Universidad Abierta

 


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ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA.

 

ALMA ISELA GÓMEZ UGALDE.

 

 

CONTENIDO.

 

Las relaciones laborales, al igual que la selección de personal, capacitación, sueldos y salarios, seguridad e higiene, son algunos de los pilares fundamentales de la administración de los recursos humanos.

 

En el siguiente trabajo se plantea la planeación, organización y control de estos departamentos en una forma breve y concisa para el empresario.  Sabemos que una empresa que considera una plantilla mínima de personal en ocasiones no realiza los controles necesarios, pues no lo requiere por la dimensión del negocio.  Sin embargo, sabemos que el buen control genera una buena administración y por ello se dan algunos consejos que el hombre de la pequeña y mediana empresa debe considerar para que su negocio prospere.

 

Es importante mencionar la participación de la formación de un sindicato dentro de la mediana empresa y  como llevar un clima laboral sano y en beneficio de ambas partes.  Por ello, he considerado de suma importancia el deber legal que tiene la empresa y el personal al momento de formalizar este acto.  

 

Algunos de los siguientes temas que se verán son los salarios, como  un punto que desglosa su origen  y el deber que tiene que cumplir el patrón a sus trabajadores en cualquiera de sus casos.

 

Además como parte complementaria, podemos concluir con un tema interesante que todo buen empresario se plantea al iniciar su carrera en su empresa, y es precisamente hacia dónde va... esto genera algunas interrogantes para saber si tiene los elementos necesarios para arrancar su vuelo y desarrollarse y expandir el negocio.  Es importante conocer los apoyos financieros y los programas actuales que ofrece nuestro país para generar un crecimiento económico sólido, es básico para cualquier emprendedor conocer la información y saber sus principales beneficios.

 

 

Objetivos

 

1.       Identificar los pilares de la administración de los recursos humanos en la pequeña y mediana empresa.

2.       Proporcionar las herramientas básicas que persigue la administración para ofrecer un buen clima laboral.

3.       Identificar el criterio de expansión y crecimiento en la pequeña y mediana empresa.

1.1.Definición de Recursos Humanos

 

Cada vez que se establece una nueva empresa, ya sea grande o pequeña sin importar su giro, lo primero que se ve es gente haciendo cosas, vendiendo productos o realizando algún tipo de servicio.  Todas las empresas están basadas en su personal.

 

El manejo del personal, su buen trato y una acertada elección de las personas con quienes se pretende trabajar, son untos que deben ser tomados en cuenta por cualquier empresa, ya que junto con la maquinaria, el dinero, las instalaciones y los sistemas, procedimientos, gráficas la llevan a la realización adecuada de sus objetivos.

 

Los recursos humanos son las personas, que le da a la organización su talento, su trabajo, creatividad y esfuerzo para encaminarla a la realización de sus objetivos.  Los recursos humanos son el corazón de la organización, ya que es lo que le da vida a la empresa, propone y da las herramientas necesarias para su información.

 

Es muy importante que los integrantes de los recursos humanos estén conscientes de la importancia de su labor dentro de la empresa, pues su actividad es parte de una cadena.

 

1.2. Importancia de los recursos humanos

 

La sociedad necesita de las organizaciones (empresas pequeñas, medianas y grandes) para satisfacer sus necesidades, por ejemplo, necesita de las empresas de alimentos, para obtener comida, de las empresas textiles para obtener vestido, calzado, etc., y de las empresas en general como fuente de trabajo.

 

El ciclo de personal consta de los siguientes pasos:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


2.1. La planeación de recursos humanos

 

La planeación de los recursos humanos consiste en anticiparse y calcular las necesidades futuras de la empresa en lo que se refiere a personal. 

 

En la contratación se sigue una serie de pasos, todos ellos conducen a la persona ideal para el puesto, éstos son: el reclutamiento, la selección y la inducción.

 

Reclutamiento.  Es el conjunto de herramientas para atraer y hacer que la gente que cuenta con habilidades, aptitudes y aspiraciones para trabajar, busque el trabajo más apropiado a sus capacidades, y de igual manera la empresa que lo busque logre encontrarlo.  Éste es el punto inicial y clave para el buen funcionamiento de cualquier actividad empresarial.  Existen muchas formas de buscar y atraer gente para un determinado puesto.  Se puede solicitar la información del candidato fuera de la empresa (cuando la empresa es nueva) o dentro de ella (cuando la empresa ya está funcionando).  Si la información proviene de fuera de la empresa, se considera como fuente externa, entre ellas están las bolsas de trabajo de instituciones educativas  u oficiales o las agencias de empleo.  Si proviene de la empresa misma, se considera una fuente interna de información.

