Universidad Abierta

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LA CUENTA Y EL CATÁLOGO DE CUENTAS

JOSÉ ANTONIO CACIQUE VEGA

Índice

Introducción ......................................................................................
Capítulo 1. La Cuenta .......................................................................
	1.1. Concepto de cuenta .......................................................
	1.2. Forma y tecnicismo de la cuenta ...................................
	1.3. Nombre de la cuenta ......................................................
	1.4. Las cinco cuentas Básicas de la contabilidad.................
Capítulo 2. Principales cuentas de la contabilidad .......................
	2.1. Denominación y movimiento de las principales cuentas
	2.1.1. Principales cuentas del Activo ....................................
	2.1.2. Principales cuentas del Pasivo ...................................
	2.2. Cuentas de Capital .........................................................
	2.4. Cargos y abonos de las cuentas ....................................
Capítulo 3. Cuentas de Orden ..........................................................
Capítulo 4. Introducción y definición del catálogo de cuentas ....
	4.1. El departamento de contabilidad ....................................
	4.2. El primer paso, el catálogo de cuentas ..........................
	4.3. El instructivo de contabilidad ..........................................
	4.4. El catálogo de cuentas ...................................................
Capítulo 5. Organización del catálogo de cuentas ........................
	5.1. Clasificación de las cuentas ...........................................
	5.2. Cuentas principales de la contabilidad ...........................
	5.3. Instructivo del catálogo de cuentas ................................
	5.4. Cuenta de gastos particulares .......................................
	5.5. Cuentas de capital .........................................................
Capítulo 6. Los libros auxiliares ......................................................
	6.1. La distribución del trabajo ..............................................
	6.2. Los auxiliares .................................................................
	6.3. Cuentas colectivas y mayores auxiliares .......................
	6.4. Las subcuentas ..............................................................
	6.5. Principales Mayores auxiliares ......................................
Capítulo 7. El procedimiento electrónico .......................................
Conclusión ........................................................................................
Bibliografía
Cuestionario ......................................................................................
Curriculum Vitae ...............................................................................

INTRODUCCIÓN

Los estados financieros que se elaboran en todas las empresas, deben contar con información verídica y confiable, pues son necesarios para conocer el funcionamiento y situación económica de determinado ente económico. Esta información para que se genere correctamente, es necesario que todas y cada una de las operaciones que se registren en la contabilidad sean correctas y registradas en su cuenta correspondiente.

El responsable de estos registros, así como de emitir los estados financieros es el Contador de la empresa, y es él, el que debe supervisar estos registros, y en casi todas las ocasiones autorizar su contabilización.

Este registro se puede efectuar correctamente mediante una guía de cuentas, en el cuál se describa el nombre de la cuenta, así como los conceptos que se deben de registrar en esta.

El presente trabajo define los conceptos necesarios para el registro de la contabilidad, como son la Cuenta, diversos tipos de cuentas, como se clasifican, la elaboración del Catálogo de Cuentas, y los Mayores auxiliares que comúnmente se utilizan para desglosar sus registros y poder controlar sus saldos.

El contar con un catálogo de cuentas correcto para determinada empresa, da la certeza de que el registro de las operaciones efectuadas, conforme éste lo describa, es correcto, y la información que se emane de la contabilidad es confiable y se puede utilizar para diversas situaciones, como tomar decisiones, solicitar financiamientos, pagar impuestos, etc.

1. LA CUENTA

El comerciante o empresario pone en operación valores, como dinero en efectivo, mercancías, etc., de los cuales necesita registrar las entradas y salidas cuando éstas sucedan. Asimismo, realiza opresiones a crédito contrayendo deudas u obligaciones que debe registrar con el fin de saber, cuándo éstas aumentan por nuevas compras o créditos, y cuándo disminuye por pagos a cuenta o en liquidación total de las mismas.

También el capital invertido en la negociación o empresa sufre modificaciones por gastos o productos. Estas modificaciones deben registrarse también para determinar el estado real de su capital.

