Universidad Abierta
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TEORÍA
DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
JOSÉ
DE JESÚS ADELAIDO LÓPEZ MENDOZA
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
OBJETIVOS
CAPÍTULO I. TEORÍA DE LA AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
CAPÍTULO II. SIGNIFICADO DE LA
AUDITORÍA
CAPÍTULO III. NECESIDAD DE LA AUDITORÍA
CAPÍTULO IV. MARCO GENERAL DE LA
AUDITORÍA
CAPÍTULO V. PRINCIPIOS DE AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
AUTOEVALUACIÓN
EVALUACIÓN DIAGNÓSTICA
BIBLIOGRAFÍA
INTRODUCCIÓN
Debido al aumento de tamaño y
complejidad de las empresas en los dos últimos decenios, la función de
auditoría ha crecido a un ritmo acelerado, pasando la función de ejecución en
su sentido tradicional a uno de índole consultiva.
Las auditorías tradicionales se
ocupaban principalmente de las conciliaciones bancarias, verificaciones de caja
chica, etc. Muchos hombres de negocios asociaban la noción de auditoría con la
prueba de la corrección y exactitud de los cuadros financieros de una
organización por parte de una firma de contadores públicos.
A partir de esta base, la función de
auditoría interna fue forjándose una rígida reputación que generaba la
desconfianza y hasta el temor entre los empleados de las compañías. En un
inicio los ejecutivos empleaban la función de auditoría interna para
complementar la auditoría financiera externa, a fin de determinar si existían
fallas o errores de importancia en sus anotaciones contables.
Pero al ir inclinándose la auditoría hacía
evaluaciones operativas, y a la necesidad de análisis de procedimientos,
estudios de costos administrativos, conocimiento de los problemas y causas que
dificultan el desarrollo de la empresa, o simplemente examinar la empresa en
general cuando atraviesa una situación delicada, por una gestión ineficiente o
condiciones externas desfavorables, surge la auditoría administrativa.
OBJETIVOS
1. Comprender la aplicación e
importancia de esta herramienta de evaluación.
2. Conocer la estructura y metodología
que puede utilizarse para efectuar auditorías administrativas y lograr
diagnósticos eficaces.
3. Saber la forma como debe regirse un
contador público cuando efectúe trabajos de auditoría administrativa y que
pueden ser aplicables para los licenciados en administración.
Capítulo I
TEORÍA DE LA
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Con la evolución de la función de
auditoría interna a través del método de la auditoría operativa, surgió la
auditoría administrativa, que es un instrumento sumamente conocido para evaluar
la eficiencia y eficacia de una firma. La auditoría administrativa evalúa una
función específica dentro de la organización, a fin de determinar si la empresa
obtiene la máxima eficiencia de costos a juzgar por el modo como se lleva a
cabo la función en la actualidad.
La evaluación del desempeño
organizacional es importante pues permite establecer en qué grado se han
alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la
dirección; además se valora la capacidad y lo pertinente de la práctica
administrativa. Por lo tanto, es necesario una recuperación critica de
perspectivas y técnicas que permitan una evaluación integral que involucre los
procesos y propósitos que están presentes en las organizaciones.
En nuestro caso trataremos la técnica de
"auditoría administrativa", para examinar y evaluar sistemáticamente
los problemas administrativos, sus causas y posibles soluciones, por lo tanto,
nuestro propósito será el de plantear una estructura teórica para la auditoría
administrativa.
Capítulo II
SIGNIFICADO DE
LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.
La extensión de algunas tareas o
funciones derivadas de los crecientes avances tecnológicos, ha hecho que los
expertos busquen nuevas designaciones para las resultantes; tal es el caso del
término "auditoría", al cual le han adicionado la palabra
"administrativa" para señalar la expansión de las actividades de
examen y evaluación de ciertas áreas o funciones operativas, que no están
directamente relacionadas con el alcance que se da en la auditoría financiera
(tradicional).
Con el propósito de que tenga sentido
una teoría de la auditoría administrativa es necesario presentar una clara
definición. La expresión ha sido usada de diferentes maneras de acuerdo a sus
intereses profesionales; entre otros, los autores H. Q. Langenderfer y J. C.
Robertson dicen: "Los consultores administrativos han aludido a la
auditoría administrativa en el contexto de la evaluación organizacional, con el
propósito de definir y explicar áreas-problema". También los auditores
internos mencionan sus auditorías internas u operativas como "auditorías
administrativas".
Lo que distingue estos diversos usos
del término, es que cada caso de auditoría (funcional, procesal o analítica) se
lleva a cabo según el sentido que tiene para la dirección superior. Otras
definiciones de auditoría administrativa se han elaborado independientemente
del interés que tenga para la dirección superior, a beneficio de terceras
partes.
A continuación mencionamos las
definiciones sobre auditoría administrativa señaladas por algunos autores.
William P.
Leonard
Es un examen comprensivo y constructivo
de la estructura de una empresa, de una institución o de cualquier parte de un
organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y controles, su
forma de operación y sus equipos humanos y físicos.
E. Hefferon
Es el arte de evaluar
independientemente las políticas, planes, procedimientos, controles y prácticas
de una entidad, con el objeto de localizar los campos que necesiten mejorarse y
formular recomendaciones para el logro de esas mejoras.
Chapman y
Alonso
Es una función técnica, realizada por
un experto en la materia, que consiste en la aplicación de diversos
procedimientos, encaminados a permitirle emitir un juicio técnico.
