Universidad Abierta

 


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CUENTAS MAS COMUNES EN UNA CONTABILIDAD COMERCIAL

 

NABOR MARTÍNEZ ALMAZÁN

 

 

INTRODUCCION.

 

Hemos visto en las dos unidades anteriores la importancia que tienen en la actividad comercial, el estado de resultados y el balance general; pero ¿Cómo es posible obtener dicha información en una empresa comercial?, la respuesta esta pregunta la encontraremos en esta unidad, debido a que conoceremos las cuentas que deben usarse, la importancia de estas, la naturaleza de las mismas en el sentido eminentemente contable, así como el uso del catálogo de cuentas, debido a que la contabilización de las operaciones de una empresa comercial es realizada a través del uso de las cuentas que de acuerdo a las necesidades del negocio haya establecido el contador de la misma, por lo tanto para poder realizar el registro de dichas transacciones, es necesario en principio, conocer totalmente las actividades de la empresa y definir las cuentas que deben usarse consistentemente en el giro del negocio.

 

Hecho lo anterior, se compilarán las cuentas que de acuerdo a su naturaleza contable deben reflejarse en el balance general y estado de resultados, siguiendo los principios de la Teoría de la partida doble, aspecto que también veremos en esta unidad.

 

 

CONCEPTO Y FINALIDADES DE LA CUENTA, MOVIMIENTO Y SALDO.

 

TERMINOLOGIA CONTABLE DE LA CUENTA.

 

Al preparar el balance general, el efecto de cualquier tipo de operación es posible demostrarlo con un simple “borrón”, sin embargo, esto no debe realizarse por situaciones jurídicas, fiscales y de eficiencia, independientemente de que esto no facilitaría la compilación de datos operativos, que como veremos es uno de los aspectos más útiles de la contabilidad.

 

En la práctica, se preparan balances generales una vez al mes y para acumular los cambios que se producen en cada partida del balance general de una fecha a la siguiente se usa un concepto conocido como cuenta.

 

CUENTA.- Es el título o membrete de identificación bajo el cual se registran, en forma ordenada y continua, los aumentos o disminuciones concernientes a las operaciones homogéneas de la empresa.

 

ANALISIS DE LAS OPERACIONES.

 

Una partida del balance general que cambie, solamente puede aumentar o disminuir, por lo mismo, la función de una cuenta es permitir la acumulación de los aumentos o disminuciones que se han producido durante el periodo, hasta obtener el saldo de la cuenta a través de un análisis de operaciones.

 

Las cuentas generalmente, tienen dos secciones: una para aumentar o cargar y otra para disminuciones o abonos.

 

REGISTRO DE OPERACIONES.

 

DEBE O CARGO.

 

DEBE.- Es la columna que se encuentra en la parte izquierda.

 

Un movimiento de cargo o debe (ambos conceptos son sinónimos en el lenguaje contable), en una cuenta,  nos indica un aumento o disminución al saldo de la misma, dependiendo de la naturaleza del saldo de dicha cuenta. Algunas veces el término cargo se usa en lugar de débito, siendo los verbos de estos términos debitar o cargar.

 

CARGAR O DEBITAR.-  Es anotar una cantidad en el debe de una cuenta.

 

De acuerdo a los términos de categorías en un balance general, el debito o cargo indica.

 

 

HABER O ABONO.

 

HABER.- ES la columna que se encuentra en la parte derecha.

 

En el lenguaje popular, acreditar a una persona algo, indica darle un reconocimiento por algún logro, en lenguaje contable indica:

 

 

ABONAR O ACREDITAR.- Es anotar una cantidad en el haber de una cuenta.

 

MOVIMIENTOS.

 

Si queremos conocer el saldo de una cuenta a una fecha determinada, debemos conocer los movimientos que ha sufrido ésta, es decir, los movimientos de una cuenta reflejan la suma  de los cargos y los abonos, de esta forma tenemos movimientos deudores y acreedores.

