Universidad Abierta
IMPORTANTE: Se autoriza la reproducción de este texto
para fines no comerciales, agradecemos citar la fuente
LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA EMPRESARIAL
JOSÉ ANTONIO FAT MARTÍNEZ
CONTENIDO
Introducción
Finanzas Concepto
Campo de las finanzas
Empresa
Estructura de la organización
Funciones básicas
Relación de finanzas con funciones básicas de la
empresa, Producción
Contabilidad
Objetivo de las finanzas
Alcance de la función, financiera
El administrador financiero y sus funciones
Toma de decisiones
Importancia del administrador financiero
Funciones de la administración financiera
lnversión en cartera
Descuento financiero
lnversión en inventarios
Evaluación de proyectos de inversión
Obtención de fondos de financiamiento
Fuentes de financiamiento
Fuentes de financiamiento internos
Incremento de pasivo acumulado
Costo de fuentes de financiamiento interno
Fuentes de financiamiento externo
Capital
Arrendamiento
Crédito
Estado de inversión y su financiamiento
Estado de origen y aplicación de los recursos
Costos de operación y divisibilidad de los
valores
Prueba empírica de la política de dividendos
Factores que influyen en la política de
dividendos
Consideraciones administrativas
Bibliografía
INTRODUCCIÓN
La Administración Financiera Empresarial nos
brinda una idea general de las bases que se requieren para una buena
administración de una empresa, y es por eso que la función financiera es
indispensable.
La importancia de la función financiera dentro
del ámbito empresarial ha ido creciendo en los últimos años, debido en gran
parte a la globalización, así como a los estudios que han revelado y comprobado
que al aplicar correctamente dicha función se observa una optimización en las
empresas que la aplican.
La apropiada utilización de la función financiera
dentro de una empresa, conjuntamente con el buen funcionamiento de las áreas,
contribuye de manera importante a la maximización de utilidades y, por
consiguiente, a una mejor situación financiera.
El presente tema comprende la importancia de la
función financiera y los objetivos que esta persigue, así como las formas y
opciones que se presentan para invertir, para financiarse y finalmente para el
manejo de las utilidades, Esto con la finalidad de presentar la mayor
información posible, para un optimo entendimiento y mejor comprensión.
Con vistas a un nuevo milenio y ante la apertura
comercial a la que, durante los últimos años el país se ha enfrentado se debe
lograr una aceptación y utilización de la función financiera, que se lograra
mediante su buen conocimiento, para poder lograr un crecimiento vigoroso que
fortalezca no solo a la empresa, sino también al ejecutivo de finanzas (y sus
colaterales) y mantener dicho crecimiento.
La elaboración de presente trabajo es solo un
primer paso, su aplicación requiere utilizar las herramientas y conocimientos
adquiridos durante la carrera, así como los en ella descritos.
Espero que el presente trabajo sea de utilidad no únicamente para quien lo realizo, sino también para quien lo consulte.
LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA EMPRESARIAL
FINANZAS
Se dice que las finanzas son hechos, principios y
teorías relacionadas con la búsqueda y la utilización del dinero por
individuos, negocios y gobiernos
Las finanzas también abarcan el estudio de
mercados financieros e instituciones, y las actividades de los gobiernos, con
énfasis en aquellos aspectos relacionados con decisiones financieras de
individuos y compañía. Las instituciones financieras, así como los gobiernos
tienen problemas financieros comparables a los de los individuos y empresas
Conjuntando conceptos finanzas es la planeación
de los recursos económicos en las empresas para definir y determinar cuales son
las fuentes de dinero mas convenientes (baratas), para que dichos recursos sean
aplicados en forma correcta, y así poder hacer frente a todos los compromisos
económicos presentes y futuros, ciertos e imprevistos, que tenga la empresa,
reduciendo riesgos e incrementando la rentabilidad (utilidades) de la empresa
EVOLUCIÓN DE LAS FINANZAS
Las finanzas fueron consideradas por mucho tiempo
como parte de la economía, surgieron como un campo de estudios independiente a
principios de siglo. En su origen se relacionaron solamente con los documentos,
instituciones y aspectos de procedimiento de los mercados de capital Los datos
contables y los registros financieros no eran como los actualmente utilizados
ni existían reglamentaciones que hicieran necesaria la información financiera,
aunque iba en aumento el interés en la promoción, las consolidaciones y
fusiones.
A principios de siglo las innovaciones
tecnológicas provocaron la necesidad de mayores fondos, impulsando con ello el
estudio de las finanzas para aumentar la liquidez y el financiamiento de las
empresas.
A partir de la década de 1950, sistemas complejos
de información comenzaron a brindar a los encargados de las finanzas
información sobre la cual tomar las decisiones mas adecuadas. Se pudieron
aplicar a los problemas financieros herramientas analíticas poderosas.
Encontraron amplio uso las técnicas de investigación de operaciones y de
decisiones, haciendo análisis financieros más disciplinados y, por lo tanto más
provechosos. La era electrónica afecto profundamente los medios y el mismo
funcionamiento que utilizan las empresas para realizar sus operaciones
bancarias, pagar sus cuentas, realizar cobranza y traspasar efectivo.
Para los años sesenta se dio la evolución del
concepto de control financiero y la explosión de la información, la propiedad
de las acciones corporativas se amplia, se da una mayor regulación
gubernamental y el crecimiento en el crédito comercial y de consumidores se
presenta considerablemente.
En la década de los sesenta la espiral inflacionaria, incluyendo tasas de interés altas y volátiles se acrecientan, además del abandono de las tasas de cambio fijas. la recesión económica mundial, el crecimiento de los mercados globales, así como un creciente énfasis en inversiones extranjeras y exportaciones, mayor énfasis en control interno Para los años ochenta la competencia global se dio mas recia, resultando en presiones por utilidades mas severas. La era electrónica, abre la puerta a planeación financiera mas especializada. control, productividad de oficinas y reducidas cantidades de personal administrativo. Se presento también una fuerte ola de fusiones y adquisiciones y la consecuente necesidad de estrategias financieras tanto ofensivas como defensivas.
