Universidad Abierta

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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

OSCAR GONZÁLEZ ZEPEDA

CONTENIDO

I.-ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DE LAS EMPRESAS

1. Modelos teóricos para el estudio de las organizaciones

2. La estructura como elemento de la organización

3. Organismos sociales complejos y estructuras organizacionales formales

4. Las funciones, las actividades, los deberes, las responsabilidades y la autoridad en la organización

5. La división del trabajo, base de la organización.

6. El concepto de unidad administrativa.

7. Las relaciones en la organización

II.- DISEÑO DE LA ORGANIZACION

1. Elementos esenciales de la organización

2. La acción de organizar.

3. Estructuración de la organización.

4. Gráfica de organización.

5. La reorganización

III.- LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

1. El manual como medio de comunicación

2. Objetivos de los manuales

3. Posibilidades y limitaciones de los manuales administrativos.

4. Clasificación de los manuales

5. Planeación y elaboración de manuales

6. El proceso de elaboración

7. El proceso de actualización

INTRODUCCIÓN

La finalidad de un procedimiento consiste, en actuar de modo que las operaciones se realicen siempre del mismo modos. La necesidad de garantizar una regla rígida para la uniformidad de tratamiento de las operaciones periódicas tiene su razón de ser en algunos motivos fundamentales.

· Asegurarse de que sean respetadas las políticas del organismo.

· Reducir errores operativos.

· Evitar que los cambios del sistema sean consecuencia de decisiones demasiadas rápidas.

· Facilitar el sostenimiento de un buen nivel organizacional.

· Reducir el período de capacitación de los nuevos empleados.

· Facilitar la introducción de los empleados en los nuevos puestos.

En esencia un manual es: un recurso formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar una parte o todo el organismo; es una guía que permite encaminar hacia los objetivos los esfuerzos del personal.

El manual adquiere el concepto de un instrumento sobre la actuación del personal. Pero también ofrece la posibilidad de dar una expresión más definida a la estructura organizacional de un organismo social. Un manual correctamente elaborado puede ser valioso instrumento de gestión. Se puede comprobar esto si consideramos que, aun siendo unos simples lineamientos, los manuales vienen a ser las guías sobre los cuales se desarrolla un sistema operativo.

Un manual administrativo debe aparecer después de la creación de la estructura organizacional y representar el sello que autentiza su eficiencia.

Los manuales liberan a los administradores de tener que repetir información, explicaciones o instrucciones similares. La uniformidad, la accesibilidad y la reflexión están entre las ventajas de un manual. En muchos organismos públicos y privados, se considera que los manuales administrativos son una obligación.

ESTRUCTURA Y ORGANIZACIONES DE LAS EMPRESAS

La presencia de múltiples y variadas organizaciones en nuestro medio ambiente se percibe como algo cotidiano en todo momento y en todo lugar. Y esto se da porque el proceso de modernización incluye, entre otros acontecimientos, la creación de grandes y complejos organismos sociales en los cuales la gente trabaja de manera muy diferente a como la hacía hace cincuenta años. Estas organizaciones fueron apareciendo, a través de los años, como parte del crecimiento y desarrollo económico.

Las organizaciones grandes, medianas y pequeñas en las que se producen bienes o servicios, ya sean materiales o inmateriales, y que se caracterizan de manera muy general, por establecer estructuras organizacionales y procedimentales de cierto grado de complejidad social tecnológica.

Realmente las sociedades modernas han venido creando organizaciones con el propósito de enfrentar problemas y circunstancias que exigen la integración y coordinación de recursos y esfuerzos humanos muy diversos, lo cual sólo será posible por medio del trabajo humano organizado y tecnificado.

El sentido fundamental de todo organismo social lo constituye el conjunto de objetivos para los cuales se constituye. Estos objetivos organizacionales pueden ser de tipo económico, social o de servicio. Lo importante aquí es subrayar que los objetivos son la razón de ser de estos organismos y, por ello, se afirma que son medios para lograr ciertos fines que interesan a personas y grupos de nuestra sociedad.

