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Mejora
Continua Dentro de la Empresa
Jesús
Fajardo Reyes
INTRODUCCIÓN.
UN NUEVO PARADIGMA
Los modelos derivados de la
revolución industrial ya se agotaron y se necesita en surgimiento de modelos
más acordes a los mercados turbulentos a los que nos enfrentamos. El paradigma
de la sociedad industrial le está cediendo su lugar a una sociedad donde el
principal recurso económico es y será el conocimiento y el desarrollo de la
inteligencia. El conocimiento, en sus distintas formas de expresión, puede
sustituir cualquier factor tradicional de producción como tierra, trabajo y
capital. A este cambio de paradigma Peter Drucker lo llama la Sociedad
Postcapitalista, Alvin Tofler le denomina la Nueva Economía del Conocimiento,
Taichi Sakaiya la Sociedad del Conocimiento y Daniel Bell la Sociedad
Postindustrial.
HACIA UN NUEVO PENSAMIENTO EMPRESARIAL
Las estructuras actuales, basadas
en la pirámide y en la jerarquía, ya son obsoletas y no responden a mercados de
rápidos movimientos.
Estas estructuras provocaron una
deshumanización de las empresas, un concepto de trabajo desgastado, grandes y
lentos controles burocráticos y un deterioro constante del medio ambiente. El
nuevo pensamiento empresarial se basa en el desarrollo, la estructuración y la
sistematización del capital intelectual como la base de la organización del
futuro. Administrar el conocimiento conlleva a un cambio radical y profundo en
la administración tradicional de las empresas y en el concepto de trabajo en su
esencia.
LA EVOLUCIÓN DE LA ESTRATEGIA DE
CALIDAD DENTRO DE LA EMPRESA
El concepto de calidad ha
evolucionado con el tiempo tratándose de adaptar a los continuos cambios en el
medio ambiente empresarial. En sus orígenes, la calidad por inspección se basó
en la detección de errores en los productos terminados que ofrece la empresa.
Más tarde la calidad evolucionó a asegurar los procesos productivos y así
evitar los posibles defectos de los productos finales. Con llegada de la
calidad total, el término calidad, dejo de ser un herramienta de control y se
convirtió en la estrategia de la empresa basada en el liderazgo del director general
y en el cliente como la persona que define la calidad dentro de la empresa. La
mejora continua de la calidad orienta los esfuerzos de todo el personal hacia
una mejora constante de todos sus actividades a ofrecer un valor agregado al
cliente final. Con la reingeniería, la calidad pasó de ser una estrategia de
negocios y se convirtió en la base para una reestructuración de la empresa. Sin
embargo, tampoco la reingeniería está siendo suficiente y se necesita una sexta
generación de procesos de calidad basados en una rearquitectura de la empresa,
como empresa ampliada, la estructuración del capital intelectual y el nuevo
enfoque de liderazgo, todo orientado a ofrecerle valor continuamente al cliente
vía conocimiento e inteligencia.
El Mejoramiento Continuo es un
proceso que describe muy bien lo que es la esencia de la calidad y refleja lo
que las empresas necesitan hacer si quieren ser competitivas a lo largo del
tiempo.
EMPRESA.
La empresa sigue existiendo aunque
las acciones cambien de propietario o éstos fallezcan. Una empresa o compañía
posee una serie de activos; cuando se crea una empresa hay que redactar una
serie de documentos públicos en los que se definirá el objetivo de la misma,
cuál es su razón social, su domicilio fiscal, quiénes son los socios
fundadores, cuál es el volumen de capital social inicial, en cuántas acciones o
participaciones se divide el capital social y cuáles son los estatutos de la
sociedad, entre otros. La actividad y la estructura legal de las empresas se
regula mediante el Derecho mercantil. Con esta ley se establecen los requisitos
contables, las obligaciones de los gestores o administradores y los derechos de
los accionistas.
El término calidad total es muy
utilizado en los medios empresariales, políticos y socioeconómicos en general.
