Universidad Abierta
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ORGANIZACIONES QUE TRABAJAN POR PROYECTOS,
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
JOSÉ ANTONIO MARTÍNEZ BANDA
PRESENTACIÓN
En el siglo XXI sobresale como un reto primordial para nuestro país la participación exitosa en el nuevo mundo económico, tecnológico, social y político que se está gestando. Nunca antes, como hoy, las nuevas estructuras organizacionales y los nuevos valores sociales, han modificado las relaciones entre pueblo y gobierno; entre clientes y proveedores: entre empresa, empresa personal y mercado. Estamos siendo testigos de la transformación de un esquema nacional de comercio a uno de alcance mundial, vivimos cambios en las estructuras organizacionales del campo, así como en las relaciones entre Iglesia y Estado. Nuestro país ya es parte del tratado de libre comercio con Estados Unidos y Canadá, así como en un corto plazo con la unión europea y el recién tratado firmado con Israel, motivándonos actualizarnos a respetar los valores de los demás formando un grupo multinacional con capacidad de responder a la competencia de mercados internacionales.
Por lo tanto, lo que estamos experimentando en nuestro país y lo que sirve
en el mundo entero, es un cambio hacia la globalización de las economías y los
mercados. Esta macrotrasformación requiere, principalmente, de una creatividad
que genere nuevas oportunidades de crecimiento, requiere de nuevos esquemas y
formas de interacción para lograr las expectativas deseadas de desarrollo a
nivel país, empresa y grupos sociales.
INTRODUCCIÓN.
Hoy en día el constante progreso de las empresas ha obligado a una
modificación continua en los procedimientos empleados para lograr su supervivencia
en el campo de los negocios.
En la actualidad, los directivos de las empresas se han percatado de que,
para la buena marcha y funcionamiento de las organizaciones, deben trabajar por
proyecto, política y procedimientos, para resolver los problemas especiales que
se presenten, de acuerdo con la aceleración económica y el cambio social del
país es importante saber clasificar un proyecto tener una medición confiable
por medio de análisis probables, para las acciones de mejora mediante una
verificación y ajuste constante.
La organización de una empresa requiere normalmente de planeación y a la
vez de verificaciones periódicas en su organización, con el fin de saber si
cubre las expectativas actuales y futuras.
Así, sin desconocer los antecedentes históricos de la administración,
procuramos centrar nuestras observaciones en el desarrollo de una teoría
unificada sobre la función de planeación y organización dentro de las empresas.
Es de garantía el constante respeto de los movimientos recién citados, no
sólo cuando hayan sido definidos con exactitud las políticas, los
procedimientos y las funciones en un documento que se puedan hacer consultas
cada vez que se manifiesten sus dudas.
PLANEACIÓN
Debemos estar conscientes que la planeación estratégica es el proceso mediante el cual los miembros directivos de una organización prevén su futuro y desarrollan los procedimientos y operaciones necesarias para lograrlo. La visión del futuro de la organización nos proporciona la dirección en la cual ésta se debe desplazar y la energía para comenzar ese movimiento. Aunque la mayor parte de las empresas realizan cierto tipo de planeación a largo plazo o a corto, a menudo estos procesos de planeación se conceptualizan e implementan de manera deficiente. Además, sus planes estratégicos rara vez impactan las decisiones diarias. Un componente necesario de la planeación estratégica efectiva es anticiparse a las jugadas del oponente. Un equipo de planeación no sólo debe decidir sobre la dirección que debe de tomar, sino también realizar un proceso de prever el futuro y considerar las consecuencias de los movimientos.
Aunque casi todos comprenden la necesidad de hacer una planeación antes
de comenzar un proyecto, se entiende muy poco la necesidad de idear la forma de
planear. La planeación para planear es la consideración profunda de cómo se
realizará la planeación misma quién estará involucrado, cuál será el
calendario, cuáles son las consecuencias anticipadas de dicha planeación y
cuáles podrían ser algunas de las consecuencias no anticipadas, que recursos se
necesitan, etc. Aunque, por lo general, la planeación para planear es
importante en la administración de proyectos, es absolutamente decisiva para el
éxito de la planeación estratégica aplicada.
Nuestro punto de vista de la fase de planeación para planear incluye los
siguientes seis puntos:
1.
Determinar el valor organizacional
para la planeación estratégica
2.
Fomentar el compromiso, en especial
por parte de director ejecutivo de la compañía.
3.
Identificar a los miembros del equipo de
planeación.
4.
Inducir a toda la organización, en
particular el equipo de planeación, acerca del proceso de planeación
estratégica.
5.
Determinar qué otros grupos de interés
de la organización se devén valorar y los métodos para mantenerlos informados,
al igual que a otros individuos que no participan en el proceso de planeación.
6.
Seleccionar al personal adecuado para
lograr una planeación estratégica y exitosa.
La ejecución efectiva de estos seis pasos constituye una determinante e
importante del éxito general de la planeación estratégica. En su conjunto, la
intención de la fase de planeación para planear consiste en clarificar las
expectativas de muchos grupos de interés de la organización acerca de la
planeación estratégica y lograr su compromiso con el proceso.
Existen ocasiones en la que una empresa no se encuentra lista para este nivel de actividad, Pfeiffer y Jones (1978) mencionan un curioso paralelo entre los conceptos de valor para el desarrollo de la organización (DO) y el valor para la lectura en los niños. Una vez que el infante se encuentra listo para leer, existen diferencias de resultados entre los distintos métodos de enseñanza, aunque son ligeras. Por el contrario, cuando un niño no está listo para aprender a leer, todas las estrategias son relativamente infructuosas para enseriarle.
De manera análoga, sí una compañía no se halla lista para realizar un
proyecto de cambio planeado, las técnicas más sofisticada empleadas por los
consultores y gerentes más competentes y experimentados están condenados al
fracaso.
El director ejecutivo también debe conocerse a sí mismo, tener la
capacidad de emplear al staff en forma efectiva, mostrar coraje, estar abiertos
a la retroalimentación y poder utilizarla de manera eficaz. Es imperativo que
los miembros de su staff no sean hombres ni mujeres que responden sí, si no que
posean el conocimiento y la confianza para debatir algún valor diferente al
jefe cuando sea necesario.
La planeación para planear constituye una consideración profunda de la
forma como se realizará la planeación, incluye determinar el valor
organizacional, generar compromisos, identificar a los miembros del equipo de
planeación, educar a la organización, determinar los grupos de interés clave y
contratar la planeación estratégica. En esta fase el concientizar a los
miembros de la organización a nivel interno, constituye la consideración de la
aplicación más importante.
Además de las fases consecutivas de la planeación estratégica aplicada,
existen dos pasos continuos: monitoreo del entorno y consideraciones para su
aplicación. La información compilada mientras se realiza el monitoreo del
entorno debe ayudar a la organización a identificar fortalezas y debilidades
dentro de su entorno, y también las oportunidades y amenazas emergentes a
partir del entorno externo.
Se deben monitorear cuatro entornos de manera regular, el macroentorno,
el entorno industrial, el entorno competitivo y el entorno interno. No
obstante, la compilación de datos se convierte en un simple ejercicio a menos
que se emprenda la acción después del análisis de esos datos.
El monitoreo del entorno de una organización cumple con la etapa de
darnos a conocer el comportamiento de las principales fuerzas que impactan a
nuestra organización.