Fernández
Arena J. A.
Es la revisión objetiva, metódica y
completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los
niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura, y a la
participación individual de los integrantes de la institución.
Instituto Mexicano
de Contadores Públicos.
Es el examen de ciertos aspectos
administrativos con la intención de hacer recomendaciones para incrementar la
eficiencia operativa de la entidad.
Joaquín
Rodríguez Valencia.
Es una revisión, análisis y evaluación
sistemática e integral de los problemas, sus causas y posibles soluciones.
Alexander
Hamilton Institute Incorporated
Es un instrumento para evaluar la
eficiencia y eficacia de una firma, a fin de determinar si la empresa obtiene
la máxima eficiencia de costos, participando en la solución de los problemas
detectados.
No en todos los casos existe claridad
respecto a la auditoría administrativa; como herramienta de control y
evaluación, comenzó a difundirse hace algunos años y ya existen casos de su
aplicación integral. Sin embargo, la terminología utilizada tiene su origen de
la lengua inglesa y no hay uniformidad en la traducción de algunos términos, lo
que ha originado que en algunas reuniones internacionales especializadas
empleen esta terminología sin definir adecuadamente el concepto. La mayoría de
los trabajos en inglés no distinguen entre auditoría Gerencial (Management
auditing) y auditoría operativa (operational auditing), se utilizan ambas
expresiones como sinónimos.
Al respecto, Alexander Hamilton Institute
Incorporater, en su libro La auditoría interna: clave del mejoramiento
financiero y operativo, explica y compara los diversos elementos involucrados
en tres distintos enfoques de la auditoría (interna, operativa y
administrativa), que son importantes mencionar:
Auditoría
Interna
Objetivo Esencial. Complementar la
auditoría financiera de una firma independiente de Contadores Públicos y
ampliar el ámbito de las evaluaciones de control interno.
Método Aplicado. Se basa en normas de
auditoría de aceptación generalizada y en políticas y procedimientos de la
compañía.
Independencia. No del todo
independiente, pero más independiente que el personal de los sectores que se
analizan.
Parte de la Organización que se evalúa.
La auditoría interna se inicia por lo general en los sectores de Contabilidad y
Finanzas y, según el ámbito de la auditoría, puede ampliarse a otros sectores.
Tamaño de la Organización. Se cumple en
organizaciones de todo tamaño.
Frecuencia de la Ejecución. Depende del
alcance del problema. Las auditorías financieras deben llevarse a cabo
anualmente.
Competencia Requerida del Personal. Por
lo General se emplean Contadores profesionales, pero también pueden
desempeñarla empleados que no sean de finanzas, para fines de capacitación.
Duración del Trabajo de Auditoría. Es
de mayor duración y de alcance más amplio que la auditoría contable anual de la
firma.
Participación en la Solución de los
Problemas. En ocasiones específicas, la función de auditoría interna
participará directamente en la solución de problemas operativos.
Auditoría
Operativa
Objetivo Esencial. Verificar la
eficiencia de las operaciones de la compañía y la eficacia de las
organizaciones en cuanto al cumplimiento de la política.
Métodos Aplicados. Las normas que
impone la firma y/o el ramo industrial específico.
Independencia. La auditoría operativa
debe mantener independencia, recomendando soluciones a los problemas sin
inmiscuirse directamente en el proceso de ejecución.
Parte de la Organización que se Evalúa.
Incluye todos los aspectos de la organización a largo plazo.
Tamaño de la Organización. Puede
adaptarse a organizaciones de cualquier tamaño.
Frecuencia de la Ejecución. Depende del
alcance del proyecto, la magnitud del sector concreto que se analiza y la
importancia de los problemas que se descubran. Con todo, en un ciclo normal de
auditoría operativa debe analizarse todo sector principal siguiendo un ciclo
bienal.
Competencia Requerida del Personal.
Entre el personal de una auditoría operativa debe contarse con una mezcla de antecedentes
profesionales según la industria de que se trate.
Duración del Trabajo de Auditoría.
Consiste en general en compromisos más prolongados que los de otros sectores
verificados.
Participación en la Solución de los
Problemas. Por lo general define problemas y soluciones generales.
Auditoría
Administrativa
Objetivo Esencial. Producir los
resultados que estipule la administración.
Métodos Aplicados. Depende de las
exigencias del proyecto, así como de la competencia del consultor.
Independencia. Se mantiene con relación
a problemas nuevos, no así en situaciones en que se le pida seguir el camino de
recomendaciones anteriores.
Parte de la Organización que se Evalúa.
Puede serlo cualquier departamento o función operativa dentro de la
organización.
Tamaño de la Organización. Una compañía
puede solicitar servicios de consultoría administrativa cualquiera que sea su
tamaño.
Frecuencia de la Ejecución. Depende
totalmente de la administración.
Competencia Requerida del Personal. Se
requiere predominantemente una muy elevada competencia, así como normas
profesionales.
Duración del Trabajo de Auditoría.
Depende del alcance administrativo del proyecto y de los cálculos de la firma
consultora.
Participación en la Solución de los
Problemas. Constituye por lo general el objetivo principal de un consultor en
administración.
En resumen, el agregar
"administrativa" a la palabra auditoría ha resultado un concepto
ambiguo fuente de discusiones y confusiones, a pesar de contar con la
aceptación general en el ambiente profesional.