A ello se debe la ampliación del marco de referencia de
Nuestros agentes económicos que
han pasado de una actitud auto protectora a un planteamiento más abierto,
expansivo y proactivo.
La calidad total, como clave del
éxito de la fuerza del año 2000 dentro de la organización, tienen incidencia en
la forma de plantear y desarrollar cualquier iniciativa de negocios, lo que
está provocando obviamente una evolución en el modelo de empresa y empresario.
La ventaja comparativa de una
empresa estaría en su habilidad, recursos, conocimientos y atributos, etc., de
los que dispone dicha empresa, los mismos de los que carecen sus competidores o
que estos tienen en menor medida que hace posible la obtención de unos
rendimientos superiores a los de aquellos.
El uso de estos conceptos supone
una continua orientación hacia el entorno y una actitud estratégica por parte
de las empresas grandes como en las pequeñas, en las de reciente creación o en
las maduras y en general en cualquier clase de organización. Por otra parte, el
concepto de éxito nos hace pensar en la idea "excelencia", o sea, con
características de eficiencia y eficacia de la organización.
OBJETIVO
El objetivo principal de esta
tesis es presentar alternativas de competitividad que permita sacar a flote a
empresas que quieran ser productivas y no queden obsoletas por falta de
aplicación de herramientas de mejora continua
NECESIDADES DE MEJORAMIENTO
Los presidentes de las empresas
son los principales responsables de un avanzado éxito en la organización o por
el contrario del fracaso de la misma, es por ello que los socios dirigen toda
responsabilidad y confianza al presidente, teniendo en cuenta su capacidad y un
buen desempeño como administrador, capaz de resolver cualquier tipo de
inconveniente que se pueda presentar y lograr satisfactoriamente el éxito de la
compañía. Hoy en día, para muchas empresas la palabra calidad representa un
factor muy importante para el logro de los objetivos trazados. Es necesario
llevar a cabo un análisis global y detallado de la organización, para tomar la
decisión de implantar un
estudio de necesidades, si así la
empresa lo requiere.
POLITICA DE CALIDAD
La base del éxito del proceso de
mejoramiento es el establecimiento adecuado de una buena política de calidad,
que pueda definir con precisión lo esperado de los empleados; así como también
de los productos o servicios que sean brindados a los clientes. Dicha política
requiere de la debida autorización del presidente.
La política de calidad debe ser
redactada con la finalidad de que pueda ser aplicada a las actividades de
cualquier empleado, igualmente podrá aplicarse a la calidad de los productos o
servicios que ofrece la compañía. También es necesario establecer claramente
los estándares de calidad, y así poder cubrir todos los aspectos relacionados
al sistema de calidad.
EL PROCESO DE MEJORAMIENTO
La búsqueda de la excelencia
comprende un proceso que consiste en aceptar un nuevo reto cada día. Dicho
proceso debe ser progresivo y continuo. Debe incorporar todas las actividades
que se realicen en la empresa a todos los niveles.
El proceso de mejoramiento es un
medio eficaz para desarrollar cambios positivos que van a permitir ahorrar
dinero tanto para la empresa como para los clientes, ya que las fallas de
calidad cuestan dinero.
Asimismo este proceso implica la
inversión en nuevas maquinaria y equipos de alta tecnología más eficientes, el
mejoramiento de la calidad del servicio a los clientes, el aumento en los
niveles de desempeño del recurso humano a través de la capacitación continua, y
la inversión en investigación y desarrollo que permita a la empresa estar al
día con las nuevas tecnologías.
RESUMEN
COMPETIVIDAD
LA EFICIENCIA OPERATIVA DE UNA
EMPRESA
LA COMPETIVIDAD
Entendemos por
competitividad a la capacidad de una organización pública o privada, lucrativa
o no, de mantener sistemáticamente ventajas comparativas que le permitan
alcanzar, sostener y mejorar una determinada posición en el entorno
socioeconómico.