Cada fase del proceso de planeación estratégica aplicada tiene
consideraciones propias para su aplicación, las cuales se deben abordar durante
la fase correspondiente, en lugar de ponerlas en práctica hasta el final de la
fase de implementación.
Debemos de resaltar, "que la vida tiene valor sólo cuando su objeto
es algo valioso" (George Wilhelm Fredrich) debemos de aceptar que las
decisiones de los gerentes y de las maneras que toman decisiones en las
empresas reflejan su punto de vista basándose en sus valores, las creencias y
las normas que le sirvieron y de ascenso.
Todas las decisiones de negocios se basan en valores, la fase de búsqueda de valores del proceso de planeación estratégica aplicada requiere un examen profundo de los valores personales, los valores organizacionales, la filosofía operativa, la cultura de la organización y los grupos de interés. El plan estratégico debe ser congruente con los valores de la compañía; de no ser así, se deben cambiar los valores o el plan.
Uno de los aspectos más importantes y quizá más difíciles de la planeación
estratégica es formular la declaración de la misión, la cual sigue la búsqueda
de valores, Al desarrollar la declaración de la misión, el equipo de planeación
debe responder las siguientes preguntas: ¿qué funciones desempeña la
organización?, ¿Para quién las ejecuta?, ¿Cómo las desempeña?, ¿Porqué existe
la organización?. También se deben considerar las fuerzas impulsoras y las
ventajas competitivas de la organización.
Se deben circular el anteproyecto de la declaración de la misión entre
los grupos de interés relevantes, y el equipo de planeación debe llegar a un
consenso en cuanto al texto del enunciado. La declaración de la misión debe
hacer que la mayoría de los miembros de una organización se sientan
involucrados y estimulados. Las declaraciones de la misión de las unidades, que
siempre deben basarse en la declaración organizacional, con frecuencia son muy
útiles.
Es bien sabido, que la mejor forma de tener una idea es contar una buena
cantidad de ideas, por lo regular se reúne al sttaf y a los miembros directivos
para poner en práctica lo comúnmente se le conoce con el nombre de "lluvia
de ideas" para que una vez teniendo una gran cantidad de sugerencias, se
aproveche el criterio de los participantes y se pueda llegar a obtener el mejor
resultado.
Al final de la fase del diseño de la estrategia del negocio, el equipo de
planeación debe haber desarrollado un modelo de la estrategia del negocio que
conste de los siguientes puntos:
1.
Un perfil estratégico donde se incluye
la innovación, la orientación al riesgo, la construcción del futuro en forma
proactiva y un enfoque de la competencia.
2.
Un conjunto de enunciados y una
representación gráfica para identificar las líneas de negocios que se mantienen
y las líneas propuestas.
3.
Una lista clara y en orden de prioridad
de los indicadores críticos de éxito con fechas y objetivos definidas.
4.
Una lista de las acciones estratégicas
necesarias para que la organización logre su misión, junto con los indicadores
críticos de éxito y las fechas objetivos para iniciar estas acciones.
Especificación de la cultura necesaria que debe establecer la
organización si se quiere lograr cada uno de los cuatro objetivos anteriores.
Debemos de aprender de los hechos, compararlos y compilarlos, ya que antes de implementar cualquier plan detallado acerca de su viaje hacia el futuro, una organización debe determinar con precisión su ubicación actual. La fase de auditoria del desempeño tiene como propósito suministrar las coordenadas exactas de la ubicación de la empresa en lo importante, las dimensiones relevantes, incluidas sus fortalezas y sus debilidades internas junto con las oportunidades y las amenazas externas - el tradicional análisis sobre las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas de la empresa. En este caso, el entorno externo incluye el entorno económico general. El entorno industrial, el entorno competitivo y el entorno especifico de la organización.
A menudo, la auditoria del desempeño es difícil debido a que implica
observar con atención la situación actual de la compañía, incluyendo el éxito
de sus actuales (al igual que los recursos para las nuevas o diferentes). La
calidad de los sistemas de seguimiento para sus indicadores críticos de éxito
(como también el desempeño actual de la empresa en cada uno de ellos), su perfil
estratégico y su cultura organizacional actual.
El análisis de brechas constituye una fase decisiva en el proceso de
planeación estratégica aplicada. Durante este análisis, el futuro deseado que
se desarrolla durante el diseño de la estrategia del negocio se compara con la
condición actual de la organización. Por lo general, las opciones para cerrar
las brechas se encontraran en una categoría de crecimiento o de
atrincheramiento.
Si la brecha entre la situación actual y la deseada padece demasiado amplia
para cerrarla, entonces se debe redifinir el futuro deseado o desarrollar
soluciones creativas para cerrarla.
La integración de los planes de acción es aquel aspecto de la planeación estratégica aplicada en el cual se desarrollan en primera instancia planes de acción detallados para cada una de las líneas de negocios nuevas y existentes y, luego, se integran en un todo coherente. Después, las tradicionales funciones organizacionales horizontales desarrollan sus planes de acción detallados, producto de los planes de acción vertical. Es especialmente importante atender el desarrollo de los procesos de marketing y los planes de sus recursos humanos, los dos aspectos de la planeación estratégica que tienen mayor probabilidad de ser tratados con negligencia. A menudo, el director ejecutivo tendrá que adoptar una serie de alternativas difíciles entre las prioridades que se hallan en competencia.
La planeación estratégica implica algunos peligros latentes o trampas
potenciales y la planeación estratégica aplicada aborda las 15 trampas
expuestas por Stringer y Uchenick. Las primeras siete se pueden presentar
durante la etapa de formulación de la planeación estratégica: las otras ocho
durante la implementación. Con el propósito de ser efectivo y evitar estas trampas,
se debe aplicar con rigor el modelo de planeación estratégica aplicada. Las
fases del modelo deben culminarse casi en el mismo orden que aparece en el
modelo. Cuando hay culminado el ciclo del primer año de la planeación, este
proceso permanente debe comenzar de nuevo. En el segundo ario y los siguientes,
el marco de tiempo para cada fase puede variar a partir del ario anterior pero
rara vez debe disminuir el tiempo total. Excepto para los altos funcionarios
encargados de tomar decisiones, la pertenencia al equipo planeación debe variar
de un año a otro.
La estadía optima para la mayoría de los miembros es de dos años. Los consultores pueden desempeñar un rol importante al traer nuevos miembros para que se pongan al ritmo de los otros.
ORGANIZACIONES QUE TRABAJAN POR PROYECTO, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
ORGANIZACIONES QUE TRABAJAN POR PROYECTO.
Las organizaciones que trabajan por proyecto son empresas que por lo
regular llegan a sus objetivos, empleando la planeación y la organización,
poniendo en orden la estructura de su empresa ya sean por medio de
organigramas, en donde se representa gráficamente la estructura de la empresa:
también se apoya en el organigrama ideal, el cual se caracteriza por hacer los
ajustes necesarios en la empresa, esto quiere decir, que a medida que el
proceso avanza nuestro organigrama se reestructura.
Es importante restablecer estrategias de crecimiento, para que se vayan
ajustando, a las necesidades de la organización: esto se logra mediante una
adecuada planeación y organización.