MODELOS TEORICOS PARA EL ESTUDIO DE LAS ORGANIZACIONES

Se han creado diversos modelos teóricos para estudiar las organizaciones modernas, ya sea desde el punto de vista administrativo, social, psicológico de acuerdo a las variables que se consideren relevantes.

En este sentido, las organizaciones modernas son una respuesta a las necesidades económicas y sociales del hombre actual, de la misma manera que lo que es la presencia de la tecnología al servicio del trabajo en las propias organizaciones. Asimismo, se afirma que las organizaciones son parte y producto de los sistemas socioeconómicos modernos.

MODELO SOCIOTECNICO:

La idea principal de este modelo, es la consideración de ésta como resultado de la compleja interacción de sus elementos tecnológicos, con los aspectos sociales de la organización de tal manera que el estudio de la organización debe considerar con la mayor importancia las relaciones entre ambas variables o factores, tratando de comprender su influencia recíproca.

MODELO SISTEMICO:

En tal sentido las organizaciones son sistemas dinámicos que reciben influencias del medio ambiente y al mismo tiempo también influyen en dicho medio. Dicho modelo sirve para diseñar cambio con propósitos prácticos en cualquier tipo de organización.

Los elementos que integran la organización son de muy diversa índole, recursos organizacionales, grupos sociales, estructuras, procesos de comunicación y de decisión.

Los procesos administrativos son aquellos que permiten encauzar de manera efectiva a la organización hacia el logro de sus planes y objetivos. En la práctica cotidiana, el administrador, se convierte en un analista y solucionador de problemas y un tomador de decisiones; además, requiere ejercer autoridad, comunicar instrucciones y coordinar múltiples acciones de personas y grupos.

Tales procesos sociales implican grados diversos de influencia entre personas y grupos, por lo cual están condicionados de manera constante la vida de la organización. El modelo sistemático incluye todas, o casi todas las variables relevantes para el estudio de las organizaciones modernas, ya sea en el funcionamiento cotidiano, o de la planeación del mejoramiento administrativo, o también en la actividad de consultoría en administración.

LA ESTRUCTURA COMO ELEMENTO DE LA ORGANIZACIÓN

Los problemas de estructura y organización afectan a todas los tipos de organizaciones públicas y privadas. Es necesario buscar la adaptación de los medios a los planes y objetivos, y con ello bajo restricciones internas y externas.

La organización es un proceso encaminado a obtener el propósito que fue previamente definido y fijado mediante la planeación. Organizar consiste en efectuar una serie de actividades humanas, y después de coordinarlas de tal manera que el conjunto de las mismas actúe como una sola, para lograr un propósito común.

Los elementos que requieren para subsistir un organismo son:

ELEMENTOS	DESCRIPCION
· Partes diversas entre sí · Unidad funcional · Coordinación del trabajo	· Ningún organismo social se forma de partes iguales · Estas partes diversas tienden al mismo objetivo · Para lograr ese objetivo necesitan complementarse entre sí, no importando que sus funciones sean diversas

La estructura indica relación, disposición orgánica, arreglo, estratificación jerárquica. Y organizar consiste en dotar de una estructura, de un plan o de un modo de funcionamiento. La organización ayuda a suministrar los medios para que el personal desempeñe sus puestos.

La estructura organizacional no constituye un problema cuando la empresa es de formación reciente, por que siempre hay exceso de trabajo. Con el crecimiento, la situación cambia, hay más personal, y con frecuencia se pierde tiempo en tareas sin ninguna importancia o que tienen que ver muy poco con los principios básicos de la empresa. Es en este momento cuando se hace necesario recurrir a la organización.

IMPORTANCIA DE ORGANIZAR

La estructura de la organización se crea para realizar las funciones, las actividades y para cumplir los deberes y las responsabilidades de los componentes sociales de la organización. A través de esta estructura se delega la autoridad, se establecen las responsabilidades y, en función de éstas, los distintos niveles jerárquicos.