El término competitividad es muy
utilizado en los medios empresariales, políticos y socioeconómicos en general.
A ello se debe la ampliación del marco de referencia de nuestros agentes
económicos que han pasado de una actitud autoprotectora a un planteamiento más
abierto, expansivo y proactivo.
La competitividad tiene incidencia
en la forma de plantear y desarrollar cualquier iniciativa de negocios, lo que
está provocando obviamente una evolución en el modelo de empresa y empresario.
La ventaja comparativa de una
empresa estaría en su habilidad, recursos, conocimientos y atributos, etc., de
los que dispone dicha empresa, los mismos de los que carecen sus competidores o
que estos tienen en menor medida que hace posible la obtención de unos
rendimientos superiores a los de aquellos.
El uso de estos conceptos supone
una continua orientación hacia el entorno y una actitud estratégica por parte
de las empresas grandes como en las pequeñas, en las de reciente creación o en
las maduras y en general en cualquier clase de organización. Por otra parte, el
concepto de competitividad nos hace pensar en la idea "excelencia", o
sea, con características de eficiencia y eficacia de la organización.
a) La competitividad y la
estrategia empresarial
La competitividad no es producto
de una casualidad ni surge espontáneamente; se crea y se logra a través de un
largo proceso de aprendizaje y negociación por grupos colectivos
representativos que configuran la dinámica de conducta organizativa, como los
accionistas, directivos, empleados, acreedores, clientes, por la competencia y
el mercado, y por último, el gobierno y la sociedad en general.
Una organización, cualquiera que
sea la actividad que realiza, si desea mantener un nivel adecuado de
competitividad a largo plazo, debe utilizar antes o después, unos
procedimientos de análisis y decisiones formales, encuadrados en el marco del
proceso de "planificación estratégica". La función de dicho proceso
es sistematizar y coordinar todos los esfuerzos de las unidades que integran la
organización encaminados a maximizar la eficiencia global.
Para explicar mejor dicha
eficiencia, consideremos los niveles de competitividad, la competitividad
interna y la competitividad externa. La competitividad interna se refiere a
La capacidad de organización para
lograr el máximo rendimiento de los recursos disponibles, como personal,
capital, materiales, ideas, etc., y los procesos de transformación. Al hablar
de la competitividad interna nos viene la idea de que la empresa ha de competir
contra sí misma, con expresión de su continuo esfuerzo de superación.
La competitividad externa está
orientada a la elaboración de los logros de la organización en el contexto del
mercado, o el sector a que pertenece. Como el sistema de referencia o modelo es
ajeno a la empresa, ésta debe considerar variables exógenas, como el grado de
innovación, el dinamismo de la industria, la estabilidad económica, para
estimar su competitividad a largo plazo. La empresa, una vez ha alcanzado un
nivel de competitividad externa, deberá disponerse a mantener su competitividad
futura, basado en generar nuevas ideas y productos y de buscar nuevas
oportunidades de mercado.
Refuerzo Competitivo
Competitividad significa un
beneficio sostenible para su negocio.
Competitividad es el resultado de
una mejora de calidad constante y de innovación.
Competitividad está relacionada
fuertemente a productividad: Para ser productivo, los atractivos turísticos,
las inversiones en capital y los recursos humanos tienen que estar
completamente integrados, ya que son de igual importancia.
Las acciones de refuerzo
competitivo deben ser llevadas a cabo para la mejora de:
La estructura de la industria
turística.
Las estrategias de las
instituciones públicas.
La competencia entre empresas.
Las condiciones y los factores de
la demanda.
Los servicios de apoyo asociados.
Calidad total: estrategia clave de
la competitividad
El mundo vive un proceso de cambio
acelerado y de competitividad global en una economía cada vez más liberal,
marco que hace necesario un cambio total de enfoque en la gestión de las
organizaciones.