Cuando queremos que nuestra empresa tenga un orden, una composición
lógica y relación armónica, nos debemos apoyar en la organización, misma que
requiere de planeación, verificando constantemente su estructura para cubrir
las necesidades actuales y futuras, los cambios en la estructura nos obligan a
modificar el sistema de organización existente, ya que nos debemos adecuar y
ubicar en el momento en el que se encuentra la empresa.
La administración por proyectos es un conjunto de procesos y técnicas ideadas
para la planeación y control de proyectos, abarcando desde su inicio hasta su
terminación.
Las empresas que trabajan por proyectos son aquellas que en un momento
determinado de su expansión, necesitan el apoyo de una administración por
proyecto estratégico, por lo que algunos autores recomiendan que exista en la
misma estructura formal de la empresa su propio proyecto. Este debe ser siempre
del tipo staff.
Hay distintos criterios que se deben utilizar para determinar la
estructura de una de estas organizaciones, esto se debe a una amplia capacidad
de circunstancias, seleccionando entre uno o varios enfoques para realizar el
trabajo. Es importante observar el tipo de actividad a desarrollar sus
objetivos finales y la relación de cada departamento dentro de la organización
con las metas a cumplir. Por lo regular, los métodos más comunes aceptados en
departamento son los siguientes: Departamentalización o división funcional,
territorial o geográfica y por producto.
Con estos enfoques nos muestra como el proceso de especialización se
lleva a cabo en el nivel operativo. También se puede agrupar las funciones de
acuerdo a la actividad que se desarrolle, obligando a una integración de
internos y externos para proporcionar datos objetivos y concretos. Para convertir
las ideas generales y la información a cerca de los trabajos a realizar es
importante apoyarnos en la planeación por proyectos.
La organización de proyectos es técnica que se aplican mediante la planeación y el control, esta técnica ha ganado terrero en mucho proyectos de investigación y producción por medio de la división de departamentos, se piensa que es posible esta técnica para el personal.
Al personal con talento se le debe asignar trabajos adecuados con la
finalidad de que utilice su creatividad o de lo contrario al asignarles
trabajos inadecuados se corre el riesgo de encontrarnos con la ineficiencia.
Por tal motivo cada miembro debe estar preocupado por el objetivo interesándose
en alcanzar los objetivos deseados.
En la administración por proyectos se ve la necesidad de estudiar la
estructura de la organización con el fin de ejecutar un proyecto como un
aspecto importante siempre teniendo como meta lograr los resultados dentro del
tiempo, calidad y costo que fueron asignados. Este estudio es importante ya que
se han observado infinidad de fracasos en la ejecución de procesos, mismos que
si bien se logran entregar el producto esperado, no lo hacen en los tiempos ni
en los montos presupuestados teniendo como finalidad que el estudio costo
beneficio que los justificó, se distorsionan al punto de ser dudoso el
resultado. Aquí es importante que intervengan los departamentos de alto nivel
en coordinación, que debe de llevar cada jefe superior para el cual el proyecto
es una parte pequeña de sus obligaciones. Esto llega ha complicarse cuando se
ve en la necesidad de que en el proyecto intervengan dos o más instituciones
para su ejecución.
Cada proyecto al tener un objetivo especifico y único demanda una
organización también especifica y unida para ejecutar y estas deben tener
características básicas como la siguiente: Ser temporal o de duración finita;
centrada en el objetivo; flexible (la organización debe adaptarse a diversas
condiciones permitiendo el ingreso y la salida del personal y demás recursos, a
medida que son requeridos o hayan terminado su misión); permitir la toma de
decisiones rápidas
Debemos recordar que la naturaleza de las actividades de un necesita un
buen nivel profesional responsable, lo que hace superfluo y mas aún
inconveniente una supervisión de detalle al estilo tradicional.
En los proyectos hay que considerar la participación de entidades ajenas
a la qué la esta ejecutado, requiere la participación de variedad de entidades
externas de distinta naturaleza hay que tener en cuenta los proveedores, ya sea
de materiales y de equipo, contratistas, consultores, agencias financieras
etc., y también hay que tener en cuenta aquellas entidades como son las
fiscalizadoras (contraloría, auditores externos) sin perder de vista aquellas
entidades que reciben sus beneficios como son clientes, los usuarios entidades
políticas, económicas, sociales.
Conforme va avanzando el proyecto la organización que esta ejecutando
debe proveer la forma de llevar las relaciones con las entidades externas.
Para asegurar que la información llegue en forma adecuada y oportuna para
garantizar las necesidades del proyecto.
Hoy en día en la planeación de proyectos se utilizan técnicas modernas como son sistemas (PERT) y el método de camino critico (CPM), herramientas que son de gran utilidad para el desarrollo evaluación y colocación de prioridades del proyecto Hay paquetes de utilidad como es el (PMS) Project Management System, en donde nos podemos apoyar para proyectar las fechas de realización de las actividades.
MODELO DE ORGANIZACIÓN POR PROYECTOS.
El modelo de estructura funcional tradicional no se centra en las
consideraciones antes expresadas, sino que divide el proyecto en actividades a
fines con las unidades funcionales permanentes de la entidad ejecutora, asignando
a cada una de estas las tareas a ejecutar del proyecto por lo que tendremos que
tener la visión para delegar adecuadamente cada función de nuestro proyecto
mismo que deberán ser entregadas al administrador del mismo. Esta forma de
proceder frecuentemente se acompaña de una programación muy global, pero si no
se detiene a profundizar a detalle, no lograremos la finalidad.
Debemos tener en cuenta que esta forma de organización sino se logra
coordinar y que los jefes de cada departamento no se preocupen por centrar la
acción para lograr el objetivo, no se logrará la conclusión del proyecto, por
lo que se recomienda que exista un coordinador del proyecto que tenga una
visión de conjunto que permita evaluar el efecto de cada una de estas
actividades.
La estructura funcional por medio de coordinador se creo para cumplir el
propósito del proyecto.
El coordinador normalmente deberá tomar el papel de asesor y jefe de las
unidades funcionales para permitir la fluidez de las líneas de acción que se
están tomando. Su misión es analizar los resultados que se van alcanzando y
proponer al jefe de cada departamento o a los jefes de unidades funcionales las
decisiones operativas y correctivas que se deben tomar.
Es importante que el coordinador este consciente que no está dotado de
autoridad para tomar por si mismos las decisiones que son necesarias y por lo
tanto la posibilidad de acción esta, condicionada por el grado de atención que
sus jefes de línea otorguen a sus recomendaciones.
El coordinador como no tiene autoridad por lo tanto no puede asumir
responsabilidad de los resultados por lo que el proyecto se ejecuta sin un
responsable directo. En cuanto al manejo de presupuesto este debe ser repartido
y asignado a cada jefe de unidad funciona, teniendo como resultado que se le
reste autoridad al coordinador del proyecto teniendo como consecuencia que este
no proporcione los beneficios que se esperaban.
Otro modelo es el utilizado por un jefe técnico, ésta forma de
organización se aplica en casos en que la parte sustantiva del proyecto le
corresponde ejecutarlo a un departamento o división, teniendo como resultado
que el jefe de este departamento delegue en uno de sus subalternos la jefatura
del proyecto. El personal asignado por el jefe técnico se agrupa de modo
conveniente para quedar subordinado y dirigido por el jefe que se designo, ésta
forma de proceder centraliza la parte técnica en un jefe que tienen por misión
concluir satisfactoriamente el proyecto. por tal motivo a él le corresponde
administrar el presupuesto.
