Universidad Abierta
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“EL DESARROLLO ORGANIZACIONAL”
UNA VISIÓN PARA EL CAMBIO.
DORA LUZ CASTREJÓN MENDOZA
INTRODUCCIÓN.
El
presente trabajo, aborda uno de los temas relevantes de la teoría y la practica
de la administración: El desarrollo organizacional como estrategia para el
cambio, que ha sido una preocupación constante de teóricos, académicos y
profesionales, si se considera la evolución e importancia de la escuela
humano-relacionista en el desarrollo de las organizaciones.
Este
tema, en México, ha presentado particularidades propias, que han reflejado una
brecha importante entre el desarrollo teórico y la práctica profesional, debido
a dos aspectos fundamentales de nuestra realidad:
El
primero, que es reflejo de la transición gradual de una sociedad
"cerrada" prevaleciente hasta la vigencia del anterior modelo
económico del país, (80-82), hacia una sociedad "abierta", donde la
globalización de las relaciones con el exterior impulsan con gran fuerza la
idea del cambio organizacional, necesario para la competitividad internacional,
derivado de ello, los patrones comportamentales y valorativos de las
organizaciones exigen características de universalidad, para hacer compatible
su desarrollo con los nuevos mercados, la nueva división del trabajo
internacional y el entendimiento con sus socios y usuarios.
El
segundo, consecuencia a su vez del primero, que se refleja en que la práctica
del desarrollo organizacional, este apoyada en una escasa literatura en el
medio mexicano e inclusive en traducciones de libros norteamericanos que
pertenecen a aportaciones de la década pasada; aunado a esto, en el medio no se
encuentra una integración entre la consultoría del desarrollo organizacional y
los esfuerzos de capacitación que realizan las organizaciones privadas y
públicas, lo que evita que se deriven estrategias para el cambio organizacional
con una visión integrada y conjunta, la cual requiere una constante
actualización.
El
desarrollo organizacional, como una visión para el cambio, lo que pretende aportar, es una idea que permita contextual izarlo como
proceso general dentro de las organizaciones, su concepción teórica, sus
variables y su importancia como estrategia para el cambio, auxiliando con ello
la comprensión integrada de su teoría y aplicación.
Para
estos fines el trabajo que se presenta esta realizado en una forma deductiva, a
través de cuatro capítulos:
El primero, que trata de entender a las organizaciones como sistemas en
interacción con su medio ambiente, destacando
las variables de análisis que permitan establecer su relación con el
desarrollo organizacional.
El segundo, que nos permite conocer la evolución del desarrollo
organizacional, su conceptualización y los principales factores que están
asociados al comportamiento y la cultura organizacional.
El tercer capítulo, que nos habla del cambio, los agentes y las
principales motivaciones y fuerzas para lograrlo, el cual está sujeto a restricciones
internas y externas a la organización y,
El cuarto y último capítulo, que resalta la importancia del desarrollo
organizacional como una estrategia para lograr el cambio planeado, donde se
destacan las metodologías para la realización del diagnóstico de necesidades,
mediante la conexión con otros subsistemas y variables de tipo estructural y
funcional, así como los lineamientos estratégicos para el desarrollo de un plan
de intervención.
Esta
aportación pretende motivar el fortalecimiento de la concepción metodológica
del desarrollo organizacional, invitando a un esfuerzo continuo de
actualización de sus técnicas y
variables de análisis, al tiempo en que
las organizaciones enfrentan nuevos retos, producto de su creciente complejidad
en un mundo más interactuante.
CAPITULO
I. ORGANIZACIONES Y SISTEMAS.
I.1 LA IMPORTANCIA DE LAS ORGANIZACIONES.
La sociedad occidental ha sido caracterizada como una "sociedad organizacional" y su población como "hombres de organización". Las naciones modernas utilizan las organizaciones como un instrumento importante en el desarrollo de sus sistemas políticos, económicos y militares. Vivimos en un mundo rodeado y compuesto de organizaciones".