En la actualidad los avances intelectuales en la
valuación de las empresas en un mundo donde la incertidumbre prevalece se han
hecho presentes.
La información sobre la economía nacional como
internacional permite obtener una mejor comprensión del comportamiento que en
el mercado tienen los títulos y valores financieros. Se presenta gran atención
a los indicadores financieros, mediante los cuales personas ajenas a la empresa
interpreten las acciones de la administración sobre la base de la información
que contienen.
Las finanzas han evolucionado del estudio
descriptivo que eran antes. ahora incluyen análisis rigurosos de estados
financieros y teorías normativas que dan gran importancia a la toma de
decisiones dentro de la empresa.
Existen finanzas publicas y privadas y la
diferencia entre estas son consiste en que las primeras son aplicadas por los
gobiernos y las segundas por particulares. Dentro del marco de las finanzas
públicas se encuentran los siguientes ingresos impuestos y contribuciones,
derechos y aprovechamientos, empréstitos. Beneficios, multas y sanciones,
ventas de activos e ingresos transitorios. Asimismo, dentro de los egresos y
gastos gubernamentales, se engloban los siguientes gastos derivados de la
actividad administrativa; gastos derivados de la producción de bienes y
servicios del estado, y gastos extraordinarios. En México los gastos
gubernamentales se distribuyen en federales, estatales. y municipales.
CAMPO DE LAS FINANZAS
Este es muy extenso, ya que a través del tiempo
se ha ido ampliando debido a las cambiantes necesidades de las empresas.
Aunque la decisión financiera interviene solo
parcialmente, los inventarios constituyen el renglón critico de negociación
entre tres funciones de la empresa porque
Producción busca constituir el mayor inventario
posible compuesto del menor número posible de tipos de artículos. La producción
mientras mayor. es mas eficiente y los costos se minimizan mientras menos
cambios ocurran en las especificaciones de los productos.
Comercialización busca el mayor inventario
posible, compuesto por la mayor variedad posible de diseños, tamaños, colores.
etc. Esta área se encuentra más segura de servir eficazmente a sus clientes
mientras mayor y más diverso es el volumen de los productos con los que cuenta.
Finanzas busca la menor inversión posible en el inventario ya que el
rendimiento se puede optimizar si la inversión se minimiza. Dentro del campo de
las finanzas también el entorno económico tiene una relevante importancia ya
que debe ser estudiado y analizado por el administrador financiero.
Los aspectos respecto a la formulación de
políticas crediticias (con bancos, proveedores y acreedores, a corto y largo
plazo. etc.) de venta, de compra, de inversión o reinversión de utilidades y
dividendos, de financiamiento, etc., envuelven también al administrador
financiero, así como la elaboración de presupuestos.
La planeación y presupuestación así como la
valuación y control de proyectos financieros también están dentro del campo de
las finanzas.
Las funciones especificas de las finanzas son:
·
Adquisición y
custodia de los fondos
·
Adquisición del
efectivo
·
Relaciones
comerciales con bancos comerciales y de inversión . Preparación de reportes
sobre la posición diaria del efectivo de la empresa y del capital de trabajo
·
Formulación de los
presupuestos de efectivo
·
Responsabilizarse
de la administración del crédito de los seguros
·
Análisis y proyección
de estados financieros
·
Análisis de
inversiones
·
Provisión de
financiamiento
Como puede verse en la actualidad en todo
organismo social es necesario e indispensable el contar con un departamento y/o
persona para el área de finanzas, ya que juegan un papel importante para que se
pueda mantener, crecer y sobre todo para que pueda obtener los máximos
rendimientos posibles, que serán alcanzados mediante la utilización de métodos,
procedimientos. cálculos y controles ejecutados por el administrador financiero
en correlación con su equipo de trabajo y los demás departamentos de una
compañía.
EMPRESA
Se entiende como empresa a una entidad
independiente compuesta por personas capacitadas para efectuar convenios
legales, que permiten realizar funciones comerciales que van desde la compra de
materiales y maquinaria, hasta la fabricación de un producto y su distribución
y venta a los consumidores Mientras más grande es la empresa tiene una
organización más compleja, con muchas relaciones internas entre quienes la
administran y muy diversas relaciones externas entre ella y sus proveedores,
clientes y competidores. En otros términos. es una entidad legal con cierta
forma de organización cuyos funcionarios deciden en que se debe invertir y como
se van a financiar las inversiones con el fin de lograr al máximo los objetivos
de utilidad.
Existen diferentes tipos de empresas y organismos
sociales para poder aplicar las finanzas; las más pequeñas y sencillas son las
empresas o negocios familiares que son los establecimientos más pequeños, donde
casi siempre el propietario atiende en forma directa las operaciones diarias
Por lo general estas se financian con los ahorros
personales del propietario, con la reinversión de las utilidades de la empresa
y, en menor proporción, con prestamos Estas empresas no emiten acciones ni
valores. ya que no son mas que una extensión de las actividades personales del
propietario Todo préstamo se concede al propietario. no a la empresa.
Los negocios individuales deben cumplir con la
reglamentación que el gobierno ha establecido para su operación, incluyendo
permiso de uso de suelo, licencias sanitarias, registro federal de causantes.
etc.
Otro tipo de empresas son las sociedades, que a
diferencia de las empresas pequeñas funcionan con dos o mas socios, la sociedad
se establece mediante una acta constitutiva en donde se incluyen el número y ,
nombre de los socios, así como su dirección, la denominación o razón social de
la empresa (nombre de la empresa “lndustrias Patito” ), el giro o actividad a
la que habrá de dedicarse, la dirección fiscal, el número de acciones emitidas
(si las hay), la duración de ésta, etc.