Apoyados en la organización natural de la empresa se deberán llevar a cabo los trabajos que necesita el proyecto en cuanto a sus actividades de apoyos financieras suministros, legales, etc.
Por medio del modelo de un jefe técnico, nos proporciona una posibilidad
de avanzar con respecto a los modelos anteriores, ya que si se logra organizar
el equipo por sub - sistemas y mantener la dirección de él con independencia de
los jefes de otras unidades. El problema que surge es en cuando al jefe técnico
cuando no tiene la suficiente jerarquía para la toma de decisiones, cuando para
que se resuelvan problemas que son del proyecto, ocasionando retrasos y
obstáculos para cumplir con él objetivo.
Dentro de los modelos encontramos el denominado gerente del proyecto,
quien recibe la responsabilidad de realizar la ejecución, por lo que se le dota
de autoridad necesaria sobre todos sus aspectos técnicos, administrativos y
financieros. Esta autoridad debe ser clara y exclusivamente orientada al
objetivo del proyecto, requiriendo el soporte de una estructura especial,
distinta de la organización permanente de la entidad ejecutora, dentro de este
modelo el gerente puede desarrollarlos en dos tipos:
a)
Exclusivamente por el proyecto,
organización matricial B) La primera de ellas se basa en la realización de
actividades necesarias desde las técnicas o sustantivas hasta las de apoyo
logístico, administrativo, financieras, legales, etc. Al gerente se designa la
misión que debe alcanzar habilitándolo de los recursos financieros previamente
establecidos, dándole un tiempo congruente para alcanzar él objetivo. Se le
debe provisionar del personal adecuado, mismo que deberá controlarlos
independientemente de sus jefes departamentales, por lo que dejan estos
elementos de pertenecer a sus antiguos departamentos, no siendo condición
necesaria que la terminar su labor en el proyecto vuelvan a sus unidades de
origen.
Los recursos materiales o de equipo que se necesiten para la- ejecución
del proyecto deberán ser adquiridas por medio de los recursos financieros
previamente asignados, sin embargo si dentro de la misma empresa se cuenta con
el material apropiado, estos se deberán de adquirir estrictamente con un trato
de cliente o proveedor, esto es fijando las condiciones, plazos y costos
correspondientes.
La organización que se designe para el proyecto se deberá de considerar
como una empresa en si, aunque su duración sea limitada al periodo de ejecución
del proyecto. Surgen varias limitaciones este tipo de organización resulta muy
apropiada cuando el proyecto desarrolla actividades diferentes a las de la
empresa, sin embargo, una organización para proyectos puede resultar onerosa
por el bajo aprovechamiento que pudiera tener algunos de los grupos de apoyo,
al igual puede hacerse difícil la contratación de especialistas por periodos
cortos ya que, la duración de las actividades es breve con respecto a la
duración del proyecto, por lo que seria inoperante tener especialistas en
actividades que puede ejecutar un colaborador de menor salario.
En la organización matricial, aunque es distinta en estructura organizacional esta íntimamente relacionada. En este modelo de organización matricial se abastece del equipo humano para realizar el proyecto de la entidad ejecutora, que viene siendo la empresa:permanecen en el proyecto sólo el tiempo necesario en que la especialidad de cada uno, es necesaria para cumplir determinadas actividades, al término de estas actividades se le regresa a su unidad de origen dando como consecuencia que se le permita dar una continuidad de trabajo al personal, mas allá de la duración de un proyecto determinado, al tiempo de aprovechar su experiencia que ha adquirido y poderla aplicar en otros.
Se puede deducir que la organización matricial es un una herramienta que
da una gran flexibilidad en el uso de los recursos humanos calificados y
escasos en las situaciones en que es posible adoptarlos respecto a la forma de
estructura de este tipo de organización nos encontramos con distintas
alternativas que oscilan entre dos modelos llamados estilo americano y el
estilo sueco.
En el estilo americano el gerente del proyecto determina que es lo hay
que hacer y cuando en tanto que el jefe de unidad permanente dice como y ha de
hacerlo y cuando. La relación que hay entre el gerente del proyecto con los
jefes de departamento tiene un carácter cliente-proveedor, ya que reciben del
gerente del proyecto una solicitud de los que hay que hacer y la oportunidad en
que se necesita el producto terminado y es el jefe de unidad o departamento
quien dirige el traba]o para realizarlo. El gerente del proyecto no siempre
tiene la autoridad para imponer las decisiones correctivas que se necesitan, lo
que conduce a conflictos de autoridad que perjudican al proyecto.
En el estilo sueco, el gerente del proyecto es el único responsable de la
obtención del objetivo y tiene autoridad sobre todo el personal del proyecto.
Este tipo de organización matricial, el gerente determina de acuerdo con su
programa la ejecución del mismo, el tipo y característica del recurso del cual
se va rodear así como de la oportunidad y duración de las actividades que va a
cumplir cada una.
Para que esto trabaje ordenadamente este modelo requiere de su
dependencia y del apoyo que le prestaran los distintos departamentos de la
empresa. Este modelo sueco resuelve los problemas de unidades de direcciones
centradas con el objetivo y por ello que se considera la mejor alternativa de
organización siempre y cuando sea posible aplicarlo.
El estudio de las funciones de una empresa ha sido uno de los fundamentos
de la teoría administrativa. La visión Henry Fayol de sistematizar las tareas
de la empresa en un proceso administrativo revolucionó la administración. La
importancia de las funciones de planeación, organización, dirección y control
es la versión mas aceptada actualmente de la propuesta realizada por Henry
Fayol. Su proposición ha sido adaptada, pero su esencia no ha sido superada.
Las funciones (planeación, organización, dirección y control) se integran en un
proceso administrativo, pues cada una de ellas es interdependientes de las
otras.
Las organizaciones, como las personas, realizan todos los días
actividades relacionadas con la planeación. La vida personal o profesional
exige definir lo que se quiere y ponerse a trabajar para conseguirlo.
En esta apartado no se hará de referencia a las actividades casuales, espontáneas e informales, sino al proceso consciente y formal de definir metas y compromisos. Cuando una organización o las personas asumen un proceso de planeación, significa que definen objetivos y realizan un esfuerzo coordinado para alcanzarlo. Sus planes son elaborados para el corto y el largo plazo. Analizan periódicamente su desempeño y evalúan su nivel de avance; corrigen o modifican su plan si es necesario. Pero sobre todo la planeación formal tiene dos características: es un compromiso aceptado y aplica una metodología definida.
La planeación esta relacionada con la definición de objetivos de la
organización y la determinación de las formas en que pueden alcanzarse. Un buen
plan se establece en función de las siguientes preguntas ¿ dónde estamos?
¿Adónde queremos ir? ¿Qué debemos hacerlo para lograrlo?
Organización es la etapa del proceso administrativo, que consiste en
decidir qué recursos y actividades son necesarias para alcanzar los objetivos
de la organización, distribuir recursos, definir funciones y tareas y
clarificar autoridad y responsabilidades.
La estructura de una organización, es definir en la organización las
clásicas cuestiones sobre quién, qué, dónde, cuando y cómo dar respuesta a
estos planteamientos en relación con las tareas y actividades de la
organización es la estructura del trabajo.
