Universidad Abierta
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CONTROL INTERNO DEL CICLO DE TESORERÍA
Edmundo Almazán
INTRODUCCIÓN.
El presente trabajo trata el tema del Control Interno del Ciclo de Tesorería, las políticas de Control Interno que se deben considerar en este Ciclo, se inicia con una breve descripción del Control Interno General, los objetivos básicos que se persiguen, los elementos y Estructura del Control Interno, los procedimientos de Control, sus Objetivos y la evaluación del Control Interno.
En lo que se refiere al Control Interno del Ciclo de Tesorería se define la función de Tesorería, las fuentes de captación de recursos de que dispone una entidad, se tratan a detalle las cuentas por cobrar y sus procedimientos de control en aspectos como su origen, su creación y registro así como aspectos de la administración y manejo de las cuentas por cobrar y los diversos conceptos por los se origina una cuenta por cobrar, se hace mención al tratamiento de las cuentas por cobrar cuando estas están amparadas con documentos.
Se tratan también aspectos relativos a la custodia del dinero mediante el proceso de caja, así como los controles que se deben implantar en este rubro y para el adecuado manejo y custodia valores.
Se analiza en forma detallada lo relativo al Proceso de Cuentas por Pagar, la naturaleza de las cuentas por pagar, la creación de las cuentas por pagar, su manejo y aspectos relativos a su revisión final y pago, se hace mención a los aspectos de control de las cuentas por pagar cuando estas están amparadas con documentos.
Todo lo anterior puede ser considerado como aspectos útiles de Control Interno de Tesorería que facilitaran que una entidad establezca sus propios controles adecuados a sus características y necesidades para que ayuden al buen funcionamiento y desempeño eficiente de la misma dentro del ámbito de su actividad.
Finalmente se incluye un cuestionario con preguntas y respuestas sobre los aspectos más importantes desarrollados en este trabajo a fin de proporcionar una información sintetizada de los conceptos de Control Interno de Tesorería.
CAPITULO I. CONTROL INTERNO.
DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO.
El Control Interno es el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que de manera coordinada se adopten en una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera, promover la eficiencia operacional y provocar adherencia a las políticas prescritas por la administración.
OBJETIVOS BÁSICOS DEL CONTROL INTERNO.
1.- Provocar y asegurar el pleno respeto, apego, observancia y adherencia a las políticas prescritas o establecidas por la administración de la entidad.
Se debe contar con sólidas y bien estructuradas políticas respetables y respetadas que permitan una administración y operación ordenada y sana con guías que normen, orienten y guíen la actuación, estas políticas deber estar sustentadas en manuales de políticas y procedimientos y deberán ser dadas a conocer al personal involucrado en su cumplimiento, así como cualquier cambio que se haga a dichas políticas.
2.- Promover la eficiencia en la operación.
Las políticas y disposiciones establecidas por la administración serán la base y soporte para operar las cuales deberán de identificar metas y estándares de operación básicos para medir el desempeño y calificar la eficiencia, eficacia y economía; elementos indispensables para una optima operación.
3.- Asegurar la razonabilidad, confiabilidad, oportunidad e integridad de la información financiera, administrativa y operacional que se genere en la entidad.
La información es básica e indispensable para conocer la gestión y el despeño para conocer como se encuentra la entidad actualmente y una base para la toma de decisiones a futuro, por medio de la información se conocerá que tan acertadas han sido las políticas establecidas y que tan eficiente ha sido la operación de la entidad.
4.- Protección de los activos de la entidad.
Este cuarto objetivo se da hecho con la observancia de los tres anteriores, en base a las políticas que se tienen establecidas deben existir disposiciones claras y especificas que se respeten y que involucren el buen cuidado y la alta protección y administración de los activos, estas políticas deben tender hacia una optima eficiencia de operación de los activos así como su registro en la contabilidad para que garanticen un buen control de los mismos.
ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO.
a ) El ambiente de control
b ) El sistema contable
c ) Los procedimientos de control
AMBIENTE DE CONTROL.
El ambiente de control esta representado por la combinación de factores que afectan las políticas y los procedimientos de una entidad que fortalecen o debilitan sus controles. Entre estos factores se encuentran los siguientes:
a) Estructura de la organización de la entidad
b) Funcionamiento del consejo de administración y sus comités
c) Métodos para asignar la autoridad y responsabilidad
d) Métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al cumplimiento de las políticas y procedimientos , incluyendo la función de auditoria interna.
e) Políticas y practicas de personal
f) Influencias externas que afecten las operaciones y practicas de la entidad.
SISTEMA CONTABLE.
El sistema contable consiste en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir la información cuantitativa de las operaciones que realiza una entidad económica y para que sea útil y confiable debe contar con métodos y registros que cumplan con las siguientes características:
a) Identifiquen y registren únicamente las transacciones reales que reúnan los criterios establecidos por la administración
b) Describan oportunamente todas las transacciones con el detalle necesario que permita su adecuada clasificación.
c) Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias.
d) Registren las transacciones en el periodo correspondiente
e) Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL.
Son procedimientos y políticas adicionales al ambiente de control y al sistema contable que establece la administración para proporcionar una seguridad razonable en el logro de los objetivos específicos de la entidad, ya que el hecho de que existan formalmente políticas o procedimientos de control no significa que estos estén operando adecuadamente por lo que se hace necesario que el auditor determine la manera en que la entidad esta aplicando las políticas y procedimientos así como que personas las están llevando a cabo para concluir que efectivamente están operando.
Los procedimientos de control persiguen objetivos diferentes y son aplicables a distintos niveles de organización y del procesamiento de las transacciones. También pueden estar integrados por componentes específicos de ambiente de control y del sistema contable y de acuerdo a su naturaleza estos procedimientos pueden ser de carácter preventivo o detectivo.
Los procedimientos de carácter preventivo se establecen para evitar errores durante el desarrollo de las transacciones.
Los procedimientos de control de carácter detectivo tienen como finalidad detectar los errores y desviaciones que durante el desarrollo de las transacciones no hubieran sido identificados por los procedimientos de control preventivo.
OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL.
a) Debida autorización de transacciones o actividades
b) Adecuada segregación de funciones y responsabilidades
c) Diseño y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el correcto registro de las operaciones.
d) Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos
e) Verificaciones independientes de la actuación de otros y adecuada evaluación de las operaciones registradas.
Consideraciones Generales.
Los Factores específicos del ambiente de control, el sistema contable y los procedimientos de control en una entidad deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:
El Tamaño de la entidad
Las Características de la industria en que opera
La organización de la entidad
La naturaleza del sistema de contabilidad y de las técnicas de control establecidas
Los problemas específicos del negocio
Los requisitos legales aplicables.
El establecimiento y mantenimiento de una estructura de control interno representa una importante responsabilidad para la administración de una entidad, para proporcionar una seguridad razonable de que se logren los objetivos, la gerencia deberá vigilar de manera constante, la estructura de control interno, para delimitar si esta operando debidamente y si se modifica oportunamente de acuerdo con los cambios en las condiciones existentes.
Por seguridad razonable se entiende que el costo de la estructura del control interno de una entidad no deberá exceder a los beneficios esperados al establecerlo.
