Universidad Abierta
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LA AUDITORIA INTERNA DE UNA EMPRESA
DESCENTRALIZADA
CARLOS ALBERTO BARRETO GONZALEZ
CONTENIDO
introducción
Auditoria Interna
Objetivos
Control Interno
Nombre y domicilio de la empresa
Universo de la revisión
Verificación física de campo
Evaluación de la operación
Autoevaluación
Conclusiones
Bibliografía
INTRODUCCIÓN
El dinamismo financiero y comercial que está viviendo el mundo, está produciendo un estado de constante cambio y superación en todas las empresas, que han comprendido la inevitable globalización de los negocios.
Los contadores públicos y en particular los auditores internos de las empresas que por su importancia son el motor importante de la economía de un país, a las cuales prestan sus servicios, están en constante estudio con el objeto de contar con la actualización profesional que este acorde al dinamismo que debe tener los controles internos para lograr el máximo de la calidad total en su producción,
La auditoría interna requiere tener libre acceso a cualquier operación o actividad que necesite un examen, es necesario que dependa directamente de la autoridad máxima de la dependencia o entidad, con objeto de que cuente con la suficiente independencia de acción y desarrollo, además del apoyo necesario para realizar sus actividades, es indispensable que exista una estrecha comunicación con las diferentes unidades de la dependencia o entidad, para propiciar acciones de revisión a efecto de obtener la superación constante, así como la obtención de una calidad total que repercuta en el éxito de la empresa.
AUDITORIA INTERNA
Todos sabemos que no existe una definición conceptuada y aceptada por las Academias y por el Colegio Nacional de Contadores, existen varias series de definiciones unas de ellas son:
Montgomery dice: "es la revisión de todas las operaciones y especies que afectan a una empresa", Arthur W. Holmes dice: "es la comprobación científica y sistemática de los libros de cuentas, comprobantes y otros registros financieros y legales de un individuo, entidad o corporación, con el propósito de determinar la exactitud e integridad de la contabilidad, mostrar la verdadera situación financiera y las operaciones, así como certificar los estados financieros que se rinden", Santillana González señala: "es la revisión total o parcial de estados financieros, planta productiva, control interno, la administración, con objeto de expresar una opinión para efectos internos sobre los rubros o cuentas revisadas, verificando, evaluando y proponiendo controles contables, internos, financieros, operacionales y administrativos básicos; de la entidad para la cual esta contratada, aun cuando debe mantener una independencia técnica con el objeto de no ser influida en sus criterios que aplicará al emitir su informe o dictamen que coadyuve a la superación interna de la entidad"
Por último diría que es una función independiente de evaluación establecida dentro de una organización, para examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la misma organización. Es un control cuyas funciones consisten en examinar y evaluar la educación y eficiencia de otros controles, realizando esta actividad en forma independiente para dictaminar o informar la realidad económica, o financiera de la empresa.
OBJETIVOS
CONTROL INTERNO
Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para la protección de sus activos, la obtención de información financiera correcta y segura, la promoción de eficiencia de operación y la adhesión a las políticas indicadas por la dirección.
Tal sistema puede incluir control presupuestal, costos, información periódica sobre la operación, análisis estadísticos y su distribución, programas de entrenamiento y capacitación del personal, un cuerpo de auditoría interna, estudios sobre tiempo y movimientos propios de la ingeniería industrial y controles de calidad mediante un sistema de inspección que es fundamentalmente una función de producción."Esta definición reconoce que el "sistema" de control interno se extiende mas allá de las funciones que directamente corresponden a los departamentos contables y financieros.
Por lo tanto es muy relevante dentro del ámbito contable que todo profesionista en la materia, tenga especial cuidado de conocer y tomar en un lugar primordial el Control Interno para tomarlo como base, a fin de establecer las estrategia técnicas, contables y administrativas; con el objeto de obtener un sistema que sea utilizada para la empresa descentralizada.
La base del Control Interno es su organización el cual debe contar con los cauces previamente determinados para su expedito desenvolvimiento, evitando en todo lo posible obstáculos y tropiezos para lograr el éxito deseado.