Capítulo III
NECESIDAD DE
LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.
La auditoría tradicional (financiera)
se ha ocupado por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, pero
sobre todo del control financiero. Este servicio ha sido y seguirá siendo de
gran significado y valor para los entes industriales, comerciales y de
servicios, a fin de mantener la confianza de los informes financieros.
Actualmente es mayor la necesidad de
los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz de examinar y evaluar la
calidad colectiva e individual de los gerentes (auditoría administrativa
funcional), y de los procesos con los que opera la empresa (auditoría
analítica), además, que cubran todo o una parte de la misma en cuanto a planes
y objetivos, estructura organizacional, sistemas y procedimientos, información,
métodos de control, etc.
En distintas ocasiones durante su
existencia, las empresas industriales, comerciales o de servicios, grandes,
medianos o pequeños, públicas o privadas, tienen la necesidad de examinar su
situación, debido a la adaptación que deben tener a las nuevas situaciones que
se les presentan, no sólo en períodos de crisis sino también en los de éxito.
Muchas veces es imprescindible analizar
los problemas y las causas que frenan el desarrollo operativo de la empresa.
Seguramente habrá necesidad de redefinir objetivos, planes, políticas,
presupuestos, sistemas y procedimientos administrativos, al hacer un análisis y
evaluación de la empresa en todos sus aspectos.
La empresa puede encontrarse frente a
situaciones delicadas, debido a una gestión deficiente o condiciones externas
desfavorables; cuando todavía haya tiempo de detectar las principales causas de
los problemas y encontrar soluciones e implantarlas, puede llevarse a cabo una
auditoría administrativa del entorno (medio ambiente), que abarca aspectos como
mercados, competencia, calidad de la función social, etc.
La función primordial de cualquier tipo
de auditoría administrativa (funcional, analítica o de medio ambiente), es
examinar y evaluar los problemas, detectar sus causas, valorar la importancia
de cada uno y proponer recomendaciones adecuadas.
De acuerdo al Instituto Mexicano de
Contadores Públicos, el objetivo de la auditoría administrativa se cumple al
presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia de las
entidades a las que se practique y, existen tres niveles en que el contador
público puede participar en apoyo a las entidades, y son:
1. En la emisión de opiniones sobre el
estado actual de lo examinado. (Diagnóstico de obstáculos).
2. En la participación para la creación
o diseño de sistemas, procedimientos, etc., interviniendo en su formación.
3. En la implantación de los cambios e
innovaciones. (implantación de sistemas, etc.).
De acuerdo a quién aplique la revisión,
habrá una metodología a seguir, podrá variar el alcance y la profundidad del
examen (que dependerán del objetivo de la auditoría), sin embargo, en todos los
casos se deberá hacer un análisis sistemático e integral de los problemas, sus
causas y soluciones.
Si consideramos a las empresas como
entes dinámicos con sus problemas de crecimiento y adaptación al medio
ambiente, entenderíamos por que a estas revisiones se les denomina auditoría
administrativa, destacando la necesidad de examinar y evaluar sistemáticamente
los factores internos y externos de la totalidad de la empresa.
Capítulo IV
MARCO GENERAL
DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.
1. Puntos para
delinear el marco general de auditoría administrativa.
Aún cuando ya se ha escrito sobre
auditoría administrativa, hasta la fecha no se ha hecho un verdadero esfuerzo
para construir un marco para esta auditoría. Según J.C. Burton, apara delinear
tal marco se debe tener en cuenta los siguientes puntos:
1. Analizar el criterio para una
auditoría administrativa
2. Establecer normas de desempeño.
3. Elaborar informes sobre auditoría
administrativa.
4. Crear procedimientos sobre auditoría
administrativa.
Sin embargo en mi opinión, integraría
un punto más, que por su importancia convendría analizar primero, las Normas de
Auditoría
Estas son emitidas por el Instituto
Mexicano de Contadores Públicos, ya que son los requisitos mínimos de calidad
relativos a la personalidad de auditor, al trabajo que desempeña y a la
información que rinde como resultado de este trabajo, fundamentalmente por lo
siguiente:
La auditoría es una actividad
profesional. En este sentido implica, al mismo tiempo, el ejercicio de una
técnica especializada y la aceptación de una responsabilidad pública. Como
profesional, el auditor desempeña sus labores mediante la aplicación de una
serie de conocimientos especializados que vienen a formar el cuerpo técnico de
su actividad; sin embargo, en el desempeño de esa labor, el auditor requiere
responsabilidad, no solamente con la persona que directamente contrata sus
servicios, sino con un vasto número de personas, desconocidas para él que van a
utilizar el resultado de su trabajo como base para tomar decisiones de negocios
o de inversión.
Es debido a este carácter profesional
de responsabilidad social por lo que la profesión, desde su principio, se ha
preocupado por asegurar que el desempeño de servicios profesionales se efectúe
a un alto nivel de calidad, consecuente con el carácter profesional de la
auditoría y con las necesidades de las personas que utilizan los servicios del
auditor y de las personas que utilizan el resultado de su trabajo.
En alguna época se pensó que ese nivel
profesional podría lograrse estudiando y estableciendo procedimientos mínimos
obligatorios para el desempeño del trabajo de auditoría. Sin embargo, pronto la
experiencia y características de la actividad profesional demostraron la
imposibilidad práctica de lograr este objetivo.