La efectividad del control interno esta sujeta a limitaciones inherentes tales como malos entendidos de las instrucciones, errores de juicio, descuido, distracción o fatiga personales. colusión entre personas dentro o fuera de la entidad y actitud de la gerencia si esta hace caso omiso de ciertas políticas y procedimientos.
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO.
Existen tres métodos para efectuar el estudio del Control Interno que son el Descriptivo, el de Cuestionarios y el Método grafico.
Método Descriptivo.- Consiste en la explicación por escrito de las rutinas para la ejecución de las distintas operaciones o aspectos específicos de control interno como puede ser la formulación de memorando en los cuales se transcriba en forma fluida los distintos pasos del control operativo.
Método de Cuestionarios.- En este procedimiento se establecen previamente una relación de preguntas sobre aspectos básicos de la operación a investigar y se procede a continuación a la obtención de respuestas para poder detectar las debilidades del control interno.
Método grafico.- La base de este método es la esquematización de las operaciones mediante el empleo de dibujos (flechas, cuadros, figuras geométricas etc.) en los cuales se representan departamentos, formas, archivos etc. que e indican y explican los flujos de operaciones.
En la practica resulta más conveniente el empleo mixto de los tres métodos ya que este permite la obtención de mejores conclusiones.
La evaluación del Control Interno se debe hacer periódicamente, de acuerdo a las circunstancias y cuando la situación así lo amerite, estas evaluaciones podrán ser anuales, semestrales, cuatrimestrales, trimestrales, etc.
Para efectuar la evaluación del control interno el auditor podrá diseñar en forma congruente con dicha evaluación pruebas sustantivas y de cumplimiento que le permitan poder emitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros de la entidad.
Por medio de la evaluación del control interno el auditor determinara en que casos puede confiar en los controles internos para reducir el alcance de sus pruebas sustantivas
Pruebas de Cumplimiento.
Una prueba de Cumplimiento es la comprobación de que uno mas procedimientos de control interno estaban en operación durante el periodo auditado.
Por lo general no es necesario probar todos los procedimientos de control identificados en las graficas de flujo de transacciones, memoranda, descriptiva y cuestionarios, pero siempre será de importancia probar aquellos procedimientos de control cuyos objetivos sean considerados como claves en función de los riesgos de auditoria, que estén implicados. El alcance con que se prueban estos procedimientos dependerá de los siguientes factores:
a) La importancia del área en relación con los saldos de las cuentas mostradas en los estados financieros.
b) La importancia de los objetivos de control dentro del Sistema Contable.
c) La importancia de un procedimiento de control en particular para el logro de un objetivo de control.
d) El grado de confianza que proporciona el resultado de la aplicación de otros procedimientos de auditoria.
Pruebas Sustantivas.
La característica esencial de la prueba sustantiva es que esta diseñada para llegar a una conclusión con respecto al saldo de una cuenta, sin importar los Controles Internos sobre los flujos de transacciones que se reflejan en el saldo.
En las pruebas sustantivas se incluyen técnicas tales como, confirmaciones, observación física, calculo, inspección, investigación etc. es importante señalar que un prueba sustantiva no es necesariamente una verificación detallada o del 100%., la naturaleza y extensión de las pruebas sustantivas dependerán del tipo y volumen de errores que puedan ocurrir en los procesos contables de la entidad que no fueran descubiertos por los procedimientos de control interno empleados en la misma, es obvio que a menos cantidad de errores de importancia que pudieran ocurrir , mayor será la limitación de alcance de las pruebas sustantivas.
CAPITULO II. NATURALEZA DEL CICLO DE TESORERÍA
Tesorería.
Con frecuencia se conceptualizan y utilizan de manera sinónima las funciones de administración financiera y la de tesorería, aun cuando estas están íntimamente relacionadas en la tarea de allegarse y administrar los recursos financieros de una entidad, en la filosofía y en practica cabe establecer una diferencia a fin de intentar precisar las tareas y funciones que competen a cada función como sigue:
Administración financiera.- Es la función que se encarga de los aspectos financieros en su
conjunto en una organización y por lo tanto le corresponde dictar y establecer políticas en materia de pronosticar y planear la obtención de recursos monetarios, proponer y llevar a cabo programas de financiamiento requerido e inversión de excedentes, control de todo el proceso de administración del dinero e interactuar y llevar relaciones con los mercados de capital.
La función o ciclo de tesorería.- Se encarga del establecimiento de controles en materia de captación de recursos, su manejo, custodia y programar los egresos, es también responsable del correcto y eficiente flujo de fondos, las políticas de tesorería están supeditadas a las políticas, criterios y decisiones emanadas del área o dirección de finanzas de la organización.
CAPTACIÓN DE RECURSOS
Las fuentes de recursos financieros de que dispone una organización, son internos o propios y externos, dentro de los primeros se encuentran las aportaciones de los socios o accionistas, la recuperación de las cuentas por cobrar, algunas ventas de activos diferentes a los del giro de la entidad., en cuanto a los recursos externos se encuentran la obtención de todo tipo de créditos y financiamientos y eventualmente cualquier otro tipo de apoyos gubernamentales recibidos de diversa índole, como pueden ser subsidios, exenciones de impuestos etc.
CAPITULO III. RECURSOS INTERNOS O PROPIOS
APORTACIONES DE ACCIONISTAS
Comprende este rubro los pagos por el compromiso contraído de una persona moral o física de aportar recursos financieros en efectivo o en especie para la constitución y puesta en marcha de una sociedad para llevar a cabo un objetivo con un fin licito, es función del tesorero vigilar que las aportaciones pactadas se den en el tiempo y forma preestablecidos.
Cuando la organización esta ya operando de manera regular -como negocio en marcha- y llegara a necesitar mas recursos líquidos para su operación o bien para financiar planes o proyectos de expansión o crecimiento, la primer fuente a la que debe recurrir es a la aportación adicional de los accionistas, una opción podría ser la invitación y la inclusión de nuevos accionistas ajenos a los ya existentes, y de esta forma reforzar a la sociedad con capital propio para evitar aumentar pasivos en base a créditos y financiamientos que aumentarían la carga financiera y representan un riesgo o dependencia de los acreedores.
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR, OTRAS CUENTAS POR COBRAR.
NATURALEZA DEL PROCESO DE CUENTAS POR COBRAR.
El proceso de cuentas por cobrar cubre principalmente lo relativo a las ventas de productos manufacturados o servicios prestados, pero también cubre cualquier tipo de acción de la organización generado por reclamaciones de diversa índole contra individuos o personas morales, las cuales son principalmente contra partes externas de la organización aunque en algunas ocasiones también pueden involucrar a empleados y funcionarios por muy variadas razones.
El proceso de cuentas por cobrar relativo a las ventas de productos y servicios tiene un numero importante de relaciones, como son la necesidad de políticas que cubran el otorgamiento de crédito y su subsiguiente administración, se deben considerar factores como ¿Quien debe dar el Crédito? ¿Cantidad del Crédito? ¿Qué políticas se deben establecer para la recuperación del Crédito?, así mismo se debe tomar en cuenta la satisfacción del cliente al establecer las políticas y mantener una buena relación con el mismo ya que para la organización es muy importante estar enterada de la reacción de los clientes a las políticas de crédito en cuanto autorización , facturación y cobranza, la organización también esta interesada en lo que puede aprender a través de la relación de las cuentas por cobrar para saber la reacción de los clientes a sus políticas y conocer la eficiencia de las actividades de cuentas por cobrar y la efectividad de su control.
CREACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
Normalmente las cuentas por cobrar se originan por la venta de los productos de la organización o por la venta de determinada clase de servicio, el establecimiento de las mismas esta enfocado hacia el elemento originador de la cuneta por cobrar y al correspondiente soporte del embarque del producto o la ejecución del servicio, es necesario asegurarse de que las cuentas por cobrar han sido debidamente registradas.
Ambos objetivos pueden ser satisfechos cuando la creación de la cuenta por cobrar esta ligada directamente a la contabilización de un inventario o con el registro de un servicio rendido, esta liga se debe establecer en un sentido especifico de procedimiento.
La cuenta por cobrar involucra inmediatamente la cuestión de si la organización desea expedir al cliente el crédito requerido, esta determinación puede quedar ubicada dentro de una política general de crédito expedida por la organización la cual será aplicada a cada cliente en particular de acuerdo a su situación crediticia y a la experiencia con el cliente, una vez que se ha determinado esta situación se inicia la venta regular y el proceso de facturación y su respectiva contabilización con cargo a la cuenta del cliente.
Son aplicables a la creación de una cuenta por cobrar las siguientes consideraciones de control:
1.- Revisión Independiente y Aprobación del Crédito.- Cuando se recibe un pedido se debe obtener la aprobación de crédito, esta aprobación puede ser proporcionada por un departamento o persona independiente dentro del marco de referencia establecido, se deberá tomar en cuenta para dicha aprobación las condiciones financieras del cliente de acuerdo al monto del crédito solicitado así como la experiencia que se tenga con el mismo en operaciones anteriores y su situación actual en cartera.
2.- Determinación de la Disponibilidad del Producto.- Únicamente se deben facturar los productos que se tengan en existencia ya que puede ocurrir que no todos los que el cliente solicita se le puedan embarcar de inmediato, por lo que se deben de considerar como pendientes de envió para embarque en una fecha posterior.
3.-Autorización de Precios y Términos.- Los precios y términos de la operación deber estar estandarizados para todos los clientes, en algunos casos puede haber excepciones dependiendo de los grupos de clientes y de los volúmenes que se puedan vender a ellos, para efectos de facturación los precios y términos aplicables deben ser proporcionados con base en políticas establecidas por la organización, cualquier modificación especial como por ejemplo precios especiales para ganar mercado a la competencia, deberá ser aprobada por personal debidamente autorizado.
4.- Papelería Multicopia para fines específicos.- Las facturas deben contener el suficiente numero de copias las cuales deben contener información idéntica para ser usadas con otros propósitos operacionales. De esta forma una copia puede servir para autorizar el embarque, otra para ser entregada al cliente, otra para la estadística de ventas, otra para la creación de la cuenta por cobrar, etc. así mismo se deben establecer controles que cubran el total de la facturación por un periodo de tiempo dado, usualmente es un día de actividades
ADMINISTRACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
La administración de las cuentas por cobrar empieza desde la generación de la cuenta, pasa a su manejo y control propio y concluye en el momento de ser pagada o liquidada. Las principales consideraciones de control durante esta nueva fase son las siguientes:
1.- Control independiente de los registros de cuentas por cobrar.- Los registros de cuentas por cobrar en algunos casos pueden ser manejados manualmente en organizaciones pequeñas ya que las organizaciones grades generalmente los manejan por sistemas computarizados, los principios fundamentales en todos los casos son que los registros sean manejados en forma independiente y no sujetos al alcance de terceras personas, específicamente por aquellos que tengan acceso a la caja o a los clientes mismos, deberán tenerse cuentas de control y si es posible cuentas de subcontrol que contengan las cuentas individuales perfectamente detalladas.
2.-Registro y Control.- Cualquier cargo a bancos y otra cuenta miscelánea que tenga como origen una contrapartida de crédito a las cuentas por cobrar debe registrarse diariamente con el fin de contar con la información actualizada que sirva de base para las necesidades operacionales, se debe tener también la certeza de que estas cuentas por cobrar están correctamente registradas mediante confrontaciones periódicas entre los registros auxiliares y las cuentas de mayor.
3.- Oportuno y Adecuado Sistema de Reporte.- Adicionalmente del reporte diario de las cuentas por cobrar, se debe contar con un sistema de reporte periódico de saldos corrientes con un análisis detallado el cual mostrara la situación de los saldos como por ejemplo saldos vencidos y no liquidados vencido un mes, dos meses, tres meses etc. lo cual será una herramienta de control muy valiosa para la recuperación de cartera.
4.- Envió de Estados de Cuenta a Clientes en forma directa e independiente.- El envió debe ser directo sin que haya ninguna intermediación, para evitar alguna posible alteración, modificación o extravió por algún elemento de la organización, con este procedimiento se hace posible un chequeo cruzado de la información con el cliente y sirve también para aclarar las inconformidades en algunos saldos.
DISPONIBILIDAD DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
Como las cuentas por cobrar representan un activo reclamable a las partes involucradas, es muy importante no revelar esta recuperación sino únicamente mediante los procedimientos autorizados como los siguientes:
1.- Cobranza.- La forma mas común de recibir la cobranza es por medio de los clientes los cuales a través de su pago liquidan una cuenta por cobrar previamente generada, se deberá tener en cuenta su correcta contabilización en las cuentas respectivas así como la consideración de los descuentos y rebajas si es que estos existen.
2.- Devolución de la Mercancía.- Si los productos vendidos son regresados por alguna razón se tiene que verificar que la devolución este autorizada para cancelar la operación original de venta, verificando previamente la devolución física de la mercancía y que esta se regrese en buen estado, se deberá verificar también que la cancelación contable se haga por las cantidades correctas.
3.- Ajustes y Descuentos Especiales como pueden ser el caso de algún cliente en particular, por volumen, o algún determinado producto, en muchos de los casos estos descuentos se apoyan en la decisión de algún ejecutivo con autoridad suficiente para estos casos.
4.- Cancelación de cuentas malas.- En algunos casos existen clientes que no cumplen con sus obligaciones de pago y aunque se aplique todo el esfuerzo para el cobro existen situaciones en las que no es posible efectuarlo, como pueden ser las, quiebras, la desaparición del deudor u otras causas que no dejan otra alternativa que cancelar la cuenta, Usualmente se hacen provisiones para estos casos creado reservas para cuentas malas o incobrables.
El Control especifico en este aspecto es que la cancelación de la cuenta deberá ser autorizada por funcionario con jerarquía suficiente para estos casos, así mismo se debe llevar un control de cuentas canceladas para evitar que estas sean cobradas y no reportadas a la organización o bien estar atentos a cualquier posibilidad de cobro.
POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
Las políticas clave relacionadas con el manejo de las cuentas por cobrar son las siguientes:
1.- Otorgamiento de limites o niveles de crédito.- Se debe tener en cuenta que tan liberal debe ser esta política ya que si el crédito es muy restringido puede ocasionar un bajo nivel de ventas y en consecuencia afectar las utilidades de la organización, pero por otra parte si el crédito es muy flexible este puede originar un gran numero de cuentas incobrables y afectar también las utilidades de la organización, por lo que es necesario examinar a detalle estas situaciones antes de tomar una decisión.
2.- Impacto de las relaciones con los clientes en el proceso de cuentas por cobrar.
Un aspecto muy importante relativo tanto a la operación como al proceso total de cuentas por cobrar es el impacto que tienen estas actividades en las buenas relaciones con los clientes debido a que en ocasiones a las empresas les interesa desarrollar eficientes procedimientos y operaciones internas y con frecuencia en este intento los procedimientos reducen el grado de contacto personal con los clientes, por lo que se hace necesario manejar de la mejor manera las relaciones con los clientes para evitar cualquier síntoma de irritación tendiendo siempre a construir una relación positiva con ellos, como ejemplo de estos contactos pueden ser la aplicación de líneas de crédito, claridad en la facturación, procesamiento de acreditamientos y ajustes y los diversos aspectos de cobranza. Se debe combinar la eficiencia interna con una adecuada cortesía y una razonable cooperación hacia los clientes.
PROCESO DE OTRAS CUENTAS POR COBRAR.
Aunque generalmente las actividades regulares de ventas de la organización proveen las principales fuentes de cuentas por cobrar, existen otras actividades que originan ciertos tipos especiales de cobranza como ejemplos de ello son los siguientes:
1.- Anticipos a empleados.- La venta de productos o servicios que presta la empresa se deberán considerar en las cuentas por cobrar a clientes, además existen otra clase de anticipos como son los anticipos para gastos de viaje o algunos otros fines especiales del negocio, prestamos a titulo personal de los empleados a cuenta de sueldos y salarios, este tipo de prestamos deberá de estar estrictamente controlado por políticas perfectamente definidas y algún caso especial deberá ser autorizado por funcionario de alto nivel en la organización.
2.- Depósitos con terceros.- En algunas ocasiones se requiere efectuar depósitos con terceros para garantizar un servicio u otras razones, estos depósitos pueden ser temporales o permanentes, como el servicio a prestar lo requiera, se debe tener en cuenta que el registro contable registre la época de recuperación del deposito.
3.- Reclamaciones.- En algunos casos existen reclamaciones, con proveedores, transportistas, o cualquier otro concepto, estas deben ser registradas y pasadas a un registro para estar pendientes de su reembolso.
4.- Acumulación de ingresos.- Un tipo muy especial de cuenta por cobrar se origina cuando los ingresos se capitalizan antes de que puedan ser cobrables. El objetivo aquí es de un sentido operacional, y es reconocer los ingresos en los períodos a que realmente correspondan con objeto de tener objetividad en la evaluación de los resultados de operación, como ejemplo las cuentas por cobrar de ventas en abonos.
Aspectos Especiales de Otras Cuentas por Cobrar.
En virtud de que la naturaleza y alcance de las transacciones y actividades que presentan estos tipos de cuentas por cobrar se requieren ciertos aspectos de control aplicables regularmente a todas ellas.
El primero es definir claramente las condiciones bajo las cuales se creo el tipo de cuenta por cobrar que estén claramente definidas tanto por procedimiento como por política teniendo como principal objetivo la salvaguarda de la cuenta por cobrar registrándola en libros lo mas pronto posible en la cantidad correcta y con todos los elementos que determinaron su creación.
El segundo Aspecto de control consiste en establecer los procedimientos necesarios para la revisión periódica del estado de todas estas cuentas por cobrar.
PROCESO DE DOCUMENTOS POR COBRAR.
Los Documentos por Cobrar son títulos de crédito que representan derechos personales de cobro en virtud de letras de cambio y pagares aceptados o suscritos por clientes o deudores de la entidad.
En algunos casos las organizaciones quieren respaldar sus cuentas por cobrar con documentos a su favor, lo cual los ayuda a controlar las épocas de pago, en estos casos se debe considerar también la posibilidad del cobro de intereses en estos documentos, el problema adicional que tienen los documentos es el de su custodia y el correcto procedimiento de su contabilización, se deben establecer procedimientos que estandaricen las acciones y aseguren su revisión periódica.
VENTA DE ACTIVOS DIFERENTES A LOS DEL GIRO DE LA ENTIDAD
En ocasiones las empresas venden sus inmuebles maquinaria y equipo cuando están en posibilidad de adquirir otro mas moderno, mas rápido o mas productivo y estar actualizados con las innovaciones tecnológicas. También en ocasiones venden sus inmuebles cuando el costo de su mantenimiento excede a los beneficios derivados de su uso constante.
En caso de venta de un inmueble se deberá seguir todo un proceso formal y jurídico, cerrando la operación ante un notario publico, cuando se trate de mobiliario maquinaria y equipo, la entidad vendedora deberá expedir factura que ampare la operación y sus características, por ningún motivo se debe de incidir en la practica de endosar facturas, porque ello implica quedar en el desamparo fiscal al no contar con el documento original que ampara la deducibilidad de la depreciación correspondiente.
Una vez efectuada la venta deberá darse de baja tanto el activo como la depreciación acumulada, el efecto neto al ser comparado contra la venta dará como resultado una utilidad o perdida que deberá ser llevada directamente a resultados.
CAPITULO IV. RECURSOS EXTERNOS.
RECURSOS EXTERNOS A CORTO PLAZO.
PROVEEDORES.
El diferimiento de pago a proveedores constituye una de las fuentes mas importantes de recursos externos a corto plazo para una entidad ya que se allega de recursos materiales indispensables para la marcha y operación de la entidad que al no ser pagados en efectivo al momento de su adquisición se constituyen en una importante fuente de recursos financieros en el lapso comprendido entre su compra y su pago.
El tesorero debe actuar eficientemente en coordinación con la función de compras para la obtención del plazo de crédito mas favorable para las condiciones de la organización sin que esto afecte su buena marcha. Interés muy especial debe de ser objeto la atención de los aspectos de rebajas y descuentos:
Una rebaja es producto de una acción comercial por ejemplo rebajas por compras en volumen, también denominadas economías de escala.
Un descuento es una negociación financiera, por ejemplo descuentos por pronto pago.
CRÉDITOS BANCARIOS SIN GARANTÍA
Los bancos representan para las empresas una de las fuentes de recursos a corto plazo por medio de prestamos, los cuales normalmente se obtienen en base a la buena relación y a la experiencia que el banco tiene con el solicitante, estos créditos son utilizados para cubrir necesidades periódicas de una empresa como pueden ser las motivadas por una recesión, una recuperación de cartera inferior a la pronosticada, las expectativas de pago de estos créditos deben ser en cuanto se regularicen las situaciones que los originaron.
Estos tipos de créditos regularmente se concentran al amparo de un pagare a través de una línea de crédito concedida al acreditado y por medio de convenios de crédito revolvente.
Los créditos bancarios a corto plazo sin garantía proporcionan el beneficio de la rapidez en su tramitación, pero debe tenerse en cuenta que es el medio de allegarse recursos a corto plazo mas caro en el mercado debido a las altas tasas de interés, además de que determinado porcentaje del crédito se debe dejar intocable en la cuenta de cheques, en calidad de reciprocidad, y el cobro de intereses por anticipado, además de sus respectivas comisiones bancarias.