Richard
H. Hall, un compilador reconocido de la teoría organizacional, comienza su
trabajo, señalando la importancia del universo organizacional; podríamos
aseverar que el estudio de lo social puede ser basado en el estudio de las
organizaciones; las organizaciones están presentes desde que nace hasta que
muere el individuo, éste actúa e interactúa en ellas y con ellas en diferentes
etapas de su vida; desde una organización que atiende su nacimiento, pasando
por aquellas de las cuales recibe su educación formal, el reconocimiento de sus
derechos civiles, hasta aquellas que le
permiten su desempeño profesional, el logro de sus objetivos y realizaciones, y
el desarrollo de sus pensamientos y actitudes reflexivas o morales.
Las
organizaciones pueden obedecer por ello, a diferentes tipologías dependiendo
éstas de los fines para los cuales se construyan, de esta manera se cuenta con
organizaciones con sentido económico, social, militar, político, religioso,
público y privado, entre una gran diversidad.
También
encontramos diferentes dimensiones de organizaciones, grandes y pequeñas que
pueden diferenciarse por la forma en como afectan a los individuos, de esta
manera las organizaciones pueden clasificarse en formales e informales en la
medida en que legalizan sus normas y sus actos; pueden ser también, permanentes
o efímeras en función de su temporalidad.
¿Cómo
entender las organizaciones ante ésta gran amplitud de conformaciones y
objetivos?
La
respuesta a esta pregunta no puede basarse en el funcionamiento particular de
cada organización, sino que requiere un esfuerzo de conceptualización que ha
llevado a los estudiosos clásicos y modernos a identificar categorías y
variables para su entendimiento, con características universales que nos
muestren su regularidad en cada momento histórico.
I.2 CONCEPTO Y CLASIFICACION DE SISTEMAS.
El
enfoque de sistemas resulta ser uno de los métodos más convenientes para
entender los procesos dinámicos que caracterizan a las organizaciones sociales,
debido a que mediante el análisis de sus procesos permite encontrar los medios
mas adecuados para resolver los problemas que enfrenta su administración, en
busca del logro eficaz y eficiente de
sus objetivos en un medio ambiente de evolución constante.
Nuestro
modelo teórico para entender las organizaciones las concibe como un sistema
energético de insumo-resultado, en que el energético proveniente del resultado
reactiva el sistema. Las organizaciones sociales son sistemas abiertos, pues el
insumo de energías y la conversión del resultado en insumo energético adicional
consisten en transacciones entre la organización y su ambiente".
Katz
y Kahn (1980), emprenden el estudio de las organizaciones a través del enfoque
sistémico, tomando las ideas de Ludwing Von Bertalanffy (1939), en su teoría
general de los sistemas, que permite diferenciar los sistemas inanimados -como
es el caso de los sistemas físicos-, de los animados o vivos, derivando de
éstos, la aplicación a los grupos humanos, las sociedades y la humanidad en su
conjunto.
Por
sistema, de acuerdo a Bertalanffy, debemos entender la interrelación de
elementos de un complejo cuya suma de las partes es mayor que el todo, de ahí
que cualquier definición de sistemas solo se diferencie por el propósito
especifico que el todo persigue.
En
todas las definiciones aparecen como elementos característicos de los sistemas
los siguientes:
A. un conjunto o
combinación de cosas o partes,
B. integradas e
interdependientes;
C. cuyas
relaciones entre sí y con sus atributos, las hace formar un todo unitario y
organizado,
D. que
cumplen con un propósito o realizan determinada función.
Sistema
significa, según Bertalanffy, un conjunto de elementos en interacción, Para
Fagen, según French y Bell (1973), "un conjunto de objetos junto con las
relaciones entre los mismos, y además las relaciones entre sus atributos".
Johnson, Kast y Rosenzweig (1963) consideran sistema como "un todo
complejo y organizado: una reunión o combinación de cosas o partes que forman
un todo complejo y unitario". Lievegoed (1973) ve en "sistema"
el significado de "coherencia entre los elementos".
Es
decir, sistema es, por definición, "un conjunto de partes u órganos
interdependientes que interactúan". Son por tanto, inherentes al concepto
de sistema interdependencia entre las partes,
interacción entre ellas, y globalidad de la forma."
Todo
sistema orgánico se compone de órganos que deben actuar en armonía para el
desempeño de una función o finalidad".