La auditoría no es una actividad
meramente mecánica que implique la aplicación de ciertos procedimientos cuyos
resultados, una vez llevados a cabo, son de carácter indudable. La auditoría
requiere el ejercicio de un juicio profesional, sólido y maduro, para juzgar
los procedimientos se deben seguir y estimar los resultados obtenidos.
La dificultad representa resolver el
problema de la calidad del trabajo profesional mediante el establecimiento de
procedimientos mínimos obligó a las organizaciones profesionales de contadores
públicos y a los distintos grupos e instituciones que tienen relaciones con la
actividad profesional de los auditores, a buscar otro camino por el cual fuera
posible asegurar el suministro del servicio de auditoría sobre bases mínimas de
calidad satisfactorias para las personas que dependían de los servicios del
contador público independiente.
Sobre esa corriente de ideas llegó al
convencimiento de que si bien no es posible establecer los procedimientos
uniformes mínimos para la auditoría, sí, en cambio, existen ciertos fundamentos
que son la base e inspiración de los propios procedimientos de auditoría y que
pueden ser definidos en términos generales. A estos fundamentos básicos del
trabajo de auditoría se les llama "normas de auditoría”.
Las normas de auditoría, como ya lo
mencionamos, son los requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad
de auditor, al trabajo que desempeña y a la información que rinde como
resultado de este trabajo.
Las normas de auditoría se clasifican
en:
- Normas personales.
- Normas de ejecución del trabajo.
- Normas de información.
a) Normas
personales
Se refieren a las cualidades que el
auditor debe tener para poder asumir, dentro de las exigencias que el carácter
profesional de la auditoría impone, un trabajo de este tipo. Dentro de estas
normas existen cualidades que el auditor debe tener preadquiridas antes de
poder asumir un trabajo profesional de auditoría y cualidades que debe mantener
durante el desarrollo de toda su actividad profesional, y son:
I. Entrenamiento técnico y capacidad
profesional.
El trabajo de auditoría debe ser desempeñado
por personas que teniendo un título profesional legalmente expedido y
reconocido, tengan entrenamiento técnico adecuado y capacidad profesional como
auditores
II. Cuidado y diligencia profesionales
El auditor está obligado a ejercita
cuidado y diligencia razonables en la realización de su examen y en la
preparación de su dictamen o informe.
III. Independencia
El auditor está obligado a mantener una
actitud de independencia mental en todos los asuntos relativos a su trabajo
profesional.
b) Normas de
ejecución del trabajo.
Aún cuando es difícil definir lo que en
cada tarea puede representar un cuidado y diligencia adecuados, existen
elementos que por su importancia, deben ser cumplidos. Estos elementos básicos,
fundamentales en la ejecución del trabajo, constituyen la especificación
particular, por lo menos al mínimo indispensable, de la exigencia de cuidado y
diligencia, son las que constituyen las normas denominadas de ejecución del
trabajo:
I. Planeación y supervisión.
El trabajo de auditoría debe ser
planeado adecuadamente y, si se usan ayudantes, éstos deben ser supervisados en
forma apropiada.
II. Estudio y evaluación del control
interno.
El control interno son las políticas y
procedimientos establecidos para la obtención de información financiera veras y
confiable, salvaguarda de los activos y promover la eficiencia en la operación.
(200)
El auditor debe efectuar un estudio y
evaluación adecuados del control interno existente, que le sirvan de base para
determinar el grado de confianza que va a depositar en él; asimismo, que le
permita determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los
procedimientos de auditoría.
III. Obtención de evidencia suficiente
y competente.
Mediante sus procedimientos de
auditoría, el auditor debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y
competente en el grado que requiera para suministrar una base objetiva para su
opinión.
c) Normas de
información. (11)
El resultado final del trabajo del
auditor es su dictamen o informe. Mediante él, pone en conocimiento de las
personas interesadas los resultados de su trabajo y la opinión que se ha
formado a través de su examen. El dictamen o informe del auditor es en lo que
va a reposar la confianza de los interesados, para prestarles fe a las
declaraciones que aparecen sobre la situación financiera y los resultados de
operaciones de la empresa.
Por último, es principalmente, a través
del informe o dictamen, como el público y el cliente se dan cuenta del trabajo
del auditor y, en muchos casos, es la única parte, de dicho trabajo que queda a
su alcance.
Esa importancia que el informe o
dictamen tienen para el propio auditor, para su cliente y para los interesados
que van a descansar en él, hace necesario que también establezcan normas que
regulen la calidad y requisitos mínimos del informe o dictamen correspondiente.
A esas normas las clasificamos como normas de dictamen e información, que
aunque en este caso se refieren básicamente a las auditorías tradicionales,
vale la pena mencionarlas:
I. Aclaración de la relación con
estados o información financiera y expresión de opinión.
En todos los casos en que el nombre de
un contador público quede asociado con estados o información financiera, deberá
expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con dicha
información, su opinión sobre la misma y en su caso, las limitaciones
importantes que haya tenido su examen, las salvedades que se deriven de ellas o
todas las razones de importancia por las cuales expresa una opinión adversa o
no puede expresar una opinión profesional a pesar de haber hecho un examen de
acuerdo con las normas de auditoría.
II. Bases de opinión sobre estados
financieros.