La estructura organizacional es un instrumento de gran importancia para realizar los procesos de la dirección y el control, como por ejemplo: de comunicación, de decisión, de comparación, de corrección, etc., además, sirve para canalizar lo esfuerzos de acuerdo con los planes y objetivos organizacionales.

ORGANISMOS SOCIALES COMPLEJOS Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES FORMALES

En el desarrollo de los organismos sociales, medianos, grandes y muy grandes, se observa que existen dos razones impulsoras a estructurar y organizar:

El tamaño del organismo social. Se refiere al número de personas que la integran.

La diferenciación de actividades. Se refieren a la descomposición de las tareas.

El tamaño del organismo social. Las organizaciones poco numerosas pueden pasarse sin estructuración. En materia de producción, la actividad artesanal no plantea ningún problema de estructura.

En cambio si pensamos en una mediana o grande empresa, nos damos cuenta de que, a pesar de la identidad de los objetivos y de las acciones, el tamaño ha cambiado la naturaleza del problema, y de que la ausencia de organización formal conduciría siempre a un desorden, al caos, a la dictadura, a veces, de pequeños grupos; a conflictos personales y, a que los objetivos y planes no se logren.

LAS FUNCIONES

Las funciones constituyen la acción innata de la empresa en general; representan los fines esenciales y básicos que hay que realizar para que la organización tenga existencia y vigencia. Podemos definir a la función como: un agrupamiento de las principales unidades de trabajo, es decir, la reunión lógica y armónica de las actividades afines.

La función es un agrupamiento de las principales unidades de trabajo, es decir, la reunión lógica y armónica de las actividades afines.

Los organismos sociales son un agrupamiento de las principales actividades necesarias: producción, comercialización, finanzas, personal. Para llevar a cabo los planes a través de éstas, por tanto, hay las relaciones jerárquicas entre los jefes y subordinados.

LAS ACTIVIDADES

Actividades son: la cantidad de trabajo específico que debe realizar una unidad o una persona para que se puedan realizar funciones. De esta manera, se puede alcanzar los planes y objetivos de la empresa.

Las actividades de un puesto se expresan y se especifican en forma de obligaciones. La persona que ocupa una unidad orgánica que va desde la función para concretarse en actividades, condicionadas por esos deberes.

LAS OBLIGACIONES O DEBERES

Las actividades de un puesto se expresan y se especifican en forma de obligación. La persona que ocupan una unidad orgánica están obligadas a efectuar esas actividades, condicionadas por esos deberes.

Las obligaciones son las actividades que tiene que realizar un individuo debido al puesto que ocupa en la organización.

Las obligaciones recaen sobre el subordinado para obedecer las órdenes instrucciones. De ahí que la ejecución de un conjunto de tareas, labores y trabajos sean la realización coordinada, y orgánica de las actividades y consecuentemente, de las funciones.

RESPONSABILIDADES

La responsabilidad se relaciona con el flujo de autoridad y obligaciones, y el subordinado tiene la obligación de realizar su responsabilidad y ejercer la autoridad en los términos de las políticas fijadas.

La responsabilidad es la obligación de responder de la ejecución de los deberes asignados.

Las responsabilidades se deben definir, hasta donde sea posible, por escrito; los propios directivos deben contribuir a ello comenzando por formular sus propias responsabilidades. De esta manera contribuyen a mantener la jerarquía, la autoridad, la disciplina. Asimismo, se identifican con la organización y con la naturaleza de las responsabilidades que les han sido asignadas.

LA AUTORIDAD

La delegación de autoridad y la creación de responsabilidades, implica una división del trabajo: forman los medios básicos del proceso y organización y las bases teóricas y prácticas sobre las cuales descansa ésta. Se puede definir como el derecho de una persona a exigir de otra que cumpla ciertos deberes. En una organización se conoce la fuente de la autoridad cuando nos desplazamos por los niveles jerárquicos, desde los niveles inferiores hasta los superiores; así llegamos a la unidad máxima jerárquica. A esta autoridad se le conoce como autoridad formal. Esta autoridad adquiere vigencia si es aceptada por los subordinados, los cual es de gran importancia para el funcionamiento de la organización.