En esta etapa de cambios, las
empresas buscan elevar índices de productividad, lograr mayor eficiencia y
brindar un servicio de calidad, lo que está obligando que los gerentes adopten
modelos de administración participativa, tomando como base central al elemento
humano, desarrollando el trabajo en equipo, para alcanzar la competitividad y
responda de manera idónea la creciente demanda de productos de óptima calidad y
de servicios a todo nivel, cada vez mas eficiente, rápido y de mejor calidad.
Para comprender el concepto de
calidad total, es útil hacerlo a través del concepto denominado
"paradigmas". Un paradigma se entiende como modelo, teoría,
percepción, presunción o marco de referencia que incluye un conjunto de normas
y reglas que establecen parámetros y sugieren como resolver problemas
exitosamente dentro de esos parámetros. Un paradigma viene a ser, un filtro o
un lente a través del cual vemos el mundo; no tanto en un plano visual propiamente,
sino más bien perpetuo, comprensivo e interpretativo.
La calidad total es un concepto,
una filosofía, una estrategia, un modelo de hacer negocios y está localizado
hacia el cliente.
La calidad total no solo se
refiere al producto o servicio en sí, sino que es la mejoría permanente del
aspecto organizacional, gerencial; tomando una empresa como una
Máquina gigantesca, donde cada
trabajador, desde el gerente, hasta el funcionario del mas bajo nivel
jerárquico están comprometidos con los objetivos empresariales.
Para que la calidad total se logre
a plenitud, es necesario que se rescaten los valores morales básicos de la
sociedad y es aquí, donde el empresario juega un papel fundamental, empezando
por la educación previa de sus trabajadores para conseguir una población
laboral más predispuesta, con mejor capacidad de asimilar los problemas de
calidad, con mejor criterio para sugerir cambios en provecho de la calidad, con
mejor capacidad de análisis y observación del proceso de manufactura en caso de
productos y poder enmendar errores.
COMO ESTIMULAR LA COMPETITIVIDAD
La estimulación necesaria para que
un país, una empresa nacional, una transnacional etc., sea más competitivo,
sean resultado de una política fomentada por el estado que produzcan las condiciones
para proveer la estabilidad necesaria para crecer y se requiere de la
construcción de un Estado civil fuerte, capaz de generar, comunidad,
cooperación y responsabilidad.
Algunas de las condiciones
requeridas para que un país sea competitivo, es que el Estado debe fomentar en
sus políticas de gobierno las condiciones necesarias para garantizar la
actividad comercial que permita el normal desenvolvimiento de la actividad
comercial de estas empresas. Las acciones de refuerzo competitivo deben ser llevadas
a cabo para la mejora de ciertos puntos, estos podrían ser:
La estructura de la industria
turística.
Las estrategias de las
instituciones públicas.
La competencia entre empresas.
Las condiciones y los factores de
la demanda.
Transparencia y reglas claras que
se hagan respetar, dentro de un ambiente donde las finanzas estén en orden.
Establecer reglas tributarias
adecuadas
Una política macroeconómica que
sea capaz de fomentar la inversión de capitales, dentro de un marco económico
donde no exista la regulación y control de precios (precios acordes a la oferta y la demanda).
Planes de reestructuración de la
educación de tal forma que el sector educativo este acorde con las necesidades
reales del sector productivo. Favoreciendo muy especialmente al sector de la
Educación Pública de bajos recursos. Las nuevas empresas requerirán de personal
calificado que esté a la altura de las nuevas tecnologías.
El establecimiento de una sólida y
comprometida asociación Gobierno-Sector Privado, para fomentar el crecimiento
de la tecnología,productividad, etc. , a fin de ofrecer competitividad a nivel
internacional dentro de un marco de ventajas igualitario para todos.
MEJORAMIENTO CONTÍNUO
A través de los años los
empresarios han manejado sus negocios trazándose sólo metas limitadas, que les
han impedido ver más allá de sus necesidades inmediatas, es decir, planean
únicamente a corto plazo; lo que conlleva a no alcanzar niveles óptimos de
calidad y por lo tanto a obtener una baja rentabilidad en sus negocios.