CRÉDITOS CON GARANTÍA.
Las fuentes mas comunes de allegarse financiamiento de recursos externos a corto plazo son las siguientes:
FACTORAJE.
También conocido como descuento de cartera, es un préstamo que otorga una empresa de factoraje a su acreditado sobre la cartera ( facturas a cargo sus clientes por cobrar que en si constituyen la garantía). El vencimiento de este crédito se da simultáneamente cuando vence la obligación de pago de las facturas por parte de los clientes de la empresa acreditada.
El pago del acreditado a la empresa de factoraje se da en dos modalidades:
1.- A la fecha de vencimiento de la factura y del crédito, el acreditado paga el préstamo y le es devuelta su cartera.
2.- La empresa de factoraje se encarga del cobro de las facturas y le cobra al acreditado una comisión o tarifa por este trabajo y se queda con el dinero cobrado dándose así por pagado por parte del acreditado; aquellas facturas que no logra cobrar la empresa de factoraje, se las devuelve al acreditado, quien deberá pagar el importe correspondiente a la empresa de factoraje.
CRÉDITOS CON GARANTÍA COLATERAL.
Mediante este tipo de crédito el acreditado obtiene un préstamo amparado con un pagare a favor de la institución acreditante. A este pagare se le adosa un pagare o factura (debidamente endosado como garantía colateral) a cargo del cliente de la empresa acreditada, la garantía que habitualmente se exige es de 2 a 1 en este tipo de crédito.
Las garantías que se dan en este tipo de crédito permiten prever que si el acreditado no cumple con la obligación de pago, la institución de crédito acreditante puede ejercer su derecho de garantía y cobrar el pagare o facturas a favor de la empresa acreditada.
CRÉDITO CON GARANTÍA DE INVENTARIOS
En esta modalidad de crédito el acreditado ofrece como garantía de pago sus inventarios los cuales pueden ser de materia prima, de productos terminados, en algunos casos los de producción en proceso, la garantía que comúnmente se maneja en estos créditos es de 2 a 1.
En caso de que el acreditado no cumpla con su obligación de pago, la institución acreditante podrá ejercer su derecho de garantía de la relación de 2 a 1, además como los inventarios de producto terminado se ofrecen a precio de costo, existe una garantía o beneficio adicional de poder ser realizados a precios de venta.
RECURSOS EXTERNOS A LARGO PLAZO.
Las opciones mas comunes de allegarse recursos externos a largo plazo para una entidad son las siguientes:
CRÉDITOS BANCARIOS
Con frecuencia las empresas recurren a las instituciones de crédito para allegarse recursos financieros pagaderos a plazos mayores que un año, estos recursos son empleados principalmente para financiar capital de trabajo, adquirir maquinaria y equipo, o bien para consolidar pasivos.
Contablemente estos prestamos se deben registrar dentro del pasivo a largo plazo (también llamado pasivo consolidado) al llegar el momento de las amortizaciones o pagos dentro del lapso de un año posterior a la fecha de elaboración de los estados financieros, dicha proporción deberá reclasificarse al rubro del pasivo flotante o de corto plazo.
Características restrictivas de los créditos a largo plazo.
Los contratos por este tipo de créditos especifican cláusulas restrictivas aplicables al acreditado como una forma de garantía de seguridad para el acreditante de recuperar el importe del crédito otorgado, dentro de estas cláusulas se pueden encontrar entre otras las siguientes:
FONDOS GUBERNAMENTALES.
Con el fin de fomentar la actividad económica, en determinadas zonas o regiones del país los gobiernos federal, estatales y municipales también participan otorgando apoyo crediticio a las empresas, estos apoyos también insertan en sus contratos cláusulas especiales similares a los otorgados por la Banca Comercial y se dan generalmente en tres vertientes que son las siguientes:
1.- Como prestamos en las mismas condiciones que la Banca comercial
2.- Aceptando descuentos de cartera a favor de la Banca comercial
3.- Ingresando como accionistas a la empresa acreditada, con la obligación de que pasado cierto plazo los accionistas de la empresa apoyada compren las acciones de acreditado.
ARRENDAMIENTO FINANCIERO.
El arrendamiento financiero es la operación mediante la cual una empresa de arrendamiento financiero (arrendador) adquiere para si bienes de capital para darlos en renta a un cliente (arrendador) el cual se obliga al pago de una renta efectuando de esta manera una amortización a la inversión del inmueble o equipo arrendado. Llegado el plazo de vencimiento del contrato, el arrendatario si le conviene puede pagar el saldo previamente pactado, (Comúnmente llamado "valor de rescate") y adquiere la propiedad definitiva del bien o puede no ejercer dicha opción sin ninguna obligación de su parte.
Esta modalidad de obtención de recursos no es nada mas que un préstamo a largo plazo con garantía prendaría, ya que si el arrendatario incumple con el pago de las rentas al arrendador este ultimo se quedara con el bien arrendado.
EMISIÓN DE BONOS.
Un bono es un documento mediante el cual una empresa certifica que ha tomado en préstamo cierta cantidad de dinero que proviene de personas físicas o morales y que se compromete a pagarlo en un futuro determinado de acuerdo con las condiciones previamente establecidas en la que se estipulan también el pago de intereses.
Las emisiones de bonos están sujetas a la regulación y vigilancia de las autoridades gubernamentales para proteger los intereses del publico inversionista y garantizar el pago del bono al vencimiento así como el cumplimiento de todas las obligaciones ofrecidas por el emisor.
CAPITULO V. MANEJO Y CUSTODIA DEL DINERO.
PROCESO DE CAJA.
La Caja es el conjunto de medios legales de pago, representados por dinero, giros postales, telegráficos, etc. de disposición libre e inmediata
Bancos es el conjunto de medios legales de pago sustitutos del dinero que están representados por saldos disponibles en cuentas de cheques o depósitos a la vista que se convierten en dinero a su presentación.
La caja reviste un especial interés desde el punto de vista de control contable y financiero ya que la caja es el concepto básico y de mayor trasferencia y desde el punto de vista de riesgo es el aspecto mas vulnerable, debido principalmente a los riegos involucrados por lo que surge la necesidad de su protección y control, se hace necesario reducir al mínimo el uso de caja para minimizar los problemas tanto como sea posible, y al mismo tiempo dar un buen uso al dinero de la mejor forma y la mas efectiva posible
El proceso de caja se inicia con una identificación de donde, como y porque funciona en cada organización en particular, se deberá de tomar en cuenta si el funcionamiento actual de la caja es el adecuado o si existe una mejor forma de optimizar su actividad. Por ejemplo ¿es realmente necesario que un vendedor acepte cobros de clientes?, si los hace ¿es adecuado el procedimiento para el envió o deposito oportuno del dinero?. Tal ves esta política tendrá como objetivo acelerar la cobranza en cuyo caso se debe de evaluar y determinar si se justifica este procedimiento.