 

Para explicar los movimientos y saldos, representamos la cuenta por medio del siguiente esquema:

 

 

 

MOVIMIENTO DEUDOR.- Se llama movimiento deudor a la suma de los cargos de una cuenta.

 

Ejemplo.

 

                        NOMBRE LA CUENTA

 

 

 

MOVIMIENTO DEUDOR
 
CARGOS

 

 

150 000.00

  20 000.00

  10 000.00

 

 

180 000.00

 

 

MOVIMIENTO ACREEDOR.- Se llama movimiento acreedor a la suma de los abonos de una cuenta.

 

Ejemplo:

 

NOMBRE DE LA CUENTA

 

 

   ABONOS

 

   30 000.00

   75 000.00

MOVIMIENTO

ACREEDOR
 
   40 000.00

 

  145 000.00

 

 

SALDO

 

Este término nos indica la diferencia aritmética entre los movimientos deudor y acreedor de una cuenta.

Existen dos clases de saldos.

 

 

SALDO DEUDOR.- Una cuenta tiene saldo deudor cuando su movimiento deudor es mayor que el acreedor.

 

Ejemplo:

 

NOMBRE DE LA CUENTA

 

       CARGOS

 

       100 000.00

         50 000.00

         60 000.00

 

            ABONOS

 

             80 000.00

             20 000.00

             50 000.00

      210 000.00

            150 000.00

 

 

60 000.00

 

 

SALDO ACREEDOR.- Una cuenta tiene saldo acreedor cuando su movimiento acreedor es mayor que el deudor.

 

Ejemplo:

NOMBRE LA CUENTA

         CARGOS

          60 000.00

          30 000.00

          50 000.00

          ABONOS

          100 000.00

            50 000.00

            30 000.00

        140 000.00

          180 000.00

 
 

 

       40 000.00

 

 

Cuando una cuenta únicamente tiene movimiento deudor o acreedor su valor representa.

 

Ejemplo:

NOMBRE DE LA CUENTA

        CARGOS

        100 000.00

          30 000.00

          20 000.00

 

        150 000.00

 

        150 000.00

 

 

En  caso contrario, el saldo será acreedor.

 

CUENTA SALDADA O CERRADA.- Una cuenta  esta saldada o cerrada cuando sus movimientos son iguales.

 

Ejemplo:

NOMBRE DE LA CUENTA

      CARGOS

          130 000.00

          100 000.00

MOVIMIENTO

DEUDOR
 
            30 000.00

          ABONOS

           100 000.00

             60 000.00

MOVIMIENTO

ACREEDOR
 
           100 000.00

         260 000.00

          260 000.00

 

 

SALDADA

 

 

Para una mayor comprensión de lo indicado haremos un ejercicio en una de las formas no muy usuales en la práctica contable llamada cuenta en forma de “T” o esquema de mayor.

 

La cuenta en T consiste en una línea horizontal bisecada por una línea vertical; el nombre  o título de la cuenta se escribe sobre la línea horizontal, el lado izquierdo de la línea vertical es usado para registrar los aumentos o cargos, y del lado derecho para registrar los abonos.

 

TITULO DE LA CUENTA

 


                                                                  CARGOS              ABONOS

 

 

 

 

En estos ejemplos podemos situar los movimientos deudores y acreedores, así como sus respectivos saldos de las cuentas del activo, pasivo y capital, es decir, la naturaleza de los saldos en las cuentas de activo es deudor y de pasivo y capital es acreedor.

 

 

CUENTAS PRINCIPALES QUE SE EMPLEAN EN LA CONTABILIDAD COMERCIAL.

 

CLASIFICACION DE LAS CUENTAS.

 

Es necesario conocer la actividad de la empresa (en todos los aspectos), para poder clasificar las cuentas que han de usarse en los rubros del balance general y del estado de pérdidas y ganancias.