También la asignación de responsabilidades y su determinación deberán ser clasificadas y designar las funciones para cada ámbito de la empresa o negocio, a todos los niveles ya sea directrices, técnicos, administrativos, obreros y/o empleados, se harán funciones de las responsabilidades que conjuntamente llevan dichas funciones, precisando el campo de acción para cada uno, así como las reglas fundamentales que se aplicarán a efecto de delimitar las responsabilidades.
Las metas del Control Interno se constituyen de acuerdo a lo expuesto en párrafos anteriores, que miden la eficiencia y valoran los métodos y procedimientos, técnicos, administrativos, laborales y contables, clasificándolas así:
Otra de las funciones del Control Interno son las de localizar errores involuntarios que en ocasiones son causa de pérdidas considerables para la empresa y estos se pueden y deben prevenir llevando un registro fiel, para estudiar las causas o razones que motiven éstos, a efecto de que se implementen de inmediato: capacitaciones, cursos de actualización y medidas de seguridad para evitar negligencia, cursos de actualización y medidas de seguridad para evitar negligencia del personal, siendo importante encauzar debidamente la aplicación de los métodos y procedimientos establecidos.
ELEMENTOS PRINCIPALES DEL CONTROL INTERNO:
EL HUMANO
EL TECNICO
LA CONTABILIDAD
LOS PRESUPUESTOS
LAS ESTADISTICAS
LOS EQUIPOS MECANICOS Y ELECTRONICOS
LA INFORMÁTICA
EL HUMANO, es el medio más importante donde giran todas las actividades pensantes constituyéndose en la piedra angular y fundamental en la organización de las empresas, es él quién influirá poderosamente para que los métodos y procedimientos se realicen eficientemente, de ahí la importancia de establecer cuestionarios cuidadosos antes de una contratación definitiva, cuidando la moralidad, hábitos fuera y dentro de las labores, situación económica, antecedentes penales, experiencias laborales, estudios cursados, que otros empleos o trabajos a ejercido, exigencias y perspectivas que desean, y el porque desean laborar en la empresa. Así la elección del personal es un paso muy importante y ya elegido, prepararlo y capacitarlo constantemente, dándole a conocer sus derechos y obligaciones, los reglamentos a cumplir y los métodos y procedimientos establecidos, así como el control interno al cual se sujetarán.
EL TECNICO, toda empresa tiene como finalidad lograr que la producción operacional y los objetivos planeados sirvan para acrecentar su patrimonio, obtener las utilidades deseadas, ya que a través de la técnica se establece el cimiento de un control efectivo importante para asegurar buenos resultados.
LA CONTABILIDAD, es de gran importancia ya que los técnicos, directores, gerentes y administrativos, se auxilian en los registros contables, estados financieros, para cimentar el control efectivo y cuya finalidad es la de asegurar una correcta toma de decisiones que lleven a lograr el éxito deseado.
LOS PRESUPUESTOS, son un elemento importante para el futuro económico y financiero de todas las empresas o negocios, que parece ser exclusivo de profetas o adivinos, esto sin embargo no se trata de profetizar o adivinar lo que sucederá en lo futuro, es simplemente proyectar, planificar y prevenir los trabajos y resultados apoyados por las experiencias vividas en el pasado.
LAS ESTADISTICAS, citamos que el futuro socioeconómico de las empresas es muy importante, así de importante es guardar el pasado ya que en los negocios o empresas el pasado estadístico son un instrumento valioso de control ya que son una relación directa con las reformas a aplicar en lo futuro, con el uso de cuadros estadísticos que orientarán de forma segura la marcha de las actividades de las empresas.
LOS EQUIPOS MECANICOS Y ELECTRONICOS, su utilidad e importancia, su aplicación y utilización de estos equipos en las labores técnicas y administrativas conllevan a un ahorro de mano de obra, tiempo y esfuerzo, obedeciendo a una reglamentación instruida por medio del control interno.
LA INFORMATICA, este apasionante elemento en la actualidad se a convertido en un elemento del control interno indispensable, ya que su efectividad es comprobada, ya que nos da una seguridad en acciones técnicas, humanas, financieras y administrativas, con exactitud y ahorro de tiempo para conocer medios operacionales, de mantenimiento, contables y administrativos, que viene a contribuir de gran ayuda para la empresa.
