Universidad Abierta
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LA AUDITORIA PÚBLICA EN EL SECTOR
AGROPECUARIO
Francisco
Javier Hernández Calvillo
1.-
Presentación:
El
estado mexicano, como cualquier organización, tiene la necesidad de establecer
mecanismos de control que le permitan asegurar el adecuado funcionamiento del
mismo.
La
palabra control, guarda estrecha relación con el ejercicio de las funciones del
estado, ubicado este como parte del proceso con elementos interactuantes, en
que la vigilancia de las acciones de gobierno adquiere sentido en la medida que
existen, previamente, políticas, planes y programas específicos, con objetivos
y metas bien definidos.
El
control puede definirse como aquellos elementos que se adoptan en la
administración para salvaguardar los recursos; obtener información suficiente,
oportuna y confiable; promover la eficiencia en las actividades y asegurar
el apego a las leyes, reglamentos,
normas y políticas vigentes, con la finalidad de lograr el cumplimiento de las
metas y objetivos establecidos.
2.-
Antecedentes.
El
estado mexicano es una república federal constituida por estados libres y
soberanos, unidos en una federación que se divide en tres poderes:
1.-
Poder legislativo
2.-
Poder judicial
3.-
Poder ejecutivo.
El
poder ejecutivo tiene la facultad de administrar los asuntos del orden
administrativo, para lo cual se apoya
en la administración publica federal, conformada por las secretarias de estado
o dependencias del ejecutivo.
Las
secretarias de estado cuentan con estructura y funciones especificas, para que
respondan mejor a la nueva realidad que vive el país y a las aspiraciones y
demandas colectivas más prioritarias, para avanzar con eficiencia y eficacia
hacia la prestación de servicios integrados al publico, que eviten tramites,
ahorren tiempo y gastos, e inhiban discrecionalidad y corrupción.
El
sector agropecuario del país, esta a cargo de la Secretaria de Agricultura,
Ganadería y Desarrollo Rural (SAGAR),
responsable de programar y fomentar la producción agrícola, ganadera, avícola,
apícola y forestal, difundiendo procedimientos y técnicas para obtener mejores
resultados, y formular, conducir y evaluar la política de desarrollo rural, a
fin de elevar el nivel de vida de las familias que habitan en el campo.
En
la actualidad funcionan dos secretarias de estado con funciones globalizadoras,
es decir, que emiten lineamientos,
políticas y controles que son de observancia obligatoria para el resto
de la administración publica: la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico y la
de Contraloría y Desarrollo Administrativo.
La
Secretaria de Contraloría y Desarrollo Administrativo (SECODAM), es la dependencia globalizadora en materia de
control y evaluación. Le corresponde organizar y coordinar el sistema de
control y evaluación gubernamental, inspeccionar el ejercicio del gasto publico
federal y su congruencia con los presupuestos de egresos. Expedir las normas
que regulen los instrumentos y procedimientos
de control de
la administración publica
federal. Vigilar el cumplimiento de las normas de control y de fiscalización.
Establece las bases generales para realizar auditorias, orientadas a mejorar
los sistemas de control, para incrementar la capacidad de respuesta ante las
desviaciones que pudieran existir, respecto a los programas y responsabilidades
que cada dependencia y cada individuo tiene a su cargo, dentro de la
administración publica federal.
3.-
Generalidades.
Concepto
de auditoria.- Existen varios conceptos de auditoria; diversos autores y
especialistas han emitido definiciones
de acuerdo al
enfoque o alcance de esta. Sin
embargo, atendiendo a las características comunes de las definiciones, la
auditoria puede conceptualizarse como " la revisión y examen sistemático de una actividad o actividades
que realiza personal independiente de la operación".
Concepto
de auditoria publica.- Es una función
independiente, de apoyo a la función directiva, orientada a la verificación,
examen y evaluación de la organización,
planeación, controles internos operativos y contables, productividad interna y
externa y observancia de la legislación aplicable a las áreas y operaciones de
las dependencias de la administración publica federal, con el propósito de
determinar el grado de economía, eficiencia
y eficacia en el manejo de los recursos humanos, materiales y
financieros, para el efectivo logro de
metas y objetivos.