Existen diferentes tipos de sociedades,
atendiendo a la ley de sociedades mercantiles su clasificación es:
·
Sociedad en nombre
colectivo
·
Sociedad en
comandita simple
·
Sociedad de
responsabilidad limitada
·
Sociedad anónima
·
Sociedad en
comandita por acciones
·
Sociedad
cooperativa
·
Sociedad civil
Una de las más comunes y utilizada en México es
la Sociedad Anónima Se puede tomar también en consideración a otra
clasificación dentro de las empresas, ya que hay publicas (manejadas por el
gobierno) y privadas; utilizando y aplicando en ambas a las finanzas.
La asociación es considerada también en la
aplicación de las finanzas, es un convenio que se celebra entre dos o más
personas con el fin de operar un negocio lucrativo (o no lucrativo en el caso
de las asociaciones civiles) Se organiza mediante procedimientos formales que
por lo general comprenden un convenio contractual negociado entre los participantes
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
En un organigrama es más fácil apreciar la
estructura de una organización o empresa, Cada área de responsabilidad esta
representada por un cajón que lleva el nombre del departamento e indica
generalmente su función Cada área esta unida a una línea que indica quien
depende de quien, de subordinado a superior. Las diversas funciones se
encuentran distribuidas por áreas de intereses semejantes y dependen de un
coordinador o gerente La autoridad y la responsabilidad fluyen hacia arriba,
recayendo la responsabilidad final por las operaciones diarias de la empresa en
e presidente o gerente general y la responsabilidad final en los dueños o
accionistas. De modo general en el organigrama se pueden ver las principales
áreas funcionales de responsabilidad en que se divide la empresa, quien es
responsable de cada área y los canales de comunicación entre áreas.
Las finanzas dentro de una organización forman
parte de la administración general. a quien dan sugerencia para que sus decisiones
respecto a la obtención y asignación de recursos logren un optimo resultado
desde el punto de vista económico.
Los siguientes aspectos están inmersos en la
anterior declaración.
Cuando la administración dicta políticas de
ventas, producción, inversión, etc., el financiero debe evaluar el impacto
económico de las mismas, por lo que debe imbuirse en la problemática total de
la empresa para dar soluciones viables.
Toda organización debe saber cuando invertir y en
que momento lanzar un nuevo producto al mercado, esto es necesario para
subsistir pues de otra forma seria superada por la competencia. Desde el punto
de vista financiero puede ser tentador no invertir cuando se están teniendo
altas utilidades v los accionistas se están llevando jugosos dividendos, sin
embargo es necesario pensar en el futuro y el administrador financiero no solo
debe conocer el peligro de no hacerlo. sino pugnar porque la empresa invierta y
no caiga en una inmovilidad que puede tener consecuencias funestas.
Toda decisión que implique un desembolso debe ser
evaluada financieramente para detectar si conviene o no tomarla. Por ello el
administrador financiero debe conocer el mercado, técnicas de producción,
avances tecnológicos, etc., pues solo así estará en condiciones de hacer sus evaluaciones
y posteriormente recomendaciones y análisis sobre la conveniencia de un
proyecto.
No siempre será determinante en una decisión el
impacto financiero. ya que a veces se persiguen otros fines, por ejemplo
penetración en el mercado para combatir a la competencia, investigación de
mercados, desarrollo de nuevos productos. etc. El administrador financiero no
debe insistir en desechar un proyecto de esta naturaleza debido a su aparente
inconveniencia financiera, debe aceptar que a veces es necesario gastar para
mantenerse en el mercado. La gerencia espera que el administrador financiero
participe en muchas decisiones. es por ello que este debe tener sólidos
conocimientos de todas las arreas operativas que integran la empresa.
El administrador financiero debe proporcionar a
todas las áreas información para la toma de decisiones, así pues su contenido y
destino debe ser cuidadosamente determinado.
FUNCIONES BÁSICAS
LA TESORERÍA
En una empresa se deben revisar diariamente el
estado de disponibilidades y de demanda de fondos monetarios, con la máxima
atención en la obtención de los faltantes, las consignaciones, el traslado de
recursos, la cancelación de compromisos para aprovechar los descuentos
ofrecidos por los proveedores y la recuperación oportuna de la cartera La
gerencia financiera a menudo tiene la tarea de aplicar las técnicas
relacionadas con el manejo de fondos de las aceptaciones bancarias. el
factoraje y las cartas de crédito, si pretende realmente asumir el papel de
filtro del quehacer empresarial.
Las empresas cuentan con tres motivos principales
para mantener saldos en efectivo:
I.
Para sus
transacciones normales
II.
Por motivos de
seguridad
III.
Por motivos
especulativos
Para sus transacciones normales.
