Universidad Abierta
IMPORTANTE:
Se autoriza la reproducción de este texto para fines no comerciales,
agradecemos citar la fuente
Nociones de
Contabilidad
Víctor Islas
Ortíz
INTRODUCCIÓN
Desde tiempos remotos la Contabilidad ha
sido una herramienta indispensable para controlar cualquier negocio, ya que
todas las operaciones realizadas por cualquier empresa ya sea de producción,
comercial o de servicios, deben quedar registradas en la contabilidad, por lo
que en ella se concentran los resultados del negocio.
Es importante manejar en forma adecuada
los conceptos que integran la contabilidad, para tener elementos que nos
muestren si la empresa o negocio esta cumpliendo con los objetivos que se han
fijado y para lo cual ha sido creada.
Así mismo, como parte de las obligaciones
contraídas con las leyes fiscales, es necesario cumplir con el pago de
impuestos, lo que nos permite contribuir con los gastos públicos de nuestro
país.
La base de una buena contabilidad consiste
en conocer y dominar los conceptos básicos de la misma, por lo que es
importante establecer un adecuado manual de políticas, procedimientos y
criterios, para evitar inconsistencias en el registro de las operaciones.
OBJETIVOS
La presente MEMORIA, tiene como finalidad
transmitir los conceptos esenciales que integran el manejo de la contabilidad,
siendo estos los siguientes:
Conocer los conceptos de Contabilidad y
contador, así como sus funciones y objetivos
Conocer las disposiciones de las leyes y
sus reglamentos en cuanto a la obligación de llevar la Contabilidad
Conocer las definiciones de Activo y
Pasivo
Conocer la definición y modalidades del
Capital
Conocer el concepto y movimiento de las
cuentas de Activo y Pasivo
Conocer y manejar la clasificación de las
cuentas que integran el Activo y el Pasivo
Conocer la definición y la presentación
del Balance General o Estado de Posición Financiera
Conocer la finalidad y presentación del
Balance Comparativo
NOCIONES PRELIMINARES
LA CONTABILIDAD, EL CONTADOR Y ASPECTOS
LEGALES
Contabilidad
Es la materia que determina las normas y
procedimientos que nos permiten registrar, ordenar y analizar las operaciones
realizadas por personas físicas y morales; dando como resultado información
confiable y oportuna.
Propósitos de la contabilidad
Registrar en forma clara y oportuna, todas
las operaciones generadas en la empresa.
Controlar en forma adecuada los recursos y
obligaciones de la empresa.
Proporcionar información veraz y oportuna
que muestre la situación económica de la empresa, para la toma de decisiones.
Planear estrategias fiscales y financieras
que permitan tener una política tributaria sana.
Proporcionar información a terceras
personas que lo requieran, en los casos en que la contabilidad tenga carácter
probatorio.
El contador
Es la persona responsable de desarrollar
los procedimientos para el registro de las operaciones con el fin de obtener
información confiable y oportuna para la toma de decisiones.
Servicios que presta el contador
Elaborar el manual de procedimientos de
registro de la contabilidad.
Contabilizar todas las operaciones
realizadas por la empresa.
Elaborar información financiera para la
Dirección de la empresa, que sirva como base para la toma de decisiones.
- Estados
financieros
- Razones
financieras
-
Integración de cuentas colectivas
- Flujo de
efectivo
- Variaciones de
resultados vs. pronostico y presupuesto
- Comparativos de
Ventas y márgenes de Utilidad
El cumplimiento de las obligaciones
fiscales y laborales.
Administrar los recursos financieros de la
empresa.
La obligación de llevar la contabilidad
Las leyes y sus reglamentos que en México
establecen la obligación de llevar contabilidad vigentes al 1º de Enero de 1998
son las siguientes:
CÓDIGO DE COMERCIO
CAPITULO III
DE LA CONTABILIDAD MERCANTIL
Art. 33
Todo negocio o empresa tienen la
obligación de manejar un sistema de contabilidad de acuerdo a sus necesidades,
debiendo cumplir con los siguientes requisitos:
Que permita identificar las operaciones
realizadas y que contenga los comprobantes originales de dichas operaciones.
Que permita integrar el saldo o los
movimientos globales de un periodo.
Que sirva de base para la elaboración de
la información financiera.
Que incluya un sistema de control interno
para asegurar el registro de todas las operaciones generadas en la empresa.
Art. 34
Independientemente del sistema de registro
manual o electrónico se deben llevar el Libro Mayor y de actas en su caso,
debidamente encuadernados, empastados y foliados. La encuadernación podrá
efectuarse dentro de los 3 meses siguientes al cierre del ejercicio. No
permitiendo concesiones aunque haya requisitos especiales para alguna empresa o
negocio.
Art. 35
El Libro Mayor deberá contener cuando
menos una vez al mes:
Los nombres de
las cuentas,
El saldo inicial,
Los movimientos
de Cargo y Abono,
El saldo final.
Podrán manejarse mayores individuales por
oficinas o centros de costos, debiendo acumular todas las operaciones en el
mayor general.
Art. 36
El libro de actas deberá contener los
acuerdos que se tomen en las Asambleas de Socios y los consejos de
Administración.
Art. 37
Si el dueño del negocio o empresa es de
procedencia extranjera, las operaciones de la contabilidad deberán ser
registradas en castellano. Si este requisito no es cumplido al pie de la letra
se multará al empresario debiendo pagar multa no mayor al 5% de su capital, así
mismo se realizara la traducción de la misma, por lo cual el empresario será
responsable de los gastos que se originen.
Art. 38
Es obligación del empresario archivar
adecuadamente los documentos originales de las operaciones realizadas en su
empresa; y conservar estos archivos por un periodo mínimo de 10 años.
LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA
TITULO II
CAPITULO V
OBLIGACIONES DE LAS PERSONAS MORALES
Art. 58 Fracc. I
Llevar la contabilidad de acuerdo con lo
establecido en el Código Fiscal de la Federación, su reglamento y el reglamento
de esta ley, así como registrar las operaciones que realicen. En caso que se
lleven a cabo operaciones en moneda extranjera, se registraran al tipo de
cambio de la fecha en que se efectúen.
Art. 58 Fracc. II
Expedir comprobantes por las operaciones
que se realicen y conservar una copia como parte de la contabilidad.
CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN
TITULO II
DE LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS
CONTRIBUYENTES
CAPITULO ÚNICO
Art. 28
Todas aquellas personas que se encuentren
en la obligación de llevar su contabilidad de acuerdo con las disposiciones
fiscales, deberán considerar las siguientes reglas:
Los sistemas y registros contables deben
reunir los requisitos establecidos por el reglamento del Código, los cuales están obligados a llevar.
En la contabilidad los asientos deben ser
analíticos, asimismo deben registrarse durante el periodo de dos meses a las
operaciones correspondientes.
La contabilidad se debe llevar en el
domicilio de la empresa o negocio, o en su caso en otro lugar mediante sean
cumplidos los requisitos señalados por el reglamento del Código.
CONCEPTOS QUE INTEGRAN LA CONTABILIDAD
Las disposiciones fiscales obligan a
llevar registros y cuentas especiales, así como algunos que no sean
obligatorios llevados por la empresa o negocio, y los libros sociales obligados
por otras leyes, deben de ser incluidos en la contabilidad.
REFERENCIAS DEL CÓDIGO A LA CONTABILIDAD
Al momento en que se encuentren
referencias en las disposiciones fiscales de este Código en cuanto a la
contabilidad. Debe entenderse que es integrada
por los sistemas y registros contables anunciados en la fracción I de este articulo, todos aquellos registros
especiales, maquinas de comprobación fiscal, la documentación comprobatoria y
sus asientos correspondientes, así como los comprobantes de haber cumplido con
las disposiciones fiscales.
REGLAMENTO DEL CÓDIGO FISCAL DE LA
FEDERACIÓN
SECCIÓN TERCERA
DE LA CONTABILIDAD
Art. 26
En el articulo 28 fracción I del Código
nos referimos a los registros y sistemas que deben de llevar las empresas o
negocios por el método de procesamiento que ha estos les convenga según la
actividad a la que se dediquen, cumpliendo por lo menos con los requisitos
siguientes:
Cada una de las operaciones y actividades
así como sus características deben ser plenamente identificadas con su
respectiva documentación que las compruebe,
con esto podremos identificar los registros y sistemas con las contribuciones
y tasas incluyendo aquellas actividades que hayan sido liberadas de pago por la
ley.
Realizar la identificación de la
documentación comprobatoria con las inversiones efectuadas, y que con ello se
pueda precisar la fecha en la cual se compró un bien o se efectuaron las
inversiones; así como su descripción, el precio original de éstas y el monto de
la deducción que se realiza anualmente.
Todas las operaciones, actos o actividades
deben relacionarse con los saldos que a su vez den como resultado las cifras
finales de cada cuenta.
Elaborar los balances o estados de
posición financiera.
Relacionar las cuentas de cada una de las
operaciones con los balances o estados de posición financiera.
Mediante los controles internos y de
verificación, debemos asegurar el registro total de cada una de las operaciones
y con ello garantizar que estén asentadas correctamente en la contabilidad
Determinar todas aquellas contribuciones
que deban ser canceladas o devueltas, debido a las devoluciones que haya
recibido el contribuyente así como los descuentos o bonificaciones que le sean
otorgadas de acuerdo a las disposiciones fiscales.
Al utilizar estímulos fiscales se debe
verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos.
Las empresas o negocios podrán llevar los
registros a los que están obligados según las disposiciones fiscales, como
pueden ser las maquinas registradoras de comprobación fiscal como se menciona
en el último párrafo del Art. 28 del Código fiscal de la Federación, sin
perjuicio de lo que se menciona en este articulo.
Art. 27
Las empresas o negocios podrán utilizar
cualquier método de registro manual, mecanizado o electrónico para cumplir con
lo establecido en el articulo anterior, y a su vez este método siga los
requisitos necesarios establecidos en el reglamento.
Se puede llevar la contabilidad con la
combinación de los diferentes sistemas de registro que se mencionan en este
articulo.
Además de seguir cualquiera de los métodos
de registro mecánico o manual, la empresa o negocio debe registrar sus operaciones
cuando menos en el libro diario y el mayor, y en el caso de que opte por llevar
la contabilidad en un sistema electrónico entonces debe llevar el libro mayor
como mínimo.
Los contribuyentes no son liberados por
este articulo, de llevar los libros que son establecidos por las leyes o en su
caso por otros reglamentos.
Art. 28
Los libros de diario, mayor y otros que
estén obligados a llevar por otras
disposiciones fiscales; en el caso de
que utilicen el método de registro manual, deben de encontrarse debidamente
empastados, encuadernados y foliados.
En caso de que el causante decida adoptar
los métodos de registro electrónico o mecánico, las fojas que formen los libros
de mayor y diario deberán ser empastadas, encuadernadas y foliadas
correctamente y en forma consecutiva; además deben contener la razón social o
nombre del contribuyente, su domicilio fiscal y clave del registro federal de
contribuyentes. La encuadernación se puede hacer dentro de los 3 meses
posteriores al cierre del ejercicio. Así mismo la información puede grabarse en
CD´S o en otro medio que antes haya
autorizado la Secretaria de Hacienda mediante reglas de carácter general.