Para registrar todos estos movimientos, se necesita llevar un registro por cada uno de los conceptos que se operen en los que se mencionen por separado tanto los aumentos como las disminuciones de los mismos; por ejemplo se deberá llevar un registro para las entradas y salidas de efectivo, cheques, documentos, etc., otro para las entradas y salidas de mercancías, otro por las deudas u obligaciones que se contraigan con los proveedores o acreedores para registrar los aumentos por compras de mercancías o cualquier otro bien que se adquiera a crédito; así como las disminuciones que se realicen por los pagos de las mismas; por lo tanto, deberá llevarse un registro para todos los gastos efectuados y otro para los productos obtenidos, los cuales representan algunas modificaciones al capital.

A estos registros que deberá llevar el comerciante o empresario, se les llama, en contabilidad, cuentas.

1.1. Concepto de cuenta

Se le da el nombre de cuenta, a cada uno de los registros en los que se controlarán todos los movimientos (entradas o aumentos; salidas o disminuciones) de cada una de las operaciones realizadas en una negociación o empresa.

Cada una de estas operaciones modifican dos de los renglones del balance, aumentando o disminuyendo su importe; pero en ningún caso afectan su equilibrio representado por la fórmula de activo igual a pasivo más capital.

Las cuentas mantienen una estrecha relación con uno de los libros principales de contabilidad, que las leyes consideran como obligatorio para todas las negociaciones o empresas que actúen como causantes mayores, dicho libro es conocido con el nombre de Libro Mayor.

Dicha relación tiene su base en que, en el mencionado libro, deberá dedicarse una hoja o folio para cada una de las cuentas, registrando, de un lado, todos los aumentos o entradas y del otro, las disminuciones o salidas, pero depende de qué clase de cuenta se trate.

Las cuentas, pues no son más que documentos en los cuales se describe la historia de cada uno de los renglones del balance, de donde resulta que existen cuentas de activo, cuentas de pasivo y cuentas de capital, según que se refieran a las propiedades de la empresa, a sus acreedores o a sus dueños, respectivamente.

Por lo que hace a los conceptos de activo y pasivo, una cuenta es suficiente para cada propiedad o para cada acreedor según aparezcan en el balance; pero al tratarse del capital resultará muy confuso utilizar una sola cuenta para registrarla aportación del, o de los dueños de la empresa y, además todas las operaciones que produjeron utilidad o pérdida, las cuales pueden ser muy numerosas y de muy distinta índole.

Para evitar esta dificultad, y como una medida de orden, se acostumbra abrir una cuenta destinada a registrar el capital que el dueño o dueños de la empresa hayan aportado; y, además, emplear un número ilimitado de cuentas adicionales para todos los conceptos de utilidad o pérdida, según convenga en vista de la mayor o menor información que sea necesaria. A estas ultimas cuentas se llama cuentas de resultados, cuentas de operación, o cuentas de capital precisamente por referirse a los productos y a los gastos del negocio, que en todo caso afectan el importe de su capital.

En una empresa mercantil, las cuentas destinadas a registrar las afectaciones al capital, generalmente comprenden los siguientes conceptos: ventas, costo de ventas y gastos, o bien, dicho en otras palabras: productos y costos-gastos. El resultado neto de compensar estos conceptos, antagónicos por naturaleza, será la utilidad o la pérdida neta del negocio, que aumenta, o disminuye, según el caso, el importe de su capital inicial.

1.2. Forma y tecnicismos de la cuenta

En su aspecto material, la cuenta es una hoja de papel rotulada con el nombre del renglón del balance cuya historia desee registrarse. Y como en el balance existen propiedades –del lado izquierdo- y obligaciones de capital –del lado derecho-, al establecer las cuentas convendrá conservar estos mismos sitios como punto de partida para la separación de los dos grupos básicos: el de las propiedades, y el de las personas que las proporcionaron. Así se tendrá que todas las cuentas de activo principian por una anotación en la mitad izquierda del papel, llamada debe quizá por referirse, en ese caso, a las propiedades que el negocio “debe” a sus acreedores y dueños. Por otra parte, todas las cuentas de pasivo y de capital principian por una anotación en la mitad derecha de la cuenta, llamada, a su vez, haber, quizá también por referirse a la participación que los acreedores y dueños, “han” o tienen en el negocio.