 

A las fuentes de información acuden empresas interesadas en encontrar futuros empleados, y también personas con necesidades de trabajo, interesadas en desarrollar su experiencia o con aptitudes personales.  A esta información ordenada se la conoce como “curriculum vitae”, y es la que los posibles candidatos proporcionan en estos centros o fuentes de información.

 

Fuentes internas.  Las fuentes internas proporcionan información a la empresa sobre el posible candidato, y que está contenida en documentos llevados en archivos, como:

 

 

Solicitud de empleo. La solicitud de empleo es una de las fuentes de información más comúnmente usada, por lo fácil de su manejo. Por lo general, todas las empresas la usan.  El procedimiento para llenarse es sencillo, ya que consiste en contestar (por parte del interesado) un formulario, ya sea impreso o a mano, en el cual se pide una serie de datos personales con el fin de que la empresa conozca al candidato.  La solicitud de empleo contiene preguntas generales que sirven para conocer los antecedentes laborales de la persona, su interés por trabajar en la empresa; y dado el caso, las razones que motivaron su abandono de empleo anteriores.  El formulario que se muestra en la siguiente página es una solicitud de empleo.

 

Si algún candidato se interesase en un puesto, y la empresa no cuenta con solicitudes (ya sea porque no las maneja o porque de momento no cuenta con ellas) el interesado puede dejar su currículum vitae.

 

Esta forma debe dar información acerca de características propias, como:

 

1.         Nombre

2.         Edad

3.         Experiencia en el trabajo

4.         Escolaridad

5.         Referencias

 

Tal información se archiva para usos posteriores, en caso de que no haya sido requerida en el momento que fue presentada, o bien como referencia del futuro empleado, para poder comprobar su capacidad o experiencia en el área.

 

La investigación documental de candidatos, es la comprobación que se realiza de la información presentada a la empresa, o que consta en las solicitudes de empleo.   Este punto es muy importante,  porque se presta para que se proporcionen datos falsos, dar una buena impresión y ser contratado rápidamente.

 

Los exámenes son pruebas que se aplican al candidato, con el fin de determinar su capacidad intelectual o su condición física.

Las fuentes externas están constituidas por la información sobre los candidatos existente fuera de la empresa, algunos ejemplos de estas fuentes, conocidas como medios de reclutamiento de posibles candidatos, son:

 

 

Anuncios publicitarios.  Un anuncio publicitario es una información que se hace llegar a un candidato a través de algún medio masivo de comunicación (periódicos, radio, volantes, televisión, revistas especializadas, etc.)

 

En el momento en que se decide utilizar este medio, se debe tener muy presente la forma en que se quiere hacer llegar la información al público ya que según la impresión que ésta cause, será la respuesta y demanda que se obtenga del anuncio.  No es lo mismo un anuncio por televisión, que por radio o a través de volantes, ya que sólo los gastos en que se incurren son diferentes, sino también el público, los oyentes y los lectores que lo reciben.

 

Además, se debe tener en cuenta tanto el nivel de educación como el nivel social al que se debe dirigir el anuncio.

 

Instituciones educativas.  Hoy día, muchas universidades proporcionan al alumno o a la comunidad en general facilidad para contratar personal para las empresas que solicitan gente en sus diversas áreas, estas facilidades son conocidas como bolsas de trabajo.  En ellas, el interesado llega y llena una solicitud de empleo o deja su curriculum, de manera que cuando se le necesita, la empresa tiene la información acerca de sus características personales y profesionales.  Si se desea saber más acerca de la persona, se efectúa una entrevista personal previamente arreglada.  Otros organismos que cuentan con este servicio son los sindicatos (CTM, CROC). , centros patronales, cámaras de comercio, cámaras industriales, etc.