·
La estructura puede ser analizada de
acuerdo a los siguiente elementos: Especialización de actividades. Especifica
las labores individuales y de grupo.
·
Estandarización de actividades. Define
los procedimientos de todas las actividades que sean previsibles.
·
Coordinación de actividades.
Procedimientos para integrar las funciones de las distintas áreas o
departamentos de la organización.
·
Centralización y descentralización de
la toma de decisiones.
·
Tamaño de la unidad de trabajo.
Determina el número de empleados de una unidad de trabajo
Departamentalización es el diseño de organización, se describe como la
agrupación de actividades por unidades de acuerdo con la afinidad de tareas. La
departamentalización puede tener muchas variedades de diseños; como la
departamentalización funcional, por producto, por clientes, por cobertura
geográfica o por proceso.
ADMINISTRACIÓN POR PROYECTO
El proyecto es una unidad de actividad de cualquier naturaleza que
requiere para su realización del uso o consumo inmediato, plazo de algunos
recursos escasos o al menos limitados, estamos sacrificando beneficios actuales
y asegurados con la finalidad de obtener en un periodo mayor beneficios
superiores en los que se obtienen en el empleo actual de dichos recursos sean
estos nuevos beneficios financieros económicos y sociales.
Se puede hablar de varios tipos de proyectos, pueden ser comunes, como
los proyectos agropecuarios que abarcan todo el campo animal y vegetal, las
actividades de pesca y forestales se consideran a veces como agropecuarias y
otras como industriales. Los proyectos industriales comprenden el área de
manufactura. la industria extractiva y el procesamiento de productos
extractivos de la pesca, de la agricultura y de las actividades efectuadas. Hay
proyectos con su infraestructura social mismo que tiene la función de atender
las necesidades básicas de la población, como salud, educación, incluso el
abastecimiento de agua, redes alcantarillados, viviendas y ordenamiento
especial urbano y rural. Podemos también mencionar los proyectos de
infraestructura económica que son las unidades directas o indirectas y
reproductivas que proporcionan a la actividad económica ciertos insumos, bienes
o servicios de utilidad general tal como energía eléctrica, transporte y
comunicaciones. Los proyectos por servicio, son aquellos cuyo propósito no es
producir bienes materiales. si no, prestar servicios de carácter personal o a través
de instituciones. Aquí podemos mencionar los trabajos de institución
tecnológica o científica, o bien la comercialización de productos y los
servicios sociales que no están incluidos en la infraestructura social.
Es importante analizar la etapa de un proyecto, se piensa que todos los estudios de ciertas ideas se pueden llamar proyecto. Pero para llegar a este concepto se tiene que pasar por una serie de etapas mismas que deben ser analizadas idea por idea. Es importante realizar los conceptos de factibilidad, refactibilidad, preinversión, etc. Con la finalidad de lograr aterrizar nuestro proyecto.
Para identificar la idea de nuestro proyecto se trata de reconocer
basándose en la información existente e inmediata disponible si hay o no alguna
razón bien fundada para rechazar la idea del proyecto: si no lo hubiese se
adoptaría la decisión de seguir con el análisis de la etapa, para ello en la
primera etapa se trataría de definir y delimitar la idea del proyecto.
En el proyecto debemos de analizar el mercado y su tamaño, apoyándonos en
una breve inspección del mercado, principalmente haciendo uso de las
estadísticas disponibles que permitan datos a cerca del volumen y valor de la
oferta, su origen y los indicadores de tipo general sobre la evolución de la demanda.
Sin embargo lo mas importante es destacar los factores limitantes del
mercado, respecto a la inexistencia de niveles de demanda adecuados La
disponibilidad de insumos se debe analizar por medio de la existencia de los
recursos que constituye en la materia prima básica, y además los elementos
complementarios de la producción de un bien, su localización geográfica,
medición estimada, su estado actual de explotación y las posibilidades técnicas
y futuras de explotación.
Es fundamental que el estudio cuente con la tecnología adecuada, para producir el tipo de bien de que se trate y su disponibilidad nacional o extranjera. No nos debemos de olvidar sobre el monto de la inversión, de la cantidad aproximada que se requiere para invertir y de la capacidad financiera que tiene la empresa. Es importante observar el marco físico, social y político también debemos hacer un breve análisis sobre la infraestructura, la capacidad ociosa en plantas industriales similares existentes en la región o país, y las disposiciones legales vigentes en el lugar que afecten a la idea de inversión, la ecología, etc. Lo importante es dejar establecido que en esta primera etapa, independiente de que haya sido aceptada o no, se deben señalar aquellos aspectos del problema que representen un obstáculo para la consecución del objeto final
Debemos de realizar nuestro estudio de pre- factibilidad, su
característica principal es la de ser como un filtro, que permita llevar acabo
una importante depuración entre los posibles caminos que, con mayor éxito,
puedan conducir a nuestro resultado buscado. De igual manera que en la primera
etapa, se revisan los aspectos de mercado y tamaño, disponibilidad de insumos,
tecnología disponible el monto de la inversión.
El estudio de factibilidad se refiere a una investigación que abarca
todos los datos e información relevante que se deben de contemplar en un
proyecto, también se le denomina estudio de viabilidad técnico-económico. Es
importante ordenar la información que fue recabada y presentarla en forma
sistemática suficiente y adecuada para facilitar una decisión en cuanto a la
implementación técnica y económica del proyecto.
Este estudio nos señala claramente si nuestro proyecto es factible, por
lo que nos permite tomar una decisión adecuada a acerca de la inversión.
El estudio es importante que se desarrolle de un modo ordenado, como una
investigación y un análisis completos para evitar las perdidas que ocasiona el
emprender un proyecto incorrecto. El procedimiento debe permitir la fácil
eliminación del proyecto, con un mínimo de gasto inútil si se aclara en
cualquier momento que no debe continuarse con él Por lo tanto debe coordinarse
y escalonarse en fases según una norma concreta, de manera que no se olvide
ningún aspecto importante; por lo que debe de contraerse compromisos
financieros paso a paso, a medida que se comprueba el trabajo ya hecho la
validez de cada paso.
Conclusiones: muchas veces pensamos que todos nuestros proyectos pueden
ser alcanzables o bien inalcanzables, sin embargo hay que pasar por una serie
de etapa para analizar nuestras ideas. Es importante que sepamos reconocer
basándonos en la información lo más apegado posible a la realidad, si hay
factibilidad para poder aterrizar nuestro proyecto, tratando de no caer en
utopías ni perder nuestra brújula para poder avanzar con objetivos a corto
plazo y bien firmes.
POLÍTICAS
El autor nos da una definición muy concreta sobre las políticas que debe
seguir una compañía, nos dice que debe tener por objeto orientar la acción, por
la cual sirven para formular interpretar y suplir las normas concretas. La
importancia de éstas en la administración es decisiva, ya que son
indispensables para lograr una adecuada delegación de autoridad, la cual es muy
importante, cuando la administración se sustenta en hacer a través de otros.