El auditor al opinar sobre estados
financieros, deben observar que:
- Fueron preparados de acuerdo con
principios de contabilidad
- dichos principios fueron aplicados
sobre bases consistentes.
- La información presentada en los
mismos y en las notas relativas, es adecuada y suficiente para su razonable
interpretación.
Por lo tanto, en caso de excepciones a
lo anterior, el auditor debe mencionar claramente en qué consisten las
desviaciones y su efecto cuantificado sobre los estados financieros.
Otras directrices de actuación que
menciona el instituto, en este caso para los contadores públicos que desempeñen
funciones de auditoría administrativa, y que contribuyen a tener una actitud
objetiva son: (12).
a) El contador público, antes de
aceptar su designación en un trabajo de auditoría administrativa, debe precisar
si tiene los conocimientos y la experiencia que requiere el caso particular.
Cabe destacar que por la naturaleza de la auditoría, el contador, en ocasiones,
tendrá la necesidad de trabajar en coordinación con especialistas de otras
disciplinas; en estos casos, podrá tomar como suya la labor realizada por otros
profesionales y aceptar la responsabilidad correspondiente cuando tenga la
capacidad de supervisarla. Además, deberá indicar claramente en su informe, que
se ha apoyado en el trabajo de otros profesionales. Debido a esto recalcamos la
necesidad de una actitud mental, conocimiento y experiencia adecuadas por parte
del contador público a din de que esté en posibilidades de llevar a cabo este
tipo de auditorías.
b) Al igual que en cualquier otro
trabajo profesional cuando se delega parte de su ejecución a colaboradores, el
contador público tiene la obligación de cerciorarse de su capacidad y
experiencia, y debe ejercitar una adecuada supervisión de sus labores.
c) Por último, es necesario indicar que
el contador público al obtener evidencia suficiente que respalde las opiniones
o sugerencias que contenga su informe, deberá quedar debidamente documentada en
los papeles de trabajo del auditor.
2. Analizar el
Criterio para una Auditoría Administrativa (13).
Sobre este criterio J. C. Burton
establece tres premisas:
a) La auditoría debe tratar con lo
objetivo y apreciable.
Define lo objetivo como desprendido,
imparcial y sin perjuicios; características que deberá reunir el auditor, para
que ejerza un juicio profesional sobre la calidad de la administración, los
gerentes, y los procesos con los que operan. El autor señala que dos auditores
podrían obtener resultados levemente distintos, pero la variación no podrá
exceder a los errores normales en el muestreo, si se ejercita con diligencia
profesional.
Al respecto el Instituto Mexicano de
Contadores Públicos dentro de las directrices de actuación de los contadores
públicos en este tipo de auditorías, se pronuncia por mantener una actitud
objetiva. Esto evitará influencias o presiones por parte de las personas a
quién va a informar o de las personas que tienen a su cargo las operaciones a
examinar. En este sentido la tradicional independencia del contador publico
como auditor o consultor externo, si resulta conveniente.
b) La auditoría debe tener relación con
el presente y con el futuro.
El auditor examina y evalúa aquello que
existe actualmente. Con relación al futuro, una auditoría no puede hacer un
pronóstico, sin embargo no significa que el futuro se ignore totalmente. La
perspectiva actual de la administración está orientada básicamente hacia el
futuro, por lo que al evaluar a la administración del presente debe tomarse en
cuenta el futuro.
Debido a esto, el auditor debe medir y
evaluar si la dirección esta desempeñando su función orientada hacia el futuro,
lo que implica una auditoría de procedimientos (parte de la auditoría
administrativa).
Es evidente que la revisión realizada
debe ocuparse del presente, ya que las decisiones actuales pueden ser el medio
para considerar resultados futuros, por lo que otra parte de la auditoría
administrativa es la elaboración de un informe final de resultados del presente
y su evaluación.
c) La auditoría debe producir un
resultado que sea fácil de entender y usar.
El resultado que se obtenga de la
revisión, deberá ser fácil de comprender y utilizar por parte de los
interesados. Está información deberá transmitir los hechos esenciales, ya que
es la culminación del trabajo del auditor. Sin embargo en ocasiones el auditor
no obtiene el éxito deseado por no lograr transmitir los datos obtenidos a la
dirección.
El texto del informe debe ser
interesante, transmitir el mensaje de una forma objetiva, fácil de entender, y
debe presentarse oportunamente.
3. Establecer
Normas de Desempeño. (14)
Para desarrollar una auditoría administrativa,
es importante la formulación de normas de desempeño administrativo, necesarias
para evaluar los procedimientos y los resultados.
Debido a que el propósito principal que
la dirección superior busca, es lograr el efectivo control administrativo sobre
las operaciones de su empresa, establecen un conjunto de sistemas y
procedimientos, y aunque estos por si solos no pueden crear el control, es
importante evaluar la efectividad del control administrativo, por medio de la
evaluación de los sistemas y procedimientos que se han establecido.
Para la creación de medidas de control,
es importante identificar los factores de control administrativo dentro de la
empresa. Una clasificación propuesta sería la que se muestra a continuación:
(15).
Factores
internos
1. Sistema de planeación
1.1 Planeación estratégica y táctica
1.2 Fijación de:
objetivos-planes-políticas
1.3 Establecimiento de:
procedimientos-programas-presupuestos.