NOMBRE Y DOMICILIO DE LA EMPRESA
La Comisión Federal de Electricidad es una empresa descentralizada del Gobierno Federal de los Estados Unidos Mexicanos y, está bajo la jurisdicción del Presidente de la República y de la Secretaría de Energía y Minas é Industrias para estatales, reglamentada y vigilada por las Cámaras de Senadores y Diputados Federales.
Con el decreto revolucionario del Presidente Gral. Lázaro Cárdenas del Río y complementado por otro del Presidente Gral. Abelardo L. Rodríguez, se dio vida a esta para estatal con la misión de construir y organizar un "Sistema Nacional Eléctrico" consistente en: la generación, transformación, transmisión, distribución y venta de energía eléctrica sin fines de lucro, para el servicio del pueblo mexicano.
Con cincuenta mil pesos de presupuesto para el primer año y, la voluntad indomable de sus fundadores, fueron las primeras armas de esta gran institución, para iniciar la lucha de sustraer a las empresas extranjeras del dominio en la producción de energía eléctrica en nuestro país.
La nacionalización de la industria eléctrica consumada por el Presidente Lic. Adolfo López Mateos, fue todo un proceso de negociación y voluntad política y factor indispensable para asegurar el control y patrimonio nacional de esta rama estratégica de México,
La Comisión Federal de Electricidad en el ámbito nacional se integra con:
- UNA JUNTA DE GOBIERNO, formada por el Presidente de la República y el Secretario de energía.
OFICINAS NACIONALES México, D.F.
- Un Consejo de Vigilancia, siendo los principales: Director General,
Gerentes de: Planeación y Estudios, Construcción, Generación y
Administración, Contralor General.
Esta organización tiene la obligación de tener bajo su mando y control todo lo relacionado con esta para estatal en todo el país, y para lograrlo se constituyeron en el ámbito regional Divisiones de: Generación, Transmisión y Distribución, quedando la Planeación y Estudios, así como la Construcción como dependencias exclusivas a nivel nacional.
DIVISIONES DE GENERACION CABECERA EN:
HIDROELÉCTRICAS.
DBBBO Yaqui – Mayo Guasave, Son.
HFOOO Balsas – Santiago Uruapan, Mich.
HH100 Ixtapantongo Taxqueña, D. F.
HH200 Grijalva Villa Hermosa Tab.
Termoeléctricas:
DBMVO Norpacífico Tepic, Nay.
DCMVO Centro Norte Aguascalientes, Ags.
DDMVO Noroeste Hermosillo, Son.
HH300 Central Tenayuca, Méx.
DJMVO Golfo Tampico, Tams.
HX037 Gral. Manuel Alvarez Villa Hermosa, Tab.
Nucleoeléctrica:
NCLOO Laguna Verde Veracruz, Ver.
Regiones de Transformación y Transmisión:
DBMTO Noroeste I Hermosillo, Son.
DCMTO Norte Torreón, Coah.
DDMTO Noroeste II Hermosillo, Son.
DFMTO Occidental Morelia, Mich.
HH400 Central Tenayuca, Méx.
DJMTO Oriente Puebla, Pue.
TKOOO Sureste Villa Hermosa, Tab.
CENTRO NACIONAL DE ENERGIA
AEGOA Baja California Mexicali, B. C.
AEGOB Noroeste I Hermosillo, Son.
AEGOC Norte Torreón, Coah.
ARGOD Noroeste II Tepic, Nay.
AEGOJ Oriental Xalapa, Ver.
AEGOM Central Tenayuca, Méx.
AEGOW Peninsular Mérida, Yuc.
AGOEX Occidental Morelia, Mich.
DIVISIONES DE DISTRIBUCIÓN
(Distribución y venta de energía eléctrica).
DAOOO Baja California Mexicali, B. C.
DBOOO Noroeste Hermosillo, Son.
DCOOO Norte Torreón, Coah.
DDOOO Golfo Norte Monterrey, Nl.
DFOOO Centro Occidente Morelia, Mich.
DGOOO Centro Sur Cuernavaca, Mor.
DJOOO Oriente Xalapa, Ver.
DKOOO Sureste Oaxaca - Villa Hermosa
DPOOO Bajío Guanajuato, Gto.
DVOOO Centro Oriente Puebla, Pue.
DWOOO Peninsular Mérida, Yuc.
DXOOO Jalisco Guadalajara, Jal.