 

Agencias de empleo.  Las agencias de empleo son organizaciones que se encargan de proporcionar ayuda a las empresas que buscan candidatos idóneos para un puesto vacante y orientar a los profesionales acerca de dónde encontrar trabajo, proporcionándoles datos de empresas que requiere personal, y las características de éste.

 

Existen dos tipos de agencias de empleo: las públicas y las privadas.  Las agencias públicas están afiliadas al Estado y los servicios que brindan son gratuitos para el interesado; estos organismos procuran colocar a las personas según su experiencia en el trabajo o su educación. 

 

Las agencias privadas o particulares son las que ofrecen sus servicios a las empresas.  El dueño de la empresa, en este caso, puede recibir el servicio con o sin costo, dependiendo de la situación, ya que el solicitante generalmente es quien paga los gastos.

El que este servicio pueda utilizarse provechosamente dependerá de las personas que tengan disponibles las agencias de sus ramas de especialización, y las necesidades de la empresa.

 

Selección.  La selección es un conjunto de pasos mediante los cuales la pequeña empresa realiza una evaluación sobre las características y aptitudes de los candidatos y determina cuál cumple con los requisitos para ser aceptado.

 

Los pasos para la selección son:

 

1.         El cuestionario de solicitud se usa para conocer el interés por parte del solicitante por obtener empleo y proporciona la información necesaria para llevar a cabo la entrevista inicial.

2.         Entrevista inicial.  Ésta es usada para hacer una evaluación rápida de qué tan aceptable para el cargo es el candidato.

 

Existen una serie de puntos que deben ser tomados en cuenta para la entrevista:

 

A)         Determinar, antes de comenzar, cuáles son las preguntas que se harán.

B)         Celebrar la entrevista en un ambiente tranquilo.

C)         Dedicar toda la atención al aspirante.

D)         Observar atentamente la forma de hablar y la manera de comportarse del entrevistado.

 

Las pruebas son un punto que a menudo se pasa por alto, y aunque resulta poco probable contar con un área de análisis de capacidades en las empresas pequeñas, es también de mucha importancia evaluar las capacidades y aptitudes de los candidatos a los puestos vacantes, aunque sea de manera muy general, con pruebas sencillas.

 

Por medio de la investigación de antecedentes se comprueba la veracidad de la información proporcionada en la solicitud y la entrevista.

 

Por lo general, en la pequeña empresa las entrevistas a fondo son realizadas por el dueño mismo, ya que es quien se encarga de todas las áreas.  Estas entrevistas también son formas de comprobar la autenticidad de la información dada por el candidato, ya que el entrevistador basa sus preguntas en el currículum o en la solicitud de empleo que le fue proporcionada.

 

El examen físico.  Es importante contar con información sobre el estado físico del empleado, para ello se recurre a  clínicas o consultorios médicos, que colaboran con la pequeña empresa proporcionándole todo tipo de exámenes.

 

Cuando el candidato ha pasado todas las pruebas y exámenes y  la empresa muestra interés en contratarlo, se le hace llegar de manera directa una oferta de trabajo, en la cual se expone el interés que tienen en él como posible empleado.  La decisión de aceptarlo depende de  las expectativas del individuo.

 

NOTA. Es importante saber que desde la entrevista inicial hasta el examen físico, tanto el candidato como el entrevistador están en posición de suspender el proceso de selección, ya que sea por falta de interés, o bien porque no se adecua la idea que el solicitante tenía del trabajo, con la imagen que de él tiene la empresa.

 

2.3. Proceso de inducción

 

La inducción es el conjunto de actividades que se realizan con objeto de guiar, orientar e integrar a los empleados en el ambiente de trabajo.  En resume, implica iniciar apropiadamente al empleado en su trabajo.  Para ello, recibe capacitación por parte del dueño de la empresa o de algún antiguo empleado (cuando no se trata de una nueva empresa).

 

Recomendaciones para una inducción:

 

1.         Información general sobre la rutina del trabajo.

2.         Repaso de la historia de la empresa: su propósito, sus productos y cómo el puesto de que se trata contribuye a sus necesidades.

3.         Una presentación más a detalle, quizá mediante folletos o reglamentos de las políticas y prestaciones de las cuales gozará el trabajador.