2. Sistema de organización
2.1 División del trabajo
2.2 Jerarquización
2.3 Departamentalización
3. Sistema de dirección
3.1 Mando o autoridad
3.2 Motivación
3.3 Comunicación
3.4 Supervisión
4. Sistema de control
4.1 Establecimiento de normas
4.2 Comparación de resultados
4.3 Medición y corrección
5. Sistemas operacionales
5.1 Producción
5.2 Ventas
5.3 Compras y abastecimiento
5.4 Crédito y cobranzas
5.5 Recursos humanos
5.6 Finanzas
6. Factor analítico
6.1 Sistemas y procedimientos
6.2 Actividades
6.3 Simplificación administrativa
Factores
externos
7. Medio ambiente
7.1 Función social
7.2 Mercados
7.3 Competencia
Dentro de los seis factores internos,
identificamos los procedimientos que son útiles para mejorar la calidad de la
administración y de los procesos con que se opera. El factor externo ayuda a
controlar a la calidad de las relaciones de la empresa con el entorno social,
económico y político en el que se desenvuelve la empresa. (16).
En el enfoque de trabajo de la
auditoría administrativa, las operaciones que realiza la empresa deben
considerarse de manera integral, independientemente de que en la mayoría de los
casos la ejecución de una operación en particular esté asignada a varios
departamentos, oficinas, secciones o dependencias.
4. Elaborar
Informes de Auditorías Administrativas.
Naturaleza del
informe
Por las características de este tipo de
auditoría, el informe debe tener la naturaleza equivalente a un diagnóstico, en
el cual se plasmen los hallazgos derivados del trabajo, relacionados con la
eficiencia operativa, y el efecto y las consecuencias de los problemas detectados.
(17).
Congruentemente con lo anterior, debe
precisarse que no es posible que como resultado final del trabajo se presente
una opinión fundamentada tipo dictamen sobre estados financieros, sobre el
grado de eficiencia existente en la empresa.
A diferencia de la auditoría
operacional, el resultado final de la auditoría administrativa, implica
necesariamente proporcionar sugerencias específicas, el diseño de las formas,
procedimientos y sistemas necesarios, la instalación de ellos y posteriores
visitas de supervisión; todo ello con el propósito de que las ideas presentadas
funcionen a plenitud y aporten los beneficios deseados.
Importancia y
concepto
El informe sobre la auditoría es el
producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo único que
conocen los altos funcionarios de la empresa auditada.
Su contenido debe enfocarse a mostrar
objetivamente, los problemas detectados en relación con la eficiencia operativa
de la empresa, con los controles y procedimientos establecidos y con el desempeño
de sus funcionarios, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del
examen realizado. Este enfoque permitirá que la solución dada a dichos
problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la
eficiencia y productividad de la empresa.
Para que la auditoría sea útil a la
empresa, el informe debe ser ágil y orientado hacia la acción. Además, siempre
que sea posible, debe cuantificar el efecto de los problemas existentes y de
los posibles cambios. (18).
Evaluación y
efecto de los problemas
El enfoque que conviene dar al informe,
como ya lo hemos mencionado, debe tender a resaltar objetivamente siempre que
sea posible el efecto cuantificado que provocan las ineficiencias detectadas,
sus causas y consecuencias.
Conviene presentar muy claramente a los
administradores de las empresas el efecto de la ineficiencia existente (cuanto
les cuesta o dejan de ganar), a fin de motivar la toma de medidas correctivas.
El efecto y consecuencia de los
problemas a que se hace referencia, pueden corresponder a una pérdida; en tanto
que las sugerencias que se presenten deben estar orientadas a un aumento de la
productividad, ahorros que podrían lograrse o bien otros aspectos susceptibles
de provocar nuevas fuentes de utilidades.
Generalmente el mencionar en el informe
la causa de la ineficiencia, proporciona las bases para los cambios que deban
efectuarse para eliminarla.
Método de
informes de auditoría
Es necesario establecer un método de
informes de auditoría administrativa con el propósito de que el auditor pueda
contar con un medio de información estructurado para dar a conocer los
resultados de su análisis.
El informe debe ser elaborado
sistemáticamente, para lo que conviene considerar lo siguiente: (19)
a) Planeación del informe
La índole del proyecto de auditoría, el
contenido de sus comprobaciones y el grado de interés de la administración
superior afectarán la clase de informe de auditoría que se prepare. La
presentación del informe también depende de los lectores potenciales, de lo que
se espera del lector y, en el caso de la administración superior, de la
cantidad de tiempo que el lector pueda dedicar al informe.
Los antecedentes de la organización
también influirán en la clase y presentación de los informes. Donde la función
de la auditoría ha sido aceptada con anterioridad, los informes pueden reducir
relativamente al mínimo las declaraciones, hechos y estadísticas en apoyo de
comprobaciones específicas. Esto ocurre especialmente en organizaciones o
departamentos que comprenden y aceptan la naturaleza de la función de auditoría
administrativa.
Otras recomendaciones prácticas que
ayudan en la planeación del informe son:
- Definir cual es el propósito del
informe (final, parcial, de detalle, etc.).
- A quién se dirige.
- Que les interesa al o a los lectores
(no decir lo que ya se conoce) uso de síntesis (permite tener una idea general
sin leer el informe).
- Necesidad de seccionar y utilizar
índices (así que puede ir, a la sección o información de respaldo que
interese).
- Utilización de subtítulos (fijar
ideas, ayuda a memorizar).