1.3. Nombre de la cuenta

El nombre que aparezca como encabezado en toda cuenta deberá expresar, de una manera clara y concisa, la inversión, la obligación o el capital de que se trate, de tal forma que sugiera el grupo del balance a que se refiere. Así, por ejemplo, las cuentas del activo podrían llamarse simplemente Caja, Clientes, Almacén, Equipo, etc., las de pasivo se llamarán con el nombre del acreedor a que se refieren, o con algún nombre genérico como el de Proveedores, Documentos por Pagar, etc., y, por último, la cuenta que represente la aportación hecha al negocio por el dueño, se llamará simplemente Capital.

Sobre este particular conviene aclarar, sin embargo, que, en la práctica, las cuentas que se han llamado de operación o de resultados, se abren con nombres que denoten los conceptos por los cuales el dueño del negocio –el capital, reciba aumentos o disminuciones. Y de esta manera se tendrán cuentas de Ventas, de Costo de Ventas, Gastos, etc., destinadas a recibir esta clase de operaciones y a proporcionar, en su oportunidad, los datos para conocer la utilidad o pérdida neta que el dueño del negocio haya obtenido como resultado de sus actividades. Estas cuentas son complementarias de la cuenta de Capital.

Se puede decir que el nombre de la cuenta deberá estar inspirado siempre en el movimiento que reciba; pero en ningún caso los nombres son inalterables, dependiendo en mucho su adopción del criterio del contador encargado de los libros. Así, por ejemplo, la misma cuenta podría llamarse, Cobro; en otros, Aceptaciones de Clientes; en otro más, Pagarés Pendientes de cobro, etc. de cualquier manera el significado desde el punto de vista del balance, sería el mismo, y poca o ninguna importancia tendría el cambio de nombres en la cuenta respectiva. Esta libertad para designar las cuentas tiene, sin embargo, sus limitaciones, pues sería confuso que la misma cuenta se llamara con distintos nombres en la contabilidad de la misma negociación. Para evitar esta posible confusión, en las empresas cuya organización de contabilidad es bastante extensa se acostumbra hacer instructivos para uso de los empleados, pormenorizando en las distintas cuentas que pueden usarse, con la indicación de sus nombres aceptados y de los movimientos que, dentro de la organización, corresponden a cada una de ellas. Estos instructivos reciben el nombre de catálogos de cuentas.

1.4. Las cinco cuentas básicas de la contabilidad

La estructura básica de la contabilidad en todos los sistemas es sencilla. Hay varios conceptos, definiciones de términos, clasificaciones, principios de contabilidad aceptados y normas gubernamentales que rigen las partes de un sistema contable y cómo se relacionan entre sí. El conocimiento de los conceptos, las definiciones y las reglas que gobiernan una parte de la estructura contable es esencial para comprender las otras, y cómo trabajan en conjunto. El elaborar un sistema contable es similar a construir una pared de ladrillos. Al principio puede ser difícil darse una idea de cómo lucirá la pared ya terminada, pero si se siguen con cuidado los planos o las instrucciones, todas las partes del proyecto quedarán en el lugar correcto. Esto también es cierto en un sistema contable bien elaborado.

La estructura contable tiene cinco cuentas o clasificaciones básicas:

1. Activo

2. Pasivo

3. Capital

4. Ingresos

5. Gastos

· Activo. Es un recurso económico propiedad de un negocio, del cual se espera que rinda beneficios en el futuro. El valor del activo se determina por el costo real del artículo. Los tipos de activos de un negocio varían de acuerdo con la naturaleza de la empresa. Un pequeño negocio de servicio puede tener sólo un camión, materiales y una oficina en la propia casa del dueño. Una gran tienda o una empresa fabril puede tener edificios, mobiliarios, máquinas y equipos. Algunos ejemplos de activos son el efectivo, materiales, terrenos, edificios, maquinaria, equipo y mobiliario.

· Pasivo. Representan lo que el negocio debe a otras personas o entidades conocidas como acreedores. Los acreedores tienen derecho prioritario sobre los activos del negocio, antecediendo a los dueños, quienes siempre vendrían en último lugar. En caso de disolución de un negocio, se debe pagar primero a los acreedores legales con el producto de la venta de los activos, y el saldo de efectivo remanente queda para los dueños. Como ejemplos de pasivos pueden mencionarse las cuentas por pagar, los sueldos o salarios por pagar, los impuestos por pagar y las hipotecas por pagar.