OTRAS ÁREAS DESCONCENTRADAS
DLOOO Plantas y servicios de emergencia
DTOOO Laboratorio de pruebas y ensayos.
Como se puede ver el universo a revisar es muy amplio, en primer lugar por tener un ámbito nacional, y después en la gran cantidad de instalaciones con la cual esta estructurada la Comisión Federal de Electricidad.
UNIVERSO DE LA REVISION
La oportunidad que se me brindó sobre la investigación de campo en la Comisión Federal de Electricidad, fue en la División de Distribución y venta de energía eléctrica, Centro Sur", en sus Oficinas Divisionales que se encuentran en la ciudad de Cuernavaca, Mor. Y en la Zona Toluca, de la misma División; ubicada en la ciudad de Toluca, Méx. , describiré su organización general:
ZONA TOLUCA
Superintendencia General
Departamento de Electrificación Rural
Departamento de Medición y Servicios
Superintendencia de Distribución
Superintendencia de Operación y Mantenimiento
Superintendencias de Operación y Distribución:
Toluca, Tejupilco, Atlacomulco y Jilotepec
Superintendencia de Microplaneación
Superintendencia de Subestaciones y Línea de Distribución
Departamento Comercial con:
Oficina de Facturación y Cobranza
Oficina de Supervisión Comercial
Oficina de Administración de Zona
Oficina de Contabilidad
Oficina de Presupuestos y Tesorería
Oficina de Abastecimientos
Departamento de Trabajo con:
Oficina de Personal y Nóminas
Oficina de Servicios Generales
Agencias de ventas a consumidores en:
Toluca
Villa Cuauhtemoc
Atlacomulco
San Felipe del Progreso
Temascalcingo
Aculco
Jilotepec
El Oro
Temascaltepec
Colorines
Ixtlahuaca
Todas ubicadas en el Estado de México.
VERIFICACION FISICA DE CAMPO
Se verificaron las principales normas de la entidad:
ESTADOS FINANCIEROS
Mismo registro son formulados en tiempo y forma.
PLANTA PRODUCTIVA
El contrato fue firmado bajo la base siguiente:
De la Ley del Servicio Público de Energía Eléctrica y sus reglamentos.
materia de electricidad
f) El estudio, planeación, diseño y proyecto, el desarrollo y la fabricación
nacional de equipos y materiales utilizados en el servicio público de
Energía eléctrica; y su reglamento.
Humanos, materiales y financieros.
Labores comprometidas a cargo de mas de cinco mil quinientos trabajadores aproximadamente, ya que no tuvimos acceso a los tabuladores convenidos, en vista de que estos, están distribuidos en todo el país; razón por la cual no se da el número exacto de la planta productiva.
FACTURACIÓN Y COBRANZA
- El importe de las facturaciones por venta de energía eléctrica se registra mensualmente en base a las tarifas autorizadas, así como la reserva para cuentas incobrables de acuerdo a porcentaje autorizado sobre el importe neto de las ventas de energía eléctrica, registrando en el mismo la energía no vendida.
NOMINAS
- Los sueldos, salarios y prestaciones son contabilizados en período de meses completos sobre la base semanal, catorcenal o mensual, estableciendo los pasivos devengados no pagados, la reserva para jubilaciones, fondo de ahorro, previsión social, aguinaldos, incentivos de productividad y otros pasivos emanados de este renglón, se registran se registran mensualmente.
ALMACÉN
- Todas las operaciones relativas a entradas, salidas traspasos y ajustes originados por movimientos del almacén, se operan a través del sistema del registro contable establecido; se consultó el ultimo inventario de existencia del almacén.
PROPIEDADES FÍSICAS E INTANGIBLES
- Los activos de la CFE son registrados contablemente y manifestados a la Secretaría del Patrimonio Nacional, aplicando los porcentajes autorizados por la Contraloría de esta entidad, para efecto de crear la reserva para depreciación correspondiente, los terrenos y derechos se legalizan en su oportunidad, por el Departamento correspondiente ante el Registro Público de la Propiedad, referente a los activos fijos; se realizan inventarios anualmente con el propósito de resguardar estos equipos, registrándolos en el sistema contable, el cual produce los resguardos al momento de adquirirlos y entregarlos, para firma de los responsables a cargo de utilizar dichos equipos.