Los
sistemas pueden clasificarse desde la perspectiva de su relación con su medio,
en sistemas cerrados y sistemas abiertos los cuales poseen características
diferenciadas, dentro de éstas, el concepto de entropía es fundamental para
entender su funcionamiento:
La
entropía puede entenderse como "la magnitud termodinámica que expresa el
grado de desorden molecular de un sistema"; se basa de acuerdo a
Bertalanffy en la tendencia en el universo de que los elementos de un sistema,
de acuerdo a la segunda ley de la termodinámica, tengan la misma probabilidad
de ocurrencia y por lo tanto no exista diferenciación entre ellos, lo que
propicia el caos. En este sentido, los sistemas cerrados tendrán una propensión
a la entropía positiva, mientras que los sistemas abiertos la tendrán en
términos de entropía negativa; es decir un sistema abierto, como es el caso de
un ser vivo o una organización social, al hacer intercambio de energía con su
medio ambiente, tendrá la posibilidad siempre de mantener en su ciclo de vida
el orden, al poder diferenciar las funciones desarrolladas por sus elementos,
tal es el caso del organismo humano o de una organización por ejemplo
empresarial, con sus estrategias y acciones basadas en la obtención de insumos
de su medio ambiente -recursos de inversión o información sobre su mercado-,
los cuales mediante su transformación,
convierte en resultados, asegurando con ello su supervivencia y continuidad,
esto solo es posible silos procesos desarrollados por la organización están
basados en funciones o roles diferenciados de sus órganos, los cuales aportan
cada uno, un desempeño particular:
LOS
SISTEMAS CERRADOS.- Se encuentran aislados
del medio circundante. La distribución de la entropía tiende al equilibrio.
Carecen de ambiente, por lo tanto no interactúan al interior del propio
sistema.
LOS
SISTEMAS ABIERTOS SE CARACTERIZAN POR SU:
ESTABILIDAD.- Permite que el sistema
funcione eficazmente frente a las acciones de factores externos al mismo.
ADAPTABILIDAD O Parte de que el sistema sea
capaz de evolucionar dinámicamente con arreglo a su entorno.
FLEXIBILIDAD.-
EFICIENCIA.- Por la
cual el sistema atiende a su objetivo en todo momento.
SINERGIA.- Asociación de varios órganos o
subsistemas para realizar diversas
funciones que incrementan o potencian
entre sí su acción.
I.3
CARACTERISTICAS COMUNES A LOS
SISTEMAS ABIERTOS
Las características comunes a los sistemas abiertos de acuerdo a Katz y Kahn, en su trabajo clásico sobre la sicología de las organizaciones (1966), identifica nueve características de los sistemas abiertos que a continuación se resumen:
1. IMPORTACION
DE ENERGÍA: Los sistemas abiertos toman del ambiente
externo alguna forma de energía.
2. EL
PROCESAMIENTO: Los sistemas abiertos, realizan el proceso
de transformación de la energía de que disponen.
3. EL RESULTADO: Los sistemas abiertos aportan algún producto al ambiente.
4. LOS
SISTEMAS COMO CICLOS DE ACONTECIMIENTOS: La
pauta de actividades del intercambio de
energía tiene carácter cíclico. El producto exportado al ambiente,
proporciona fuentes de energía para que se repita el ciclo de actividades.
5. ENTROPÍA
NEGATIVA: A fin de sobrevivir, los sistemas abiertos
deben moverse para detener el proceso entrópico (entropía positiva); este
proceso es una ley universal de la naturaleza, según la cual todas las formas
de organización se mueven hacia su desorganización o muerte.
6. INSUMO
DE INFORMACION, RETROLALIMENTACION NEGATIVA Y EL PROCESO DE CODIFICACION: Los insumos, además de energéticos, son también de información y proporcionan señales a la estructura
respecto del ambiente y con respecto a su propio funcionamiento con relación a
dicho medio.
La
retroalimentación negativa, es el tipo más sencillo de insumo, que se halla en
todos los sistemas. La retroalimentación informativa de tipo negativo, permite
al sistema corregir desviaciones y ponerse en curso.
El
sistema recibe insumos selectivamente. No todos los insumos pueden ser
absorbidos por cada sistema. Se llama codificación a los mecanismos de
selección mediante los cuales un sistema rechaza o acepta insumos y los
procesa.