Las políticas tienen varias definiciones que se complementan entre si
siendo estas: una guía para decisiones administrativas: el punto de vista de
una organización: un modo de explotación y de dirección de los diversos sectores
de la gestión: una ley administrativa interna que rigen las decisiones en el
seno de la organización y criterios generales que tienen por objeto orientar la
acción. También coinciden otros autores en que las políticas son normas de
acción, expresadas en forma verbal, escrita o implícita que son adoptadas y
seguidas por un dirigente. Es recomendable que las políticas sean escritas pues
se ha llegado a comprobar que las políticas verbales no existen y con
frecuencia se prestan para malos entendidos.
Las políticas son muy importantes en la planeación por que por medio de ellas se establece la manera de cómo vamos a alcanzar los objetivos.
Una política hace que se precise el punto de vista y la filosofía de la
dirección, nos da un marco que permite actuar rápidamente y controlar las
delegaciones administrativas de la autoridad, nos da los lineamientos y campos
en el que las personas puedan tomar decisiones, permitiéndonos dar determinadas
facultades a los integrantes de la organización. Es previsora, ya que se
anticipa a las condiciones y situaciones que puedan ocurrir e incluso nos dicta
como enfrentar futuros acontecimientos, así mismo mantienen un clima
administrativo favorable creando en las decisiones administrativas para
facilitar las decisiones, dando como resultado mejor calidad y desempeño en las
labores cotidianas en una organización.
No debemos de confundir objetivos y reglas con lo que son las políticas
ya que las políticas de alguna manera son flexibles y se amoldan a las
necesidades que tengan los organismos, no siendo aplicable para los objetivos o
las reglas ya que éstas se caracterizan por su rigidez absoluta.
Dentro de las políticas las podemos clasificar por la forma de origen, y estas se dividen en:
a) Extremadamente impuestas (son imposiciones legales, sindicales, costumbristas, etc. )
b) Políticas de apelación, mismas que se forman a través de consultas que los jefes intermedios hacen a los superiores
c) Y por último expresamente formuladas, las cuales de una manera precisa de preferencia por escrito, se formulan con el fin de que sirvan para actividad determinada.
Por su extensión puede ser
a)
generales, mismas que se aplican a
todos los departamentos de la organización, y
b)
Particulares, que se deberán de
aplicar a los departamentos o áreas especificas de la empresa.
Hay factores que influyen en la elaboración de una política, las de influencia internas como son, sentimientos personales, puntos de vista, conocimientos, experiencias, hechos etc., y las de influencia interior en donde influye la opinión pública, la actitud del estado, publicaciones técnicas, prácticas de las asociaciones profesionales, valor económico, valor público, valor social.
Por la forma de originarse, tenemos las extremadamente impuestas, mismas
que pueden ser por ley: también tenemos las políticas de apelación, que son las
que se crean a través de consultas que hacen los jefes intermedios hacia los
superiores, generándose así tres o cuatro resoluciones semejantes a una norma
de aplicación; por último tenemos las políticas expresamente formuladas, mismas
que de una forma precisa, consistente y de preferencia por escrito se formulan
con el fin de que sirvan para regir en términos generales dentro de la empresa
Para la elaboración de una política, es importante se realice una
investigación para determinar los resultados que se desean obtener, determinar
el objetivo que se persigue, verificar que toda la información que se necesite
respecto al tema sea obtenida, para verificar si ya exista alguna costumbre
dentro de la empresa o alguna política similar.
Posteriormente para su ejecución se deberá de tener una definición lo que debe hacer una exposición clara y precisa sobre el asunto sin perder de vista las cualidades y características del tema a tratar.
Su aplicación se debe apoyar en la explicación de una manera clara
sencilla a quién, cuándo y porqué se considera aplicable esta política.
El procedimiento se dará con una explicación clara y detallada sobre los
pasos a seguir para poderla aplicar correctamente, que deberá de haber un responsable
solidario.
Para la aprobación de alguna política, se deberá verificar la precisión
la brevedad del proyecto, vigilando que responda al objetivo se deberá de
buscar una opinión técnica competente para asegurarse que el fundamento
aplicado es el correcto, es importante que el comité y/o el director general
autorice y al mismo tiempo obtener la opinión de todos aquellos jefes de
departamento a quienes afectara la aplicación de la política propuesta.
Una vez realizado la elaboración y la aprobación debemos entrar a la
etapa de difusión e interpretación mismas que pueden ser por medios orales, a
todos los niveles, verificando que la política ha sido entendida perfectamente,
sobre todo por los jefes de departamentos afectados por la difusión de dichas
políticas. Se designará a la persona u organismos directivos de la empresa los
cuales en caso de duda o conflicto, interpreten las políticas de acuerdo con el
tema que se trate.
Ya en la práctica nos deberemos de asegurar de la comprensión uniforme y
el respeto en la aplicación de las políticas, mismas que serán por medio de las
personas y órganos directivos autorizados.
Se deberá de asignar al responsable de llevar los controles
administrativos referente a las políticas, mismo que podrá ser desempeñado por
el jefe de departamento cuando las políticas se refieren a su departamento y al
comité, cuando la política sea de orden general, por lo que la coordinación así
como sus aplicaciones y desviaciones quedaran al cargo de su comité y se
notificaran a la dirección de la empresa.
Las ventajas de las políticas en una administración positiva son las que por su formulación y su uso ayudan al gerente a planear y alcanzar las metas previamente fijadas. Las políticas se valoran por lo resultados que obtiene en su aplicación el ejecutivo. Las políticas, desde otro punto de vista, interpretan las ideas fundamentales de la alta dirección cerca de la mayor parte o totalidad de las operaciones a realizar por si misma. Nos ayuda a prever algunos sucesos, y nos dan conocer el procedimiento para resolverlos.
Al establecer las políticas no se debe descuidar que donde exista un
objetivo es necesario que sé fijen las políticas para facilitar la toma
decisiones. Estas deben ser en forma sencilla, y deben redactarse por escrito
con la finalidad de que las personas involucradas hagan conciencia y den
soluciones cuando se presente algún problema
Es imprescindible hacer revisiones periódicamente a las políticas fijando
una fecha para tal efecto y procurando mantenerlos al día sin olvidar vigilar y
evaluar el respeto de las políticas en toda la organización, por medio de
medidas correctivas para remediar cualquier situación.
Las reglas para formulación de políticas se dan de la siguiente manera:
La primera es de su fijación, por lo que debe cuidarse todas las
políticas que han de influir en la actividad de una sección, departamento o de
toda la empresa, quedando claramente fijadas y de preferencia por escrito.
La segunda se refiere a la difusión, teniendo como fin orientar la
acción, siendo indispensable que se conozcan debidamente en los niveles y
departamentos donde se vallan a aplicar teniendo en cuenta que este
conocimiento se realice de preferencia por medio orales.
La tercer regla se refiere a la coordinación, por lo que deberá existir
alguna persona que coordine o interprete validamente la aplicación de las
políticas, pues de otro modo pueden ser diversas y aun contradictoriamente
aplicadas. Al no considerarse a las políticas como una norma concreta y
precisamente por su amplitud y generalidad se corre el peligro de que los jefes
que han de aplicarlas las entiendan de algún modo y otros de otra manera o con
un sentido contrario. Para evitar ese peligro, es necesario que cada tipo de
políticas exista alguien encargado de interpretarlas con validez oficial.