La autoridad es el derecho a exigir de los subordinados con base en el puesto formal: esta autoridad es impersonal y se deriva del puesto, y no del individuo. En cambio la autoridad informal proviene, de la capacidad y atributos personales de ciertos individuos.

LA DIVISION DEL TRABAJO

El objeto de una organización es alcanzar algún propósito que los individuos no pueden lograr por sí solos. Los grupos de dos o más personas, trabajando juntas en una forma participativa y coordinada pueden hacer más de lo que puede lograrse de manera independiente. A este concepto se le denomina sinergia. La piedra angular de la acción de organizar es la división del trabajo, que hace que ocurra la sinergia.

La división del trabajo podemos definirla como la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especificación y perfeccionamiento en el trabajo.

La división del trabajo, en sentido estricto, significa para la organización la base para determinar las distintas actividades que se van a realizar, los deberes y las relaciones entre ellas.

CONSECUENCIA DE LA DIVISION DEL TRABAJO

La división del trabajo es una consecuencia de procesos sociales y en una empresa es el resultado de:

Las diferentes funciones orgánicas de una organización y de la necesidad por agrupar las distintas actividades.

La decisión de aprovechar las ventajas de la especialización, la cual tiene efectos positivos sobre la productividad.

El desarrollo tecnológico es de tal magnitud, que ha limitado y circunscrito los conocimientos de la gente hacia áreas especificas de especialización.

Determinaciones de factor geográfico, que imponen un definido tipo de trabajo para zonas particulares.

La dinámica del proceso productivo de los planos de competencia y por la necesidad de hacer más productivos los factores de la producción.

En la practica el trabajo lo podemos dividir de dos formas, vertical y horizontal.

La división del trabajo vertical, se basa en el establecimiento de líneas de autoridad y define los niveles que forman la estructura organizacional vertical.

La división del trabajo horizontal. Se basa en la especificación del trabajo. La suposición básica que hace resaltar este tipo de división del trabajo es que al hacer cada trabajador su tarea especializada, se puede producir más trabajo con el mismo esfuerzo al incrementar la eficacia y la eficiencia.

La división del trabajo no es eficiente ni deseable en todas situaciones. Deben existir por lo menos dos requisitos básicos para ello, que son los siguientes:

· Un volumen de trabajo relativamente grande.

· Una estabilidad en el volumen de trabajo, asistencia del trabajador, calidad de la materia prima, diseño del producto y tecnología de producción.

CENTRALIZACION Y DESCENTRALIZACION

Estos términos describen el grado general de delegación que existe dentro de un organismo social. Estos términos se pueden visualizar en los extremos opuestos de un continuo de delegación.

La centralización es la concentración del poder y la autoridad en los altos directivos de una organización. Estos nos indica que debe haber centralización a los niveles más altos en lo referente a planeación y control organizacional.

El grado de centralización en una organización dada depende de varios factores:

· Filosofía de la administración

· Evolución de crecimiento de la organización

· Dispersión geográfica de la organización

· Disponibilidad de controles efectivos.

· Calidad de los administradores en diferentes niveles.

· Diversidad de los productos o servicios ofrecidos.

La descentralización refleja una especial filosofía de administración que obliga a saber con detalle qué decisiones y actividades se llevarán a cabo en otros niveles superiores de las organización y cuáles deberán permanecer en los niveles superiores, así como diseñar políticas para orientar la toma de decisiones, seleccionar y capacitar a los colaboradores y establecer los registros y controles adecuados.

La descentralización es la dispersión del poder y la toma de decisiones a niveles de la organización sucesivamente más bajos.

Una descentralización total significaría que una persona tendría el poder necesario para realizar sus tareas sin consultar a su superior sobre cada detalle. La administración descentralizada delega en mucho mayor grado la facultad de describir y conservar sólo los controles necesarios en los altos niveles. La descentralización permite más flexibilidad y una acción más rápida. También releva al administrador del trabajo detallado que es consumidor de tiempo con frecuencia, la descentralización genera una moral más alta al permitir a niveles jerárquicos más bajos involucrados activamente en el proceso de toma de decisiones.