Sujetos
de auditoria publica.- Existen dos tipos de sujetos : activos y pasivos; para
el caso que nos ocupa, los sujetos
activos son : la propia SECODAM, la Contraloría Interna de la SAGAR, las
Contralorías Estatales en apoyo de la SECODAM y los auditores externos
designados por la SECODAM, quienes practican auditorias. El sujeto pasivo es la SAGAR, en quien recae
o se le practica la revisión.
La
auditoria publica en el sector agropecuario (SAGAR), se clasifica en :
integral, especifica, de evaluación de programas, de evaluación de desempeño y
de seguimiento.
Integral
: se realiza en periodos anuales
con cortes trimestrales, en los cuales
se habrá de programar la auditoria de los diferentes flujos como : reporte
financiero y tesorería, nominas y egresos, conversión e ingresos.
Especifica
: se orienta a reforzar los objetivos de la auditoria integral a
través de las revisiones con alcances
enfoques, y objetivos determinados.
Evaluación
de programas : es la revisión de
programas sustantivos de la SAGAR, para verificar el cumplimiento de metas y
objetivos.
Evaluación
de desempeño : están definidas para
evaluar el desempeño del área
responsable de ejecutar un programa
sustantivo o especial, así como de los responsables de las mismas áreas.
Seguimiento
: esta encaminada para comprobar la implantación de las recomendaciones
correctivas y preventivas resultado de
las auditorias integrales, especificas, de programas y de desempeño.
La
auditoria publica para cumplir con su función independiente, no debe realizar
actividades operativas, para así mantener su imparcialidad en la planeación y
ejecución de los trabajos de revisión; debe apoyar a la función directiva para
la toma de decisiones, proporcionándole información relevante, clara y concreta
sobre el desarrollo de las operaciones que se realizan en la SAGAR, identificando todos los
aspectos susceptibles de mejora; ayudar a evitar desperdicios, dispendios,
deficiencias y desviaciones, proponiendo recomendaciones preventivas y
correctivas, comprobando su implantación oportuna, que permitan alcanzar los
resultados deseados, como es la optimización de las operaciones.
4.-
Función de la auditoria publica en el sector agropecuario.
Los
principales objetivos de la auditoria son :
A).- Verificar, examinar
y evaluar si los recursos financieros, humanos y materiales que requiera la
SAGAR, son adquiridos en términos de
economía en cantidad, calidad y costo. Si los recursos adquiridos y existentes
se manejan con eficiencia, garantizando que resulten suficientes para el
desarrollo de las actividades; si
la combinación de los recursos y las actividades en términos de operación y
registros, garantizan eficacia
para guardar su optima relación
entre bienes y servicios para
alcanzar metas y
objetivos. Si en la combinación de economía, eficiencia y
eficacia, las metas y objetivos responsabilidad de la SAGAR se alcanzan de
manera efectiva.
B).- Determinar los
errores e irregularidades, sus causas y efectos, así como emitir conclusiones y
recomendaciones que coadyuven a la mejora de la operación.
C).- Dar puntual
seguimiento a la implantación de las recomendaciones preventivas y correctivas
para determinar el grado en el que son atendidas.
Para
mejor comprensión de los términos de : economía, eficiencia, eficacia y
efectividad, diremos que :
·
Economía es la optima adquisición
de recursos.
·
Eficiencia es el adecuado manejo
de los recursos.
·
Eficacia es la relación
costo-beneficio que se obtiene como resultado de economía y eficiencia.
·
Efectividad es el logro de metas
y objetivos.
Alcance
de la función de auditoria.- A la auditoria publica le compete verificar si la
SAGAR esta logrando los propósitos para los que se aprobaron sus programas y
asignación de presupuestos. Basándose
en factores tales como la disponibilidad y actualidad de su información, y si
tales propósitos los alcanza en forma económica, eficaz, eficiente y efectiva,
en consecuencia, el ámbito de actuación
de la auditoria publica, abarca todas las áreas, operaciones, sistemas,
programas, recursos y actividades que
integran a la SAGAR, y por el alcance
de su función, la auditoria publica debe tener acceso total a los documentos,
registros, recursos y con el personal directamente responsable de cualquier
actividad sujeta a revisión.