Según los grupos gerenciales de
las empresas japonesas, el secreto de las compañías de mayor éxito en el mundo
radica en poseer estándares de calidad altos tanto para sus productos como para
sus empleados; por lo tanto el control total de la calidad es una filosofía que
debe ser aplicada a todos los niveles jerárquicos en una organización, y esta
implica un proceso de Mejoramiento Continuo que no tiene final. Dicho proceso
permite visualizar un horizonte más amplio, donde se buscará siempre la
excelencia y la innovación que llevarán a los empresarios a aumentar su
competitividad, disminuir los costos, orientando los esfuerzos a satisfacer las
necesidades y expectativas de los Clientes.
Asimismo, este proceso busca que
el empresario sea un verdadero líder de su organización, asegurando la
participación de todos que involucrándose en todos los procesos de la cadena
productiva. Para ello él debe adquirir compromisos profundos, ya que él es el
principal responsable de la ejecución del proceso y la más importante fuerza
impulsadora de su empresa.
Para llevar a cabo este proceso de
Mejoramiento Continuo tanto en un departamento determinado como en toda la
empresa, se debe tomar en consideración que dicho proceso debe ser: económico,
es decir, debe requerir menos esfuerzo que el beneficio que aporta; y
acumulativo, que la mejora que se haga permita abrir las posibilidades de
sucesivas mejoras a la vez que se garantice el cabal aprovechamiento del nuevo
nivel de desempeño logrado.
CONCEPTOS:
James Harrington (1993), para él
mejorar un proceso, significa cambiarlo para hacerlo más efectivo, eficiente y
adaptable, qué cambiar y cómo cambiar depende del enfoque específico del
empresario y del proceso.
Fadi Kabboul (1994), define el
Mejoramiento Continuo como una conversión en el mecanismo viable y accesible al
que las empresas de los países en vías de desarrollo cierren la brecha
tecnológica que mantienen con respecto al mundo desarrollado.
Abell, D. (1994), da como concepto
de Mejoramiento Continuo una mera extensión histórica de uno de los principios
de la gerencia científica, establecida por Frederick Taylor, que afirma que
todo método de trabajo es susceptible de ser mejorado (tomado del Curso de
Mejoramiento Continuo dictado por Fadi Kbbaul).
L.P. Sullivan (1CC 994), define el
Mejoramiento Continuo, como un esfuerzo para aplicar mejoras en cada área de la
organización a lo que se entrega a clientes.
Eduardo Deming (1996), según la
óptica de este autor, la administración de la calidad total requiere de un
proceso constante, que será llamado Mejoramiento Continuo, donde la perfección
nunca se logra pero siempre se busca.
El Mejoramiento Continuo es un
proceso que describe muy bien lo que es la esencia de la calidad y refleja lo
que las empresas necesitan hacer si quieren ser competitivas a lo largo del
tiempo.
IMPORTANCIA DEL
MEJORAMIENTO CONTINUO
La importancia de esta técnica
gerencial radica en que con su aplicación se puede contribuir a mejorar las
debilidades y afianzar las fortalezas de la organización.
A través del mejoramiento continuo
se logra ser más productivos y competitivos en el mercado al cual pertenece la
organización, por otra parte las organizaciones deben analizar los procesos
utilizados, de manera tal que si existe algún inconveniente pueda mejorarse o
corregirse; como resultado de la aplicación de esta técnica puede ser que las
organizaciones crezcan dentro del mercado y hasta llegar a ser líderes.
VENTAJAS Y
DESVENTAJAS DEL MEJORAMIENTO CONTINUO
Ventajas
1.Se concentra el esfuerzo en
ámbitos organizativos y de procedimientos puntuales.