El grado de descentralización en una organización dada depende de varios factores interrelacionados, los cuales son:

· Medio ambiente cambiante.

· Estilo de liderazgo tendiente a la delegación.

· Medios para lograr una adecuada coordinación.

· Aprovechar la experiencia de personal a niveles inferiores para resolver problemas por sí solos.

· No considerar necesario la uniformidad de decisiones a través de la organización.

UNIDAD ADMINISTRATIVA

El concepto de unidad, en términos administrativos, es uno de los más amplios y susceptibles de confusión. Muchas son las cosas que toman expresión mediante la utilización del término genérico de unidad. Como éste tiene esa denominación genérica, es necesario particularizarla para conocer con exactitud a qué nos estamos refiriendo y qué es lo que se desea expresar. En los marcos específicos de la administración, es importante resaltar que resulta fácil comprender el concepto referido, cuando entendemos que una unidad es parte de una totalidad orgánica, funcional y fluyente.

Unidad administrativa es un elemento concreto y específico que representa una realidad tangible en el espacio y en el tiempo, por cuanto tiene dimensiones y sus procesos transcurren en periodos desiguales y, en un punto del espacio.

UNIDADES ORGANICAS

Las unidades administrativas están constituidas por unidades orgánicas. Estas constituyen cada una de las partes de la organización, de su estructura; son las que agrupan las funciones, las actividades, las personas y representan los niveles de autoridad de responsabilidad y de jerarquía.

LAS RELACIONES EN LA ORGANIZACIÓN

En las organizaciones, como existe una estructura jerárquica y la autoridad se ejerce de diversas maneras, hay que disponer un esquema de responsabilidad. Por este medio se crea un grupo de relaciones formales entre las distintas unidades orgánicas.

Las relaciones permiten efectuar las funciones y las actividades; además, aprovechan la división del trabajo, preservan la autoridad y las respectivas jerarquías. Entre las relaciones y las unidades existe una interacción de influencia. Las relaciones a las cuales nos referimos son las de carácter formal; pero en las organizaciones existen otras relaciones de contenido diferente.

Las relaciones pueden ser:

· Relaciones formales. La cooperación es un requisito indispensable para asegurar el buen trabajo colectivo y se puede alcanzar simplemente por medio del contacto diario.

Estas relaciones existen entre superiores y subordinados, entre personas que trabajen al mismo nivel o en el departamento a niveles diferentes, entre personas que pertenecen a la empresa y quienes están fuera de ellas.

· Relaciones informales. Son todas las relaciones establecidas entre las múltiples unidades de la organización y constituyen la expresión concreta de la organización informal y no tienen vinculación marcada con las relaciones formales.

Las relaciones informales no se representan en los organigramas. Estas relaciones se describen en los anexos escritos, destinados a usos especiales y con fines analíticos.

Las relaciones dentro de una organización representan las reglas por las cuales se facilitan el trabajo colectivo. Las relaciones formales e informales son de gran importancia. Las primeras representan la autoridad y comprenden las personas que tienen una obligación con respecto a los objetivos y el derecho a tomar decisiones sobre los mismos. Las segundas representan relaciones no marcadas ni vinculadas con la estructura organizacional, pero evidentemente que una bien concebida organización permite aprovechar de manera positiva las relaciones informales, y además canalizar para conducirlas mejor.

DISEÑO DE LA ORGANIZACION

La planeación de la organización debe proyectarse para ayudar a lograr los objetivos de un organismo social. En todos los organismos los recursos son limitados y hay que utilizar eficazmente si se desea que la organización subsidia y se desarrolle. Esto requiere la fijación de objetivos y una asignación de responsabilidades.

Lo esencial para diseñar estructuras organizacionales es tener conocimiento actual y buen conocimiento de las necesidades futuras, posibilidades que el sistema propuesto tienda a ser eficiente.