PROCEDIMIENTOS
Los documentos contabilizadores son producidos a través del sistema de informática establecida para tal fin, en el momento en que los documentos fuente son clasificados y capturados, la base de datos de acuerdo al catálogo de cuentas autorizado, por el personal de la Oficina de Glosa quién es la responsable de esta labor, vigilando se cumplan con todos los requisitos establecidos por la Administración y el Departamento de Contabilidad.
El sistema contable por lo consiguiente produce varios documentos contabilizadores que son:
Póliza de diario (documento tipo 1) este documento contabilizador, registra las operaciones que no son originadas por movimiento de fondos en efectivo o bancarios.
Póliza de egresos (documento tipo 2) es un documento contabilizador de liquidaciones que corresponden a erogaciones de inversiones o de gastos de explotación, la característica de este documento es la de presentar en su parte superior copia del cheque que se hizo efectivo.
Póliza de ingresos (documento tipo 3), que contabiliza los ingresos originados por la cobranza diaria o cualquier otro concepto.
Póliza de almacenes (documento tipo 4) registra las operaciones relacionadas con las entradas y salidas de materiales y equipo.
EVALUACION DE LA OPERACIÓN
La verdadera evaluación es la impresión mental en cada una de las diversas actividades del negocio que provoca en el auditor, es de recomendarse sin embargo, que el examen y las conclusiones relativas se hagan por escrito se conocen los tres métodos principales para registrarlo:
MÉTODO DESCRIPTIVO, por el cual, se relacionan en los papeles de trabajo, las diversas características de la Auditoría Interna, aquí el control interno, facilita la practica de las revisiones clasificadas por actividades, departamentos, de dirección y administración, obreros, empleados; siendo los registro de la informática, los contables y todo lo que intervenga en el sistema, los que ayudan a éste método.
Considerando lo anterior creemos que la Auditoría Interna si apoya a todos los miembros de la CFE - División Centro Sur - Zona Toluca; ya que es efectivo su desempeño, de sus responsabilidades a través de proporcionarles análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente con las áreas revisadas, promoviendo las modificaciones y/o mejoras para el efectivo Control Interno de esta entidad,
La responsabilidad de la Auditoría Interna según nuestro criterio esta plenamente comprobada ya que se constató que realizan su trabajo en tiempo y forma como sigue:
- Revisaron la veracidad e integridad de la información financiera y operativa y los medios para identificar, clasificar y reportar esa información.
- Revisaron los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento de políticas, planes, procedimientos y ordenamientos legales que pueden tener impacto significativo en las operaciones y en los reportes y se concluyó que estos cumplen su función.
De todo lo escrito en párrafos anteriores se elaboran "Los papeles de trabajo", que constituyen las del trabajo realizado por el auditor, para fundamentar la opinión o informe que se emitió, así también siendo una fuente de aclaraciones o ampliaciones de información y "son la única prueba que tiene con respecto a la solidez y calidad profesional, donde constan: evidencia, conocimientos, orden, limpieza, imaginación, visión e ingenio del auditor para lograr su objetivo; constituyéndose en un registro histórico y fuente de información para auditorías internas subsecuentes.
Es importante que las marcas de auditoría que fueron utilizadas y su significado siguen siendo una guía pre establecida ya sea en forma personal o universal de esta Auditoría Interna.
Se realizaron Cédulas analíticas consistentes en de en describir todos los trabajos realizados y mencionados en párrafos anteriores.
Se formularon Cédulas sumarias donde resumieron todos los conceptos anteriores y presentando los resultados en un todo.
MÉTODO DE PREGUNTAS, para obtener respuestas, en que se plantearon los cuestionarios que usualmente constituyen los aspectos básicos del control interno. Estos temas se desarrollaron de antemano en formas de listas de preguntas que posteriormente se contestaron en las oficinas y/o centros de trabajo, en presencia del personal encargado de vigilar que se cumplan las medidas de control en vigor.
En consecuencia se comprobó la eficacia del Control Interno de la CFE-División Centro Sur, Zona Toluca, al cual no fue necesario hacer sugerencias de modificaciones o mejoras.
MÉTODO GRAFICO, consiste en presenciar objetivamente la organización y los procedimientos que se tienen en vigor, en todas las áreas de trabajo, así como sus actividades; o bien preparar gráficas combinadas de organización y procedimientos.