Art. 29
En el libro diario deben ser registradas
todas y cada una de las operaciones debidamente descritas, llevando un orden
cronológico según se vayan efectuando y que a su vez deben de indicar los
movimientos de cargo o crédito correspondientes.
Es necesario que se anoten los nombres de
las cuentas de la contabilidad en el libro mayor, así como su saldo al final
del periodo de registro inmediato anterior, el monto total de los movimientos
de cargo o crédito de cada cuenta en el periodo correspondiente así como su saldo final.
Por cada una de las sucursales con que
cuente la empresa pueden llevarse los libros de diario y mayor, pero a su vez
se debe llevar un libro de diario y mayor general por la empresa matriz para
que en ellos se concentren todas las
operaciones realizadas por ésta.
LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
CAPITULO VII
DE LAS OBLIGACIONES DE LOS CONTRIBUYENTES
Art. 32 Fracc. I
Debe llevarse la contabilidad conforme al
Código Fiscal de la Federación, así como su reglamento y el reglamento de esta
ley y efectuar de conformidad con este último la separación de las actividades
de las operaciones por las que se deba pagar el impuesto por las diferentes
tasas, de aquéllos por los cuales esta ley libera de pago.
REGLAMENTO DE LA LEY DEL IMPUESTO AL VALOR
AGREGADO
CAPITULO VII
DE LAS OBLIGACIONES DE LOS CONTRIBUYENTES
Art. 46
Los contribuyentes del impuesto al valor
agregado según los efectos del articulo 32, fracción I de la ley, deben de
llevar su contabilidad dentro de los términos del Código Fiscal de la
Federación y su reglamento.
ACTIVO, PASIVO Y CAPITAL
Con la finalidad de llevar un adecuado control
de las cuentas que forman la contabilidad, estas se clasifican en cuentas de
Activo, de Pasivo y de Capital; en este ultimo renglón se incluye el Estado de
Resultados, que muestra la integración de Ingresos, Costos y Gastos, que dan
como resultado la Utilidad o Perdida del negocio, en un periodo determinado.
Activo
El Activo esta formado por las cuentas de
la contabilidad que representan los Valores, Bienes, Derechos y Títulos de
Crédito, que son propiedad de una empresa o negocio.
Pasivo
El Pasivo se integra por las cuentas de la
contabilidad que representan todas las Deudas y Obligaciones, a cargo de una
empresa o negocio.
Capital
El Capital representa los Valores o
Bienes, expresados en dinero que posee una persona, ya sea física o moral. En una
persona física se le llama Patrimonio y en una persona moral esta representado
por Acciones, con un valor determinado
Dentro de la contabilidad el Capital puede
ser expresado en los siguientes aspectos:
Capital Económico; se encuentra dentro del
factor productivo ya que es el conjunto de bienes y equipos que son necesarios
para producir riqueza.
Ejemplo: Para un escritorio público su
Capital lo constituyen su máquina de escribir y su computadora, porque sin
ellas no puede realizar su trabajo.
Capital Financiero; es la inversión de
dinero y valores que se invierten para producir utilidades o intereses.
Ejemplo: Una empresa que invierte dinero
en una Institución Bancaria para obtener rendimientos, en este caso su Capital
esta representado por su contrato de inversión.
Capital Contable; en la contabilidad se
representa como la diferencia entre el Activo y el Pasivo, es decir la
diferencia entre el valor de las propiedades y el importe de las deudas de una
empresa.
Ejemplo:
Disponible
en Caja y Bancos $ 25,000
Saldos
de Clientes a nuestro favor 300,000
Inventario
de mercancías 800,000
Mobiliario
y equipo de computo 50,000
Total
del Activo 1´175,000
Saldos
de Proveedores por pagar 655,000
Impuestos
por pagar 20,000
Total
del Pasivo 675,000
Capital
Contable 500,000
Las cuentas que integran el Capital
Contable son, entre otras:
Capital social
Reserva legal
Utilidad o perdida de ejercicios
anteriores
Utilidad o perdida del ejercicio
El Capital contable al ser la diferencia
aritmética entre el Activo y el Pasivo puede dar como resultado lo siguiente:
Capital Contable Positivo: El Activo es
mayor que el Pasivo
Capital Contable Negativo: El Pasivo es
mayor que el Activo
En términos contables se conocen los
siguientes tipos de Capital
Capital en giro o Capital invertido: son
los valores ya sea propios o ajenos que están invertidos en una empresa
Valores
Invertidos Capital
en giro o invertido
Propios $
400,000
Ajenos 100,000
Total 500,000
Capital propio: se dice que un capital es
propio porque pertenece a una persona.
Capital Social: se constituye por los
bienes en efectivo o en especie que
aportan los integrantes de una sociedad, el cual esta representado por Acciones
o partes sociales.
CUENTAS DE ACTIVO Y PASIVO
Dentro de la contabilidad se asignan
nombres específicos tanto a las propiedades y derechos como a las deudas y
obligaciones de una empresa.
Cuentas del Activo
Caja
El saldo de esta cuenta esta formado por
los valores en efectivo, cheques, bauchers, giros y comprobantes de pagos
pendientes de registrar.
La cuenta de caja aumenta cuando ingresan
valores, y disminuye cuando se realizan pagos.
La cuenta de fondo fijo es utilizada como
subcuenta de la cuenta de Caja y esta representada por el dinero en efectivo y
los comprobantes de los gastos y prestamos efectuados con el fondo fijo. La
cuenta de fondo fijo aumenta cuando se incrementa el fondo fijo, y disminuye
cuando se reduce o se cancela el mismo.
