Universidad Abierta

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LA ADMINISTRACIÓN, LA COMPUTACIÓN Y LA INFOMÁTICA; HOY EN DÍA, PARTES FUNDAMENTALES DE UNA EMPRESA

HUGO SALVADOR GONZÁLEZ CARRILLO

CONTENIDO

OBJETIVOS

INTRODUCCIÓN

LA ADMINISTRACIÓN, LA PRIMERA PARTE

LA INFORMACIÓN, LA SEGUNDA PARTE

LA COMPUTACIÓN, LA TERCERA PARTE

LAS PARTES FUNDAMENTALES

COMENTARIOS PERSONALES CON RESPECTO

A LAS RELACIONES LABORALES

CONCLUSIONES Y OBSERVACIONES

OBSERVACIONES

CONCLUSIONES

COMENTARIO OBSERVACIÓN

BIBLIOGRAFÍA

CUESTIONARIO

OBJETIVOS

Con el anterior título queremos dar una rápida perspectiva de nuestros principales objetivos; que son los de relacionar primeramente a la computación y todo aquello que forma parte directa o indirectamente de las computadoras como son las redes, los paquetes computacionales, etc., así como a la información en su máxima expresión de ciencia; que en este caso corresponde a la informática; y por último a la administración como ciencia, como trabajo y como estudio de la misma.

No queremos ni pretendemos cambiar ni agregar una nueva parte a la administración, por lo que dejamos claro este punto, a la administración se le conoce con sus fases ya conocidas y bien definidas por todos: la planeación, la organización, la dirección y el control.

La información y la tecnología han estado al lado de estas fases en diferentes etapas, conforme han ido mejorando y cambiando ha ido formando parte fundamental de la misma administración.

De hecho reconocemos que siempre han existido tanto la información como la tecnología, y así como el hecho de que últimamente dentro de esta última, han aparecido todo lo referente a las computadoras y sus sinónimos.

Asimismo reconocemos que la administración siempre será la administración independientemente del segundo término o segundo nombre que se le dé; que la tecnología cambió, cambia y cambiará y que siempre estará cambiando; que la información siempre estuvo, esta, estará y siempre la tendremos a nuestra disposición; y que las computadoras cada vez serán más rápidas, más prácticas, más sencillas y más pequeñas.

La administración siempre la hemos tenido con nosotros, nos administramos a nosotros mismos, administramos nuestro dinero, nuestro tiempo, nuestro sueño, nuestro descanso y nuestra diversión.

Se puede decir que es parte de nuestra vida, de alguna forma o de otra, pero es parte de nuestra vida como son ya las computadoras y las tecnologías de punta.

Usamos las computadoras de alguna o de otra forma, ya que en este mundo la automatización está al orden del día.

Y entre estas situaciones peculiares, hoy en día existe una gran relación, entre la administración, la computación y la tecnología.

La relación entre la administración, la computación y la informática ha estado allí, existe, y últimamente ha ido creciendo conforme pasa el tiempo y se automatiza y actualizan las empresas y los negocios.

Queremos reconocer y recordar lo que todos en este mundo, como profesionales y como profesionistas usamos diariamente en nuestro trabajo y en nuestras empresas o negocios.

Actualmente, la mayoría de la gente profesional y profesionista sabe o tiene conocimientos de que son las computadoras y de sus diversos complementos; las han utilizado desde los tiempos en que eran estudiantes hasta ahora en sus ratos de trabajo y de esparcimiento.

Es más podemos decir que forman parte de su vida, de su trabajo y de su diversión; puesto que no hay ningún profesionista que no tenga que ver con la computación y con la informática en su trabajo así como con las diversas tecnologías que cada vez van en aumento.

Como profesionales que debemos de ser, debemos de recordar que siempre existirá la administración en nuestra vida, y que afortunadamente están apareciendo nuevas tecnologías que nos permitirán hacer las cosas más rápidas, más fáciles y más precisas.

Aunque también mencionar que en algunos casos, no todo resulta como se esperaba que sucedería.

LA ADMINISTRACIÓN, LA COMPUTACIÓN Y LA INFORMÁTICA; HOY EN DÍA, PARTES FUNDAMENTALES DE UNA EMPRESA.

INTRODUCCIÓN

Se dice que la administración es muy importante para el buen funcionamiento de una empresa, cualquiera que sea el giro de ella; y por poner un ejemplo, se cita el hecho de que en México aproximadamente en el 60% de los casos de quiebra o bancarrota de empresas o de las empresas, se debió a la falta de capacidad de los gerentes de administrar las empresas, así de sencillo, y así de difícil se presenta la situación para las empresas y organizaciones.