Estos tres métodos son utilizados mas frecuentemente en la Comisión Federal de Electricidad.
También fue necesario identificar y comprobar que los elementos de control interno, así como informes, registros y otros medios utilizados, cumplan su función específica, para asegurar el logro de los objetivos del proyecto,
Verificamos que los controles coincidan según la estructura operativa y evaluar los procedimientos, llevados a cabo en el desarrollo del proyecto, a través de cuestionarios y la elaboración del diagrama de flujo y cédulas descriptivas en donde se adviertan todas y cada una de las actividades, ya sean trámites o acciones físicas a fin de compararlas contra las normas aplicables.
Verificamos que los sistemas de registro incluyan la totalidad de las operaciones realizadas y que los métodos y procedimientos utilizados permitan confiar en la información técnico-administrativa que de ellos emana, con la finalidad de subsanar errores y recomendar nuevas propuestas.
Se verificaron que los resguardos de los activos estén debidamente firmados por la persona responsable de éstos bienes, verificando la existencia de ellos.
Se revisó y verificó el control de caja y bancos en el aspecto económico: su exactitud, eficiencia y seguridad, no encontrando faltantes ni sobrantes, o algún error o fraude.
Revisamos aquellas operaciones o programas que tiendan a asegurar que los resultados, sean acordes con los objetivos y metas establecidas; y si esas operaciones o programas están siendo llevadas a cabo según lo planeado.
Comprobamos que los controles generales coadyuven en la regulación y control de las empresas para garantizar la calidad, la, cantidad y seguridad de la producción de la energía eléctrica, con el auxilio del personal técnico en la materia.
Comprobamos que los controles infieran en la retroalimentación del sistema para la mejor producción y mayor índice en la comercialización de la energía eléctrica, así como la prestación de este servicio. Su alcance se determinó, en base al campo de acción en el cual se implantaron; abarca todas y cada una de la funciones operativas de esta empresa.
Se aplicaron las técnicas de auditoría con los métodos más prácticos de investigación y pruebas que el contador utiliza para lograr la información y comprobación necesaria para poder emitir su opinión profesional.
Se elaboraron las cédulas de auditoría, con el respaldo de los documentos o papeles que comprobaron los trabajos sobre la revisión de las cuentas, rubros, áreas de operación que estuvieron sujetos a examen, fueron formuladas en la forma tradicional, con una nomenclatura estándar, y produciendo las cédulas sumarias correspondientes presentando cuadros sinópticos, cifras homogéneas de las cuentas, rubros, áreas de trabajo operacional y administrativo de la CFE - División Centro Sur - Zona Toluca.
Se procedió hacer el "cruce de cédulas" entre los papeles de trabajo, valiéndose de los "índices" asignados a las propias cédulas, utilizando un lápiz o marcador "rojo" en la parte superior derecha, facilitando así este trabajo.
El índice se elaboró numéricamente, aun cuando también se pudo haber hecho alfabético o mixto, por espacio y tiempo presentaré el particular sobre la revisión a los inventarios de materiales, en los almacenes, como sigue:
1. - Inventario físico
2. - CFE - División Centro - Sur - zona Toluca
3. - Instructivo del Controlo Interno de los Almacenes
4. - Programa de auditoría consistente en a.- Inventario físico de las tres
Bodegas del almacén de Toluca, Méx. B.- Inventario físico de las dos
bodegas del almacén de Atlacomulco, Méx. , y c.- Inventario físico de la
bodega del almacén de Aculco, Méx.
5. - Cumplimiento de procedimientos del instructivo.
6. - Corte de formas.
7. - Pruebas selectivas.
8. - Materiales propiedad de terceros
9. - Resultado de la toma de inventario
10. - Existencias obsoletas, dañadas o de lento movimiento
11. - Declaración y salvaguarda de inventarios
12. - Cédula de marcas
13. - Observaciones y recomendaciones.