La acción de diseñar estructuras organizacionales implica básicamente establecer la interrelación que presentan los principios de organización al desarrollo del nuevo sistema. El propósito de estos principios ha sido guiar a los demás en la organización y la forma de crear adecuados sistemas de organización.

Los principios básicos, de la organización son considerados como una de las principales guías para el establecimiento de una correcta organización y son:

· La organización debe ser una expresión de los objetivos.

· La especialización individual, el desarrollo de funciones particulares, deben ser requeridas en lo posible.

· La coordinación de personas y actividades y la unidad en el esfuerzo, son propósitos básicos de toda organización.

· La autoridad suprema debe descansar en la alta administración, con líneas claras de autoridad para cada responsable dentro del organismo.

· La definición de cada puesto, sus diferencias, autoridad, responsabilidad y relaciones, deben ser establecidas por escrito y puestas en conocimiento de todos los miembros del grupo.

· La responsabilidad del superior por lo que respecta a la actuación de sus subordinados, es absoluta.

La autoridad debe tener una responsabilidad correspondiente.

Por lo que respecta a la capacidad de control, ninguna persona debe supervisar más de cinco subordinados.

Es esencial que las distintas unidades de organización se mantengan en proporción a su autoridad y responsabilidad.

Toda organización exige una continuidad en su proceso y estudio y en nuevas técnicas o aplicaciones.

Estos principios, en los que se basa la organización, han sido objeto de estudio continuo por tanto, a éstos en la actualidad se pueden adicionar otros principios más que pueden ser tomados en cuenta para el establecimiento de toda organización.

ELEMENTOS ESENCIALES DE LA ORGANIZACION

Un organismo social, o los resultados de la organización, pueden decirse, que consiste en dos componentes: “ partes y relaciones”.

Las partes pueden considerarse como unidades “ trabajo – persona ”, cada una de las cuales se forman por las tareas que es necesario realizar y por las personas designadas para hacerlo.

Las relaciones trabajo – persona tienen un lugar como resultado de la importancia comparativa que se da a cada unidad y la operación de la persona que ejecuta estas tareas respectivas.

ORGANIZACION FORMAL E INFORMAL

Todo organismo social de hecho es en sí formal, sin embargo puede contener varios grupos organizados adicionalmente de carácter informal.

La organización formal, es aquella estructura organizacional planeada, y representa un intento deliberado por establecer patrones de relación entre los componentes encargados de alcanzar los objetivos de manera efectiva.

Una organización formal se identifica por dos características:

Una estructura en la cual el personal trabaja colectivamente para alcanzar los objetivos del grupo. Una estructura que permite el desempeño efectivo de las actividades relacionadas con el objetivo.

La organización formal, es el resultado de decisiones explícitas y de naturaleza prescriptiva, una guía de la manera en que las actividades deben ser realizadas. Se puede representar mediante un organigrama y se incluye en los manuales de organización, descripción de puestos, y otros documentos formales.

Una organización informal está caracterizada por una actividad colectiva que no está orientada específicamente hacia objetivos definidos del grupo.

Cualquiera que haya participado en una organización, reconoce que ocurren muchas interacciones, que no están prescritas por la estructura formal. Es decir se refiere a los aspectos del organismo que no están formalmente planeados sino que surgen de manera espontánea de las actividades e interacciones de los participantes.

LA DIVISION DEL TRABAJO

La división del trabajo es la asignación de tareas especializadas a los miembros de un grupo. Cuando se coordinan los esfuerzos individuales, se obtiene como resultado del logro de objetivos colectivos.

La división departamental y asignación de funciones; entre más grande sea la empresa, habrá más especialización y más departamentos.

Esta decisión de división del trabajo da lugar a uno de los principios de la admiración y punto de partida de toda organización compleja, aunque no es fácil lograrlo. De ahí que la división del trabajo, requiere de que las diferentes operaciones se organicen de tal manera que haya posibilidad de asignarlos al personal. Y es necesario que se establezcan políticas y normas para las distintas personas o unidades administrativas que intervienen en la organización, a fin de mantener uniformidad en las decisiones.