7. EL
ESTADO ESTABLE Y LA HOMEOSTASIS DINAMICA: La
importación de energía para lograr la entropía negativa, mantiene ciertas
constancias en el intercambio energético, de modo que un estado estable
caracteriza a los sistemas abiertos que sobreviven. Dentro del cuerpo, los
procesos catabólicos y anabólicos y el desgaste y restauración de tejidos,
preservan un estado estable de manera que en determinado tiempo, el organismo
no es lo que fuera, sino otro sumamente similar.
8. DIFERENCIACION:
Los sistemas abiertos se mueven rumbo a la
diferenciación, y la
elaboración de pautas globales, se reemplaza por funciones especializadas.
9 EQUIFINALIDAD:
Según este principio, un sistema abierto puede
alcanzar el mismo estado final a partir de condiciones iniciales diferentes y
por caminos diversos.
En
el siguiente esquema, se aprecia el funcionamiento básico de un sistema en su
interrelación con el medio ambiente, lo que nos permite precisar las categorías
básicas para su análisis:
INTERACCION
ENTRE EL SISTEMA Y SU MEDIO AMBIENTE.
INSUMOS:
Los insumos, provienen del medio ambiente y pueden
ser energéticos o de información, los cuales se transformaran mediante su
procesamiento en productos o resultados.
EL
PROCESO: La transformación o conversión, se
caracteriza por la forma en como la estructura del sistema desarrolla funciones
diferenciadas para darle las características deseadas a los productos o
resultados.
PRODUCTOS
O RESULTADOS: Son las salidas del sistema que tienen un
impacto positivo o negativo
en el medio ambiente y que pueden expresarse de una forma material o
intangible.
LA
RETROALIMENTACION: Sirve para orientar al
sistema sobre sus futuras acciones; ésta puede ser proporcionada por el medio
ambiente, o buscada mediante mecanismos propios del sistema. Dependiendo el
carácter positivo o negativo de la retroalimentación para el sistema, ésta
puede conducir a la inestabilidad o a la estabilidad del mismo.
MEDIO
AMBIENTE: Estimula o inhibe a quienes están en
posibilidad de introducir insumos al sistema; recibe también, los productos
finales de los procesos internos del sistema. El análisis del medio ambiente,
permite conocer las relaciones que existen entre éste y el sistema, ayudando o
entorpeciendo el desarrollo del proceso de interacción.
I.4 LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMA
El
estudio de las organizaciones bajo el enfoque sistémico, nos permite entender
el funcionamiento general de ellas, en el seno de las sociedades, abordando
aspectos más propios y particulares, lo que ha permitido el desarrollo de la
teoría organizacional, que conjunta a su vez desarrollos de diferentes ciencias
y disciplinas, es el caso de la Administración, la Sociología, la
Microeconomía, la Psicología, entre una gran diversidad que pueden alimentar su
objeto de estudio.
Podemos
identificar para ello a cuatro tipos de variables básicas para el estudio de
las organizaciones sociales que son derivadas del enfoque sistémico:
- Variables contextuales
o del medio ambiente
- Variables estructurales
- Variables funcionales y
- Variables comportamentales
Las variables contextuales rodean al sistema, (medio social y ambiental), y son referidas a aspectos generales o específicos; en el primer caso podría señalarse como ejemplos a la cultura de la sociedad, a la política, a la economía y a la religión, y en el segundo caso, a los usuarios, a las leyes particulares, a la tecnología utilizada por una organización, entre otras.
Las
variables estructurales son elementos del sistema que generalmente permanecen
estáticas. Se transforman de una manera poco dinámica en el tiempo y sirven a
la organización de soporte y adaptación contextual para su funcionamiento (en
el ser humano el esqueleto y los órganos), (en las organizaciones la
departamentalización, los recursos humanos, la infraestructura, el mobiliario y
el equipo, las instalaciones, son ejemplo de ellas).
La
estructura de una organización, permite que un conjunto interrelacionado de
vuelvan sobre si mismos para completar y renovar un ciclo de acontecimientos
actividades.
Las
variables funcionales sirven para mantener al sistema; cualquier disfunción
entorpece la vida del sistema. Ejemplos de funciones serian la capacitación, la
planeación, los procesos y ejemplos de disfunciones serian la deficiencia en la
realización de tareas y la baja rentabilidad.