2.Consiguen mejoras en un corto
plazo y resultados visibles
3.Si existe reducción de productos
defectuosos, trae como consecuencia una
reducción en los costos, como resultado de un consumo menor de materias
primas.
4.Incrementa la productividad y
dirige a la organización hacia la competitividad, lo cual es de vital
importancia para las actuales organizaciones.
5.Contribuye a la adaptación de
los procesos a los avances tecnológicos.
6.Permite eliminar procesos
repetitivos.
Desventajas
1.Cuando el mejoramiento se
concentra en un área específica de la organización, se pierde la perspectiva de
la interdependencia que existe entre todos los miembros de la empresa.
2.Requiere de un cambio en toda la
organización, ya que para obtener el éxito es necesaria la participación de
todos los integrantes de la organización y a todo nivel. 3.En vista de que los
gerentes en la pequeña y mediana empresa son muy conservadores, el Mejoramiento
Continuo se hace un proceso muy largo.
4.Hay que hacer inversiones
importantes.
¿POR QUE MEJORAR?
El Cliente es el Rey
Según Harrigton (1987), "En
el mercado de los compradores de hoy el cliente es el rey", es decir, que
los clientes son las personas más importantes en el negocio y por lo tanto los
empleados deben trabajar en función de satisfacer las necesidades y deseos
de éstos. Son parte fundamental
del negocio, es decir, es la razón por la cual éste existe, por lo tanto
merecen el mejor trato y toda la atención necesaria.
La razón por la cual los clientes
prefieren productos del extranjeros, es la actitud de los dirigentes
empresariales ante los reclamos por errores que se comentan: ellos aceptan sus
errores como algo muy normal y se disculpan ante el cliente, para ellos el
cliente siempre tiene la razón.
EL PROCESO DE
MEJORAMIENTO
La búsqueda de la excelencia
comprende un proceso que consiste en aceptar un nuevo reto cada día. Dicho
proceso debe ser progresivo y continuo. Debe incorporar todas las actividades
que se realicen en la empresa a todos los niveles.
El proceso de mejoramiento es un
medio eficaz para desarrollar cambios positivos que van a permitir ahorrar
dinero tanto para la empresa como para los clientes, ya que las fallas de
calidad cuestan dinero.
Asimismo este proceso implica la
inversión en nuevas maquinaria y equipos de alta tecnología más eficientes, el
mejoramiento de la calidad del servicio a los clientes, el aumento en los
niveles de desempeño del recurso humano a través de la capacitación continua, y
la inversión en investigación y desarrollo que permita a la empresa estar al
día con las nuevas tecnologías.
NECESIDADES DE
MEJORAMIENTO
Los presidentes de las empresas
son los principales responsables de un avanzado éxito en la organización o por
el contrario del fracaso de la misma, es por ello que los socios dirigen toda
responsabilidad y confianza al presidente, teniendo en cuenta su capacidad y un
buen desempeño como administrador, capaz de resolver cualquier tipo de
inconveniente que se pueda presentar y lograr satisfactoriamente el éxito de la
compañía. Hoy en día, para muchas empresas la palabra calidad representa un
factor muy importante para el logro de los objetivos trazados. Es necesario
llevar a cabo un análisis global y detallado de la organización, para tomar la
decisión de implantar un
estudio de necesidades, si así la
empresa lo requiere.
POLITICA DE
CALIDAD
La base del éxito del proceso de
mejoramiento es el establecimiento adecuado de una buena política de calidad,
que pueda definir con precisión lo esperado de los empleados; así como también
de los productos o servicios que sean brindados a los clientes. Dicha política
requiere de la debida autorización del presidente.
La política de calidad debe ser
redactada con la finalidad de que pueda ser aplicada a las actividades de
cualquier empleado, igualmente podrá aplicarse a la calidad de los productos o
servicios que ofrece la compañía. También es necesario establecer claramente
los estándares de calidad, y así poder cubrir todos los aspectos relacionados
al sistema de calidad.