Se refiere al poder realizar las operaciones normales
de la empresa. Para efectos de financiamientos. es importante para una empresa
mantener saldos elevados en efectivo ya que para efectos de análisis externo se
toma en consideración el nivel de reciprocidad que una empresa otorga respecto
de los créditos que recibe
MOTIVOS DE SEGURIDAD
Tratan sobre el pronostico de entradas y salidas de dinero, si muestra la posibilidad de altas entradas de dinero, entonces el saldo en efectivo para emergencias y eventualidades podrá ser reducido. Cuando existe la posibilidad de contratar prestamos rápidos en caso necesario, es otra forma de reducir ese margen de seguridad de efectivo
MOTIVOS ESPECULATIVOS
Estos están relacionados con la posibilidad de
aprovechar oportunidades de negocios y utilidades. En empresas medianas y
pequeñas no es muy común tener este tipo de disponibilidades
El manejo del dinero de la empresa requiere un
optimo manejo y la disponibilidad del mismo suficiente para poder aprovechar
las ventajas de lograr descuentos por pronto pago. Algunos métodos de
optimización de los recursos efectivos de una empresa son los siguientes
·
Sincronización de
flujos. Cuando en una compañía existen divisiones, sucursales o ramas
distintas, que dependen del envío de efectivo de la casa matriz, es preferible
que esta envié diariamente las necesidades de efectivo de las sucursales, en
vez de hacerlo una vez por semana. Esto debido a que al depositar la suma de
efectivo que se enviaría semanalmente a las sucursales. se deposita, los
intereses generados serán u producto financiero adicional para la empresa
·
Cobranza de cheques
foráneos. Cuando a una empresa se le paga con un cheque foráneo, se puede
perder dinero al transcurrir el tiempo de envío mas el tiempo de cobranza que
el banco necesita. por lo cual se recomienda cobrar mediante una orden de pago
para ser depositada en la cuenta de cheques de la empresa vendedora, con lo que
se ahorra tiempo y dinero, o bien. se pueden aprovechar las facilidades de la
banca electrónica y depositar directamente en la cuenta de cheques que para el
efecto haya abierto la empresa en las plazas que así lo requieran
·
Dinero flotante. Es
la diferencia entre el saldo mostrado por el banco y el saldo en las cuentas de
la empresa. Calculable al realizarse las conciliaciones bancarias Puede tener
una función dual incrementar los saldos bancarios de la empresa invertir este
flotante por periodos cortos de tiempo en instrumentos de inversión
·
Reducción y
postergación de erogaciones. La reducción de gastos es sumamente compleja, debe
estar fundamentada en un profundo análisis y estudio de los gastos y pagos en
efectivo de la empresa para poder reducirlos La postergación de pagos es
también complicada, ya que en ella esta implicada la calidad de crédito que la
compañía goce de sus proveedores.
·
Saldos
compensatorios. Estos son los saldos mínimos que el banco exige a sus clientes
cuando se reciben créditos de el con el objeto de reducir el costo nominal de
los créditos. Con este la empresa congela el importe del saldo compensatorio,
pudiendo perder otras oportunidades de lucro, o requerir de otros
financiamientos con costo, por la misma razón de tener necesidad (obligación)
de no utilizar los saldos de referencia.
·
Utilización de
sobregiros. Estos se presentan cuando la empresa expide cheques (y son cobrados)
por un monto superior al saldo real en efectivo que ella mantiene en el banco.
El costo financiero de esta operación es más elevado que el promedio del costo
del dinero.
·
Cuentas maestras.
Esta herramienta se puede aprovechar en la tesorería para generar recursos
adicionales.
·
Mesas de inversión.
Estas consisten en abrir un contrato de inversión ante una casa de bolsa o ante
alguna institución de crédito, en el que se manejen diariamente los excedentes
temporales de efectivo. para poder obtener intereses Su manejo es sencillo ya
que con llamadas telefónicas se pueden invertir los excedentes o recuperar las
inversiones para cubrir las necesidades diarias
En el área de tesorería destacan cuatro
subfunciones que constituyen de manera clásica, la dirección financiera de la
empresa
A estas cuatro subfunciones se les denomina de
acuerdo a la actividad con que más frecuentemente se encuentran asociadas
dentro del ámbito empresarial.
·
Caja. Esta
representa la terminal de financiamiento y el punto de partida para la
inversión
·
Función de
inversión. La estructura productiva (que son las propiedades. la planta y el
equipo, así como las inversiones intangibles); las inversiones de operación
cíclica (principalmente inventarios) y las inversiones financieras
(transitorias o permanentes en valores)
·
Crédito y cobranza.
El crédito es también una inversión de operación cíclica, pero es común que se
destine a un departamento especializado, tanto por la magnitud de su volumen
como por el hecho de que representa una responsabilidad exclusiva de la función
financiera. y no compartida a diferencia de las inversiones en activo no
circulante así como en inventarios Aunque el principio de control de división
de funciones aconsejaría que la cobranza se manejará por separado del otorgamiento
de créditos, aunque en la práctica es más frecuente que se realice bajo una
misma responsabilidad
·
Financiamiento. Es
el manejo de las cuentas de recursos a que tienen acceso la compañía, tanto
interna como externamente; comprende también el retiro. sustitución o
amortización de fuentes de financiamiento y su retribución, incluyendo la
adopción de una política de dividendos.
Cuando la estructura orgánica de la compañía
mantiene separadas las funciones de dirección financiera (tesorería) y de
control financiero, normalmente es la primera que se hace responsable del
cumplimiento de las obligaciones impositivas y de administración de seguros
En tesorería existen actividades a realizar
fundamentalmente y que son
1. Objetivos, políticas y planes financieros. Sobre inversiones permanentes, capital de trabajo, administración de y obtención de fondos
2. Relaciones con los inversionistas Así como con los accionistas, banqueros, casas de bolsa y demás intermediarios financieros para facilitar la obtención de capital.
3. Obtención de recursos. Celebrando convenios, contratos y programas correspondientes.
4. Administración de capital de trabajo. Eficientemente proponiendo políticas y estableciendo sistemas y políticas que permitan optimizar el uso de los recursos financieros.
5. Inversiones. Basándose en los planes de la empresa, analizando las diferentes alternativa.
6. Administración de riesgos identificando las áreas y actividades sujetas a riesgos de pérdidas. Proponiendo políticas de administración de riesgos en términos de reducción eliminación y transferencia, coordinando y desarrollando esta función.
7. Planeación fiscal buscando minimizar la carga fiscal.
8. Relaciones gubernamentales A nivel federal estatal y municipal, estableciendo procedimientos y controles para la preparación y envió de la información a dependencias gubernamentales
CONTRALORÍA
Esta integrada por las siguientes actividades
1.
Registro e
información de los resultados de la operación y de la situación financiera;
para que el proceso de toma de decisiones pueda ser llevado a cabo de manera
óptima se debe contar con la información confiable y útil, esta puede ser
establecida a través de los registros y sistemas que permiten obtener la veraz
y oportunamente la información financiera de la empresa sobre resultados de operación
y suposición financiera. Se debe asegurar la correcta y oportuna presentación
de los estados financieros así como su interpretación.