Pero al anterior comentario le debemos de agregar otro factor que a veces es tomado muy a la ligera o muy superficialmente, y otras veces de manera correcta y concreta: el factor de la información.

En ese porcentaje de falta de administración o de mala administración, habría que buscar el correspondiente a la información, ya sea debido a la falta de ella o a la mala aplicación de la misma.

Es por ello que en este punto, estamos de acuerdo en el hecho de que cuando se dice que la buena marcha de un negocio o de una empresa cualquiera, requiere de un sinnúmero de factores ligados estrechamente entre sí para que funcionen en armonía y cada uno en proporción a su tarea especifica, como los engranes de un reloj.

Sin embargo, para mucha gente, el buen funcionamiento así como el éxito y el triunfo de una empresa, descansa sobre tres puntos de apoyo fundamentales, tan importantes que la falla de uno de ellos significa el desplome de toda la estructura.

Los tres puntos de apoyo que se consideran son: La Administración, la Publicidad y las Ventas.

Lo anterior se da de acuerdo a los siguientes comentarios o frases válidas:

“Un negocio sin una administración sólida y capaz, rueda cuesta abajo con inercia creciente hacia la quiebra.”

“Un negocio sin una publicidad bien encaminada, persistente, inteligente, sólo podrá estancarse, y a la postre se irá a la bancarrota.”

“Un negocio sin una organización de ventas vigorosa, dinámica, agresiva y fuerte irá irremediablemente a la ruina.”

A estas frases o comentarios podemos agregar las siguientes:

“Un negocio sin una buena información quedará a merced del fracaso”

“La información es poder”.

“La información es la base de su empresa, por ello protéjala de cualquier eventualidad y problema”.

Estas frases nos dan la pauta para entender que si no se tiene la correcta información y en el tiempo preciso, tendremos los más diversos problemas que podamos imaginar.

La información, se ha convertido en una ciencia, ciencia que ya se conoce con el nombre de: Informática, y que junto con la tecnología y el uso adecuado de la computación han hecho que la administración se vea desde otro punto de vista, con otra perspectiva, que tal vez para algunos, no la habían considerado o no la han considerado aún como parte de fundamental e importante de la misma.

Es nuestros días el uso correcto de la información y de las terminologías; informática, computación y tecnología son parte fundamentales de las empresas pequeñas, medianas y grandes, sean nacionales o transnacionales, y sean del giro que sean.

“La administración desempeña en el manejo y dirección de los negocios, de todos los negocios, grandes o pequeños, industriales, comerciales, políticos, religiosos o de otra cualquier especie, un papel muy importante”.

Henry Fayol.

“La tecnología ha hecho que nuestra situación administrativa, financiera y contable cambie radicalmente”.

“La información es hoy en día, la base de todos los negocios del mundo, y nosotros estamos ahí para ofrecerla”.

Bill Gates.

“El valor agregado de la tecnología de información es la satisfacción de las demandas del mercado con productos y servicios de mayor valor, logrado con cambios, mejoramientos y diferencias significativas mediante la tecnología de información (IT).”

Información y Tecnología para los negocios (Information Technology).

Conferencia.

ITESM.

“La tecnología es enemiga de la demora”.

Natalia Volkow.

“Nada ganamos en aprender elegantes y refinadas técnicas de administración mientras no tengamos como país riqueza y trabajo que administrar”.

Luis Eugenio Sánchez

Revista Expansión

Marzo 17, 1999

“El INTERNET vino hacer las cosas más rápidas y fáciles”.

Ing. José Luis Figueroa Millán

Director del Programa en Comercio Electrónico del ITESM

LA ADMINISTRACIÓN, LA COMPUTACIÓN Y LA INFORMÁTICA; HOY EN DÍA, PARTES FUNDAMENTALES DE UNA EMPRESA.

El concepto de ADMINISTRACIÓN que nos brinda el diccionario es que viene del latín ADMINISTRATIO-TIONIS, que significa acción de administrar.

Por su parte, la palabra ADMINISTRAR viene del latín ADMINISTRARE, de AD, que significa A; y de MINISTRARE, que significa servir, gobernar, regir, cuidar, servicio, ejercer un empleo.

Debemos de recordar siempre que independientemente del giro que tenga la empresa, cualquiera que sea éste, se busca siempre la prosperidad, bienestar y progreso de la misma, y de todos los que laboran en la misma.