En la mayoría de las situaciones los recursos financieros se amplían por si mismos hacia otro tipo de controles, estos controles se extienden hacia estimaciones de dinero que se deben recibir de distintas fuentes y la forma de cómo se dispone del esto no se refiere a los aspectos contables que controlan los ingresos y los egresos a caja, como es el caso de cuentas por cobrar y las cuentas por pagar y sus registros complementarios, la referencia es hacia los ingresos a caja y los egresos que tienen origen en determinados periodos de tiempo, en aquellos casos en donde el nivel de control sea bajo deberá tenerse mayor cuidado en corregirlos.
Los controles de Caja pueden enfocarse desde dos puntos de vista, uno desde el punto de vista externo para asegurarse que el dinero que se ha recibido es realmente el que debió recibirse y el otro es desde el punto de vista del empleado, para asegurarse que el ingreso que esta recibiendo no lo esta desviando hacia otros fines, para lo cual se deben tener en cuenta lo siguiente:
1.- La Contabilización debe efectuarse lo mas rápido posible.
2.- Los registros contables deben estar orientados lo mas practico posible
3.- Se deben instituir controles para asegurarse de que se cobren los servicios
4.- Se debe utilizar hasta donde sea posible un control adicional
5.- Conciliar los ingresos de caja
6.- Separar los ingresos de caja de los egresos
7.- Los ingresos de caja deben permanecer intactos y depositarse de inmediato
8.- Deben contabilizarse adecuadamente todas las contrapartidas
9.- Los registros contables de ingresos deben ser operados de manera independiente.
CONTROLES BÁSICOS DE CAJA.
Existen algunos controles básicos en el manejo de caja para la interrelación de las actividades de ingresos y egresos, sin embargo existen ciertos controles adicionales básicos que se pueden considerar bajo el concepto de manejo y custodia de la caja entre los que se encuentran los siguientes:
1.- La Salvaguarda Física debe ser Adecuada.- Esto dependerá de la cantidad de dinero que se maneje normalmente y de los riesgos involucrados. En ciertos casos un simple gabinete puede cubrir la necesidad, habrá otros en que se requiera una pequeña caja fuerte y si la necesidad así lo amerita habrá de pensar en una bóveda de seguridad .
2.- Aseguramiento de Valores.- Es necesario que el dinero este cubierto contra riesgos como el robo o el fuego por lo tanto se deberá establecer una política que cubra estos riesgos en un nivel adecuado.
3.- El Dinero en Caja debe mantenerse en los niveles mínimos posibles.- Tener una gran cantidad de dinero en un lugar implica un gran riesgo de perdida hablando en un sentido físico, además el tener mucho dinero ocioso reduce el potencial de rendimiento al no utilizarlo efectivamente, por lo tanto mantener un nivel minino adecuado de dinero en caja es una contribución importante a los intereses de la organización
4.- Dentro de lo Practico se debe realizar cualquier potencial de utilidades.- En virtud de que el termino de caja se utiliza para designar el dinero disponible que se encuentra a la mano así como el que se encuentra depositado en cuentas bancarias, es necesario reconocer las utilidades potenciales que se pueden realizar dentro de lo practico a través del manejo del dinero en fondos de inversión u otros arreglos similares, se debe de tomar en cuenta también que se deben mantener niveles adecuados de saldos en las chequeras de los bancos los cuales en ocasiones sirven como referencia para la obtención de crédito u otros servicios bancarios en un determinado momento, el objetivo es explotar al máximo posible estos potenciales. En algunos casos es recomendable mantener solamente saldos de los cheques en transito.
5.- Afianzar a los Empleados.- La prudencia normal en todos los negocios requiere que se tengan afianzados a todos los empleados que participen en alguna parte del proceso de caja de esta política se derivan beneficios tales como la protección de la organización en caso de algún desfalco o uso indebido de fondos de su propiedad, otro es el aspecto psicológico de los empleados por ejercer un alto cuidado e integridad. Para cumplir con este propósito se requiere hacer publicidad de esta política.
6.- Máxima explotación de los recursos mecánicos.- Actualmente se han desarrollado un considerable numero de recursos mecánicos que sirven para cubrir diversas fases del proceso de caja, como son registros contables, protección física, mejor control y eficiencia en su manejo. Las cajas registradoras modernas son ejemplo de cómo protegen el dinero a través de restringir el acceso a él, establecen un registro base para la contabilización y motivan a un buen control a través de registros visibles de transacciones.
Los beneficios especiales de la mayoría de los recursos mecánicos es que aseguran el manejo uniforme de algunos aspectos operativos y a un nivel de control deseado, se deben de tomar en cuenta todas las oportunidades y saberlas explotar adecuadamente.
7.- Mantenimiento de Registros Actualizados y Reporte Oportuno.- Es muy importante que en todas las partes del proceso de caja todos los registros estén actualizados de tal manera que sirvan de referencia en el momento que se requieran y para la preparación oportuna de reportes periódicos. Simultáneamente se presenta una importante motivación psicológica hacia el personal que participa en el proceso de caja y es la relativa a la necesidad del especial cuidado. Cualquier retraso en el desarrollo de varias partes del proceso de caja puede generar grandes riesgos físicos y restricciones para una eficiente utilización de los recursos de caja.
8.- Control de Cheques en Blanco y Otros Suministros.- Un adecuado control de cheques y formas es muy importante en términos de protección física y uso eficiente. En el caso del proceso de caja este control reviste especial importancia en virtud de que ciertas formas como los cheques en blanco se deben prevenir los usos indebidos.
9.- Conciliación Independiente de Las Cuentas Bancarias.- La conciliación periódica de las cuentas bancarias representa un importante punto de control tanto sobre las recepciones de caja como sobre las actividades de los egresos, es muy importante que estas conciliaciones sean hechas por personal independiente al de las operaciones regulares de ingresos y egresos de caja. Los estados de cuenta bancarios deberán ser obtenidos o recibidos directamente del Banco para asegurarse de que no han sido alterados por alguna otra persona intermediaria. Las conciliaciones bancarias además proveen la oportunidad de revisar varios aspectos de cómo son manejados los ingresos y los egresos y además ayudan a corregir situaciones poco usuales.
MANEJO Y CUSTODIA DE VALORES.
El manejo y custodia de valores representa un especial problema de control que es muy importante, especialmente para las instituciones financieras como los bancos o compañías de inversión. En el caso de una entidad típica el manejo de valores se puede delegar a una institución financiera. Es muy común que en la contratación de valores sea cuestionada su adquisición por ejemplo el importe y tipo de valores. La responsabilidad en estos casos recae en el director de finanzas no en el tesorero ya que su responsabilidad se circunscribe al manejo en términos de custodia y control.
Para establecer procedimientos que garanticen una adecuada contabilización y salvaguarda de los valores, los requerimientos operacionales aquí incluyen la recepción de los valores, el acceso a ellos y su disposición en el momento adecuado para efectos de venta u otro propósito autorizado.
RECEPCIÓN DE VALORES.
Los valores comprados pueden ser nominativos a la organización o al portador. Aun cuando estos últimos tienen como ventaja su fácil acceso para cubrir cualquier evento o transferencia, tienen un riesgo muy grande de robo. Sin embargo tratándose de valores usados como garantía colateral y por algún otro propósito especifico de los clientes u otra tercera parte, la organización no tiene elección en la forma de estos valores.