- Los comentarios deben jerarquizarse
(inconscientemente siempre se considera que lo primero es lo más importante).
b) Organización del informe
Los informes deben dividirse y
ordenarse en determinadas partes: sección inicial, estudio principal y
conclusiones, dependiendo su dimensión y complejidad el número de secciones o
partes depende de.
Joaquín Rodríguez Valencia, propone
tres secciones para llegar a un adecuado informe:
I. Material preliminar.
Es la parte introductoria y abarca:
Portada
Carta de presentación
Prefacio
Sumario
II. Informe (contenido principal)
En esta parte del informe se recomienda
incluir los alcances y limitaciones del trabajo, sección que debe ser breve y
en ella identificarse los objetivos del trabajo realizado; las operaciones
sujetas a examen (así como las que se excluyen cuando pudiera existir alguna
confusión); el criterio de prioridades establecido; la contratación específica,
en su caso; las limitaciones; la participación de otros profesionales si la
hubo, y la responsabilidad asumida sobre las labores que hayan realizado.
También es conveniente presentar un
resumen jerarquizado en el que resalten los hallazgos más significativos y se
destaque el efecto de ellos, referenciando a una descripción más extensa en el
se proporcionen mayores datos sobre los problemas detectados, sus causas y
consecuencias.
Además se incluirán breves comentarios
sobre el propósito de la auditoría, métodos utilizados, cuestionarios empleados
y personal entrevistado, recomendando para los informes de auditoría el
siguiente contenido:
a) Deficiencias de las áreas
funcionales.
b) Deficiencias de la administración
general.
c) Apreciación de la empresa.
d) Conclusiones y recomendaciones.
Es importante que las sugerencias se
incluyan inmediatamente después de que se señalaron las situaciones que afectan
desfavorablemente la eficiencia de operación. Dichas sugerencias podrán ser
específicas en los casos en que se tengan elementos para ello; en otras
ocasiones las recomendaciones tendrán un carácter general.
Estas recomendaciones deben estar
enfocadas a que se mejore la eficiencia citando los casos específicos en los
cuales puedan modificarse los procedimientos o criterios, cuantificando en lo
posible los resultados previsibles de un cambio.
III. Material complementario
En este aparado se incluirá la
información diversa, útil a algunos lectores del informe pero no esencial para la exposición básica;
se clasifica como material complementarios (anexos), y entre los más comunes
están:
Gráficas.
Cuadros.
Formas.
Diagramas de flujo.
Cuestionarios.
Hojas de trabajo.
Hojas de datos (entrevistas).
Programas de trabajo.
c) Control de las conclusiones y
recomendaciones.
El objetivo principal del informe de
auditoría administrativa es lograr que las recomendaciones propuestas por él se
sigan y se cumplan.
Aunque en ocasiones las recomendaciones
presentadas en el informe no se efectúen por el auditor, éste deberá:
Cerciorarse de que las acciones
correctivas se lleven a cabo y observen los resultados obtenidos.
Persuadir a la dirección de que algunas
sugerencias requieren de tiempo para alcanzar los resultados deseados.
Convencer a la dirección superior de
que la auditoría administrativa es una técnica que da a la empresa mayor
capacidad para lograr los objetivos y planes establecidos.
Decálogo para
un buen informe.
Finalmente, un decálogo propuesto para
preparar un buen informe de auditoría administrativa, podría ser: (20).
I. Enfatizar los aspectos
significativos que mejoren la operación del negocio. Cualquier ejecutivo estará
interesado en cambios de procedimientos que resulten en reducción de costos. No
estará igualmente interesado en controles protectivos.
II. Omitir
partidas o hechos poco significativos que no requieran la atención de los
ejecutivos.
III. Limitar el informe al mínimo
indispensable.
IV. No esperar que el funcionario
conozca tecnicismos. Escribir el informe en el lenguaje que él está
acostumbrado a usar. "Que todo el que lo lea lo entienda".
V. No hacer críticas que no vayan
acompañadas de sugestiones constructivas o que no estén respaldadas por hechos.
En aspectos técnicos, en los que el auditor esté capacitado para hacer una
recomendación específica, los hallazgos deben ser informados con la sugestión
de que sean estudiados con mayor detalle por expertos calificados cuando la
situación parezca requerir dicha acción.
VI. Discutir el informe con todos los
responsables que se vean afectados por sus observaciones y recomendaciones.
VII. En la medida de lo posible,
obtener el acuerdo de los funcionarios afectados por las recomendaciones y en
su caso, presentarlas como sugestiones conjuntas.
VIII. Si nos se cuenta con la
aprobación de los afectados, cuando menos asegurarse que si hay acuerdo a las
circunstancias y hechos que se informan. Así los directivos superiores podrán
ver la posición del afectado y la del auditor y tomar una decisión (acción).
IX. Enviar copia (o síntesis) del
informe final a todos los encargados de departamentos operativos que se vean
afectados, así como al funcionario superior responsable auditada (sí se usan
sumarios, debe tenerse cuidado que sean lo suficientemente amplios para dar una
idea adecuada de los antecedentes y de las razones para la recomendación).
X. No circular material que no contenga
el propio informe.
El auditor, al elaborar su informe,
siempre deberá tener en mente que es el resultado final de su trabajo. El
auditor podrá haber hecho un excelente trabajo en campo, pero si no es capaz de
plasmarlo es su informe, y que éste tenga el impacto deseado, no apreciarán
este buen trabajo.