Por lo que, se considera que la prosperidad, el éxito y la grandeza que se tenga en una empresa (o empresas) u organizaciones sean éstas grandes, medianas o pequeñas será lo que se buscará en una de tipo privada, pública o en una de tipo mixta, y que en general se basarán considerando tres puntos de apoyo básicos: La administración, la publicidad y las ventas, y a los cuales se les deberá de agregarles un cuarto punto que consideramos de igual grado y de igual importancia que los anteriores: la información.

Por otro lado, debemos de entender y comprender y de paso, tratar de recordar siempre que el concepto de ADMINISTRAR no consiste en saber entender un balance o un control, en dar órdenes a diestra y siniestra, en manejar gente de todo tipo o en coordinar las operaciones de una compañía grande o pequeña, privada o pública.

La administración desde el punto de vista práctico, es algo más que todo lo anterior:

Consiste en obtener resultados positivos a través de otras personas; para ello requerimos de los cuatro elementos fundamentales del proceso administrativo iniciado por Fayol: Planear, Organizar, Dirigir y Controlar; y a los cuales consideramos que se debe de tomar en cuenta a un cuarto elemento como el Informar.

De aquí resaltamos el hecho de que las actividades de todo ejecutivo, gerente o administrador serán:

En primer lugar; Planear: se planea cuando se selecciona y desarrolla el mejor curso de acción necesario para lograr un objetivo).

En segundo lugar; Organizar: se tiene como objetivo establecer una unidad de mando que determine que cada individuo debe saber a quién reportarse y quiénes son responsables de él.

En tercer lugar; Dirigir: cuyo objetivo es poner en acción aquellas cosas que han sido planeadas de antemano así como a dar las órdenes correspondientes y especificas al personal correspondiente para que labore correctamente.

En cuarto lugar; Coordinar: el ordenar y ajustar todas y cada una de las actividades que se realicen o se vayan a realizar por dos o más personas quienes persiguen un mismo objetivo o fin.

Y por último, Controlar: Es la medición de los resultados actuales y pasados en relación con los resultados esperados, ya sea total o parcialmente, todo ello con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.

Todo lo anterior con el respaldo de la debida información tanto recibida como emitida por el mismo administrador, la cual le dará la oportunidad de trabajar y de realizar sus funciones correctamente.

Por otro lado, mucho se ha discutido si la administración es una técnica, una ciencia o una ciencia y un arte combinadas; por lo tanto, considerando que sus principales elementos están involucrados en el concepto de ciencia y por su aplicación dentro del arte, se le llega a considerar como tal: una combinación de ciencia y arte.

Por lo anterior se deduce la siguiente definición científica de la administración:

“La Administración es una ciencia compuesta por un conjunto de conocimientos que son la planeación, organización, dirección, control, coordinación, e información; todos y cada uno de ellos de validez universal y sistemáticamente organizados entre sí”.

Al final de cuentas nos quedamos con esta definición de administración:

La Administración es una ciencia compuesta por un conjunto de conocimientos (planeación, organización, dirección, control y coordinación) de validez universal y sistemáticamente organizados”.

Por otro lado, tenemos que la dirección es aquel elemento de la administración con el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio del ejercicio de la autoridad del administrador, basándose en decisiones, ya sea tomadas directamente o con más frecuencia delegando dicha autoridad.

En la dirección se trata de obtener los resultados que se habían previsto y planeado y para los que se había organizado. Podemos decir que la esencia de la administración es coordinar y que sólo en un concepto totalitario podría pensarse en que el fin del administrador es dirigir, aunque no coordinara; en cambio, sería un magnifico administrador el que logre el máximo de coordinación con el mínimo de dirección.

Por otro lado, estamos de acuerdo cuando se dice que la dirección es un elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida con base en decisiones, ya sean tomadas directamente o por medio de la delegación de autoridad.

Por lo tanto, la dirección tiene su hacer propio, que es precisamente el de dirigir y conseguir parte de la coordinación.

La dirección no es plenamente la coordinación, pues no se coordina para dirigir, sino que se dirige para lograr parte de la coordinación.

La importancia de la dirección se puede demostrar desde dos puntos de vista distintos: uno es que la dirección dentro de las demás funciones administrativas, se atribuye como la central y esencial, a la cual se deben subordinar todas las demás; y el otro es que la dirección en razón de su carácter, es una función más real y humana, puesto que se trata de dirigir hombres con problemas como son en la realidad.

La persona que abre un negocio o dirige una empresa y la maneja con éxito, no podría hacerlo sin controlar todas las actividades que son esenciales para su funcionamiento.