Se giraron las instrucciones al personal de la Auditoría Interna como sigue:
a.- El 31 de Diciembre del año en curso se llevará a cabo la toma del inventario físico del ejercicio de 1995. Las labores de conteo se inciarán a la 8 horas a.m.
b.- El responsable del inventario físico será el Sr. Ernesto Rodríguez Contreras, Jefe del Departamento de Contabilidad.
c.- Quedan suspendidas las actividades en el área de almacenes, el día de la toma del inventario físico.
d.- El corte de formas se efectuará el 31 de diciembre del año en curso a las 7:30 hrs. a.m. por el personal del Departamento de Contabilidad en presencia de los auditores de la Auditoría Interna.
e.- Se efectuarán dos conteos, utilizando marbetes pre numerados del 001 al 050. El Sr. Armando Quiroz Martínez tendrá bajo su custodia los marbetes del 051 al 060, para reposiciones extraordinarias.
f.- El conteo de los materiales se llevará a cabo con los siguientes grupos:
Grupo 1. - Federico Echegoyen Cruz, José Linares Urbina y Adalberto Quinto Hernández.- Grupo 2. - Ezequiel Arteaga Alanis, Juan Enríquez Olivares y Gabriel González Marín.- Grupo 3. - Adrián Montes Ferreira, Héctor Hernández Partida y Gregorio Huerta Altamirano.
Los jefes de grupo son las personas señaladas en primer término de cada grupo.
g.- Cualquier aclaración durante los conteos respecto a los artículos deberá hacerse con el Sr. Eduardo Cervantes Alba, Jefe de almacén
h.- Las áreas del almacén están numeradas de la 1 a la 6
i.- La distribución de las áreas entre grupos de conteo es como sigue
grupo primer conteo segundo conteo
1 Area 1 y 2 3 y 4
2 Area 3 y 4 5 y 6
3 Area 5 y 6 1 y 2
j.- La recolección de los marbetes del primer y segundo conteo, así como la comparación de ellos se hará por una mesa de control cuyo responsable es el Sr. Armando Quiroz Martínez.
Las diferencias encontradas se aclararán a través de un tercer conteo con la presencia del Sr. Ernesto Rodríguez Contreras, Jefe del Departamento de Contabilidad.
k.- Las existencias deberán estar adecuadamente acomodadas y los marbetes se utilizarán a razón de uno por cada tipo de artículo.
l.- La liberación de las áreas del inventario se hará con la presencia del Sr. Ernesto Rodríguez Contreras, del Sr. Eduardo Cervantes Alba y de un auditor de la Auditoría Interna.
Atentamente.- CP. Isaias Castañeda Linares - Director de Finanzas.
Mencionamos algunas preguntas del control interno:
1. - ¿Están los artículos bajo control de un almacenista?
2. - ¿Son los almacenistas las únicas personas que tienen acceso a los
lugares donde se encuentran los artículos?
3,. ¿El personal que maneja los inventarios conoce plenamente sus
responsabilidades?
4.- ¿Existe una adecuada separación de funciones del personal que
registra y almacena los artículos?
5.- ¿Existe una adecuada planeación de las existencias necesarias para
el suficiente y oportuno abastecimiento de materiales a las áreas
operativas y cómo se controlan?
6.- ¿Existen indicadores que permitan medir la eficiencia en el manejo y
control de inventarios?
7.- ¿Los inventarios se mantienen dentro de los niveles autorizados y
cuáles son éstos?
8.- ¿El sistema de operación del almacén proporciona seguridad contra
alteraciones en las requisiciones, notas de embarque, etc., por el
personal que maneja los artículos?
9.- ¿Los almacenes cuentan con áreas y equipos adecuados para
maniobras de recepción y entrega?
10.- ¿Los locales de almacenamiento garantizan la seguridad de los
bienes y reúnen las características necesarias de acuerdo al tipo y volumen de los artículos?
11.- ¿Existen programas adecuados que contemplen la práctica de
inventarios físicos rotativos o globales de la totalidad de las
existencias, por lo menos una vez al año?
12,. ¿Existen procedimientos que eviten la caducidad, obsolescencia
y lentitud de movimiento de las existencias de los inventarios?
¿Diga cuales?.
13.- ¿Existe algún control sobre los artículos que, por considerarse
obsoletos, han sido dados de baja en los registros, pero que
físicamente se encuentran en el almacén?
14.- ¿La venta de artículos deteriorados se efectúa en las mejores
condiciones y con apego a las normas establecidas?
15.- ¿En el caso de destrucción de artículos obsoletos se cuenta con
la autorización correspondiente?