En cualquier caso la recepción de valores por parte de algún funcionario o empleado de la organización asume concomitantemente una responsabilidad que debe ser registrada y reconocida por la propia organización por lo que se deben establecer controles contables y facilidades físicas que aseguren una adecuada protección en el manejo de valores.
En todos los casos se deberán contabilizar y en los mismos registros definir claramente que persona es responsable por la custodia de valores y la aceptación implícita de esta responsabilidad por parte de ella, una buena medida de control interno es aquella que además de los registros contables se lleve un registro extralibros, por alguien independiente al encargado de la custodia de valores.
Los registros aquí mencionados deben considerar al valor en si de los cupones para pago de los dividendos intereses etc. ya que esto considera el estar al pendiente del cobro oportuno de estos cupones.
MANEJO DE VALORES.
Existe otro problema adicional y es el referente a que otras personas además de la responsable por los valores, requieran acceso a los mismos, un control efectivo para estas circunstancias, necesita primeramente que estas otras personas estén debidamente autorizadas para tener acceso a los valores, un segundo requerimiento es que la inspección de los valores sea llevada a cabo conjuntamente entre el custodiante y las otras personas.
En el caso de cupones por dividendos o intereses resulta ser buen procedimiento acudir a una institución de crédito y encargarle el cobro respectivo, para efectos de control simultáneamente, a la entrega a la institución se deberá crear una cuenta por cobrar en los registros de la organización.
En resumen las consideraciones desde el punto de vista de control son la adecuada protección física, registros contables clara y adecuadamente establecidos y el acceso a los valores debe ser sobre una base dual un requisito básico adicional es afianzar al personal que maneja o tiene acceso a los valores.
CAPITULO VI. EGRESOS.
El objetivo de los egresos es que sean valederos y para propósitos de la entidad , que sean razonables con el beneficio recibido y que la cuantificación de esas erogaciones sea correcta entre los principales aspectos de control se encuentran los siguientes:.
1.- Separación de la Función de Egresos.- Las recepciones a caja y los egresos de caja, en el proceso total de caja deben de estar separados tanto como sea posible, el ingreso recibido se debe canalizar al área central de deposito, y el egreso debe ser manejado y controlado por separado.
2.- Documentación Soporte para la Liquidación de Cuentas por Pagar.- En la mayoría de las empresas las operaciones financieras y los principales tipos de gastos son manejados a través de cuentas por pagar, las cuales son liquidadas vía egresos de caja, simultáneamente el egreso debe ser revisado para validar el concepto a pagar y la época de pago.
3.- Fondos de Caja Chica.- Los fondos de caja chica sirven para cubrir algunos gastos o imprevistos que requieren pago inmediato y que son en cantidades pequeñas, por lo que no justifican la aplicación formal del procedimiento de egresos, la caja debe estar preparada para cubrir estas necesidades, las cuales se pueden cubrir por medio del establecimiento de un fondo fijo revolvente, bajo este procedimiento se designa una cantidad fija contra la que se efectúan gastos menores que periódicamente se reembolsaran exactamente por la misma cantidad de lo gastado para así volver a tener el fondo con la misma cantidad de dinero asignado de origen, los documentos recibidos que soporten el ingreso individual serán la base del respaldo documental para el reembolso del fondo.
La cantidad asignada deberá ser suficiente para satisfacer el pago de los gastos que se tengan que erogar, se debe tomar en cuenta también el tiempo requerido para su reposición , para evitar que un momento dado no pueda darse el servicio en este tipo de pagos por haberse presentado el problema de que el fondo este agotado y el reembolso este en tramite de reposición . El nivel del fondo puede ser cambiado en cualquier momento de acuerdo con las necesidades que se vayan presentado y de acuerdo a las nuevas experiencias y condiciones.
Algunos aspectos importantes relacionados con el manejo de los fondos de caja chica para poder satisfacer la evidencia que soporte el gasto, si la evidencia no esta disponible en forma de factura, tira de maquina registradora o remisión, será necesario que el receptor del dinero prepare y firme un documento especial, mismo que debe estar autorizado por un funcionario competente, así mismo la documentación soporte debe ser cancelada al momento de su pago para evitar que se vuelvan a usar..
Continuamente se tiene la tentación de no preocuparse por obtener la documentación adecuada, se tiene también la tentación de usar el dinero en caja para propósitos indebidos, como son los autopréstamos, la documentación debe ser revisada en el momento del reembolso y se deben practicar continuamente arqueos de caja para detectar algún uso indebido.
4.- Uso de Fondos para Anticipo.- En algunas situaciones se presentan necesidades de proporcionar anticipos por medio de cheques para algún gasto, en estos casos son aplicables los mismos principios enunciados en el párrafo anterior para el manejo de la documentación soporte, el uso del fondo y la cantidad asignada para el fondo.
5.- Control de Firmas de Cheques.- En la mayoría de las situaciones es recomendable que se requieran dos firmas en los cheques (Mancomunadas), lo cual sirve como chequeo cruzado entre una persona y otra, este procedimiento es útil para prevenir fraudes y errores así como para tener un buen cuidado y juicio sobre lo que se esta ejerciendo, existen también situaciones en donde en ves de firma se usa un fascímil, en este caso el punto mas importante de control consistirá en la salvaguarda del fascimil y las condiciones para su uso.
6.- Designación de Beneficiarios de Cheques.- Todos los cheques que se emitan deben ser pagados a individuos específicos o empresas de las que se obtuvieren los bienes o servicios. Se deben de evitar los pagos en efectivo y la emisión de cheques al portador, estas practicas jamás deberán ser adoptadas por la organización para evitar un mal uso del dinero.
7.- Máxima Separación de Deberes y Responsabilidades.- Es muy necesario que en el proceso de caja se establezca la división de funciones y la asignación de responsabilidades al personal involucrado en su manejo, por ejemplo una persona revisa la documentación otra prepara el cheque, una tercera revisa la propiedad de la documentación soporte, una cuarta proporciona la primera firma y una quinta la segunda firma, de esta forma cada actividad se convierte en chequeo de la otra.
CAPITULOVII. PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR.
NATURALEZA DEL PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR.
La operación de cualquier organización requiere necesariamente que haya gastos, los cuales pueden ser por materiales, productos, equipos, sueldos y salarios y servicios de diversa naturaleza. Todos estos gastos involucran la creación de obligaciones para la organización, algunas deberán liquidarse de inmediato y otras posteriormente a una fecha determinada.
El proceso de estas cuentas esta relacionado con el reconocimiento de todas las obligaciones y el subsecuente control y manejo de ellas, cuando estas obligaciones son liquidadas, el proceso de cuentas por pagar surge conjuntamente con el procedimiento de egresos ya comentado.
De esta manera se genera el proceso de cuentas por pagar por las actividades operativas de la organización y enfocado principalmente al proceso total de control financiero. El control financiero esta conectado con la rapidez y seguridad con que tales obligaciones sean formalmente reconocidas, la legitimidad y propiedad de esas obligaciones y los procedimientos establecidos para su liquidación.
El proceso de cuentas por pagar involucra actividades que caen dentro de grupos perfectamente definidos.