2.
Coordinación e
integración de los presupuestos; coordina e integra los presupuestos
empresariales en lo que se refiere a ingresos, costos, gastos e inversiones;
basándose en la definición y objetivos de la planeación y necesidades de
control presupuestal.
3.
Control presupuestal; Este compara los
resultados y la situación financiera con los presupuestos de operación, financieros
y programas de inversión, analizando los pronósticos estimados, basándose en
las acciones correctivas v supuestos establecidos por la dirección
4.
Sistemas y
procedimientos. Con la finalidad de salvaguardar los activos de la empresa,
estableciendo programas permanentes para revisar dichos sistemas con la
finalidad de adaptarlos a las condiciones cambiantes a las que se enfrenta las
empresas.
5.
Auditoria interna.
De tipo financiera, administrativa y operacional para evaluar la vigencia,
viabilidad y el cumplimiento de la política, normas, sistemas y procedimientos,
así como salvaguardar y proteger la integridad de los activos de la empresa.
6.
Relaciones con
auditoria externa. Para coordinar y mantener la comunicación con las empresas y
personas de auditoria externa, estableciendo un enlace con la auditoria
interna, buscando la eficiencia y la disminución de los costos de esta
actividad.
7.
Cumplimiento de las
actividades fiscales. Oportunamente se deben cumplir las obligaciones fiscales,
de acuerdo a la planeación preestablecida.
AUDITORIA INTERNA
La principal finalidad de la auditoria interna es
implantar programas de trabajo en el área financiera y operacional, enfocando
su actividad a revisar el cumplimiento del control interno establecido,
verificando y evaluando.
·
La eficacia,
amplitud y aplicación de los controles contables, financieros y de operación
·
La salvaguarda de
los activos.
·
La exactitud,
confiabilidad y oportunidad de la información contable y financiera.
·
La adhesión a los
planes, políticas y procedimientos, leyes y reglamentos prescritos.
·
El cumplimiento de
las responsabilidades asignadas al personal.
La auditoria interna, considera como un control
de controles debería, de acuerdo a un ideal, ocupar un lugar especial de apoyo
(staff) a un costado de la dirección general, como lo pretende el instituto de
auditores internos, criterio que comunica antes. ahora se justifica cuando la
función de auditoria interna no se satisface con los exámenes financieros
tradicionales, sino que ahora incorpora exámenes de eficiencia operativa.
INFORMÁTICA
Existen tres actividades fundamentales a realizar
en esta función. estas son:
·
Coordinación e
integración En conjunto con los usuarios se coordinan e integran las
necesidades de información de las diferentes áreas operativas y de apoyo. y a
los diferentes niveles, en cuanto a características, contenido y periodicidad
de los informes requeridos por el proceso de toma de decisiones y control
operacional y financiero de las actividades que realiza la empresa.
·
Implantación de
sistemas de información. Para proponer, desarrollar e implantar la captura,
procesamiento y reporte de informes para el proceso de toma de decisiones y
control de las operaciones.
·
Procesamiento de la
Información. Para la coordinación. integración e implantación de la captura y
reporte de informes para el proceso de la toma de decisiones y control de las
operaciones
Con respecto al diseño de sistemas y
procedimientos, normalmente éste trasciende el ámbito financiero y sugiere
sistemas y procedimientos para el control de la producción, mercadotecnia y
manejo de recursos humanos, por lo que bien podría ubicarse en una función de
apoyo independiente de la actividad financiera Esta ubicación fue adoptada por
los subsectores central y paraestatal del sector público mexicano con motivo de
la llamada reforma administrativa.
Idealmente la función rectora de las
finanzas (tesorería: inversión y
financiamiento) debería tener a su cargo la planeación para que la función
controladora se dedicara a la evaluación. En la práctica frecuentemente la
formulación de los presupuestos (planeación) y el control presupuestal están a
cargo del contralor de la empresa.
RELACIÓN DE FINANZAS CON LAS FUNCIONES BÁSICAS DE
LA EMPRESA
MERCADOTECNIA
La administración de ventas esta interesada en el
aspecto de la dirección de personal de ventas de las operaciones de una
compañía. El administrador financiero debe involucrarse en condiciones de
estrategia tales como la planeación y dirección del programa de mercadotecnia,
así como en el análisis de los resultados y en el señalamiento tanto de las
arreas para mejoramiento como las de oportunidades potenciales.
La administración de ventas representa un paso
importante para la administración general de una compañía. Las funciones del
administrador financiero existen en todos los niveles, por supuesto que un alto
ejecutivo dedica mas tiempo a la planeación y al control a diferencia de un
ejecutivo de nivel inferior
PRODUCCIÓN
El administrador financiero para aprobar
proyectos, presupuestos y cotizaciones de este departamento esta empapado de
los siguientes objetivos de este departamento o área básica de la empresa:
· Obtener el mejor valor en los materiales comprados al precio mas bajo posible, sin menoscabo de los requisitos de calidad.
·
Mantener los inventarios lo más bajos posibles, sin
prejuicio de la producción y ventas así como con una buena rotación.
·
Encontrar fuentes de suministro satisfactorias y
mantener buenas relaciones con las mismas.
·
Introducir buenos
procedimientos, junto con controle adecuados y una buena política de compras.
·
Implantar programas
como el de análisis de valores y el análisis de costos y decidir si deben
comprarse o hacerse los materiales para reducir el costo de las compras.
·
Mantener un
departamento lo más económico posible, sin desmejorar la actuación.
·
Tener informados a
los departamentos involucrados con la actividad sobre los nuevos materiales que
van saliendo y que puedan afectar la utilidad o el funcionamiento de la
compañía.
·
Mantener una
aportación eficaz a las utilidades mediante análisis de valor y reducción de
costos.