Evaluamos los sistemas de control, revisando los cuestionarios de control interno y su razonabilidad, los procedimientos fueron observados selectivamente, dándoles cumplimiento al instructivo, antes de la fecha de la toma de inventario, visitamos los almacenes, revisamos si las instrucciones escritas preparadas para la toma del inventario físico garantizan que los procedimientos indicados darán por resultado un inventario razonablemente exacto; verificamos que estén cumpliendo todos los puntos señalados en el instructivo, por el personal de la entidad, en la toma física del inventario.
Para el corte de formas del inventario verificamos:
La fecha del inventario, tomando nota de los siguientes documentos: último número utilizado por comprobante de: pedido, requisición, informe de material recibido, informes de salidas de material e informe de existencias; así como el siguiente en blanco.
Se realizaron pruebas selectivas con un alcance del 45% como mínimo en relación con el saldo de inventarios, según registros al 31 de Diciembre de 1995, verificamos si los materiales seleccionados se encuentran amparados con facturas y remisiones, además si cumplieron con las especificaciones contenidas en su pedido correspondiente,
Investigamos y confirmamos si hay materiales propiedad de terceros en el almacén de la entidad y verificamos que hayan sido excluidos del inventario, verificando que estos materiales se registren en forma separada.
Elaboramos la "cédula de marcas" así:
CFE - División Centro Sur Zona Toluca
INVENTARIO FÍSICO AL 3ª DE DICIEMBRE DE 1995
CEDULA DE MARCAS
Suma verificada
Resta verificada
Multiplicación verificada
División o porcentaje verificado
Suma cuadrada en un registro tabular
Verificado contra registros
Verificado contra evidencia documental
Verificado contra existencias físicas
INFORME O DICTAMEN
Como resultado de la revisión practicada a los Almacenes de Toluca, Atlacomulco y Aculco en el Estado de México, en cumplimiento de la orden de auditoría emitida por el C.P. Isaias Castañeda, Linares Director de Finanzas de esa entidad, se emite el siguiente:
RESULTADO DE LA REVISION PRACTICADA
- El corte de formas se realizó a las 8:00 a.m.; se observó que en área No.4 el material no se encontraba debidamente separado, haciéndose es labor al mismo tiempo de la toma del inventario. Por esta situación, se emplearon los marbetes 025, 026 y 027.- La liberación del área No.4 se llevó a cabo sin la presencia del CP. Ernesto Rodríguez Contreras, efectuando esta actividad el Sr. Federico Echegoyen Cruz.
3. Al 31 de Diciembre de 1995, el saldo de la cuenta de almacenes asciende a $ 160’105,562.00.
ATENTAMENTE
C.P. AUDITOR INTERNO
AUTOEVALUACION
CONCLUSIONES
El auditor debe tener, obtener y mantener su integridad de juicio, autonomía y objetividad, procediendo a planear sus revisiones, seleccionar sus muestras, aplicar técnicas y procedimientos de auditoría, así como emitir conclusiones, sus opiniones y recomendaciones con firmeza, desde el punto de vista organizacional, para que su labor sea totalmente imparcial.
También debe poseer una preparación y experiencia profesional que lo sitúe en condiciones de presentar satisfactoriamente sus servicios, con los conocimientos obtenidos en las instituciones educativas, mismos que debe mantener actualizados con una capacitación continua, tener capacidad profesional adquirida con la conjugación de los conocimientos y experiencias que adquiere en la practica de sus actividades profesionales y que a través del tiempo le proporcionan la madurez de juicio necesaria para evaluar y juzgar los actos u omisiones determinadas en las revisiones que efectúa.
Debe ejecutar su trabajo meticulosamente, con esmero e integridad; poniendo siempre toda su capacidad y habilidad profesional, con sentido de responsabilidad.
Aplicar el código ético que son las reglas que debe observar de manera cotidiana, como parte del cuidado y diligencia profesional, que reduzcan el riesgo de errores en beneficio de la comunidad y de la imagen del auditor.
BIBLIOGRAFIA
1- Comisión de Principios de Contabilidad - Procedimientos de Auditoría CNCP - México 1994 - 42 pp.
2- Holmes W. Arthur - Auditoría General "Principios y Procedimientos" - Trillas - México - 1994 - 102 pp.
4- Gómez Morfín Joaquín - "Control Interno de los Negocios ECASA - México - 1996 - 36 pp.