 

Una vez conocida esta situación, se presenta la siguiente clasificación de las cuentas:

 

 

CLASIFICACION                       CUENTAS DE BALANCE

DE                                           CUENTAS DE RESULTADOS

LAS CUENTAS                         CUENTAS DE ORDEN

 

 

Las cuentas de balance se dividen a su vez en:

 

 

Las cuentas de resultados se dividen también en:

 

 

Las cuentas de orden no afectan al balance general ni al estado de resultados, su estudio no se contempla en este curso por ser un tema especial.

 

CUENTAS DE ACTIVO.

El activo se clasifica según sea el grado de liquidez, aspecto ya visto en a primera unidad; la práctica nos indica la siguiente clasificación:

 

                                                           CIRCULANTE

CUENTAS DE ACTIVO                         FIJO

                                                           DIFERIDO

 

 

CUENTAS DE PASIVO.

No redundaremos en la definición de estas cuentas, por lo que presentamos únicamente su clasificación

 

                                                           CORTO PLAZO

CUENTAS DE PASIVO

                                                           LARGO PLAZO

 

 

CUENTAS DE CAPITAL.

No olvidemos que cuando nos referimos al capital en este sentido, queremos decir capital contable siendo su clasificación común la misma que se indica, es decir, no se subdivide en grupos de cuentas.

 

CUENTAS DE RESULTADOS.

Las cuentas utilizadas para registrar las operaciones de ventas, gastos y costos son llamadas cuentas de resultados, precisamente porque afectan el resultado (utilidad o pérdida) de la empresa, se clasifican en:

 

 

Observe que las cuentas de ingresos tienen una naturaleza acreedora, esto es porque los gastos y costos implican cargos a las  cuentas, mientras que las ventas y otros ingresos se registran como abonos.

 

REGLAS DEL CARGO Y DEL ABONO.

Dado que una cuenta tiene que seguir su trayectoria de registro para tal fin nos auxiliamos del esquema de mayor o llamado “T”, que se utilizará de la siguiente manera: el lado izquierdo lo usaremos para cargar y el lado derecho para abonar, es natural  pensar que no debemos cargar y abonar como se nos ocurra, por tal motivo debemos conocer las siguientes reglas que nos permitirán saber cuando se trata de un cargo y cuando de un abono.

 

REGLAS GENERALES DEL CARGO Y DEL ABONO.

Se registran del lado izquierdo (cargo) cuando su movimiento represente.

 

Un aumento en el activo.

 

Ejemplo:

 

Se depositan en la cuenta bancaria de la Cía. “X”, S.A.  la cantidad de

$100 000.00 por concepto de pago de la factura Nº 1030.

 

BANCOS                                                     $100 000.00

(Aumento del Activo)

 

CLIENTES                                                                                         $100 000.00

 

 

La disminución del activo, siguiendo el ejemplo anterior, tenemos:

 

BANCOS                                                     $100 000.00

(Disminución del activo)

 

CLIENTES                                                                                         $100 000.00

 

Las disminuciones en el pasivo.

 

Ejemplo:

Se liquida la factura Nº 150 del proveedor “La Comercial” por $60 000.00 se pago con cheque.

 

PROVEEDORES                                         $60 000.00

(Disminución del pasivo)

 

BANCOS                                                                                          $60 000.00

 

Las disminuciones del capital contable son registradas en el lado izquierdo.

 

Ejemplo:

 

Se compra papelería diversa para las oficinas por  $5 000.00 se paga con cheque.

 

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN                   $5 000.00

(Disminución del capital)

 

BANCOS                                                                                          $5 000.00

 

Cabe mencionar que las cuentas de gastos de venta y administración están destinadas únicamente al registro de operaciones que producen disminuciones del capital, razón por la cual siempre se debe cargar.

 

De la misma manera, los abonos deben anotarse del lado derecho.