5.-
El auditor publico en el sector agropecuario.
Auditor
publico, es el profesional que realiza
funciones de auditoria publica en las dependencias de la administración publica
federal. La Secretaria de Contraloría y Desarrollo Administrativo (SECODAM),
publico en 1993 las "normas generales de auditoria publica"
para reforzar las acciones de
control y evaluación de la gestión de la
administración publica federal,
cuya observancia abarca todas aquellas instancias que en forma directa o
indirecta realizan funciones relacionadas con la auditoria publica y
constituyen una serie de requisitos mínimos de calidad que el auditor publico
debe observar en el desempeño de sus labores. Aun cuando son de aplicación
generalizada para los contadores públicos, deben ser observadas por todas las
personas que practiquen la auditoria publica.
Estas
normas se refieren fundamentalmente a las cualidades personales que el auditor
publico debe poseer: independencia,
conocimiento técnico y capacidad profesional,
así como cuidados y diligencias profesionales; además, debe conocer el
sector agropecuario (SAGAR), no solo
en l0 que atañe a
los estados financieros, sistemas contables, controles, etc., Sino
que debe estar familiarizado con los objetivos, políticas programas y
presupuestos así como con las operaciones que realiza la secretaria.
6.-
Las normas generales de auditoria publica.
Las
normas generales de auditoria publica son once, con sus respectivos
pronunciamientos, y se presentan en tres grupos :
1.- Normas
personales
2.- Normas
sobre la ejecución del trabajo
3.- Normas
sobre el informe de auditoria y su seguimiento
Las
normas son la base para la realización de la auditoria, la metodología de
revisiones esta sustentada en el contenido de las mismas que se describen de la
siguiente forma :
Normas
personales :
1.-
Independencia.- En la planeación, ejecución, elaboración de informes y demás
asuntos relacionados con su actividad profesional, el auditor publico debe
mantener soberanía de juicio, ser
autónomo y objetivo, para proceder con independencia, ser independiente desde
el punto de vista organizacional y mantener siempre su actitud independiente de
la función operativa de la SAGAR.
2.-
Conocimiento técnico y capacidad profesional.- El auditor publico debe poseer
en conjunto los conocimientos técnicos y capacidad profesional en el ámbito
agropecuario.
3.-
Cuidado y diligencia profesional .- El debido cuidado y diligencia profesional
en la practica de auditoria y en la preparación del informe de resultados,
comprometen al auditor publico a cumplir las reglas de ética profesional y las
normas generales de auditoria publica.
Normas
sobre la ejecución del trabajo.
4.-
Planeación.- Previamente a la ejecución del trabajo de auditoria, el auditor
deberá realizar investigaciones para definir sus objetivos, alcances,
procedimientos, recursos y tiempos, precisándolos en su cronogramas de trabajo.
5.-
Examen y evaluación de los sistemas de control.- El auditor publico deberá
efectuar un adecuado examen de los controles operativos y contables establecidos
por el área sujeta a revisión.
6.-
Supervisión del trabajo de auditoria.- El
personal que practica la revisión, debe
ser cuidadosamente supervisado.
7.-
Obtención de evidencia.- El auditor publico deberá realizar con la
amplitud que estime necesaria,
las pruebas que le permitan obtener evidencias suficientes y competentes, que fundamente objetiva y razonablemente sus
conclusiones y recomendaciones.
8.-
Papeles de trabajo.- La evidencia obtenida será el soporte de los papeles de
trabajo.
9.-
Tratamiento de irregularidades.- El auditor deberá prestar especial atención a
aquellas transacciones o situaciones que denoten indicio de irregularidades,
haciéndolas del conocimiento de las autoridades competentes.
Normas
sobre el informe de auditoria y seguimiento.
10.-
El informe de auditoria.- Al termino de cada intervención, el auditor
presentara a la autoridad competente, por escrito y con su firma autógrafa, un informe acerca de la auditoria
practicada, sus resultados y recomendaciones preventivas y correctivas de los
mismos.