· Capital. Es la aportación de los dueños, que a menudo se conoce como capital. Representa la parte de los activos que pertenecen al dueño del negocio. Es la diferencia entre el monto de los activos que posee el negocio y los pasivos que debe. “Capital contable” y "capital neto” son otros términos de uso frecuente para designar la participación de los dueños. Una empresa individual es propiedad de un solo dueño. Éste tiene la facultad de retirar del negocio el efectivo o cualquier otro activo para su uso personal, en cualquier momento. Siempre que el dueño retira activos disminuye su participación o capital en el negocio, y a esto se le conoce como retiro.

· Ingresos. Representan recursos que recibe el negocio por la venta de un servicio o producto, en efectivo o a crédito. Cuando el cliente no paga en efectivo por el servicio o producto, se produce una venta a crédito y se conoce como “cuenta por cobrar”. Los ingresos se consideran como ganancia en el momento en que se presta el servicio o se vende el producto, y no en el que se recibe el efectivo. Los ingresos aumentan el capital del negocio. Algunos ingresos son los ingresos por honorarios y las ventas.

· Gastos. Comprenden activos que se han usado, consumido o gastado en el negocio con el fin de obtener ingresos. Los gastos disminuyen la participación del dueño den el negocio. Algunos tipos de gastos son el alquiler, los seguros, los materiales, viáticos, gasolinas y lubricantes, reparación y mantenimiento, y los diversos.

2. PRINCIPALES CUENTAS DE LA CONTABILIDAD

En la contabilidad, los registros de Activo, Pasivo y Capital se componen a su vez en cuentas contables. En cada cuenta se deben registrar el movimiento, y esto sirve para llevar un mejor control y mas detallado de los resultados y/o movimientos de un negocio o empresa.

2.1. Denominación y movimiento de las principales cuentas

2.1.1. Principales cuentas de activo

En las cuentas de activo existen algunas que tienen un movimiento similar o constante, y también se agrupan de acuerdo a estas características.

Las cuentas de activo que tienen un movimiento constante son:

Nombre de la Cuenta	Descripción	Aumenta	Disminuye
Caja	Representa el dinero en efectivo, cheques y pagares de tarjetas de crédito, giros bancarios, postales, telegráficos, etc.	Cuando se recibe efectivo o alguno de los documentos descritos	Cuando se paga en efectivo o se deposita en bancos
Bancos	Es el valor de los depósitos a favor del negocio, hechos en instituciones bancarias.	Cuando se deposita dinero o valores al cobro	Cuando se expiden cheques contra el banco
Mercancías	Es todo aquello que es objeto de compra venta.	Cuando se compran o nos devuelven mercancías.	Cuando se venden o se devuelven mercancías.
Clientes	Son las personas que deben al negocio por haberles vendido mercancías a crédito, y a quienes no se exige especial garantía documental.	Cada vez que se venden mercancías a crédito.	Cuando el cliente paga total o parcialmente la cuenta, devuelve mercancías o se le concede alguna rebaja.
Documentos por cobrar	Son títulos de crédito a favor del negocio, tales como letras de cambio, pagarés, etc.	Cuando se reciben letras de cambio o pagares a favor del negocio	Cada vez que se cobra o se endosa uno de estos documentos o cuando se cancelan.
Deudores diversos	Son las personas que deben al negocio por un concepto distinto al de venta de mercancías.	Cada vez que nos quedan a deber por un concepto distinto de venta de mercancías.	Cuando dichas personas hacen pagos a cuenta o en liquidación o devuelven los valores que estaban a su cargo.

Algunas de la cuentas de activo que representan los bienes muebles e inmuebles y que tienen movimiento semejante, que aumentan cada vez que se compra uno de estos bienes y disminuyen cuando se venden o se dan de baja por inservibles son:

Nombre de la Cuenta	Descripción
Terrenos	Son los predios que pertenecen al negocio, empresa o persona.
Edificios	Son las casas, edificios, locales, etc., propiedad del negocio, empresa o persona.
Mobiliario y equipo	Son los escritorios, sillas, mesas, libreros, mostradores, básculas, vitrinas, maquinas de oficina, etc.
Equipo de computo electrónico	Son las unidades centrales de proceso (CPU), monitores, teclados, impresoras, drives, scanners, ploters, entre otros.
Equipo de entrega o reparto	Son vehículos de transporte tales como camiones, camionetas, motocicletas, bicicletas, etc. Que se usan para el reparto de las mercancías.