5. Crear
procedimientos de auditoría administrativa.
Para efectuar la auditoría, es
necesario crear los procedimientos relativos al trabajo y a la documentación
base de la opinión del auditor administrativo.
Respecto a la revisión del control
interno, la auditoría tradicional (financiera) centra su atención en el control
financiero, sin embargo, para la auditoría administrativa es más importante el
control administrativo.
En una auditoría administrativa, el
auditor verificará si la dirección está obteniendo información útil para las
decisiones y acciones que debe tomar. Esto requerirá un análisis extenso de las
necesidades de información con el fin de evaluar la eficacia del sistema existente
para proveerla. Por lo tanto, los procedimientos asociados con la auditoría
administrativa implicarán un aumento considerable en el tiempo dedicado a la
evaluación del control interno, incluirán el uso de cuestionarios bien
estructurados, una mayor confianza en las entrevistas con los gerentes, y un
profundo estudio del sistema de información.
En el manejo y control de las tareas de
auditoría administrativa se requieren políticas y procedimientos bien definidos
que eviten cualquier confusión.
Técnicas de
auditoría
El Instituto Mexicano de Contadores
Públicos define como técnicas de auditoría a los métodos prácticos de
investigación y prueba que el contador público utiliza para lograr la
información y comprobación necesaria para poder emitir su opinión profesional;
algunas técnicas de auditoría que pronuncia este Instituto, y son aplicables a
la auditoría administrativa, son: (21) (22).
Estudio
General
Es la apreciación sobre la fisonomía o
características generales de la empresa, de sus estados financieros y de las
partes importantes, significativas o extraordinarias que la componen.
Generalmente esta técnica deberá aplicarse antes que cualquier otra.
Análisis
Esta técnica generalmente se aplica a
cuentas o rubros de los estados financieros para conocer como están integrados.
Inspección
Es el examen físico de bienes
materiales o de documentos con el objeto de cerciorarse de la autenticidad de
un bien u operación.
Confirmación
Es la obtención de una comunicación
escrita de una persona, que se encuentra en posibilidad de conocer la
naturaleza y condiciones de la operación y, por lo tanto, de informar de una
manera válida sobre ella.
En nuestro caso, una forma de
confirmación que más utilizaremos, será la confirmación por investigación, que
consiste en obtener información, datos y comentarios de los funcionarios y
empleados de la propia empresa.
Observación
Que consiste en la presencia física de
cómo se realiza ciertas operaciones o hechos, donde el auditor se da cuenta
ocularmente de la forma como el personal de la empresa las realiza.
Cálculo.
Es la verificación matemática de alguna
partida o cálculo.
Los procedimientos de auditoría se
definen como: "Las técnicas de investigación y análisis aplicables a una
variable o grupo de hechos y circunstancias relativas a la operación o ente,
sujetos a examen y evaluación, mediante los cuales el auditor logra fundamentar
su apreciación".
Los diferentes sistemas de
organización, control, contabilidad y en general, los detalles de operación de
los negocios, hacen imposible establecer sistemas rígidos de pruebas para
efectuar auditorías. Por esta razón el auditor deberá, aplicando su criterio
profesional, decidir cuál técnica o procedimiento de auditoría o conjunto de
ellos, serán aplicables en cada caso para obtener la certeza moral que
fundamente una opinión objetiva y profesional.
Extensión o
alcance de los procedimientos de auditoría.
Dado el hecho de que muchas de las
operaciones de las empresas son de características repetitivas y forman
cantidades numerosas de operaciones individuales, generalmente no es posible
realizar un examen detallado de todas las operaciones individuales que forman
los procedimientos. Por esa razón, cuando se llenan los requisitos de
multiplicidad de operaciones y similitud entre ellas, se recurre al
procedimiento de examinar una muestra representativa de las partidas
individuales, para derivar del resultado del examen de tal muestra, una opinión
general sobre la partida global. Este procedimiento no es exclusivo de la
auditoría, sino que tiene aplicación en muchas otras disciplinas, en el campo
de la auditoría se le conoce con el nombre de pruebas selectivas.
La relación de las partidas examinadas
del total de las partidas individuales que forman el universo, es lo que se
conoce como alcance de los procedimientos de auditoría y su determinación es
uno de los elementos más importantes en la planeación de la propia auditoría.
El auditor debe considerar en primer
término los objetivos específicos de auditoría que debe alcanzar, lo que le
permitirá determinar el procedimiento de auditoría o combinación de
procedimientos más indicados para lograr tales objetivos. Además cuando el
muestreo de auditoría es apropiado, la naturaleza de la evidencia de auditoría
buscada y las condiciones de error posible u otras características relativas a
tal evidencia ayudarán al auditor a definir lo que constituye un error y el
universo que deberá utilizarse para el muestreo
Procedimientos
de auditoría de aplicación general.
Como ya lo comentamos, la aplicación de
una o más técnicas de auditoría da origen a los procedimientos de auditoría, y
estos a su vez forman una metodología de auditoría administrativa.
La metodología que a continuación se
comenta se simplifica en tres pasos fundamentales: familiarización,
investigación y análisis, y diagnóstico, las que tienen un carácter genérico y
deberá adecuarse a las situaciones específicas que se encuentren en el
desarrollo de la revisión. (23).
1.
Familiarización
El auditor debe familiarizarse con la operación u operaciones que re