Las cuentas de Caja y fondo fijo
pertenecen al Activo porque el dinero y los valores son propiedad de la
empresa.
Bancos
Representa los saldos de las cuentas
bancarias que son propiedad de la empresa.
La cuenta de Bancos aumenta cuando se
realizan depósitos a las cuentas y disminuye cuando se expiden cheques o se
realizan pagos con cargo a las cuentas de la empresa.
La cuenta de Bancos forma parte del Activo
porque es el dinero propiedad de la empresa que esta depositando en
Instituciones Bancarias.
Inversiones en Valores
El saldo de esta cuenta esta formado por
los importes depositados en instrumentos de inversión con el objeto de generar
rendimientos o intereses.
Esta cuenta aumenta cuando se realizan
traspasos de las cuentas de cheques y cuando se capitalizan los intereses, y
disminuye cuando se retiran los fondos.
Inversiones en Valores es cuenta del
Activo porque representa las inversiones en dinero a un plazo determinado, que
son propiedad de la empresa.
Mercancías
Son todos aquéllos productos que compra
una empresa con la finalidad de venderlos y que están dentro del almacén del
negocio.
La cuenta de Mercancías aumenta cuando
compramos o recibimos mercancías de los proveedores y cuando los clientes nos
hacen devoluciones, y disminuye cuando vendemos o entregamos mercancías o cuando se realizan devoluciones a los
proveedores.
Es cuenta del Activo porque las mercancías
fueron compradas y ahora ya son propiedad del negocio.
Clientes
Son las personas o empresas que deben al
negocio, por concepto de la Venta de mercancías a crédito, teniendo como único
soporte la factura original debidamente firmada o un contrarecibo expedido por
el cliente. Por lo regular corresponden a ventas realizadas a Corto Plazo.
La cuenta de clientes aumenta cuando se
realizan ventas a crédito, y disminuye cuando se reciben pagos de los clientes,
nos devuelven mercancías o se hacen bonificaciones o descuentos.
La cuenta de clientes pertenece al Activo
porque representa el importe de las ventas a crédito que la empresa tiene el
derecho de recuperar.
Documentos por Cobrar
Son los títulos de crédito como pagarés o
letras de cambio a favor de la empresa, y que son originados por ventas a
crédito principalmente a Largo Plazo, por préstamos o por algún otro concepto.
Aumenta cuando la empresa recibe títulos de crédito a su favor, y disminuye cuando se
cobran, se endosan o se cancelan estos documentos.
Documentos por cobrar es cuenta del Activo
porque esta integrada por los pagarés o letras de cambio que la empresa tiene derecho a cobrar.
Deudores diversos
Son las personas que adeudan un saldo a
favor de la empresa por una causa distinta a la venta de productos y servicios,
como pueden ser préstamos a terceros, préstamos a empleados o cuando existan
pagos cuyos comprobantes no han sido registrados.
La cuenta de Deudores Diversos aumenta
cuando realizamos préstamos o pagos a terceros sin tener el soporte documental
y disminuye cuando recibimos pagos de los préstamos realizados o cuando
recibimos los comprobantes de pagos anteriores.
Esta cuenta pertenece al Activo porque
esta representada por adeudos de terceras personas por conceptos distintos a la
venta de mercancías, que la empresa
tiene el derecho de cobrar.
Todas las cuentas anteriores tienen
movimiento constante en toda empresa o negocio, por lo que se les llama CUENTAS
DE ACTIVO CIRCULANTE.
Terrenos
Se conoce como terrenos al espacio de
tierra, también conocidos como predios, que han sido registrados a nombre del
negocio o empresa.
La cuenta de terrenos aumenta cuando se
adquieren estos predios, y disminuye cuando se venden.
Esta cuenta pertenece al Activo porque
representa el precio de los predios que son propiedad de la empresa o negocio.
Edificios
Son las construcciones, oficinas, bodegas,
casas o edificios; que han sido construidos en los terrenos de una empresa y
que son propiedad de la misma.
Esta cuenta aumenta cuando se construyen o
se compran dichos edificios y disminuye cuando se venden o bien cuando se
destruyen total o parcialmente.
Edificios es cuenta del Activo porque los
inmuebles que la integran son propiedad del negocio o empresa.
Mobiliario y Equipo
La cuenta de mobiliario y equipo se
integra por los bienes muebles que son necesarios para el funcionamiento del
negocio tales como: escritorios, sillas, mesas, mostradores, básculas,
vitrinas, cajas registradoras, faxes, copiadoras, calculadoras; y los que
utilicen los negocios tanto para la administración, como para el desarrollo de
su actividad.
Aumenta a medida que compramos los bienes
y disminuye cuando se venden o cuando se dan de baja de la cuenta por
inservibles.
Mobiliario y equipo forma parte del Activo
porque los bienes que integran la cuenta son propiedad del negocio.
Maquinaria y Equipo
Esta cuenta se integra por las maquinas y
equipos que son necesarios para la manufactura de productos; en el caso de una
empresa textil la maquinaria y equipo esta formada por las maquinas tejedoras,
cortadoras, hilvanadoras, de acabado, etc.
La cuenta aumenta con la compra de las
maquinas y equipo y disminuye cuando se venden o se dan de baja por obsoletas o
inservibles.
La cuenta de maquinaria y equipo es del
Activo porque representa el costo de la maquinaria y equipo que es propiedad
del negocio.
Equipo de Computo
Esta cuenta esta formada por las
computadoras, impresoras, scanners, ploters, unidades de almacenamiento y el
Software o programas necesarios para el
control del negocio.