Se trata de abonos en los siguientes casos:

 

Disminuciones en el activo.

 

Ejemplo:

Se vende una máquina de escribir por $1,500.00

 

BANCOS                                                     $1,500.00

(Disminución del activo)

 

EQUIPO DE OFICINA                                                                        $1,500.00

 

Aumento en el pasivo.

 

Ejemplo:

Se compra a crédito materia prima por $1,000.00

 

PROVEEDORES                                         $1,000.00

(Aumento del pasivo)

 

ALMACEN                                                                                        $1,000.00

 

Los aumentos de capital contable.

 

Ejemplo:

Se cobran intereses moratorios a nuestro cliente “X” por $500.00

 

CAJA                                                          $500.00

 

GASTOS Y PRODUCTOS FINANCIEROS                                           $500.00

 

Las cuentas de gastos y productos financieros y otros gastos y productos, están destinadas al registro de operaciones que producen tanto aumentos como disminuciones del capital, lo mismo se puede cargar o abonar, según la clase de operación que en ellos se registre.

 

Estas reglas contemplan cierta lógica, debido a que el balance general muestra el activo a la izquierda y el pasivo y capital a la derecha. Los saldos del activo deben aparecer en el lado izquierdo de las cuentas, en tanto que los saldos del pasivo y capital contable en el lado derecho, sin embargo, los saldos del activo solo aparecerán en el lado izquierdo si los aumentos del activo son registrados en ese mismo lado, similarmente los saldos del pasivo y capital contable colocados a la a derecha podrán ser productos registrando los aumentos a la derecha. De cumplirse estas reglas nunca aparecerán números negativos en una cuenta.

 

CUENTAS DE ACTIVO.

Sabemos que todas las cuentas de activo deben empezar en un cargo, por lo tanto, para registrar una aumento a su saldo es necesario efectuar un cargo.

 

Ejemplo.

 

                        BANCOS                                               CLIENTES

SALDO             $5,000.00                     SALDO             $10,000.00

 

MOVIMIENTO                           MOVIMIENTO

DEUDOR          $2,000.00                     DEUDOR            $3,000.00

 

SALDO $7,000.00                     SALDO   $13,000.00

 

 

 

Si pretendemos disminuir el saldo de estas mismas cuentas, debemos abonar.

 

Ejemplo:

 

BANCOS                                                     CLIENTES

SALDO             $7,000.00                                 SALDO          $13,000.00

            $3,000.00

                                               MOV. ACREED.                                          5,000.00        

 

SALDO             $4,000.00                                 SALDO          $8,000.00

 

 

 

CUENTAS DE PASIVO.

Las cuentas de pasivo comienzan con un abono, por lo tanto, para registrar un aumento a su saldo es necesario efectuar otro abono.

Ejemplo:

 

ACREEDORES DIVERSOS                                   GASTOS ACUMULADOS POR PAGAR

 


                     $10,000.00          SALDO                                    $20,000.00        SALDO

 

$  3,000.00          MOV. ACREED.                       $2,000.00          MOV. ACRED.

                       

                     $13,000.00          SALDO                                    $22,000.00        SALDO

 

 

 

Para disminuir el saldo de estas mismas cuentas, debemos cargar.

 

Ejemplo:

 

ACREEDORES DIVERSOS                              GASTOS ACUMULADOS POR  PAGAR

                             

                               $13,000.00   SALDO                                    $22,000.00      SALDO

                              

            $5,000.00                                                    $6,000.00                                    

 

                                  

                               $8,000.00     SALDO                                    $16,000.00      SALDO

 

 

 

CUENTAS DE CAPITAL.

Al constituirse una sociedad es natural suponer que, al momento que los socios entregaron sus aportaciones, se registró un movimiento acreedor en el capital contable, y para poder incrementar el saldo de esta cuenta tendríamos que abonar.

 

Ejemplo:

                                               CAPITAL

 


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