compañía.
Aparte de tener relación con estas áreas básicas de la empresa, el
administrador financiero esta relacionado con todas las funciones de la
compañía, ya que en todas existe aplicación de recursos y todas, directa o
indirectamente, originan también recursos.
OBJETIVOS DE LAS FINANZAS.
- Obtener
fondos y recursos financieros. Este objetivo involucra una serie de
actividades, que son las siguientes:
- Determinar
mediante un estudio, el monto de necesidades futuras de recursos y
calendarizarlas.
- Negociar
con anticipación la contratación de posibles créditos para asegurar su
disponibilidad y obtención en las mejores condiciones en cuanto a costo,
garantías y plazo.
- Proponer
políticas respecto a la reinversión de utilidades, para evitar alto
endeudamiento.
- Definir
la estructura financiera de la empresa, es decir definir el monto de los
recursos provenientes de acreedores o accionistas.
- Mantener
relaciones cordiales y permanentes con posibles accionistas e
inversionistas, banqueros y otros intermediarios financieros.
- Participar
en el establecimiento de precios de los productos de la compañía, los
cuales deben ser competitivos.
- Manejar
eficientemente los recursos financieros. Este objetivo también puede ser
analizado a través de los pasos necesarios para lograrlo:
- Propiciar
y participar en la elaboración de un plan financiero a corto y mediano
plazo (presupuestos), que tenga como base la productividad y su control.
- Propiciar
el establecimiento de un buen control interno que tienda a la conservación
y protección de los activos, a promover tanto la eficiencia operativa como
la adhesión del personal a las políticas dictadas por la gerencia.
- Propiciar
el ingreso oportuno de recursos ala empresa y cubrir a tiempo los
compromisos de pago.
- Verificar
que se cumple la política de cuentas por cobrar.
- Verificar
que la empresa tenga las coberturas necesarias en seguros para evitar
perdidas por accidentes y otras causas.
- Definir
una estrategia fiscal y cumplir oportunamente con el pago de los
impuestos.
- Establecer
normas de contabilidad y criterios de costeo, para generar información
útil en la toma de decisiones.
- Los
informes financieros deben responder a las necesidades internas y externas
y coordinarse con otras informaciones.
- Asignación
adecuada de recursos. Esto implica:
- Definir
políticas y objetivos respecto a la liquidez, solvencia, estabilidad y
rentabilidad, todo esto influye en la asignación de recursos
- Hacer
una jerarquía y una calendarización de inversiones, mismas que deben
sujetarse a una evaluación que considere rentabilidad, riesgos, y flujos
futuros de efectivo.
- Si
existen sobrantes de efectivo definir si deben invertirse en valores de
rápida realización para que estén disponibles cuando sea necesario, o en
valores de menor liquidez.
- Definir
cual es la cantidad optima de recursos que se destinaran a cuentas
bancarias, cuentas por cobrar e inventarios.
- Administrar
el capital de trabajo. El capital de trabajo es la deferencia entre el
activo y el pasivo circulante. El área financiera toma decisiones diarias
sobre este renglón. Se deben aplicar técnicas especificas para lograr
valores que maximicen la utilidad de la empresa.
- Administrar
las inversiones. Se refiere a las inversiones en activos fijos, que
generalmente implican desembolsos importantes, por lo que se deberá
vigilar que la depreciación de equipos sea a valores actualizados
(reevaluados)y en caso de obtener financiamiento para esta inversión
asegurarse de que sean a largo plazo, para que puedan auto pagarse
conforme la inversión madura
- Administrar
los resultados. Los resultados de la empresa se componen de venta menos
costos y gastos. El área financiera debe pugnar por que las ventas sean
cada vez mayores y los costos y gastos se puedan reducir al mínimo, por
esta razón deben hacerse propuestas sensatas apoyadas en un conocimiento
profundo de la empresa de que se trate.
- Presentar
e interpretar la información financiera. Se refiere a que el área
financiera es responsable de la contabilidad, con base en la cual se
elaboran los estados financieros, pero estos deben ser analizados para
facilitar su interpretación y puedan servir de base en la toma de
decisiones.
- Apoyar
las decisiones acertadas. Cualquier decisión de tipo financiero debe
estar basada en información, no puede decidirse con base en corazonadas,
por ello el área financiera debe sustentar cualquier recomendación en
cálculos y evaluaciones debidamente estructurados.
- Anticiparse
a la necesidad de recursos. Una empresa debe elaborar planes y el
administrador financiero debe traducirlos a valores monetarios para
determinar si se tendrán necesidades futuras, de esta forma será posible
prever con anticipación cual será la fuente que permitirá satisfacerlas y
se podrá trabajar en ellas para evitar negociaciones apresuradas que
muchas veces son desventajosas para la empresa.
- Maximizar
el valor de las acciones de los propietarios. Lo que debe hacerse para
este objetivo es extenso y complejo. Entre otros aspectos pueden
mencionarse: la obtención de utilidades razonables, establecimiento de
políticas atractivas de dividendos y una que apoye al crecimiento y la
renovación de equipo y productos obsoletos, etc.
ALCANCE DE LA FUNCIÓN FINANCIERA.
La función financiera se ha venido desarrollando
hasta el punto de convertirse en coordinadora de todas las aportaciones que
realizan los funcionarios de operación de todos los departamentos de la
empresa. Cada vez que algún
departamento propone un proyecto que le parece atractivo, el departamento de
finanzas debe compararlo con lo que han propuesto otros departamentos hasta
determinar qué opción es la mejor para la compañía en conjunto, no sólo para el
departamento que lo propone. Luego debe
coordinar todos los proyectos seleccionados.
Desde el punto de vista tradicional, la función
financiera se limita a la obtención de recursos para financiar los proyectos propuestos
por otros miembros de la organización. Este punto de vista hace pensar que el
único adiestramiento que requiere el ejecutivo de finanzas consiste en una descripción de los mercados
financieros, sus instituciones y los valores que lo componen.
El punto de vista contemporáneo asigna a la función
financiera un papel más activo: el de coordinar las inversiones y
financiamientos de la compañía. El cambio tal vez ocurrió debido a la necesidad
cada vez mayor de distribuir
adecuadamente los recursos de la empresa para hacer frente a la
competencia, también creciente, de otras empresas y piases. Fue preciso desarrollar técnicas para
obtener el mejor beneficio posible del capital limitado de las empresas. La economía en expansión vino a
ofrecer tantas oportunidades de inversión que fue necesario encontrar métodos
para distinguir a las más convenientes, ya que ninguna empresa podía
emprenderlas todas. Esto también
condujo a una mayor demanda por el capital en los mercados financieros,
necesitándose un mayor análisis del costo de cada clase de capital para que la
empresa pudiera minimizar los costos.
Las empresas respondieron mejor a los accionistas a sus objetivos, y las
autoridades fomentaron una mayor revelación financiera por parte de dichas
empresas.
En el futuro, la función financiera estará destinada a mayor actividad y expansión. Las oportunidades de invertir capital aumentan sin cesar: pero los costos y la competencia se incrementan cada vez más, y el capital más escaso. Estos factores exigen técnicas aún más complejas para separar los proyectos ineficientes aunque sólo lo sean de manera marginal, y para encontrar métodos menos costosos para obtener capital.