También en el activo se utilizan otro tipo de cuentas, en las que se detallan diversas operaciones que se pueden realizar en el negocio como son:

Nombre de la Cuenta	Descripción	Aumenta	Disminuye
Depósitos en garantía	Esta constituida por los cotarros que amparan cantidades que se dejan en guarda para garantizar valores o servicios que el negocio va a disfrutar.	Cada vez que se deja en guarda dinero o valores.	Cuando nos devuelvan el importe de dichos depósitos.
Gastos de instalación	Son los gastos que se hacen para acondicionar el local a las necesidades del negocio.	Cuando se hacen los gastos para acondicionar el local.	Por la parte proporcional que de dichos gastos se vaya amortizando por el uso o por el tiempo que transcurre.
Papelería y útiles	Son los materiales y útiles que se emplean en la empresa, como papel, papel carbón, sobres, plumas, lápices, facturas, remisiones, etc.	Cuando se compran artículos de papelería y útiles de escritorio.	Por el valor de los materiales que se vayan utilizando.
Propaganda o publicidad	Son los medios por los cuales se da a conocer al público determinada actividad, como son folletos, volantes, anuncios en diarios, revistas, etc.	Cada vez que se pague por la propaganda o publicidad.	Por la parte de propaganda o publicidad que se vaya utilizando.
Primas de seguros	Son los pagos que se hacen a las compañías aseguradoras, para asegurar los bienes de la empresa.	Cada vez que se pague a las compañías aseguradoras.	Por la parte proporcional que de las primas pagadas se haya disfrutado del servicio.
Rentas pagadas por anticipado	Es el importe de una o varias rentas correspondientes al local del negocio, que aun no estando vencidas se pagaron anticipadamente.	Cada vez que se paguen por anticipado rentas.	Por la parte proporcional que del servicio se haya disfrutado por el transcurso del tiempo.
Intereses pagados por anticipado	Son los intereses que se pagan antes de la fecha del vencimiento del crédito.	Cada vez que se paga por anticipado el importe de los intereses del crédito.	Por la parte proporcional que de dichos intereses se haya convertido en gasto.

2.1.2. Principales cuentas del Pasivo

Las cuentas de pasivo nos sirven para registrar todas y cada una de las obligaciones y deudas que contrae la empresa, ya sea con proveedores de mercancías, personas ajenas al movimiento de la empresa, instituciones financieras, etc. Sus principales cuentas son:

Nombre de la Cuenta	Descripción	Aumenta	Disminuye
Proveedores	Son las personas o casas comerciales a quienes debemos por haberles comprado mercancías a crédito, sin darles ninguna garantía documental.	Cada vez que se compran mercancías a crédito.	Cuando se paga total o parcialmente la cuenta, se devuelven mercancías o nos conceden alguna rebaja.
Documentos por pagar	Son los títulos de crédito a cargo del negocio, tales como letras de cambio, pagares, etc.	Cuando se expiden letras de cambio o pagares a cargo del negocio.	Cada que se pague total o parcialmente, o cuando se cancele cada uno de estos documentos.
Acreedores diversos	Son las personas a quienes debemos por un concepto distinto al de la compra de mercancías.	Cada vez que quedamos a deber por concepto distinto al de compra de mercancías.	Cuando se pagan parcial o totalmente estas cuentas o se devuelven al acreedor los valores que estaban a nuestro cargo.
Hipotecas por pagar	Son las obligaciones que se tienen como garantía la escritura de bienes inmuebles.	Cada vez que se reciben prestamos cuya garantía es algún bien inmueble.	Por los pagos que se hagan a cuenta o liquidación total de dichos prestamos hipotecarios.
Intereses cobrados por anticipado	Son los intereses que aun no están vencidos y que se han cobrado anticipadamente.	Cada vez que se cobren intereses por anticipado.	Por la parte proporcional que de dichos intereses se haya convertido en utilidad.
Rentas cobradas por anticipado	Es el importe de una o varias rentas que aun no estando vencidas se hayan cobrado anticipadamente.