Dicha cuenta aumenta cada vez que se
adquiere equipo nuevo y disminuye en caso de que se vendan o cuando se realiza
una baja a causa de que los equipos o programas se vuelven obsoletos o
inservibles.
El equipo de computo es cuenta del Activo
porque su importe es el precio de los equipos y programas que son propiedad de
la empresa.
Equipo de Reparto
Son todos los vehículos utilizados para la
entrega de las mercancías o productos vendidos, o para realizar compras de las
mismas como son: camiones, camionetas, automóviles, motocicletas, etc.
La cuenta de equipo de reparto aumenta con
la compra de estos equipos y disminuye cada vez que se venden o se dan de baja
en caso de siniestros o robos.
Equipo de Transporte
Esta cuenta esta integrada por los
automóviles, motocicletas y otros vehículos que son necesarios para las
actividades de la empresa como: los utilizados para el cobro de las facturas,
visitas que realicen a otros negocios o sucursales de la empresa, o los
vehículos utilizados por los agentes de ventas
en caso de venta de productos que son entregados posteriormente.
Con la compra de equipo de transporte
aumenta la cuenta y disminuye con su
venta.
Equipo de reparto y Equipo de transporte,
son cuentas del Activo porque representan los vehículos propiedad de la empresa
o negocio.
Las cuentas de Terrenos, Edificios,
Mobiliario y equipo, Maquinaria y equipo, Equipo de computo, Equipo de reparto
y Equipo de transporte; representan los bienes del negocio que son necesarios
para su funcionamiento, ya que se adquieren para utilizarse y no para venderse,
por lo que se les llama ACTIVOS FIJOS.
Depreciación Acumulada de Edificios
Depreciación Acumulada de Mobiliario y
equipo
Depreciación Acumulada de Maquinaria y
equipo
Depreciación Acumulada de Equipo de
computo
Depreciación Acumulada de Equipo de
reparto y
Depreciación Acumulada de Equipo de
transporte
Representan el desgaste físico de los
bienes y equipos del negocio , tanto por el uso como por el transcurso del
tiempo.
Las cuentas de depreciación aumentan por
el transcurso del tiempo y de acuerdo a los porcentajes establecidos por la
empresa cada vez que se efectúa el registro a gastos, y disminuye cuando se
venden o se dan de baja los activos fijos de la empresa.
Las cuentas de Depreciación son cuentas
complementarias de Activo porque representan el tiempo en que los activos fijos
propiedad del negocio han sido utilizados por éste.
Depósitos en Garantía
Son los importes que se entregan para
garantizar el cumplimiento de los contratos celebrados con terceras personas en
beneficio del negocio, como ejemplo tenemos el caso de los depósitos que se
dejan en garantía con la renta de un edificio. El depósito podrá ser utilizado
por el arrendador en caso de maltratos o desperfectos del inmueble ocasionados
por el arrendatario o podrá ser usado para el pago de servicios que haya dejado
pendientes el inquilino.
Depósitos en garantía aumenta cada vez que
se entrega dinero o valores por este concepto y disminuye cuando terminan o se
cancelan los contratos celebrados, y se devuelven los depósitos o se disfrutan
los servicios.
Ejemplo: en un contrato de arrendamiento
en lugar de realizar la devolución del depósito, se puede utilizar el inmueble
por un periodo adicional sin efectuar el pago de la renta.
La cuenta de depósitos en garantía,
pertenece al Activo porque representa las cantidades entregadas en garantía que
la empresa tiene el derecho de exigir que le sean devueltos, o de disfrutar del
servicio en forma adicional, al termino o cancelación del contrato respectivo.
Acciones y Valores
La cuenta de Acciones y Valores esta
constituida por las acciones de otras compañías que son propiedad de la
empresa, como inversión de Capital con el objeto de generar utilidades.
La cuenta de Acciones y Valores aumenta
cada vez que se realicen adquisiciones de acciones, bonos u otros títulos
valor, asimismo cuando se registre la participación de utilidades de la
compañía de la cual se adquirieron las acciones; disminuye en el momento en que
se venden las acciones o cuando se reciban las utilidades correspondientes.
Acciones y Valores es cuenta del Activo
porque representa el precio del costo de las acciones que son propiedad de la
empresa, y por las cuales tiene el derecho de recibir dividendos.
Gastos de Instalación
Representan los trabajos y gastos
realizados para acondicionar y mejorar la imagen a las oficinas o locales del
negocio; estos pueden ser instalaciones eléctricas, instalaciones telefónicas,
redes de computadoras, instalaciones hidrosanitarias, instalaciones de
estructuras y plafones, hechura de mostradores, etc.
La cuenta de gastos de instalación aumenta
cuando se realizan gastos para acondicionar los edificios y mejorar el
funcionamiento de los mismos y disminuye proporcionalmente a medida que los
gastos se vayan amortizando por el uso o por el transcurso del tiempo, a través
de la cuenta de amortización de gastos de instalación.
Gastos de instalación es cuenta del Activo
porque representa el costo de las instalaciones y mejoras de los edificios,
efectuadas por la empresa o el dueño del negocio.
Seguros y fianzas
Son los pagos que realiza la empresa para
la contratación de pólizas para asegurar los bienes y propiedades contra
incendios, terremotos, accidentes, robos, responsabilidad civil, etc., así como
fianzas de fidelidad para cubrir riesgos de fraudes, robos y abusos de
confianza por parte de los empleados.
Seguros y fianzas aumenta con cada pago
que la empresa realiza para la contratación o renovación de pólizas de seguros
y fianzas, y disminuye conforme se vayan devengando o se vayan utilizando los
servicios, también disminuye cuando se cancela en forma anticipada la póliza
contratada y se recibe la devolución del saldo pendiente de utilizar.