EXTENSION DEL PUESTO

Los programas de la extensión del puesto se diseñan y se imparten a fin de elevar la moral y la eficiencia aumentando el número de tareas que desempeña el trabajador. La extensión del puesto es más efectiva cuando los trabajadores terminan varias operaciones que funcionan como una unidad con un principio y un resultado discernible.

Para todas las organizaciones debe existir un equilibrio óptimo entre la división del trabajo y la extensión del puesto. El organismo social debe maximizar la eficiencia de la especialización y minimizar sus efectos negativos sobre la moral y la productividad del personal.

LA ACCION DE ORGANIZAR

La acción de organizar implica la creación de una estructura orgánica que funcione con eficiencia para lograr los objetivos de un organismo. Para alcanzar una acción organizativa efectiva se requiere considerar dos aspectos: requisitos estructurales y una lógica de la estructura.

LOS REQUISITOS ESTRUCTURALES. Se recomiendan para una organización efectiva los requisitos siguientes:

La estructura orgánica permite la coordinación de las actividades necesarias para lograr objetivos organizacionales.

La estructura orgánica aprovecha las formas de autoridad administrativa formalmente prescritas

La estructura orgánica cuenta con personal cuyas habilidades están interrelacionadas con las responsabilidades de su puesto.

LOGICA DE LA ESTRUCTURA. Los administradores que tienen que llevar a cabo la acción de organizar y reorganizar una estructura organizacional pueden aplicar la lógica a su actividad, surgiendo la siguiente secuencia:

Determinar los objetivos generales del organismo.

Establecer objetivos, políticas y procedimientos específicos que se deriven de los objetivos generales.

Identificar y clasificar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos.

Agrupar las actividades de manera que los recursos y las habilidades del personal se utilicen más eficientemente.

Crear un puesto para cada grupo de actividades con autoridad suficiente para dirigir las operaciones intergrupales.

Establecer una cadena de mando y flujo de comunicación para coordinar las actividades departamentales.

Buscar formas más flexibles de organización de manera que el organismo social se pueda adaptar a condiciones cambiantes.

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACION

Cuando se llega a definir y conocer los objetivos que se quieran alcanzar y las políticas que normarán su cumplimiento a través de una organización formal, es conveniente elaborar un listado, lo más detallado, claro y conciso posible de las funciones que se consideren indispensables para alcanzarlos.

La organización no constituye por lo general, un problema cuando la empresa es de reciente creación, porque siempre hay exceso de trabajo. Con la madurez y una mayor estabilidad, la situación cambia. Existe más personal, y con frecuencia se pierde tiempo en tareas sin ninguna importancia o que tienen que ver muy poco con los objetivos generales de la empresa.

PROCESO PARA PROYECTAR ESTRUCTURAS DE ORGANIZACION.

El proceso para proyectar la estructura de organización se compone de las siguientes etapas:

· Fijación de los objetivos del organismo social

· Elección del tipo de estructura organizacional

· Elección del método de departamentalización

· Decidirse por una estructura que proporcione óptimos resultados

La primera etapa: se refiere a establecer objetivos de la empresa, tomando en cuenta la naturaleza del comportamiento que puede esperarse. Puede considerarse, por ejemplo, el objetivo del crecimiento, el de duplicar el volumen de ventas en determinado tiempo.

Con frecuencia falta una clara exposición de los objetivos de un organismo social. Los administradores claves tendrán objetivos bastante diferentes. Esta diferencia de propósito, sin resolver, conducirán muy probablemente a conclusiones bastante diferentes acerca de las opciones estructurales.

La segunda etapa: se refiere a la formación que adoptará la estructura orgánica de la empresa. Existen varios tipos de estructuras organizacionales, bajo los cuales podría configurarse un organismo.

Ya que la estructura organizacional es un mecanismo proyectado para ayudar a alcanzar objetivos; hay que tomar en cuenta una serie de factores que influyen en el tipo de decisión para elegir la estructura de la organización más conveniente, estos factores son los siguientes:

1. ACTIVIDAD	2. TEMPORALIDAD	3. AMBITO
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