Para dar efecto a la implantación
de esta política, es necesario que los empleados tengan los conocimientos
requeridos para conocer las exigencias de los clientes, y de
esta manera poder lograr ofrecerles
excelentes productos o servicios que puedan satisfacer o exceder las
expectativas.
COMPRENDER LAS
CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO
El Empleado y el Proceso
Las personas le dan vida al
proceso. Nuestro personal hace que el proceso funcione; sin él obtenemos nada.
Necesitamos entender qué sienten acerca del proceso las personas que le dan
vida a éste. ¿Qué obstaculiza su camino?, ¿Qué partes del proceso les agradan?,
¿Qué les causa molestia? El proceso final tiene que ser un matrimonio homogéneo
entre personas y metodología, en el cual el equipo es esclavo de las personas
no al contrario.
Si no se tiene en cuenta el
aspecto humano del proceso, el EMP no podrá tener éxito. Sólo existe una forma
de lograr la comprensión que se requiere sobre la sensibilidad humana del
proceso y los talentos y limitaciones que tienen nuestros colaboradores, y
consiste en involucrarse en el ambiente laboral. Hable con ellos. Pídales sus
opiniones e ideas. Luego, ponga en práctica sus sugerencias. Si las personas se
involucran, los resultados finales serán mucho mejores y más fáciles de
alcanzar.
Revisión del Proceso
1.Los empleados malinterpretan los
procedimientos.
2.No conocen los procedimientos
1.Descubren una manera mejor de
hacer las cosas.
2.Es difícil poner en práctica el
método documentado.
3.Les falta entrenamiento.
4.Se les entrenó para realizar la
actividad en forma diferente.
5.No cuentan con las herramientas
indispensables.
6.No disponen del tiempo
suficiente.
7.Alguien les dijo que lo hicieran
en forma diferente.
8.No comprenden por qué deben
seguir los procedimientos.
La única manera de comprender
realmente lo que sucede en los procesos de la empresa es a través de un
seguimiento personal del flujo de trabajo, analizando y observando su
desarrollo. Esto se conoce como revisión del proceso.
Efectividad del Proceso
La efectividad del proceso se
refiere a la forma acertada en que éste cumple los requerimientos de sus
clientes finales. Esta evalúa la calidad del proceso. Específicamente la
efectividad se refiere a:
El output del proceso cumple los
requerimientos de los clientes finales
Los outputs de cada subproceso
cumplen los requerimientos de input de los clientes internos
Los inputs de los proveedores
cumplen los requerimientos del proceso
El mejoramiento de la efectividad
genera clientes más felices, mayores ventas y mejor participación de mercado.
¿Cómo podríamos identificar estas
oportunidades de mejoramiento?
El primer paso consiste en
seleccionar características de efectividad más importantes. Las características
de efectividad son indicadores del modo tan eficiente como está funcionando el
proceso. La meta es tener la seguridad de que el output satisface
requerimientos del cliente.
Los indicadores típicos de falta
de efectividad son:
Producto y/o servicio inaceptables
Quejas de los clientes
Altos costos de garantía
Disminución de la participación en
el mercado
Acumulaciones de trabajo
Repetición del trabajo terminado
Rechazo del output
Output retrasado
Output incompleto
Eficiencia del Proceso
Lograr la efectividad del proceso
representa principalmente un beneficio para el cliente, pero la eficiencia del
proceso representa un beneficio para el responsable del proceso: La eficiencia
es el output por unidad de input. Las características típicas de eficiencia
son:
Tiempo del ciclo por unidad o
transacción
Recursos (dólares, personas,
espacio) por unidad de output
Porcentaje del costo del valor
agregado real del costo total del proceso
Costo de la mala calidad por
unidad de output
Tiempo de espera por unidad o
transacción
COSTO
El costo es otro aspecto
importante del proceso, a menudo resulta imposible determinar el costo de la
totalidad del proceso.