Seguros y fianzas es una cuenta del Activo
porque representa la contratación de las pólizas de seguros y fianzas que la
empresa ha pagado y que tiene el derecho de exigir a las compañías aseguradoras
y afianzadoras, el pago de los daños ocasionados en un siniestro.
Papelería y Útiles
Esta cuenta esta formada por las facturas,
notas de mostrador, salidas y entradas de almacén, tarjetas de presentación,
papel, lapiceros, clips, y demás artículos de oficina que se utilicen en la empresa.
La cuenta de papelería y útiles aumenta siempre que se realicen compras de
papelería, y disminuye en la proporción en que se vayan utilizando.
Papelería y útiles es cuenta del Activo
porque representa el precio de la papelería que es propiedad de la empresa o
negocio.
Publicidad
Representa el costo de los medios a través
de los cuales se dan a conocer los productos, promociones o eventos del
negocio, así como para crear una imagen institucional de la marca o de la
empresa. Los medios mas utilizados son: los anuncios en diarios y revistas,
radio y televisión, folletos, trípticos, volantes, etc.
La cuenta de publicidad aumenta cada vez
que se realizan pagos por este concepto y disminuye en la medida que se vayan
utilizando.
Publicidad es cuenta del Activo porque
representa el costo de la publicidad que ha sido contratada y es propiedad de
la empresa o negocio.
Servicio y mantenimiento
Esta cuenta la constituyen los pagos que
se realizan al contratar el servicio y mantenimiento de maquinaria y equipo, mobiliario, o equipo de computo; por un
periodo determinado. Por ejemplo: al contratar una póliza de servicio y
mantenimiento de la copiadora y el fax de la empresa por el periodo de un año.
La cuenta de servicio y mantenimiento
aumenta cada vez que se realizan pagos para la contratación de pólizas de
servicio, y disminuye mensualmente conforme se va utilizando el servicio.
Servicio y mantenimiento es cuenta del
Activo porque representa el precio del costo de las pólizas de servicio
contratadas por la empresa, por las cuales tiene el derecho a exigir el
servicio de mantenimiento cuando su equipo lo requiera.
Rentas pagadas por anticipado
Esta cuenta se refiere al pago de rentas adelantadas por concepto de edificios
ocupados por la empresa, equipo de computo o equipo de transporte utilizados
por la empresa. Estos pagos anticipados se pueden realizar para aprovechar
algún descuento ofrecido por el arrendador o por así convenirse en el contrato
de arrendamiento.
La cuenta de rentas pagadas por anticipado
aumenta cuando la empresa realiza pagos por concepto de una o varias rentas
adelantadas ya sea mensuales, semestrales o anuales; disminuye por la parte
proporcional de las rentas que se vayan disfrutando, o bien en caso de que se
cancele el contrato que se tenga celebrado y aun queden rentas pendientes de
utilizar, por las que se solicitará su devolución.
Rentas pagadas por anticipado es cuenta
del Activo, porque representa el importe de las rentas que la empresa o negocio
ha pagado en forma anticipada y que por ellas tiene el derecho de utilizar los
bienes durante el tiempo pagado por anticipado.
Intereses pagados por anticipado
Esta cuenta se integra por los intereses
que sean pagados por la empresa antes del vencimiento de créditos contratados
por la misma. El pago de intereses anticipados se da cuando las instituciones
de crédito al otorgar un préstamo se descuentan del mismo los intereses
pactados.
Ejemplo:
Nos autorizan un préstamo solicitado a un
plazo de 12 meses, por un importe de $500,000.00 de los cuales se descuentan
$125,000.00 de los intereses, y sólo recibimos la cantidad de $375,000.00; por
lo cual los intereses quedan como un pago anticipado, ya que el préstamo debe
registrarse por $500,000.00 que es el importe que se debe a la Institución Bancaria.
La cuenta de intereses pagados por
anticipado aumenta en los casos en que se paguen intereses por anticipado, y
disminuye por la parte proporcional de los intereses que se vayan
devengando y se registren en Gastos.
Intereses pagados por anticipado es cuenta
del Activo, ya que equivale a los intereses que la empresa ha pagado en forma
anticipada y por los cuales tiene el derecho de recibir el préstamo y
liquidarlo hasta la fecha en que han quedado pagados los intereses.
Intereses a cargo por devengar
La cuenta de intereses a cargo por
devengar esta constituida por los intereses causados respecto de prestamos
solicitados que corresponden a la compra de bienes o de mercancías a crédito.
Estos créditos se contratan bajo el esquema de pagos mensuales que incluyen
tanto una parte de Capital como los intereses correspondientes, los cuales son
calculados sobre saldos insolutos, es decir con cada uno de los pagos se
amortiza una parte del Capital, y se determina el nuevo saldo al que se le
calculan los intereses del siguiente periodo. Los intereses a cargo por
devengar se registran cuando son facturados por la empresa que otorga el
crédito en el momento de realizar el contrato o la compra.
La cuenta de intereses a cargo por
devengar aumenta cada vez que se contratan créditos ya sea en efectivo o por la
compra de bienes o mercancías; y disminuye conforme los intereses se vayan
devengando y se amorticen contra gastos o en caso de que se realicen pagos a
los documentos antes de su vencimiento y se bonifiquen los intereses
correspondientes.
Intereses a cargo por devengar es cuenta
del Activo porque representa los intereses
por los que la empresa ha obtenido prestamos o compras a crédito y tiene
el derecho de pagarlos en el plazo en que han sido contratados.
Todas las cuentas anteriores desde Gastos
de Instalación hasta Intereses a cargo por devengar se caracterizan por su
movimiento muy similar, ya que se van amortizando por el paso del tiempo o como
se van disfrutando de los servicios contratados, por lo tanto los importes que
se van disminuyendo de las cuentas se consideran y se registran como GASTOS.