De igual forma, la definición que se nos da del diccionario de la palabra o concepto CONTROL, es que viene del francés CONTRÓLE; de CONTRE, contra, y de RÓLE, del latín ROTULUS, que significa registro.

Acción y efecto de controlar.

Por su parte, el verbo y palabra CONTROLAR viene también del francés CONTRÓLER, que significa comprobar, inspeccionar, dirigir, regular, dominar, etc.

En pocas palabras, el control es la acción y el efecto de controlar, inspeccionar, dominar, comprobar, dirigir, regular, etc.

Controlar es tener la seguridad de que todas las operaciones en cualquier momento se están llevando a cabo de acuerdo con el plan establecido, con las órdenes que se han dado y con los principios que se han sustentado.

El control es el examen de los resultados, compara, discute y crítica; tiende a estimular la planeación, a simplificar y a fortalecer la organización, a incrementar la eficiencia del mando y a facilitar la coordinación.

Es por ello que sus principales objetivos son:

Primero: el incrementar las ganancias.

Segundo: el coordinar todas las actividades.

Tercero: el evitar hasta el máximo las pérdidas.

Cuarto: el obtener de los recursos humanos y materiales rendimientos con el mínimo de esfuerzo.

Quinto: la seguridad en la terminación de los planes.

Sexto: la corrección de la problemática surgida al ejecutar dichos planes.

Sétimo: el mejoramiento de planes futuros.

Y por último: la motivación personal.

Si se planea bien, se organiza adecuadamente y se actúa en una forma perfecta, habrá poca necesidad de control; pero en la práctica nos encontramos que la planeación puede resultar incompleta, la organización insuficientemente flexible y la dirección carente de responsabilidad, si no hay control.

En este caso, el concepto de ORGANIZACIÓN significa acción y efecto de organizar u organizarse. Disposición de los órganos de la vida, o manera de estar organizado el cuerpo animal o vegetal.

En el caso del concepto organizar, este nos dice que el disponer el organismo para que esté acorde y templado. Establecer o reformar una cosa sujetándola a las reglas, el número, orden, armonía o dependencia de las partes que la componen o han de componerla.

Entonces podremos considerar que la ORGANIZACIÓN es la estructura técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados de antemano.

Del mismo modo, la organización depende básicamente de la observación de sus principios y de la eficiencia del personal encargado de ejecutar las acciones necesarias para llevarlos a cabo.

La informática viene del francés INFORMATIQUE; compuesto de INFORMATION y AUTOMATIQUE, que nos da la definición de un conjunto de conocimientos científicos y técnicos que se ocupan del tratamiento de la información por medio de ordenadores electrónicos.

Por su parte; la información es la acción de informar o informarse; el efecto de informar o informarse; la averiguación jurídica o legal de un hecho o delito; la noticia o noticias que uno trata de saber en los periódicos, sección de noticias; las pruebas de la calidad y circunstancias necesarias en un sujeto para un empleo u honor, la comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada; señal transmitida entre la entrada y la salida de un sistema.

En resumen tenemos las siguientes definiciones:

CONTROL: Del francés CONTROLE; de CONTRE, CONTRA y RÚLE del latín ROTULUS, REGISTRO.

Acción y efecto de controlar.

DIRECCIÓN: Del latín DIRECTIO-TIONIS.

Acción y efecto de dirigir o dirigirse. Camino o rumbo que un cuerpo sigue en su movimiento. Enseñanza, consejo y preceptos con que se encamina a uno. Cargo de director. Conjunto de personas encargadas de dirigir una sociedad, establecimiento o explotación. Oficina del director o de la dirección.

DIRIGIR: Del latín DIRIGIRE.

Enderezar, llevar rectamente una cosa hacia un termino o lugar señalado. Guiar, mostrando o dando las señas de un camino.

PLAN: Del francés: antes PLANT; hoy PLAN.

Anteproyecto, estructura, extracto o escrito en que por mayor se apunta una cosa.

PLANEAR: Trazar o formar el plan de una obra, hacer o forjar planes.

ORGANIZAR: Establecer o reformar una cosa, sujetando a reglas el número, orden, armonía o dependencia de las partes que la componen o han de componerla.

INFORMÁTICA: Del Francés Informatique; compuesto de information y automatique)

Conjunto de conocimientos científicos y técnicos que se ocupan del tratamiento de la información por medio de ordenadores electrónicos.

INFORMACIÓN: Del latín INFORMARE.

Enterar, dar noticia a alguno de una cosa. Acción de informar o informarse. Efecto de informar o informarse.