11.-
Seguimiento de las recomendaciones.- El
auditor hará el seguimiento de las acciones correctivas adoptadas como
resultado de las observaciones y recomendaciones contenidas en el informe de
auditoria.
El
cumplir con estas normas, en su esencia y filosofía, permiten tener un
parámetro y un medio de comparación, de la manera en que se desarrolla la
actuación del auditor. Su observancia es de carácter obligatorio para los
órganos de control de las dependencias federales. El apego a estas normas
permite dar uniformidad a las tareas de revisión y establecer niveles de
calidad que deben cumplirse en su aplicación.
7.-
Metodología de la función de auditoria publica en el sector agropecuario.
Metodología
es el proceso empleado para recopilar y analizar información del área sujeta a
revisión y para llegar a conclusiones y recomendaciones al respecto.
La
metodología que se seleccione deberá proporcionar toda la evidencia necesaria
para cumplir los objetivos de la auditoria. Esta metodología consta de cuatro
etapas :
·
Planeación general.
·
Planeación detallada
·
Ejecución.
·
Informe y seguimiento.
Enseguida
trataremos cada una de las etapas con
el propósito de identificar las actividades que en ellas se realizan.
Planeación
general.- Con el fin de asegurar la adecuada cobertura
de los aspectos prioritarios del programa operativo anual (POA) de la SAGAR que
se revisaran, prever oportunamente los recursos necesarios e informar a los
niveles directivos o autoridades competentes con la debida anticipación acerca
de los trabajos por realizar, es necesaria la conformación de un programa
general de auditoria, que para su elaboración, debe considerarse lo siguiente:
a).- Identificar con base
en una investigación previa, el
área, recursos, programas, unidades administrativas y operaciones que deben ser
revisados, es decir, que en esta
investigación previa se deben atender los aspectos como :
·
La reputación del área sujeta a
revisión y la de sus principales
funcionarios.
·
La efectividad de sus canales de
comunicación.
·
Las experiencias en cuanto a
operaciones delicadas, errores e irregularidades o actos ilegales.
·
La existencia de restricciones y
requisitos reglamentarios.
·
La naturaleza y complejidad de
los controles internos operativos y contables.
·
La efectividad del control del
titular.
·
Cambios en sistemas, personal u
organización.
·
Efectividad del propio equipo de
auditores.
·
Opiniones y/o sugerencias de
órganos internos de control externos y resultados de revisiones que en su caso
hubieren practicado.
·
Naturaleza y características del
área, sus operaciones, programas con metas y objetivos.
·
Asignación programático –
presupuestal.
·
Indicadores financieros y control
de gestión.
·
Leyes, reglamentos y normas
aplicables.
·
Antecedentes de revisiones
anteriores.
b).- Precisar los
objetivos de la revisión, lineamientos, alcances y metodología por utilizar,
para lo cual debe tomarse muy en cuenta; los recursos financieros, materiales y
humanos que se requieran para lograr cumplir con el objetivo de la auditoria.
Planeación
detallada.- Los objetivos básicos de la planeación
detallada son :
a).- Realizar un trabajo de revisión de calidad.
b).-
Ejercer un adecuado control sobre el grado de avance de la auditoria.
c).- Mejorar el aprovechamiento de los recursos.
En
la planeación detallada se deben realizar las siguientes actividades :
Practicar
un estudio preliminar respecto de la naturaleza y características del área
sujeta a revisión, las operaciones, programas y recursos que se revisaran. El
realizar dicho estudio no implica un análisis
profundo de cada elemento, sino que constituye mas bien un examen
superficial que posibilita una visión general sobre el funcionamiento del área;
el estudio profundo corresponde a la ejecución. El estudio preliminar contempla
la información sobre :
·
Disposiciones legales aplicables.
·
Información relativa a las
principales operaciones.
·
Observaciones y/o presuntas
irregularidades resultado de auditorias practicadas.
·
Visita al área y sus
instalaciones.
·
Control interno.
Enseguida
se explica brevemente cada uno de estos aspectos.