Estas cuentas se conocen como ACTIVO
DIFERIDO O CARGOS DIFERIDOS.
Cuentas del Pasivo
Proveedores
Son las personas físicas o morales, a
quienes se les debe por concepto de realizar con ellas compras de mercancías a
crédito, sin que exista una garantía documental adicional a las facturas de
compras.
La cuenta de proveedores aumenta siempre
que se realicen compras de mercancías a crédito y disminuye en el momento en
que se realicen pagos a las facturas correspondientes, cuando se efectúan
devoluciones de mercancías a los proveedores, nos conceden descuentos por las
compras realizadas en volumen o por pagos anticipados de las cuentas.
La cuenta de proveedores es del Pasivo
porque representa las mercancías recibidas a crédito que la empresa tiene la
obligación de pagar.
Documentos por pagar
La cuenta de documentos por pagar se
integra por los títulos de crédito como pagarés o letras de cambio a cargo del
negocio, que son originados por compras
de mercancías a crédito realizadas a corto o a largo plazo, donde es
necesario garantizar documentalmente la deuda. También pueden ser originados
por préstamos recibidos de terceros.
La cuenta de documentos por pagar aumenta
cuando se firman letras de cambio o pagares a cargo del negocio, y disminuye
cuando se pagan total o parcialmente las cuentas amparadas por estos documentos
o en caso de que se cancelen.
Documentos por pagar es cuenta del Pasivo
porque representa el importe de los pagarés o letras de cambio a cargo de la
empresa, quien tiene la obligación de pagarlos.
Acreedores diversos
Son las deudas que tiene la empresa a
favor de terceras personas por conceptos distintos a la compra de mercancías
como por ejemplo: compra de mobiliario y equipo a crédito, contratación de
publicidad pendiente de pago o gastos realizados por la empresa contratados a
crédito.
La cuenta de acreedores diversos aumenta
cada vez que el negocio queda a deber por conceptos diferentes a la compra de
mercancías y disminuye cuando se realizan pagos a la cuenta, o cuando se
devuelven los bienes que estaban a cargo del negocio.
Acreedores diversos es cuenta del Pasivo
porque representa el importe de los saldos a cargo del negocio por conceptos
que no procedan de la compra de mercancías, quien tiene la obligación de
pagarlos.
Impuestos por pagar
Representa las obligaciones fiscales a
cargo de la empresa o en su carácter de retenedor como son: Impuesto sobre la
renta, Impuesto al valor agregado, Impuestos retenidos, Cuotas obrero
patronales, etc.
La cuenta de impuestos por pagar aumenta
cuando se causan los impuestos a cargo de la empresa o cuando se retienen
dichos impuestos, y disminuye cuando se presentan las declaraciones de
impuestos y se pagan.
Impuestos por pagar es cuenta del Pasivo
porque representa el importe de los impuestos causados o retenidos que la
empresa tiene la obligación de pagar.
Reserva de Pasivo
Esta cuenta se integra por el importe de
los gastos que corresponden a un periodo y que aun no han sido pagadas.
Ejemplo: El aguinaldo que debe pagarse a los empleados en el mes de diciembre y
que debe aprovisionarse en forma mensual para impactar los gastos conforme se
vayan devengando.
La cuenta de reserva de pasivo aumenta por
el registro de las provisiones correspondientes a gastos pendientes de pago y
disminuye al efectuarse el pago de dichos gastos.
Reserva de pasivo es cuenta del Pasivo
porque representa el importe de las provisiones de gastos que la empresa tiene
la obligación de pagar.
Acreedores hipotecarios
Esta cuenta se integra por los préstamos
que se otorguen a una empresa por terceras personas, dejando bienes inmuebles
en garantía como son terrenos y edificios ya que son bienes duraderos y
permanentes.
La cuenta de acreedores hipotecarios
aumenta cada vez que se reciben préstamos garantizados con bienes inmuebles y
disminuye cuando el negocio realice pagos para la liquidación de dichos
préstamos.
Acreedores hipotecarios es cuenta del
Pasivo porque esta representada por el importe de los préstamos hipotecarios
que reciba la empresa, quien tiene la obligación de pagarlos.
Intereses cobrados por anticipado
Son los intereses cobrados por la empresa
y que aun no se han vencido.
La cuenta de intereses cobrados por
anticipado aumenta cuando se cobran intereses pendientes de devengar, y
disminuye en la proporción en que dichos intereses se registren como productos
financieros.
Intereses cobrados por anticipado es
cuenta del Pasivo, porque representa el importe de los intereses que la empresa
ha cobrado por anticipado y por los que tiene la obligación de dejar en
préstamo el Capital objeto del mismo durante el tiempo que amparan los
intereses cobrados.
Rentas cobradas por anticipado
Representa el importe de las rentas por el
uso de bienes muebles o inmuebles que la empresa ha cobrado por anticipado.
La cuenta de rentas cobradas por
anticipado aumenta por cada cobro de rentas pendientes de utilizar, y disminuye
por los importes que dichas rentas se convierten en utilidad por el transcurso
del tiempo.
Rentas cobradas por anticipado es cuenta
del Pasivo porque representa el importe de las rentas que la empresa ha cobrado
y que tiene la obligación de entregar el uso de los bienes amparados en favor
del arrendatario durante el tiempo en que han sido cubiertas dichas rentas.