ADMINISTRACIÓN:

(lat. -tione)

F. Acción de administrar: ~ pública, acción del poder público al aplicar las leyes y cuidar de los intereses públicos, conjunto de órganos de que se sirve.

2 cargo de administrador.

3 casa u oficina donde el administrador ejerce su cargo: ~ de correos, casa o dependencia donde se ejecutan las operaciones necesarias para el envío y recepción del correo; ~ de loterías, lugar en el que se pueden comprar billetes de lotería y cobrar algunos premios.

ADMINISTRAR:

(lat. -are)

Tr. Gobernar, regir: ~ la república, una propiedad, los bienes.

2 servir o ejercer [un empleo]: ~ la secretaría.

3 suministrar.

4 aplicar o hacer tomar [los medicamentos]: ~ una pócima; prnl., ~ una ayuda.

5 conferir o dar [los sacramentos].

6 tr.-prnl. Graduar o dosificar el uso de alguna cosa, para obtener mayor rendimiento de ella o para que produzca mejor efecto. Vulg. O irón. Por aplicar, dar: ~ una paliza. Sólo debe usarse con el significado de dar cuando se refiera a sacramentos o medicamentos.

De todo lo anterior podemos confirmar que hoy en día siguen vigentes las ideas que hoy en día siguen vigentes las ideas que expusieran en su tiempo tanto Taylor como Fayol, como son el asegurar que el objeto (u objetivo) principal de la administración ha de ser el asegurar la máxima prosperidad para el patrón (o los patrones), junto con la máxima prosperidad para cada uno de los empleados, (independientemente del giro de la empresa).

Las palabras “máxima prosperidad” están empleadas en su sentido más amplio, para dar a entender no sólo grandes dividendos (o intereses potenciales) para la compañía o para el propietario, sino también el desarrollo de todas las ramas del negocio hasta su estado más elevado de excelencia, de manera que la prosperidad pueda ser de manera general y permanente.

De igual manera, máxima prosperidad para cada uno de los empleados y/o trabajadores significa no sólo salarios más elevados (aunque para algunos esta situación si lo sea) que los ordinariamente reciben los hombres de su clase, sino que, lo que aun tiene mayor importancia, significa también la formación de cada hombre (mujer y joven) hasta llegar al estado de su máxima eficiencia, de manera que, hablando en términos generales, sea capaz de hacer la calidad más elevada del trabajo para el que lo hace apto su capacidad natural, y significa también darle a hacer esta clase de trabajo siempre que sea posible.

Habría de ser tan notorio el hecho de que la máxima prosperidad del patrón, junto con la máxima prosperidad del empleado, deberían constituir los dos objetivos directores de la administración, que declararlo así habría de ser innecesario.

Y sin embargo, no cabe negar que, en todo el mundo industrial, una gran parte de la organización de los patronos, lo mismo que los empleados, están en constante conflicto y quizá la mayoría de cada bando no cree en la posibilidad de arreglar las cosas de manera que sus mutuos intereses y relaciones lleguen a ser idénticas.

La mayoría de estas personas creen que los intereses fundamentales de empleados y patronos son forzosamente antagónicos por no decir que opuestos y contrarios a los suyos.

Por el contrario, la administración que crearon estos caballeros, los señores Taylor, y Fayol, la Administración Científica, tiene como cimientos y principios, el firme convencimiento de que los verdaderos intereses de unos y otros son únicos y los mismos; y que es el hecho de que no puede haber prosperidad para el patrón, en un término largo de años, a menos que vaya acompañada de prosperidad para el empleado, y viceversa; y que es posible darle al trabajador lo que más desea: unos salarios elevados; y al patrón lo que también más busca: un costo más reducido de mano de obra para sus fábricas.

En resumen tenemos que la máxima prosperidad no puede existir más que como resultado de la máxima productividad, tanto del trabajador como del patrón.

Hablando, pues, en términos generales, para algunas personas se considera que el mejor tipo de administración actualmente en uso, puede definirse como una administración, en la que los trabajadores dan su mejor iniciativa y, a cambio de ella, reciben de sus patrones algún estímulo especial, a este tipo de administración se le da en llamar de iniciativa o de incentivo.

En pocas palabras podemos decir que, bajo la administración de tipo de iniciativa del trabajador, todo el problema queda, prácticamente, (como se ha mencionado) en manos del trabajador, mientras que, en la administración de tipo científica una buena mitad del problema está a cargo de la dirección.

Es por ello que se considera o se consideraba el administrar como el prever, el organizar, el dirigir, el coordinar y el controlar, esta es o era la definición de Fayol, en donde cada una de estas tareas o funciones tenía su razón de ser.