RECURSOS HUMANOS
A un mayor grado de logro de los objetivos y
metas de la empresa en esta área. corresponderá un nivel mas elevado de
contribución a la organización
Cuando la organización crece hasta exceder su
numero básico de empleados, se pone en acción una técnica que permita prever
las necesidades futuras de personal, sabiendo estas, se procede al
reclutamiento
El administrador financiero debe estar pendiente
de estos movimientos. ya que si el personal empleado es insuficiente. se pueden
ver afectadas las labores preponderantes para la empresa o. por el contrario,
si se excede también se verán afectadas; ambos casos traerán gastos hacia la
compañía, que si se prevén y se manejan correcta V , conjuntamente se pueden
evitar.
El departamento de Recursos Humanos en su área de nominas maneja también recursos financieros (teóricamente) cuyos datos son también importantes para el administrador financiero. por ejemplo los sueldos y salarios, gastos e inversiones del departamento (debe de analizar si no son excesivos o insuficientes, si están dentro de los parámetros y presupuestos preestablecidos), también en empresas muy grandes debe decidir la mejor forma de administración de los fondos de ahorros, en los que aporta una parte porcentual el trabajador y otra la compañía.
CONTABILIDAD
Pertenece a la decisión financiera el
financiamiento el pasivo circulante, el de largo plazo, el Capital, las
Utilidades reinvertidas el Arrendamiento, la depreciación y amortizaciones
acumuladas, también otros renglones como el efectivo, las inversiones
transitorias o temporales de efectivo sobrante. el crédito, anticipos (ya sea a
proveedores o a personal y gastos pagados por adelantado) Dentro del activo no
circulante la decisión financiera recae en la cartera a largo plazo
El campo de las finanzas opera indirectamente en
tres campos contables
·
Inventarios
·
Activos fijos
·
Activos intangibles
Es una expresión aquella de que la contabilidad
es el lenguaje de las finanzas. Esto es cierto, a pesar de que el modelo de la
contabilidad financiera (y algunos aspectos de la contabilidad gerencia y
administrativa) no siempre coinciden con el modelo de actuación de las
finanzas.
Las finanzas acuden a la información contable
incluso adoptan su terminología para tomar decisiones y, mas tarde, evaluar sus
efectos. Hay una relación tan evidente entre el campo de la decisión financiera
y la información contable. como un sistema de computación y la instalación
física (hardware) que lo coloca.
La decisión financiera esta basada en información
numérica. Estos números emanan del sistema contable del que salen en informes y
son los que orientan la decisión financiera y. una vez tomada esta, regresan a
actualizar el archivo contable para medir los efectos de la decisión.
En breve, los números que necesita la decisión
financiera no deben ser números del pasado sino números del futuro.
Además de que la contabilidad apoya a las
finanzas con toda la información presentada en el balance general, estado de
resultados, etc., de los cuales se obtienen los resultados de los análisis y
que sirven también como una de las referencias para posibles proyecciones de la
compañía.
Aparte de tener relación con estas áreas básicas
de la empresa. el administrador financiero esta relacionado con todas las
funciones de la compañía. ya que en todas existe aplicación de recursos y
todas, directa o indirectamente, originan también recursos.
OBJETIVOS DE LAS FINANZAS
A. Obtener fondos y recursos financieros Este objetivo involucra una serie de actividades, que son las siguientes
I.
Determinar mediante
un estudio, el monto de necesidades futuras de recursos y calendarizarlas
II.
Negociar con
anticipación la contratación de posibles créditos para asegurar su
disponibilidad y obtención en las mejores condiciones en cuanto a costo,
garantías y plazo
III.
Proponer políticas
respecto a la reinversión de utilidades, para evitar alto endeudamiento
IV.
Definir la
estructura financiera de la empresa, es decir definir el monto de los recursos
provenientes de acreedores o accionistas.
V.
Mantener relaciones
cordiales y permanentes con posibles accionistas e inversionistas, banqueros y
otros intermediarios financieros.
VI.
Participar en el
establecimiento de precios de los productos de la compañía, los cuales deben
ser competitivos.
B.
Manejar eficientemente los recursos financieros. Este objetivo también
puede ser analizado a través de los pasos necesarios para lograrlo.
I.
Propiciar y
participar en la elaboración de un plan financiero a corto y mediano plazo
(presupuestos), que tenga como base la productividad y su control.
II.
Propiciar el
establecimiento de un buen control interno que tienda a la conservación y
protección de los activos, a promover tanto la eficiencia operativa como la
adhesión del personal a las políticas dictadas por la gerencia.
III.
Propiciar el
ingreso oportuno de recursos a la empresa y cubrir a tiempo los compromisos de
pago.
IV.
Verificar que se
cumple la política de cuentas por cobrar.
V.
Verificar que la
empresa tenga las coberturas necesarias en seguros para evitar perdidas por
accidentes y otras causas.
VI.
Definir una
estrategia fiscal v cumplir oportunamente con el pago de los impuestos.
VII.
Establecer normas
de contabilidad y criterios de costeo, para generar información útil en la toma
de decisiones.
VIII.
Los informes
financieros deben responder a las necesidades internas y externas y coordinarse
con otras informaciones.
C.
Asignación adecuada de recursos. Esto implica:
I.
Definir políticas y
objetivos respecto a la liquidez, solvencia, estabilidad y rentabilidad, todo
esto influye en la asignación de recursos.
II.
Hacer una jerarquía
y una calendarización de inversiones, mismas que deben sujetarse a una
evaluación que considere rentabilidad, riesgos, y flujos futuros de efectivo.
III.
Si existen sobrantes
de efectivo definir si deben invertirse en valores de rápida realización para
que estén disponibles cuando sea necesario, o en valores de menor liquidez.
IV.
Definir cual es la
cantidad optima de recursos que se destinaran a cuentas bancarias, cuentas por cobrar
e inventarios.
D.
Administrar el capital de trabajo. El capital de trabajo es la
deferencia entre el activo y el pasivo circulante. El área financiera toma
decisiones diarias sobre este renglón Se deben aplicar técnicas especificas
para lograr valores que maximicen la utilidad de la empresa.