Intereses a favor por devengar
Son los intereses a nuestro favor
generados por las ventas a corto o largo plazo o por prestamos de Capital
entregados a terceros, que se caracterizan por manejarse en base a pagos
mensuales que incluyen una parte de amortización del Capital y el importe
correspondiente a intereses, los que han quedado facturados al momento de
realizar la operación. Estos intereses se calculan bajo el esquema de saldos
insolutos.
La cuenta de intereses a favor por
devengar aumenta cada vez que se realizan operaciones con cobros de intereses
diferidos, y disminuye en el momento en que se reciban dichos intereses y se
registren como ingresos.
Intereses a favor por devengar es cuenta
del Pasivo porque representa a los intereses por los que la empresa ha otorgado
préstamos o ventas de mercancías a crédito, los cuales la empresa tiene la
obligación de dejar en poder del cliente durante el periodo contratado.
CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DEL ACTIVO Y
DEL PASIVO
CLASIFICACIÓN DEL ACTIVO
Las cuentas del Activo se clasifican en
grupos homogéneos de acuerdo a la naturaleza de los bienes y derechos que
representan, atendiendo a su mayor o menor grado de disponibilidad.
Grado de disponibilidad
Se refiere a la mayor o menor
disponibilidad en que se puede convertir en efectivo el valor de los bienes y
derechos propiedad de un negocio.
Mayor grado de disponibilidad
Un bien o un derecho tiene un mayor grado
de disponibilidad en la medida en que sea mas fácil su conversión en dinero en
efectivo.
Menor grado de disponibilidad
Un bien o un derecho tiene un menor grado
de disponibilidad, en la medida en que sea menos fácil su conversión en dinero
en efectivo.
Las cuentas que integran el Activo se
clasifican en tres grupos de acuerdo a su mayor o menor grado de
disponibilidad, siendo estos los siguientes:
Activo Circulante
Activo Fijo
Activo Diferido o Cargos Diferidos
Activo Circulante
Las cuentas que forman este grupo están
representadas por los bienes y derechos del negocio que están en movimiento
constante y se caracterizan por su fácil conversión en dinero en efectivo.
Las cuentas del Activo Circulante deben
aparecer en el siguiente orden dependiendo de su mayor o menor grado de
disponibilidad:
Caja
Bancos
Inversiones en Valores
Mercancías
Documentos por cobrar
Deudores diversos
Caja, Bancos e Inversiones en Valores: Se
presentan en el Activo Circulante en este orden, porque son valores disponibles
que no necesitan ser convertidos en dinero en efectivo, puesto que ya lo son.
Las cuentas de Caja, Bancos e Inversiones
en Valores se pueden integrar en un grupo especial que se conoce como Activo
Disponible.
La cuenta de Mercancías debe aparecer
después del Activo disponible, ya que son los bienes que se pueden convertir
más fácilmente en dinero en efectivo, debido a que constantemente se están vendiendo o comprando.
La cuenta de Clientes debe presentarse en
el Activo circulante debido a la facilidad para convertirse en dinero en
efectivo; ya que su saldo proviene de las ventas de mercancías, las cuales
deben cobrarse en un corto plazo.
La cuenta de Documentos por cobrar debe
aparecer dentro del Activo circulante, ya que al momento de su vencimiento se
deben cobrar convirtiéndose en dinero en efectivo, por lo regular los Documentos
por cobrar se manejan a corto plazo.
Es posible que los documentos se cobren
antes de su vencimiento en caso de que la empresa descuente sus documentos, es
decir otorgando un descuento. En este caso al tener un mayor grado de
disponibilidad podrán aparecer antes de la cuenta de Clientes.
La cuenta de Deudores diversos pertenece
al Activo circulante ya que por lo regular se trata de prestamos a terceros que
al recuperarse es fácil su conversión en dinero en efectivo.
Las cuentas de Clientes, Documentos por
cobrar y Deudores diversos se podrán considerar como parte del Activo
Circulante cuando su vencimiento sea en un plazo menor de un año.
Activo Fijo
Este grupo del Activo esta compuesto por
todos los bienes y derechos propiedad del negocio que se caracterizan por ser
permanentes dentro de la empresa; es decir, que se adquieren con la finalidad
de ser usados y no para venderse. Normalmente se venden o se reemplazan cuando
no cubren las necesidades para las cuales fueron adquiridos, ya sea por
obsolescencia o por estar en malas condiciones.
Entre las cuentas de bienes y derechos que
integran el Activo Fijo están las siguientes:
Terrenos
Edificios
Mobiliario y Equipo
Maquinaria y Equipo
Equipo de Computo
Equipo de Reparto
Equipo de Transporte
Depósitos en Garantía
Acciones y Valores
Las cuentas de Clientes, Documentos por
cobrar y Deudores diversos se consideran como parte del Activo fijo cuando su
vencimiento sea mayor de un año en una fecha determinada.
Activo Diferido o Cargos Diferidos
Este grupo lo integran todos los gastos
que han sido pagados por anticipado, por los cuales se tiene el derecho de
recibir un servicio posteriormente y por un tiempo determinado.
También se consideran como parte del
Activo diferido los gastos que no han sido pagados por anticipado, pero que ya
han quedado contratados para realizar los pagos diferidos en base al sistema de
saldos insolutos. Estos gastos se caracterizan porque ya han quedado
documentados con la factura respectiva para su registro en la contabilidad.
Las cuentas de los principales gastos que
han sido pagados por anticipado, o no y que forman el Activo diferido o Cargos
diferidos, son los siguientes:
Gastos de Instalación
Seguros y Fianzas
Papelería y Útiles
Publicidad
Rentas pagadas por anticipado
Intereses pagados por anticipado
Intereses a cargo por devengar
Los gastos que han sido pagados o registrados por anticipado pertenecen al Activo, porque se tiene el derecho a utilizar los servicios e