Al referirse al prever, se quería decir el escrutar el futuro y articular el programa de acción.

El organizar, se refería a constituir el doble organismo, material y social, de la empresa misma.

En el caso de dirigir, es hacer funcionar el personal de la empresa, a todos y cada uno de ellos.

El coordinar, se refería a relacionar, unir y/o armonizar todos los actos y todos los esfuerzos.

El controlar, es procurar que todo se desarrolle dé acuerdo con las reglas establecidas y a las órdenes dadas.

Comprendida así la administración no es ni un privilegio exclusivo, ni una misión personal del jefe o de los directivos de la empresa; es una función que se reparte, como las demás funciones esenciales, entre la cabeza y los miembros del cuerpo social.

En esta última parte, es en donde entra la gerencia o el gerente o gerentes, en donde la gerencia (y/o gerente) tiene la función de conducir a la empresa hacia su objetivo o hacia sus objetivos, tratando desde luego, el sacar el mejor partido de todos los recursos de que se dispone; es de hecho el asegurar la buena marcha de todas las funciones de una empresa, y de una administración.

De todo lo anterior llegamos al punto en que definimos que la administración es una ciencia compuesta por un conjunto de conocimientos que son la planeación, organización, dirección, control y coordinación, todos y cada uno de ellos de validez universal y sistemáticamente organizados entre sí.

Y asimismo es una ciencia compuesta por un conjunto de conocimientos de validez universal y sistemáticamente organizados que son la planeación, la organización, la dirección, el control, la coordinación y que actualmente consideramos a la información dentro de ellas y como parte de este conjunto.

Por otro lado, la máxima de gobernar es planear nos da una idea de la importancia que se atribuye a la planeación en el mundo de los negocios, y es cierto que si bien la planeación no es todo el gobierno, es al menos una parte esencial de él.

Planear o prever, aquí significa a la vez calcular el porvenir y prepararlo; planear o prever es ya obrar.

Para este aspecto se considera que la planeación (previsión) tiene una infinidad de ocasiones y de maneras de manifestarse; su principal manifestación es el programa de acción; que es a la vez el resultado a que se tiende, la línea de conducta que se ha de seguir, las etapas que se han de franquear, los medios que se han de emplear; es una especie de cuadro del futuro en el que los acontecimientos próximos están previstos con cierta claridad, según la idea que nos hemos hecho de ellos, y en el que los acontecimientos remotos aparecen cada vez más vagos; es la marcha de la empresa prevista y preparada para determinado tiempo.

De igual forma, organizar una empresa es proveerla de todo (pero usando la palabra “todo” en su máxima expresión) lo que es útil para su correcto funcionamiento.

Organizar es proveer a la empresa o empresas de materias, herramientas, capital, personal, etc.

Una vez que se ha provisto de los correspondientes recursos materiales necesarios, el personal de la empresa, debe ser capaz de realizar las funciones esenciales correspondientes; es decir, el ejecutar todas las operaciones que comportan a la empresa o negocio.

De esta forma, una vez que se ha constituido la planeación y la organización, se llega a tratar de hacerle funcionar; esta misión le corresponde a la dirección; es decir, el dirigir los destinos y caminos de la empresa en sí.

Esta misión como se le da en llamar, se reparte entre los diversos jefes de la empresa o empresas, ya que cada uno está encargado y tiene la responsabilidad de su unidad o departamento; (son en pocas palabras, el puesto o los puestos que se buscan con gran interés por algunos).

Para cada jefe, la dirección consiste en sacar el mejor partido posible de los agentes o subordinados que componen su unidad, en interés de la empresa.

Se dice también que el arte de dirigir se basa en ciertas cualidades personales y en el conocimiento de los principios generales de la administración puesto que se manifiesta tanto en las pequeñas como en las grandes empresas y pasando por las medianas; y tiene como todas las demás artes (inclusive la de administrar) sus grados de excelencia.

En cuanto a la coordinación tenemos que el coordinar es introducir la armonía entre todos los actos de una empresa, con el objeto de facilitar su buen funcionamiento y su éxito completo.

Se dice que es dar al organismo material y social de cada función las proporciones que convienen para que puedan llenar su papel de una manera segura y económica; es tener en cuenta, en una operación cualquiera (técnica, comercial, financiera u otra), las obligaciones y las consecuencias que esta operación entraña para todas las funciones de la empresa.