E.
Administrar las inversiones. Se refiere a las inversiones en activos
fijos. que generalmente implican desembolsos importantes, por lo que se deberá
vigilar que la depreciación de equipos sea a valores actualizados (reevaluados)
y en caso de obtener financiamiento para esta inversión asegurarse de que sean
a largo plazo. para que puedan auto pagarse conforme la inversión madura
F.
Administrar los resultados. Los resultados de la empresa se componen de
venta menos costos y gastos. El área financiera debe pugnar por que las ventas
sean cada vez mayores y los costos y, gastos se puedan reducir al mínimo. por
esta razón deben hacerse propuestas sensatas apoyadas en un conocimiento
profundo de la empresa de que se trate.
G.
Presentar e interpretar la información financiera. Se refiere a que el
área financiera es responsable de la contabilidad, con base en la cual se
elaboran los estados financieros. pero estos deben ser analizados para
facilitar su interpretación y puedan servir de base en la toma de decisiones
H. Apoyar las decisiones acertadas. Cualquier decisión de tipo financiero debe estar basada en información, no puede decidirse con base en corazonadas. por ello el área financiera debe sustentar cualquier recomendación en cálculos y evaluaciones debidamente estructurados.
I. Anticiparse a la necesidad de recursos. Una
empresa debe elaborar planes y el administrador financiero debe traducirlos a
valores monetarios para determinar si se tendrán necesidades futuras, de esta
forma será posible prever con anticipación cual será la fuente que permitirá
satisfacerlas y se podrá trabajar en ellas para evitar negociaciones
apresuradas que muchas veces son desventajosas para la empresa.
J.
Maximizar el valor de las acciones de los propietarios Lo que debe
hacerse para este objetivo es extenso y complejo. Entre otros aspectos pueden
mencionarse la obtención de utilidades razonables, establecimiento de políticas
atractivas de dividendos y una que apoye al crecimiento y la renovación de
equipo y productos obsoletos, etc.
ALCANCE DE LA FUNCIÓN FINANCIERA
La función financiera se ha venido desarrollando
hasta el punto de convertirse en coordinadora de todas las aportaciones que
realizan los funcionarios de operación de todos los departamentos de la empresa
Cada vez que algún departamento propone un proyecto que le parece atractivo, el
departamento de finanzas debe compararlo con lo que han propuesto otros
departamentos hasta determinar qué opción es la mejor para la compañía en
conjunto, no sólo para el departamento que lo propone Luego debe coordinar
todos los proyectos seleccionados Desde el punto de vista tradicional, la
función financiera se limita a la obtención de recursos para financiar los
proyectos propuestos por otros miembros de la organización Este punto de vista
hace pensar que el único adiestramiento que requiere el ejecutivo de finanzas
consiste en una descripción de los mercados financieros. sus instituciones y
los valores que lo componen
El punto de vista contemporáneo asigna a la
función financiera un papel más activo el de coordinar las inversiones y
financiamientos de la compañía el cambio tal vez ocurrió debido a la necesidad
cada vez mayor de distribuir adecuadamente los recursos de la empresa para
hacer frente a la competencia, también creciente, de otras empresas y piases.
Fue preciso desarrollar técnicas para obtener el mejor beneficio posible del
capital limitado de las empresas. La economía en expansión vino a ofrecer
tantas oportunidades de inversión que fue necesario encontrar métodos para
distinguir a las más convenientes, ya que ninguna empresa podía emprenderlas
todas. Esto también condujo a una mayor demanda por el capital en los mercados
financieros, necesitándose un mayor análisis del costo de cada clase de capital
para que la empresa pudiera minimizar los costos. Las empresas respondieron
mejor a los accionistas a sus objetivos, y las autoridades fomentaron una mayor
revelación financiera por parte de dichas empresas.
En el futuro, la función financiera estará
destinada a mayor actividad y expansión Las oportunidades de invertir capital
aumentan sin cesar pero los costos y la competencia se incrementan cada vez
más, y el capital más escaso. Estos factores exigen técnicas aún más complejas
para separar los proyectos ineficientes aunque sólo lo sean de manera marginal,
y para encontrar métodos menos costosos para obtener capital La función
financiera del futuro será una mezcla de ciencia y arte de las finanzas,
combinando la exactitud de las estadísticas y des técnicas de investigación de
operaciones con el instinto y la intuición cultivada del hombre de negocios
bien preparado
EL ADMINISTRADOR FINANCIERO Y SUS FUNCIONES
Es definido como la persona que desempeña una
función básica en la planeación y en la aplicación de recursos de una empresa,
obteniendo fondos necesarios y aplicándolos para fines rentables Puesto que
todas las áreas de una empresa necesitan y utilizan fondos la función del
administrador financiero es de suma importancia para todos los diversos
sectores de la administración de una compañía
La definición dada por el instituto Mexicano de
Ejecutivos en Finanzas A C respecto al ejecutivo de finanzas dice a la letra
“Es el principal responsable de la administración
de los recursos financieros de la empresa, y por lo tanto, miembro del grupo de
dirección General de la misma Como tal participa en la definición de objetivos
y políticas generales de la empresa, a fin de lograr que la asignación de los
recursos sea aquellos proyectos o segmentos de la misma (productos mercados)
que ofrezcan la mejor mezcla de rendimiento y liquidez, promoviendo el uso
eficiente de estos recursos para mantener su productividad"
Tiene a su cargo la responsabilidad de todos los
aspectos relacionados con la tesorería, contraloría, auditoria interna y
frecuentemente los de informática y coordinación de la planeación.
