Universidad Abierta

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MANUALES ADMINISTRATIVOS

HERNÁNDEZ JAUREZ JORGE M.

INTRODUCCIÓN

Los Manuales Administrativos, como los Diagramas de Procedimientos o de Flujo, como la Carta de Distribución del Trabajo o de Actividades y como el Análisis de Puestos, son técnicas de la Organización y ésta, es una de las etapas del Proceso Administrativo que da forma a la estructura de la Administración universalmente reconocida.

La Administración, es la disciplina social que mediante su aplicación permite alcanzar la máxima eficiencia en el logro de los objetivos de una organización, a través de la colaboración del esfuerzo humano y la adecuada y racional utilización de los recursos materiales.

El origen y desarrollo de la Administración se encuentra desde la Epoca Primitiva, en donde se daba la división del trabajo por edad y sexo; el hombre utilizaba en forma rudimentaria la Administración al trabajar en grupo, ejemplo: La caza del mamut. Durante el Periodo Agrícola, aparecieron la vida sedentaria y el Estado, desarrollándose las grandes civilizaciones que se apoyaron en la Administración Empírica del trabajo colectivo y de los tributos. En la Antigüedad Grecolatina, surgió el esclavismo que para su control fue aplicada la Administración mediante una estricta supervisión del trabajo y sanciones de tipo físico. Durante el Feudalismo, (Siglos del X al XIII), la Administración de los feudos se efectúa de acuerdo al criterio del señor feudal; posteriormente, los siervos o vasallos se independizan, apareciendo los talleres artesanales y con éstos, nuevas formas de Administración: estructuras de trabajo extensas, niveles de supervisión escasos; Surgen los gremios que representan el antecedente del sindicalismo. Dentro de los fenómenos de industrialización y comercialización representados por la Revolución Industrial, en la segunda mitad del Siglo XVIII, sobresalen las características de la centralización de la producción, el auge industrial, la Administración de tipo coercitivo, la explotación inhumana del trabajador y las estructuras de trabajo más complejas; surgen especialistas dedicados a manejar problemas de Administración. Con el Siglo XX llega también el gran desarrollo tecnológico e industrial; surge la Administración Científica y aparecen numerosos investigadores de la Administración, teniendo así ésta, un desarrollo y proyección definitivos y con carácter profesional.

Cuando la Administración es percibida como una necesidad profesional, su ejercicio se da mediante un proceso de suyo único que forma un continuo inseparable, en el que cada parte, cada acto, cada etapa, están indisolublemente unidas con las demás, y que, además, se dan simultáneamente. Tal secuencia es conocida como “Proceso Administrativo” y se presenta en todo momento de la vida de una empresa u organismo social, sea privado, público o mixto.

El Proceso o Acto Administrativo constituye el núcleo propio de la Administración y a éste le son reconocidas, según sea el tratadista, de 4 a 8 etapas. Para el caso particular de la presente tesis son consideradas cuatro: Planeación, Organización, Dirección y Control.

La Planeación consiste en la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en el futuro; la Organización consiste en el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social; la Dirección consiste en la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión; y, el Control consiste en la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.

De los cuatro pasos o etapas definidas es extraída la de la Organización en razón de que para el ponente, es en donde primordialmente son generados los Manuales Administrativos, siendo éste el paso que comprende dos fases básicas: la División del Trabajo y la Coordinación.

La División del Trabajo es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo. La Coordinación es la sincronización de los esfuerzos y los recursos materiales de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

Para el logro de esta muy particular etapa de la Organización son empleadas técnicas específicas, mismas que están representadas por herramientas administrativas necesarias para llevarlo a cabo de manera racional; son indispensables y aplicables de acuerdo con los requerimientos de cada grupo social. Las principales son las que en el primer párrafo de este apartado introductorio fueron citadas, considerando para el caso, sólo la que corresponde a la materia de la tesis: Los Manuales Administrativos, que tienen su origen durante la Segunda Guerra Mundial, en donde por la escasez y urgencia de personal adiestrado, fue necesario preparar a éste mediante manuales.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.

Los Manuales Administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos generales:

· Explicar las normas generales de una empresa u organismo público, con un lenguaje accesible para el personal de todos los niveles, facilitando así, su adiestramiento y orientación.

· Coadyuvar a normalizar controles en los trámites de procedimientos y uniformar las actividades.

De manera específica los Manuales Administrativos cumplen con los siguientes objetivos:

· Presentar una visión de conjunto de la empresa u organismo.

· Precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa, para deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones.

· Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.

· Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

· Proporcionar información básica para la planeación e implantación de medidas de modernización administrativa.

· Facilitar el reclutamiento y selección de personal.

· Servir de medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, que facilite su incorporación a las distintas unidades administrativas.

· Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

· Ser instrumento útil para la orientación e información al público.

CONCEPTOS Y GENERALIDADES

EL MANUAL ADMINISTRATIVO.

El Manual es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, políticas y procedimientos de un organismo social y es considerado como necesario para mejorar la realización del trabajo. Es un medio valioso para la comunicación y fue concebido dentro del campo de la Administración, para registrar y trasmitir, sin distorsiones, la información referente a la organización y funcionamiento de una empresa u organismo público, así como de las unidades administrativas que lo constituyen.

También se le considera como el documento que tiene como finalidad proporcionar información referente a: directorio, antecedentes, legislación, atribuciones, objetivos, estructura de puestos y/o cualquier otra cosa que sea necesaria a las entidades