Disposiciones
legales aplicables.- Es indispensable
que el auditor publico tenga conocimiento de las disposiciones jurídicas
internas y externas que regulan el área por revisar. Este conocimiento le
permitirá normar su criterio, de tal
forma que en el momento de practicar la auditoria, este en posibilidades de
comprobar que las funciones se realizan en apego a las disposiciones vigentes.
Información
relativa a las principales operaciones.-
El auditor deberá compenetrarse con el área por revisar, para esto se
debe informar sobre los objetivos y metas, sus políticas, su estructura
orgánica, información financiera, funciones y procedimientos, programas y
presupuestos asignados.
Observaciones
y/o presuntas irregularidades.- Cuando
se tengan antecedentes de auditorias practicadas al área que se va a revisar,
es conveniente que se estudien los expedientes respectivos, con el objeto de
conocer la problemática que se observo y la atención de las recomendaciones.
Visitar
el área y sus instalaciones.- Es
recomendable que el auditor visite las oficinas e instalaciones del área sujeta
a revisión, para observar las condiciones en que se desarrollan las operaciones
y tener un primer contacto con el titular responsable, efectuar entrevistas y
conocer en lo general, sus programas y actividades que tiene a su cargo.
Control
interno.- Por su importancia, el auditor debe realizar un adecuado estudio del
control interno operativo y contable. El sistema de control consiste en el plan
de organización, métodos y
procedimientos instituidos en el área para asegurar que se cumplen sus metas y
objetivos con criterios de economía,
eficiencia, eficacia y
efectividad; que los recursos se emplean de conformidad con las leyes, reglamentos
y políticas aplicables; que los recursos están protegidos y a salvo de
desperdicios, perdida o mal uso; que se obtendrá y conservara información
confiable, la cual habrá de reflejarse razonablemente en los informes.
La
norma quinta de las normas generales de auditoria publica, establece que el auditor debe practicar un examen y
evaluación de la suficiencia y efectividad de los sistemas de control
operacional en el área sujeta a revisión.
Para
determinar la suficiencia y efectividad
de los sistemas de control, al auditor debe atender lo siguiente :
Estudio
preliminar.- El auditor identificara la información
general del área; los riesgos y objetivos de control; los instrumentos para
obtener información; aplicar estos instrumentos y evaluar el ambiente de
control.
Evaluación
preliminar.- Esta consiste en el análisis de los puntos anteriores, de donde el auditor podrá determinar si
aparentemente se confía o no en el sistema de control.
Evaluación
final.- Es la aplicación de una serie
de pruebas que se denominan “ de
cumplimiento “, tienen como finalidad probar si dicho sistema funciona en la
practica según lo planeado.
Informe
de resultados.- Es donde el auditor
plasma el resultado y las recomendaciones derivadas de la evaluación anterior,
así como los objetivos de la auditoria y el alcance de la revisión, el cual
deberá ampliarse en los aspectos donde sea mas débil el sistema de control y
limitándolo en los que sean confiables.
Existen
diversos métodos para plasmar la información en papeles de trabajo durante el
examen y evaluación del sistema de control :
Método
descriptivo.- En el que se hace una narración de las
diversas características de control del área en revisión.
Método
de cuestionario,- en este se obtiene información mediante una serie de
preguntas escritas, previamente estructuradas, con el propósito de conocer
aspectos específicos del sistema de control.
Método
gráfico.- Es aquel que esquematiza el
procedimiento que se este revisando mediante el empleo de símbolos.
Concluido
el examen y evaluación del sistema de control, el auditor cuenta con la
información suficiente para determinar y precisar los objetivos específicos y
el alcance de la revisión.
Al
determinar los objetivos y alcances de la revisión, se procede a elaborar un
programa de auditoria que contiene como mínimo :
Introducción.- Se enuncia la legislación aplicable que
sirve de fundamento a la SAGAR, programas y/o
actividad que se revisara.
Antecedentes.- Los objetivos actuales del área sujeta a
revisión y los sitios donde se efectúen principalmente sus operaciones.
Objetivos
específicos de la revisión.- Los
objetivos son los que se van a dirigir las actividades de revisión, por lo que se enunciaran en forma explícita y
concisa; asimismo deben ser alcanzables y cuantificables; deberán estar
directamente vinculados y no desviarse de lo programado.