Es de hecho el proporcionar los gastos a los recursos financieros, la amplitud de los inmuebles y de los útiles de trabajo a las necesidades de fabricación, los aprovisionamientos al consumo, las ventas a la producción, etc.; es el construir algo ni demasiado grande ni demasiado pequeño, el adaptar la herramienta a su empleo, la vía o los medios adecuados a la gente adecuada, los procedimientos de seguridad a los peligros; etc.

Es, en suma, el dar a las cosas y a los hechos las proporciones que convienen, el adaptar los medios al objeto, el subordinar lo accesorio a lo principal.

Por otro lado, tenemos que en una empresa, el control consiste en comprobar si todo ocurre conforme al programa adoptado, a las órdenes dadas y a los principios admitidos.

Tiene por objeto señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda reparar y evitar su repetición.

Se aplica a todo, a las cosas, a las personas, a los actos, etc.; desde el punto de vista administrativo, hay que asegurarse de que el programa existe, de que se aplica y se mantiene al día, de que el organismo social está completo, de que los cuadros sinópticos del personal se emplean, de que la dirección se ejerce dé acuerdo con los principios, de que las conferencias de coordinación se celebran, etc.

Desde el punto de vista comercial, es preciso asegurarse de que las materias que han entrado y que han salido son exactamente apreciadas en cantidades, calidades y precios, de que los inventarios están bien hechos, de que los compromisos se mantienen igualmente, etc.

Desde el punto de vista técnico, hay que observar la marcha de las operaciones, sus resultados, sus desigualdades, el estado de conservación, el funcionamiento del personal y de las máquinas, etc.

Desde el punto de vista financiero, el control se ejerce sobre los libros y la caja, sobre los recursos y las necesidades, sobre el empleo de fondos, etc.

Desde el punto de vista de la seguridad, hay que asegurarse de que los medios adoptados para proteger los bienes y las personas se encuentran en buen estado de funcionamiento.

Y finalmente, desde el punto de vista de la contabilidad, hay que comprobar que los documentos necesarios llegan rápidamente, que permiten obtener una visión clara de la situación de la empresa, que el control encuentra en los libros, en las estadísticas y en los diagramas buenos elementos de verificación y que no existe ningún documento o estadística inútil.

LA ADMINISTRACIÓN, LA COMPUTACIÓN Y LA INFORMÁTICA; HOY EN DÍA, PARTES FUNDAMENTALES DE UNA EMPRESA.

De la misma forma en que sé hablado de las funciones administrativas básicas llegamos a la parte que le corresponde a la información; el informar y el hacer uso de la información.

El informar es parte fundamental de la administración de una empresa y de los negocios que realiza y se realizan.

La información nos sirve para tomar decisiones, tomar alternativas de solución, tomar riesgos y a veces situaciones que se podrían considerar de alto riesgo para la empresa.

Una correcta información, nos da la idea de varias cosas; de cómo estamos como empresa o como negocio; que parte estamos fallando o que departamento no esta funcionando como corresponde; si estamos creciendo o estamos decayendo; si estamos llegando a los clientes o no; si nos mantenemos como líderes o bajamos; si la competencia esta subiendo, o nos esta alcanzando, etc.

Con una buena información se pueden tomar decisiones en lo que respecta a la mercadotecnia, a las finanzas, a la contabilidad, a las ventas, y sobre todo con el uso adecuado de los elementos tecnológicos como son las computadoras, las Lap Tops, el INTERNET y la INTRANETS, el corro electrónico, etc.

La información debe de ser correcta, oportuna, en orden, y válida

Al decir correcta, es obvia esta situación: debe de cumplir con el ser oportuna, en orden y válida.

Oportuna; porque de nada nos sirve dos meses después, debe de ser en el momento de los hechos, disponible en el momento en que se solicita.

En orden; porque tiene que ser fácil y rápida de comprender.

Y válida; porque tiene que estar respaldada con registros, datos, etc.

Una mala información nos es difícil de adivinar cuales serían las posibles consecuencias; de hecho son de antemano previsibles por todos; aunque a veces esa mala información entra a nuestro mundo como parte de algunos errores humanos y otras veces como errores voluntarios y/o provocados que en estos últimos casos son fáciles de adivinar que nos referimos a la piratería y al sabotaje que se da en las empresas y en los negocios tanto grandes como pequeños.

Resumiendo, la información debe de tener las características siguientes:

1. - Correcta.

2. - Ordenada

3. - Válida.

Cualquier otra característica, afirmación o cualidad es sinónimo de alguna de las anteriores.