 

Entrenamiento.  Es el proceso mediante el cual se oriente e informa al nuevo empleado sobre cómo cumplir con las exigencias del puesto.  Existen muy pocos puestos dentro de las pequeñas empresas en los cuales no se requiera entrenamiento, por lo que para desarrollar sus aptitudes y conocimientos, éste es entrenado por el dueño o por algún otro empleado.

 

No sólo capacita al empleado de nuevo ingreso, sino también a aquel que ocupará otro puesto o se hará cargo de otra área dentro de la misma empresa. Por adiestramiento se entiende la habilidad o destreza impuesta por regla general en el trabajo preponderantemente físico.  Es un entrenamiento práctico impartido a los empleados de menor categoría y a los obreros, para la utilización y manejo de máquinas y equipo.

 

La capacitación y el desarrollo son programas que ayudan a los empleados a que se preparen integralmente como personas; además con la capacitación, se le proporcionan al empleado conocimientos sobre todos los aspectos técnicos del trabajo.  El pequeño empresario debe evaluar cómo se están llevando a cabo las funciones (en caso de que ya esté establecido) para determinar si necesita o no de un programa de capacitación.

 

La capacitación puede darse individualmente o por equipo. La capacitación puede ser externa o interna.  La capacitación interna es aquella que se proporciona dentro de la empresa, en el caso de la pequeña empresa, es generalmente el mismo dueño quien la hace.  Cuando la empresa está por iniciar sus actividades o cuando es una empresa ya existente, lo hará algún empleado antiguo de confianza y experiencia en el área.

 

La capacitación externa se realiza en centros especializados que apoyan a la pequeña empresa, como son:

 

·         CROC
·         IMSS

 

Si se estableciera una estructura de pasos a seguir en el proceso de programa de capacitación,  la continuidad sería como se muestra en el siguiente flujo:

 

1. Definir la necesidad de capacitar

2. Determinar el objetivo general de capacitación

3. Seleccionar el medio de instrucción

4. Instrucción

5. Pruebas a los participantes

6. Supervisión de la instrucción

7. Evaluación

 

2.4. Evaluación del rendimiento

 

Un aspecto muy importante es realizar evaluaciones periódicas de la actualización de los empleados.  Es aconsejable que se realicen una o dos por año; también que los empleados sean calificados por la persona inmediatamente superior a ellos y por el dueño.

 

Los empleados deben ser evaluados en varios puntos, según el tipo de trabajo que realicen. 

 

Algunas áreas pueden ser:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Comparar estas evaluaciones periódicas con las realizadas anteriormente, permiten determinar cuánto ha progresado un individuo o áreas en donde necesite mejorar.

 

3.1. Importancia de las relaciones laborales

 

Mantener buenas relaciones con la gente que nos rodea, sea en el lugar que sea,  es importante para hacer llevadera la relación y obtener mayores beneficios, igual ocurre dentro del trabajo.  El profesionalismo con el que se logren entablar relaciones de los empleados con la empresa, el dueño y entre ellos mismos, depende en gran parte de la imagen que el dueño imponga desde el inicio de operaciones y del nivel de motivación para realizar sus labores y llegar a alcanzar los objetivos y metas propuestos, no sólo de la empresa sino también personales.

 

El poder individual de los empleados para negociar su contratación con una organización en forma individual y protegerse de un contrato injusto o arbitrario es bastante reducido.  Por ello, muchos empleados se han unido en sindicatos, que sirven de intermediarios para negociar colectivamente las condiciones de trabajo.  Es muy importante que la empresa  desarrolle buenas relaciones con sus empleados que se comporten y exijan de manera justa.

 

Es recomendable, tanto para la pequeña como para la mediana y gran empresa, mantener y fomentar las buenas relaciones con los empleados, pues ello contribuye  a crear un mejor ambiente de trabajo y evita riesgos. 

 

3.2. Comunicación dentro de la organización

 

La comunicación puede definirse como un proceso mediante el cual se transmiten y reciben datos, idea, opciones y actitudes para lograr comprensión y acción.

 

Mediante la comunicación se logra la coordinación de esfuerzos necesarios a fin de alcanzar los objetivos perseguidos por la empresa, a través de la comunicación, los empleados manifiestan sus inquietudes, necesidades y quejas con el fin de que sean atendidos por la empresa, y al mismo tiempo se enteran de las necesidades, avances, logros, objetivos, etc., de la misma.