El costo de un proceso, como el
tiempo del ciclo, proporciona impresionantes percepciones acerca de los
problemas y las ineficiencias del proceso. Es aceptable la utilización de
costos aproximados, que se estiman utilizando la información financiera actual.
La obtención de costos exactos podría requerir una enorme cantidad de trabajo,
sin mayores beneficios adicionales.
Los gastos indirectos variables
son aquellos gastos indirectos que podrían excluirse si se eliminara una
actividad. Pídale al departamento financiero que le suministre las cifras de
los gastos indirectos variables correspondientes a cada organización.
Calificación del Proceso de
Manufactura
La calificación del proceso de
manufactura garantiza que el diseño del proceso proporcione a los clientes
productos aceptables. Un proceso deficiente puede destruir años de arduo
trabajo. Los clientes recuerdan con amargura un desempeño mediocre aun mucho
tiempo después de que se haya esfumado la dulzura de un servicio sobresaliente.
Participación de los Proveedores
en el Proceso de Mejoramiento Continuo
La participación de los
proveedores en el desarrollo de las actividades de la empresa, es de gran
importancia y en los casos en que una empresa desee que sus líneas de
producción funcionen sin tropiezos y con inventarios reducidos, primero debe
encontrar formas que le garanticen que las compras y embarques de partes y
materiales que le lleguen sean funcionalmente aceptables uno tras otro, lo cual
se puede lograr con una serie de técnicas que ayudan a realizar esa difícil
tarea.
Cantidad de Proveedores
La sabiduría convencional
sostiene, desde hace mucho, que entre mayor es el número de proveedores, apenas
en el límite de lo manejable, mejor le irá a la empresa.
Las ventajas de esta filosofía son
obvias. Un gran número de proveedores permite ejercer fuertes presiones durante
las negociaciones de precios, de entregas o de los demás términos del contrato.
La multiplicidad de proveedores de una misma parte o materia prima brinda
buenas opciones de recuperación si uno de ellos tiene problemas de calidad, de
distribución, de financiamiento o de cualquier otro tipo. Un gran número de
proveedores de gran flexibilidad ante un súbito incremento en los programas de
producción.
Sin embargo, estas ventajas se
logran a un precio muy alto. La carga del trabajo administrativo, el tamaño de
la fuerza de trabajo que se requiere para colocar y dar seguimiento a los
pedidos, las oportunidades de error son aspectos directamente proporcionales al
número de proveedores en activo.
REVISIÓN DEL
DISEÑO
Cuando se establece un convenio
entre un empresario y un proveedor para la fabricación de un insumo en
particular, se integra al proceso de producción del producto el proveedor. En
estos casos vale la pena firmar un contrato de desarrollo del producto entre
ambas partes.
Muchos proveedores participan en
las labores de desarrollo y revisión del diseño del producto sin cobrarle al
cliente, con tal de llevarse el contrato final de producción en masa.
Seminarios para Proveedores
Los seminarios para proveedores
complementan la información que se brinda al proveedor por medio de dos fuentes
impresas principales:
toda la información técnica
contenida en los planos y especificaciones de ingeniería, y todos los
requerimientos comerciales contenidos en los contratos y en las órdenes de
pedido, lo cual facilita mucho la interpelación entre los empresarios y los
proveedores.
Controles del Proceso
La expresión control de proceso
abarca las disciplinas, los controles, los aspectos de mecanización, la
integración y todos los demás elementos necesarios para asegurar que un proceso
produzca resultados virtualmente libres de error, sin que tenga que dependerse
demasiado de la inspección. El control del proceso implica la integración de un
programa de producción con personal adecuadamente hábil, apto y capacitado;
también incluye los planes de capacitación y de cursos periódicos de
actualización para los operadores de producción y los inspectores. El control
del proceso abarca todo el elemental de producción y de inspección que necesita
el proceso, incluidos los planes para comprobar y garantizar en forma regular
la capacidad de la maquinaria de producción, así como la precisión y
persistencia del instrumental de inspección.