El
alcance de la revisión.- El alcance de
la revisión, es la extensión y profundidad con que se va a desarrollar el
trabajo de la auditoria, dependerá de los resultados obtenidos en el estudio
preliminar y en el examen y evaluación de los sistemas de control, este alcance
será mas amplio en aquellos aspectos que denoten escasa confiabilidad o recurrencia de deficiencias.
Métodos
de auditoria.- Descripción clara y
concisa de las pruebas y procedimientos que se apliquen, así como los planes de
muestreo.
Instrucciones
especiales.- Aquí se precisan las responsabilidades del auditor o auditores.
Referencias
a los papeles de trabajo.- Indicación
de claves que permitan localizar y ordenar el conjunto de cédulas que se van a
elaborar.
Informe.-
En el programa de auditoria se establece la fecha probable del informe de
resultados.
Ejecución de la auditoria
La
ejecución de la auditoria es un trabajo sistemático, esta etapa tiene una
secuencia lógica, que en términos generales es la siguiente :
Recopilación
de datos.- Es donde el auditor obtiene
la información necesaria para su revisión. En
esta actividad, el auditor debe ser imparcial respecto a los datos que
obtiene para mantener su objetividad,
cuidando que la información recabada corresponda al objetivo de revisión.
Registro
de datos.- Recopilada la información, procede a registrarla para asentar por
escrito los hechos en el momento que los detecta.
Análisis
de datos.- Es donde se somete la
información a una critica objetiva, descomponiendo el todo en sus partes, para
formarse un juicio sobre la forma en que se desarrollan las operaciones
auditadas.
Evaluación
de resultados.- En esta actividad, es
necesario comprobar si los objetivos de la auditoria se han cumplido y si
se tienen los
elementos de juicio
suficientes para conformar la opinión profesional del auditor sobre los hechos y situaciones que ha examinado,
determinando las observaciones (deficiencias, irregularidades, desviaciones y
oportunidades de mejora), así como las causas (origen de las observaciones) y
sus efectos (repercusión y/o riesgos), planteando recomendaciones, a fin de que
se corrijan los hechos observados. Aquí se presenta el problema de decidir cual es la solución mas adecuada, ya que no
siempre la que parece la mejor decisión, conduce al resultado idóneo. Es
necesario considerar los elementos humanos, materiales, técnicos y financieros
disponibles en el momento de tomar la decisión.
Ejemplo: recomendar la implantación de un ciclo
operativo de tecnología muy avanzado, puede resultar negativo porque no se
cuenta con personal calificado, ni con el apoyo financiero requerido.
No
se debe olvidar que la finalidad de la auditoria es mejorar el control interno
y determinar el grado de economía, eficiencia, eficacia y efectividad con que
se están alcanzando las metas y objetivos del área auditada.
Para
el optimo desarrollo del trabajo, el auditor utiliza tecnicas y procedimientos
con el fin de obtener las evidencias.
Las
técnicas de auditoria que se utilizan en el sector mexicano de contadores
públicos, y son las siguientes :
Observación.-
Presencia física de cómo se realizan las operaciones y hechos.
Inspección.-
Examen físico de bienes materiales y documentos para cerciorarse de la
autenticidad de los activos o de operaciones registradas.
Confirmación.- Obtener por escrito la opinión de una
persona independiente de la SAGAR y que se encuentre en posibilidad de conocer
las condiciones y naturaleza de la operación.
Calculo.-
Verificación matemática de los registros y estados financieros.
Estudio
general.- Apreciación sobre la
fisonomía o características globales de la organización del área sujeta a
revisión.
Análisis.-
Clasificación y agrupación de los
distintos elementos individuales que forman una cuenta o una agropecuario son en esencia las que
establece el instituto partida determinada.
Certificación.- Obtención de documentos en el que se asegure
la verdad de un hecho, legalizado por lo general, con la firma de una
autoridad.
Declaración.-
Manifestación por escrito con firma autógrafa del interesado, del resultado de
investigaciones realizadas.
Investigación.-
Obtención de información, datos y comentarios de los responsables del área
auditada.