Y por último, la cuarta regla se refiere como ya lo hemos visto a su
revisión periódica, por lo que se deberá fijar los términos en la cual toda
política sea revisada, con el fin evitar que se considere como vigente algunas
que en realidad ya no la son, o que crean que un nuevo campo está cubierto por
las políticas actuales cuando en realidad carece de éstas.
Debemos tener en cuenta que en toda organización existen costumbres las
cuales están creando constantemente nuevas políticas, y algunas otras dejan de
tener sus efectos positivos para la empresa, por lo que es importante
revisarlas, para no correr el riesgo de creer que hay políticas donde no las
hay o de pensar que la acción debe regirse en un sentido, siendo que en
realidad debe ocurrir en el contrario
Los manuales de políticas señalan los lineamientos generales dentro de
los cuales deberán realizarse actividades de los organismos administrativos Son
un medio de expresar las actitudes de las autoridades superiores respecto a las
funciones que deberá realizar el personal a su cargo. Es importante incluir
datos históricos a manera de antecedentes con la finalidad de que se le permita
al personal comprender cual es el mensaje de la política que se está aplicando.
Conclusiones: en la realidad administrativa nos encontramos con manuales con información obsoleta o bien saturados de antecedentes por lo deberemos de tener cuidado en que la información correspondiente sea muy breve, resultando así una mayor facilidad para su acceso. Es importante que el gerente de hoy en día se apoye en sus manuales para garantizar las normas que existen en la empresa que dirigen, y a la vez que sus subordinados cuenten con una herramienta adecuada para la empresa, logrando satisfacer las necesidades de los usuarios.
PROCEDIMIENTOS
La definición que le da nuestro autor es la siguiente, es una serie de
labores concatenadas, que constituyen una sucesión cronológica y el modo de
ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin determinado.
Se dice que es una serie de labores concatenadas, porque son una variedad
de diferentes operaciones que se enlazan entre si, para que las anteriores
sirvan como base a la siguiente y así sucesivamente hasta llegar al resultado
deseado.
También otros autores lo definen como una guía para la acción, por que se
detalla en forma precisa e inflexible cómo se va ha desarrollar tal o cual
actividad. Es una secuencia de labores debidamente ordenadas, cuyo objetivo
principal es llevar a cabo una determinada labor.
Los procedimientos se apoyan en los objetivos y políticas, ya que son
consecuencia de los mismos.
Sus características deben ser completas, coherentes, estables, flexibles,
y que tengan una continuidad. La naturaleza del procedimiento se encuentra
apoyada en la tendencia humana de seguir la línea del menor esfuerzo, por lo
que es importante para no estar realizando tareas dobles o bien estar
explicando continuamente los procedimientos ya rutinarios.
Cuando se implanta un procedimiento tiende a restablecer el orden, pues
procura detallar cada operación ordenándola cronológicamente, explicando la
manera de hacer cada paso señalando los responsables, en fin, estableciendo una
rutina que se deberá invariablemente seguirse paso a paso.
Se dice que los procedimientos se ubican en el tercer nivel de la
planeación: es decir, en el primer plano se encuentran los objetivos en el
segundo las políticas y en el tercero los procedimientos. Recapitular un poco
sobre estos niveles debemos de entender que, el objetivo señala la meta a
alcanzar; las políticas trazan un camino de cómo llegar ha esas metas,
haciéndolo en términos generales conscientes; y por último los procedimientos
indican paso a paso como realizar las actividades fijadas o trazadas por la
política.
La importancia que tiene los procedimientos es como los hábitos o
costumbres de un organismo social. Viéndolo desde un punto analógico en
comparación con una persona se puede comparar las malas costumbres de un
individuo con un mal procedimiento ya que en ninguno de los casos se podría lograr
el éxito deseado. La tendencia de los procedimientos es formular hábitos de
actividades que de otra manera requerirían estudios, discusiones, etc. Estos
limita la iniciativa, pero al mismo tiempo permite que el trabajo más
remunerado pueda ser ejecutado por un empleado de menor nivel en este sentido,
por tal motivo, nos representaría un ahorro económico directo y tangible hacia
nuestra empresa.
Debemos precisar que los procedimientos se basan en hechos y no en
suposiciones, por lo tanto es aconsejable que al elaborar o formular un
procedimiento se tomen en cuenta los elementos materiales, el personal, el tipo
de trabajo, y el objetivo.
El estudio que se debe aplicar a todo procedimiento es para simplificar
los métodos de trabajo, eliminar las operaciones y la papelería innecesaria,
teniendo como meta reducir los costos y dar fluidez y eficacia a las
actividades. Por tal motivo es importante eliminar operaciones por medio de la
combinación entre si o bien suprimiéndolas. Cambiar el orden de las operaciones
para que se logren mayor eficacia. Eliminar transportes innecesarios o
reducirlos al máximo para ahorrar tiempo. Eliminar las demoras con el mismo fin
y ahorrar tiempo. Centralizar las inspecciones conservando el control interno,
situar las inspecciones en los puntos clave y por último eliminar
estacionamientos aparentemente necesarios para evitar los cuellos de botella.
Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero son
lógicamente más numerosos en los niveles de operación, a diferencia de las
políticas que se forman.
Es característico de los procedimientos pasar en muchas ocasiones, por
departamentos que se hayan bajo distintas autoridades. Ello hace necesario que
se deban fijar con mucho mayor precisión. Como primer regla los procedimientos
deben fijarse por escrito y de preferencia gráficamente, por que de esa manera
pueden ser mejor comprendidos y analizados.
Como segunda regla los procedimientos deberán ser periódicamente
revisados, con la finalidad de caer en rutinas, que constituyen un defecto,
como es el caso de la superespecialización, que es un exceso. Es muy seguido
que en cualquier empresa se empleen procedimientos anticuados y poco
eficientes, por lo que la revisión nos dará a conocer cual procedimiento debe
ser cambiado, mejorado o bien perfeccionado.
Por último tenemos la tercer regla que nos habla sobre la duplicidad de
los procedimientos. Se presenta con frecuencia en dos o más departamentos
haciendo la misma actividad, cada uno de estos departamentos le da su enfoque
desde ángulos diferentes lo cual puede ser conveniente pero en la mayoría de
los casos convendrá dejar un sólo departamento o persona encargada de ese
procedimiento, y así aprovechar el mismo beneficio de los demás departamentos.
Los lineamientos que deben de seguir para el estudio de procedimientos son: Seleccionar el trabajo o el procedimiento que se va a estudiar registrar todos los datos relativos al procedimiento, examinar críticamente los datos del procedimiento; Tratar de desarrollar el procedimiento lo más adecuado a nuestros objetivos y políticas; y por último adoptar y mantener actualizados los controles adecuados. Para darle a cada procedimiento una selección adecuada a su estudio se deben considerar tres tipos de factores que son: de orden económico, de orden técnico y las relaciones humanas.
Los registros de datos deben cumplir las técnicas de las entrevistas
dirigidas y de la observación directa, cuidando de anotar todos los datos que
se vayan recabando y observando del entrevistado en el área de trabajo y en la
práctica diaria. Es importante hacer uso de formas diseñadas especialmente para
tal efecto. Tomando todos los registros del procedimiento, hay que hacer una
revisión para observar si están registradas todas las operaciones, y después se
deberá diagramar con apoyo de símbolos que se utilizan en el registro de los
procedimientos.