Es responsable de desarrollar los recursos humanos a su cargo, de acuerdo con los requerimientos de su función y con el crecimiento de la empresa"
El administrador financiero en la actualidad es
útil para que una compañía pueda alcanzar el éxito Al pulsar los flujos de
efectivo a través de la organización, este individuo esta en el centro de lo
que esta sucediendo Si las finanzas han de jugar un papel administrativo
general en la organización. el administrador financiero debe ser un jugador de
equipo que esta involucrado en forma constructiva en las operaciones, y en la
estrategia global de la compañía. Antes el administrador financiero se encargaba
de solo de tareas rutinarias como el mantenimiento de registros, preparación de
reportes financieros, administración de la posición de efectivo de la empresa,
el pago de deudas y en ocasiones, obtención de fondos, su amplio territorio hoy
en día incluye
·
Inversión en
activos y nuevos productos
·
Determinación de la
mejor mezcla d financiamiento y dividendos en relación con la evaluación global
de una compañía
El ejecutivo financiero, dentro de sus funciones tiene también el ayudar en la implementaron de las políticas en las diversas áreas de la empresa, como con las políticas sobre endeudamiento con bancos (montos mínimos y máximos de cada banco. plazos, etc.), sobre endeudamiento con proveedores y acreedores (condiciones de la documentación de adeudos, plazos, etc.), sobre pago de impuestos ( pagos anticipados y diferidos ), sobre financiamiento de adquisiciones de activo fijo (negociación de plazos, créditos, etc.), sobre dividendos ( condiciones de pago, monto máximo, etc.)
La inversión de fondos en activos determina el
tamaño de la empresa, sus utilidades de las operaciones. su riesgo y liquidez
La obtención de la mejor mezcla de financiamiento y dividendo determina los
cargos y riesgos financieros de la compañía, también impacta sobre su
evaluación Todo esto exige una amplia perspectiva y una creativa alerta que
influirá en casi todas las facetas de la empresa
Las obligaciones del administrador financiero son
la función de planeación o sea la participación en la planeación y
presupuestaron a largo plazo, la supervisión de operaciones contables, la
administración del capital de trabajo y la supervisión de operaciones
contables, créditos y cobranzas, contactos con bancos comerciales y demás
proveedores de fondos a largo plazo
TOMA DE DEClSIONES
Con el paso del tiempo los mercados han crecido y
los procesos productivos son más complejos y requieren de un mayor uso del
equipo productivo Se desarrollaron nuevos bienes que se producían únicamente
con grandes cantidades de equipo y de trabajadores para operarlo.
Estos avances requirieron la constitución de
organizaciones y empresas adecuadas, en cuanto a la cantidad de activos y
personas involucradas en la producción de los productos
El aumento en el tamaño y en la complejidad de
las empresas ha obligado a que exista una división de funciones administrativas
Las áreas de toma de decisiones se señalan frecuentemente de acuerdo con la
naturaleza funcional de la decisión ( compra, producción, personal,
mercadotecnia y finanzas). Además la asignación de recursos dentro de una
empresa no se maneja "automáticamente”, a través de un sistema libre de
precios, como ocurre en el mercado externo a la empresa. Por el contrario, la
asignación se deberá llevar a cabo mediante órdenes que emanen del director
general, basándose en recomendaciones de los especialistas en las diversas
funciones
La naturaleza de la toma de decisiones no puede
ser clasificada con precisión conforme la estructura organizacional. Así. por
ejemplo, la decisión relativa a la aplicación de fondos para adquirir una nueva
máquina o, para contratar más vendedores, abarca las áreas de producción y
mercadotecnia, así como también la de finanzas La naturaleza multifuncional de
las decisiones tomadas significa que cada uno de los principales ejecutivos
debe tener un conocimiento básico de las áreas de la administración que se
relacionan con su área
IMPORTANCIA DEL ADMINISTRADOR FINANCIERO
Al administrador del área financiera se le
consideraba como parte del cuerpo consultivo y solo los ejecutivos de línea
serán capaces de ascender a la presidencia Actualmente a los administradores
financieros se les selecciona con mayor insistencia para que dirijan las
grandes corporaciones debido a su participación en todo lo relacionado con el
establecimiento de políticas generales El administrador financiero, en
contraste con otros con otros ejecutivos. ha llegado a enterarse de todas las
áreas funcionales de las empresas, así como de los grupos e instituciones
externas a la compañía. Las razones para este aumento en importancia y la
ampliación del alcance de sus obligaciones radican en el incremento en la
escala de operaciones de las empresas, de su mayor complejidad y del mayor
tiempo dedicado a la planeación
Como consecuencia de la ampliación de mercados. a fusiones y amplificaciones,
las empresas crecen Si bien la gran concentración de los activos en las grandes
corporaciones tiene implicaciones sociales y económicas muy importantes,
también significa que las responsabilidades de los administradores financieros
de estas empresas son mayores. Las inversiones de los negocios en nuevas
adquisiciones de planta y equipo aumentó fusiones, adquisiciones. y aspectos
antimonopólicos acompañaron el aumento de tamaño en las empresas. lo que
requirió que el administrador financiero adquiriera conocimientos al respecto
Los avances tecnológicos, acompañados de las inversiones, requieren que se
efectúen mayores y mejores planes a largo plazo, en contraste con los años
anteriores. A diferencia del contador, que es el que se encarga de llevar los
registros de las operaciones pasadas. el administrador financiero se dedica a
proyectar a varios años las necesidades y las fuentes de fondos Como se puede
observar la importancia del administrador financiero o el ejecutivo de finanzas
en la empresa es relevante, dada la diversidad de funciones que abarcan casi la
totalidad de las áreas de la empresa, sobre todo en lo concerniente a la
planeación salvaguarda del patrimonio, administración y control de todas las
operaciones de la organización. El ejecutivo de finanzas es piedra angular en
la administración, operación y crecimiento de la empresa FUNCIONES DE LA
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Para poder maximizar el precio de mercado de las
acciones de una empresa mediante un adecuado equilibrio del riesgo y rendimiento.
el administrador financiero deberá cumplir con tres funciones básicas
1.