Los
procedimientos de auditoria son la conjunción de dos o mas técnicas.
El
resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoria en el sector
agropecuario, se asientan en cédulas o documentos que se denominan papeles de trabajo, en los cuales consta la evidencia del
trabajo realizando. En los papeles de
trabajo se consignan todos los datos
referentes al análisis, comprobación y conclusión sobre los hechos,
transacciones o situaciones examinadas, y sobre las desviaciones que presentan
respecto a los criterios y normas que regulan al área auditada o previsiones
presupuestarias, hasta donde dichos datos sean necesarios para soportar de
manera indudable, la suficiencia en que se base el auditor para emitir sus
observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de
resultados.
La
evidencia es la que proporciona al auditor suficientes elementos de juicio que
le permiten llegar a un grado razonable de convencimiento acerca de la realidad
de los hechos y situaciones observadas, la veracidad de la documentación
revisada y la confiabilidad de los sistemas y registros examinados, para
fundamentar sólidamente su opinión profesional.
Para
que la evidencia sea de calidad debe reunir las características de :
Suficiencia.- Es suficiente cuando es objetiva y
convincente que basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y
recomendaciones del auditor.
Competencia.- Para que sea competente, la evidencia debe
ser valida y confiable.
Relevancia.- Se refiere a la relación que existe entre la
evidencia y su uso. La información que se utilice para demostrar o refutar un
hecho será relevante si guarda una relación lógica con el hecho.
Pertinencia.- Cuando es congruente con las observaciones,
conclusiones y recomendaciones.
Informe y seguimiento
Informe
de auditoria.- Concluida la etapa de
ejecución, el titular del órgano interno de control, comunica al titular el área auditada los resultados del trabajo
de auditoria, el cual contiene :
Naturaleza,
objetivo y alcance del trabajo desarrollado.
Opinión.- Expresa del auditor sobre la propiedad y
debido funcionamiento de los sistemas de operación, registro, control e
información de las operaciones y cumplimiento de las condiciones previstas en
el presupuesto.
La
sujeción a las normas y procedimientos de auditoria.
Observaciones.- Las cuales deben caracterizare por su relevancia, claridad, concisión y
objetividad, y cuantificarse cuando sea posible.
Conclusiones.- Que deben ser objetivas y concernir a la
confiabilidad de la información.
Recomendaciones.- Precisas. Practicas y orientadas a la eliminación de
irregularidades.
Para
que el informe cumpla con su cometido, debe reunir ciertos atributos de calidad
como son :
Oportunidad.- Que permite tomar a tiempo las acciones
requeridas.
Integridad.- Que incluye todos los hechos importantes
observados.
Competencia.- Asegura que los resultados corresponden al
objetivo de la auditoria.
Relevancia.- Que considera los asuntos trascendentales
para la situación u operación del área examinada.
Objetividad.-
Presentar con imparcialidad la verdad o realidad de los actos, hechos o
situaciones comprobados.
Convicción.- Hacer que la solidez de la evidencia
conduzca a cualquier persona a las mismas conclusiones a que llego el auditor.
Claridad.-
La estructura, terminología y redacción
empleadas permiten que la información presentada puede ser entendida por
cualquier persona.
Utilidad.- Aportar elementos que propicien la
optimización del uso de los recursos y el mejoramiento de la administración del
área revisada.
Salvo
casos de excepción, debidos a la naturaleza de la investigación como la
presunción de actos indebidos, el
auditor discute su informe con los responsables del área examinada antes
de su presentación formal con el fin de obtener pruebas adicionales o elementos
que no le hayan proporcionado durante el desarrollo de su trabajo y para
reafirmar o modificar su opinión, esto le permite asegurar la solidez y validez
de sus conclusiones, recomendaciones e imparcialidad de su informe.
Una
vez presentado el informe, se da seguimiento a las recomendaciones. Se considera que la auditoria cumplió su cometido hasta que las deficiencias son
corregidas y se implantan las medidas correctivas y preventivas, para esto, la
SECODAM ha emitido lineamientos que consisten en :
·
Comprometer al titular del área
auditada a la atención de las recomendaciones.
·