Una vez registrado totalmente el procedimiento y se ha diagramado como
mejor convenga, hay que dar inicio a una confronta de análisis del mismo. Para
observar todo el procedimiento, hay que observar dos clases básicas de las
actividades, aquellas en que suceden efectivamente algo y aquellas en que no
ocurre nada, sino queda almacenado o inactivo por alguna espera. Hay
actividades activas que son las operaciones verdaderamente activas de las
cuales no se pueden prescindir.
El examen se debe iniciar en estas últimas operaciones ya que implican
almacenamientos y demoras que significan inmovilización de recursos. La base
para el examen es por medio de una serie de preguntas con el fin de determinar
el propósito, el lugar la sucesión, la persona, y los medio por lo que se
emprenden tales actividades. Con el fin de eliminar combatir, ordenar de nuevo
y simplificar dichas actividades.
Es posible que algunas preguntas nos parezcan un tanto infantiles o
improcedentes al plantearla, sin embargo, son tantos los problemas que integran
un procedimiento, que el analista deberá saber manejar con habilidad y rapidez
tantos los problemas.
Para desarrollar el procedimiento más adecuado se deberá registrar y diagramar el procedimiento compuesto con el fin de realizar un comparativo con procedimiento anterior, hay que demostrar las ventajas en ahorro de operaciones y simplificación de las mismas, reducción de transportes y reducción de los mismos, y demoras innecesarias etc.
Ya realizado el análisis deberá de adoptar el procedimiento por lo que es
necesario prepara un informe en donde se mencionen: costos relativos de cada
procedimiento, tanto del actual como del propuesto; costo de la implantación
del nuevo procedimiento y por último decisiones para implantar el nuevo método.
Es imprescindible comentarIo con el jefe de departamento para lograr su apoyo y
su colaboración.
No hay que olvidarnos que en auditorias de sistemas todos los
procedimientos deberán ser actualizados, es importante modificar los
procedimientos actuales cada vez que las condiciones físicas, materiales,
ambientales, etc., sobre las que se plantearon se modifique.
Los manuales de procedimientos administrativos son aquellos instrumentos
de información en los que consignan, en forma metódica, los pasos y operaciones
que deben seguir para la realización de las funciones de una dependencia. En
ellos se señala, además, los diferentes puestos o unidades administrativas que
intervienen precisando tanto su responsabilidad como su participación. Por lo
regular contienen información y ejemplos de los formularios, impresos,
autorizaciones o documentos necesarios, de las máquinas de oficina a utilizar y
cualquier otro dato que pueda auxiliar en el desarrollo de las actividades.
Se puede decir que el manual de procedimientos es el documento de los
"cómos" ya que nos permite saber con mayor precisión cómo seleccionar
al personal, cómo pagar a proveedores, cómo resolver problemas internos dentro
de la institución que laboramos.
El contenido y secuencia de su formulación de los estudios, se dividen en
cuatro grandes temas mercado y comercialización: aspectos técnicos del
proyecto; presupuesto y financiamiento: organización de la empresa y evaluación
económica y social
Para todo esto no hay que olvidar el elemento humano, ya que es un factor
para el desarrollo de cualquier institución. El suministro de personas
calificadas determina el éxito en la administración, de la misma manera que el
aprovisionamiento de dinero o material. La capacitación es un instrumento
indispensable que el sector público y privado no debe eliminar, tampoco se
puede aplicar ésta contando solamente con buenos deseos y nobles intenciones,
si no que se debe poner en practica programas específicos apoyados en una clara
determinación de necesidades, estableciendo las áreas criticas de cada
institución.
Conclusiones: hoy en día los directivos y gerentes de empresa debemos
estar conscientes que el recurso humano es indispensable para mantener la
eficiencia de los negocios, es por ello que debemos dotarlos de herramientas
como son los manuales de procedimientos para que así los mandos medios se
encarguen de fortalecerlos y aligerar sus cargas de trabajo. Debemos de
observar que el alma de cualquier empresa de calidad, esta basada en los
manuales de procedimientos que nos dictan en una forma sencilla y adecuada del
cómo resolver problemas de nuestra empresa, el cómo, el quién, cuando y dónde
debemos actuar para anticiparnos a las contingencias que puedan surgir en el
desempeño de nuestras labores.
BIBLIOGRAFÍA
Planeación y organización de empresas
Octava edición
Guillermo Gómez Ceja
Facultad de contaduría y administración UNAM
Revisor técnico: Guillermo de Jesús Campos Marqués.
Profesor titular de administración universidad tecnológica de México
Planeación estratégica aplicada.
Leonard. D. Goondstein. Ph. D
Timothy M. Nolaan, Ph
D.J. William Pfeirffer Ph D., J
D
Traducción Magaly Bernal Osorio
Lic. Español - ingles
Universidad Pedagógica Nacional.
Administración aplicada teoría y practica.
Primera parte y segunda parte.
Salvador Mercado.
Limusa S. A de C.V. 1998
Editores Grupo Noriega
Administración Contemporánea
Segunda Edición
Juan Gerardo Garza Treviño
Intitulo Tecnológico y de estudios Superiores de Monterrey
Campus Monterrey
Revisión técnica.
Miguel A. Rodríguez Olvera.
Como elaborar y usar manuales administrativos
Joaquín Rodríguez Valencia
Lic. En Administración;
Maestro en el Área Administrativa en Diversas Universidades: UAP, U de
Madero
UIA, U de la Sierra; Presidente del Colegio de Administradores (CLAP);
Presidente de la Academia Regional de Investigación y Posgrado de Contaduría y
Administración, ARPICA-ANFECA Región 5; Consultor y Capacitador externo en
Materia de Administración.
AUTOEVALUACIÓN
1.
¿Cuáles son las organizaciones que
trabajan por proyecto?
2.
¿Qué es la administración por
proyectos?
3.
¿Qué es la organización por proyectos?
4.
¿Cuáles son los métodos más comunes de
una organización?
5.
¿Para qué es importante el estudio de
la estructura de una organización?
6.
¿Por qué es importante el estudio de
la estructura de una organización?
7.
¿Qué demanda un proyecto al tener un
objetivo?
8.
¿Cuáles son las características
básicas de un proyecto y de la organización?
9.
¿Cuáles son las técnicas modernas en
la planeación de proyectos?
10. ¿Cuál es la misión del coordinador en la estructura funcional?
11. ¿Qué autoridad tiene el coordinador?
12. ¿A qué se denomina gerente de proyecto?
13. ¿Cuál es el objetivo del proyecto y en qué forma puedes desarrollarlos?
14. ¿Qué debemos de analizar en el proyecto del mercado?
15. ¿Cuáles son las principales características de nuestro estudio de
pre-factibilidad?
16. ¿Qué es el estudio de factibilidad?
17. ¿Por qué es importante que se realice el estudio del proyecto?
18. ¿Cuáles deben ser las políticas concretas de una empresa?
19. ¿Cuál es la importancia de estas políticas?
20. ¿Cuáles son las definiciones de las políticas?
21. ¿Por qué son importantes las políticas de planeación?
22. ¿Por qué es previsora la política?
23. ¿En cuántas formas se clasifican las políticas?
24. ¿Qué factores influyen en la elaboración de una política?
25. ¿Qué se necesita para la elaboración de una política?
26. ¿En la política cuántas maneras existen para su aplicación?
27.