Las
variables comportamentales; se relacionan con la conducta humana y fundamentan
mediante premisas de decisión, las acciones de los miembros de una organización
con el propósito de mejorar la eficacia de una organización.
Las
variables comportamentales, diferencian a las organizaciones sociales de otros
organismos vivos, su diferencia estriba en que el comportamiento humano imprime
racionalidades propias que se realizan en cambios continuos al interior y al
exterior de este tipo de sistemas. Los sistemas sociales como organizaciones,
tienen la facultad de modificarse a sí mismos; (propiedad morfogenética de las
organizaciones, carácter distintivo de las mismas).
El enfoque de sistemas aplicado a la administración de las organizaciones nos conduce a estudiarlas desde una óptica multidisciplinaria, que permita apreciarla esquemáticamente como un sistema en interrelación con su medio ambiente, identificando sus insumos, su proceso de conversión, sus productos y su retroalimentación.
Desde
este punto de vista, permite tener una visión integrada y global de
funcionamiento:
q
Proporciona al administrador una visión más
amplia y funcional.
q
Facilita la identificación de otros
subsistemas, sus entradas y sus salidas, que son intercambios con otros
subsistemas o su contexto.
q
Hace posible el aprovechamiento de la
especialización al interior de la organización y los subsistemas.
q
Facilita la evaluación de la eficacia y la
eficiencia organizativa (sistema) y de los subsistemas en la búsqueda del logro
de tres metas esenciales: producir, adaptarse y no agotar sus recursos.
q
Facilita la comprensión del medio y la toma
de decisiones.
q
Proporciona una base para el análisis y el
diseño de operaciones.
Una representación gráfica del enfoque sistémico aplicado a la administración la podemos observar en el modelo de Katz, F. R. que abajo aparece, donde se puede apreciar una organización compuesta por cinco subsistemas:
El
subsistema tecnológico, el subsistema estructural, el subsistema psicológico,
el subsistema de valores y objetivos y el subsistema gerencial.
Estos
subsistemas, muestran una red de interrelaciones entre ellos y de cada uno de
ellos con el contexto; muestra también que a través de todos ellos la
organización, produce un intercambio con el medio ambiente de insumos y
resultados a través del procesamiento de energía e información.
El
Sistema Organizacional.
De lo anterior, podemos inducir la comprensión de las organizaciones sociales como sistema, su definición, nos ayudará a entender sus elementos constitutivos que están relacionados con las acciones que desarrolla.
Una
definición de organización debe considerar las cuatro variables principales
mencionada en el apartado anterior, dentro de las cuales, se encuentran
implicadas la racionalidad y la fijación de objetivos a través del factor
humano.
Los
siguientes elementos, son parte de una apropiada definición de organización:
* Constitución
deliberada.
* Racionalidad
* Búsqueda de fines.
* División del trabajo.
* Limites.
* Contexto.
La
definición de Richard Hall (1992), cumple con los requisitos anteriores:
Una
organización, es una colectividad con limites relativamente identificables, con
un orden normativo, con escala de autoridad, con sistemas de comunicación y con
sistemas coordinadores de alistamiento; esta colectividad existe sobre una base
relativamente continua en un medio y se ocupa de actividades que, por lo
general, se relacionan con una meta o conjunto de fines".
Eh particular el estudió del desarrollo organizacional, se apoyará en los elementos constitutivos relacionados con la conducta humana individual y colectiva como determinantes, impulsores y transmisores de información y motivaciones que estarán asociados al proceso de transformación y retroalimentación de ellas.
En
este sentido, Chester Barnard, (1948), un autor clásico dentro de las ciencias
del comportamiento, señala:
"Organización es un sistema de
actividades o fuerzas personales conscientemente coordinados”; definiendo a su
vez a ese sistema cooperativo, como “un complejo de componentes biológicos,
físicos, sociales y personales, debido a la cooperación de dos o más personas,
para lograr al menos un fin definido, en una relación especifica y
determinada".
Las
organizaciones requieren comunicaciones, deseo de colaboración por parte de sus
miembros y un propósito común por parte de los mismos. Barnard enfatiza el
papel del individuo, es él quien debe estar en comunicación y ser motivado, es
él quien debe tomar decisiones. En tanto que Hall hace énfasis en el sistema,
Barnard se ocupa de los miembros del sistema.