Pero la información ha tenido como aliada a la tecnología y a la computación sobre todo de esta última, tan es así que se le ha dedicado especial interés a estas ciencias (a la informática y a la computación) que se le ha visto la necesidad de crear especialidades de las mismas pero sin perder su relación de intercambio mutuo ni su relación con la tecnología, al grado de que una esté relacionada con la otra y se depende de ambas para el trabajo y para la educación usando, como se ha mencionado, la mejor tecnología de punta que existe actualmente.

La computación ha hecho que la información sea generada con mayor rapidez y con más precisión que antes y eso nos permite él poder tener más tiempo para analizar la información que se recibe que él perderlo en obtener dicha información.

Tan es así que con las siguientes líneas nos damos una mejor idea de que lo esta pasando en nuestros días:

“Actualmente, la alta velocidad evolutiva de la tecnología y de la era de la información, ha superado barreras que hace algunos años eran solo imaginables, hoy son ya una realidad”.

“Es un hecho que la tecnología de la información (la IT) seguirá con esa tendencia evolutiva, sabemos que las computadoras seguirán reduciendo su tamaño, y que serán más rápidas y más potentes, y que cada vez serán más amigables y de fácil acceso para los usuarios”.

“Las próximas generaciones verán la tecnología como algo normal sin realmente analizar que es una maravilla a la que simplemente estarán acostumbrados como han sido los casos de la televisión y el teléfono”.

Los profesionistas y profesionales actuales debemos darnos cuenta y estar al tanto de esos avances que contribuyen para hacer eficiente nuestro trabajo, como es el caso de los sistemas automatizados para la generación, administración y documentación de los papeles de trabajo y muchas otras herramientas disponibles en el INTERNET para hacer los análisis de los portafolios de inversiones, también el uso de los INTRANETS para consultar y desarrollar nuestro trabajo de manera remota, de los problemas que pueden surgir en el nuevo milenio, de nuestras responsabilidades y el alcance de las mismas y de lo que todavía está por venir, de toda aquella nueva tecnología que se está por descubrir y por utilizar.

INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA PARA LOS NEGOCIOS.

A continuación mostraremos algunas gráficas y líneas de la conferencia “Información y Tecnología parar los negocios” realizada por el Tecnológico de Monterrey, Campus San Luis Potosí (ITESM), por medio de la Universidad Virtual (UV).

Cabe mencionar que este tipo de conferencia es ofrecido por el ITESM para promocionar su Universidad Virtual y las ventajas y beneficios que se ofrecen.

Dicha conferencia fue vía satélite y la información estuvo expuesta vía INTERNET en la siguiente dirección:

INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA PARA LOS NEGOCIOS.

http://www.ampi.org.mx/admglob2000/sld009.htm

“La IT es la Tecnología de la Información (Information of Technology) que nos permite el distribuir la información correctamente”.

A continuación presentamos los principales desafíos, el papel de la función de la información; el valor agregado y el aprovechamiento de la tecnología de la información:

PRINCIPALES DESAFÍOS

1. Asegurar la preservación, equilibrio, identificación y crecimiento del negocio.

2. Planear y dirigir, bajo la incertidumbre de los cambios económicos, políticos y sociales.

3. Coexistir con una creciente competencia y en un mundo de mercadeo global.

4. Adecuar la empresa y sus valores a la influencia provocada por el avance de la tecnología.

5. Aprovechar las ventajas que ofrece la sociedad de información.

EL PAPEL DE LA FUNCIÓN DE INFORMACIÓN

ORIENTACIÓN A SISTEMAS (80’s)	ORIENTACIÓN A IT (90’s)
1. Estructura de sistemas. 2. Usos Tácticos. 3. Servicio a Funciones. 4. Especialización. 5. Reacción a la Demanda. 6. Implementa Decisiones. 7. Administra Tecnología. 8. Ingeniería de Sistemas. 9. Soporta a Procesos Básicos. 10. Formalización.	1. Estructura del Negocio. 2. Usos Estratégicos. 3. Integración de Funciones. 4. Enfoque Gerencial. 5. Fijación de Estrategias. 6. Participa en Decisiones. 7. Integra Tecnologías. 8. Ingeniería de Información. 9. Agrega Valor a Procesos. 10. Liderazgo Organizacional.

“La IT (Tecnología de Información) es el conjunto de metodologías (sistemas) y herramientas (INTERNET, las PC, Lap Tops, Software, Hardware, redes) de tratamiento de la información que agrega un valor a los procesos y que ayuda a las estrategias de la organización de una empresa”.

“La IT (Information of Technology) es la Tecnología de la Información que nos permite el distribuir la información correctamente”.

MODELO DE IT DEL NEGOCIO