La primera tiene que ver con la creación de la cuenta por pagar, el control de la cantidad a pagar y como se determinara la validez del pasivo.
El segundo grupo involucra varias actividades referentes a la administración de las cuentas por pagar y que clase de problemas especiales se encontraran en términos de su registro y control y finalmente la referencia es hacia los procedimientos por los cuales una cuenta por pagar individual es preparada para su pago, incluyendo la emisión del cheque que cubra su liquidación, el proceso de pago bajo los conceptos antes citados será el siguiente:
CREACIÓN DE LAS CUENTAS POR PAGAR.
Existe una gran variedad de causas que pueden originar una cuenta por pagar, normalmente y la que genera el mayor volumen es la que surge de la compra de productos y servicios a través del departamento de compras, estos productos pueden ser comprados para su venta o para ser usados en la elaboración de productos y servicios para ser vendidos por la organización. Adicionalmente muchas compras de productos y servicios por diversas razones pueden ser procurados por personal de la misma organización que este involucrado directamente en actividades de la línea o staff.
En términos de importancia económica la compra puede fluctuar desde un valor inferior hasta la compra de bienes de capital de un alto costo, en todos los casos el control básico estriba en que todas las obligaciones se incurran solamente dentro de los limites autorizados.
Estos limites de autorización deberán incluir la clase de gasto, el limite del gasto y la incurrencía individual de cada obligación en particular. Se debe tener muy en cuenta en estos casos la delegación y autoridad para realizar este tipo de gastos vigilando que se hayan respetando los niveles de autoridad asignados para cada caso. en aquellos casos en los que se hayan tomado decisiones por circunstancias emergentes habrá que cerciorarse que verdaderamente fueron emergencia y no únicamente pretextos para tomarse atribuciones que no les corresponden.
Elementos que constituyen la Validez de una Cuenta por Pagar, en lo relativo al origen de una cuenta por pagar, desde el punto de vista de control financiero, existe cierto tipo de objetivos comunes a todo tipo de cuentas por pagar entre los cuales se encuentran los siguientes:
1.- Es Razonable el Tipo de Gasto.- Este objetivo persigue que el gasto sea razonable dependiendo de las operaciones de la organización, normalmente esta relación en si misma es evidente, pero en algunos casos pudiera ser parcial o totalmente obscura, en cuyo caso cualquier duda requiere ser probada con una razonable explicación, el alcance en estos casos dependerá de la jerarquía del funcionario involucrado.
2.- ¿ Son Excesivas las Cantidades?.- Aquí la pregunta es si el gato es de una magnitud razonable en términos de cantidades y volúmenes comprados.
Las presiones de los altos niveles pueden ser obtener bajos precios o simplemente allegarse de buenos volúmenes de reserva para las necesidades operacionales, en cualquier caso esta en juego un buen nivel de juicio que estará sujeto a una razonable evaluación, la desviación causada por el exceso sobre los niveles normales debe ser enjuiciada o rechazada por los funcionarios que tienen a su cargo este gasto en particular.
3.- ¿Están Correctos Los Precios y Términos?.- En este aspecto los precios y términos tienen dos enfoques. Uno esta relacionado con la corrección en términos de los acuerdos previos acerca del costo de los gastos. El otro se refiere a la forma de obtención de estos precios y términos, en este caso nada se puede hacer cuando una cuenta por pagar esta definida, pero si sirve de base para gastos futuros. Los precios y términos incluyen listas de precios, descuentos, época de pago, fletes, garantías etcétera.
4.- ¿Es Apropiado el Valor Recibido? La referencia en esta caso es hacia la propiedad del bien que se esta adquiriendo: Por un lado habrá de cerciorarse que los servicios facturados realmente se estén recibiendo, por el otro se debe verificar que los servicios o mercancías tengan las especificaciones correctas, así como las condiciones y calidad obteniendo la evidencia adecuada de que se están cubriendo estos aspectos, si la cuenta por pagar se va a validar antes de la recepción del valor en la forma antes descrita, de nueva cuenta se requerirá la aprobación de un funcionario autorizado, además habrá la necesidad de implementar controles complementarios que sirvan para checar que se cumpla con este requerimiento.
5.- ¿Son Adecuadas las Aprobaciones y Evidencias de Soporte?.- Para validar las cuentas por pagar se requiere de una adecuada evidencia documental que las soporte. Esta evidencia puede consistir en la documentación base como es la orden de compra y los reportes de recepción, incluirá también las aprobaciones especificas debidamente otorgadas por funcionarios calificados; Estas aprobaciones especificas cubren diversos aspectos relativos a la validación y en cada caso se requiere preguntar si la persona que aprueba tiene la autoridad suficiente y el nivel de autorización es adecuado.
ADMINISTRACIÓN INTERMEDIA DE LAS CUENTAS POR PAGAR.
En algunos casos la administración de las cuentas por pagar se cubre automáticamente en la fase de egresos. En otros casos las cuentas por pagar validadas están condicionadas a una posterior liquidación. Desde el punto de vista de controles es deseable reconocer formalmente el pasivo lo mas pronto posible. Sin embargo puede ser mas eficiente lograr su control a través de mecanismos de archivo y diferir el reconocimiento formal hasta el momento de su pago, o bien hasta el fin del periodo contable lo que suceda primero, bajo estas circunstancias existen varios asuntos que se deben manejar como son los siguientes:
1.- Coordinación y Control de Documentos de Entrada.- En un adecuado sistema de control interno, los diversos papeles relacionados con las cuentas por pagar en lo individual fluyen directamente hacia el departamento de cuentas por pagar. Estos papeles incluirán una copia de la orden de compra, el reporte de recepción del departamento correspondiente, formas de reclamaciones por faltantes o deficiencias de calidad, cargos por trasportación pagada por cuenta propia, y el original y copias de las facturas enviadas por el proveedor. Todos estos documentos deberán ser archivados adecuadamente de forma que faciliten su integración como soporte del pago final.
2.- Distribución Contable.- Todos los egresos deben ser cargados a su cuenta de resultados correspondiente o de balance de acuerdo a como lo estipulen las políticas y procedimientos establecidos, en algunos casos también se deberá hacer el correspondiente movimiento presupuestal.
El análisis de la distribución correcta requiere un adecuado conocimiento de la estructura contable total, la distribución puede requerir formas y papeles complementarios.
3.- Cuentas de Control en el Libro Mayor.- Una vez que las cuentas por pagar han sido formalmente reconocidas, su control total se puede lograr por medio de cuentas control en el libro mayor el cual debe checarse periódicamente para determinar que la suma de las partidas individuales coincide con el saldo de la cuenta control, cualquier error que se detecte en estas cuentas deberá ser checado y conciliado con el proveedor..
4.- Programación de Pagos.- En esta etapa se deben establecer controles adecuados para aprovechar algunos beneficios como son los descuentos por pronto pago y tener un buen control sobre las fechas de pago y procurar mantener buenas relaciones con los proveedores lo cual depende en buena parte de que los pagos se hagan oportunamente en las condiciones y fechas previamente establecidas.
REVISIÓN FINAL DE PAGO.
Esta es la fase final de una cuenta por pagar que consiste en la preparación de la cuenta para proceder a su pago correspondiente, los principales puntos en esta etapa incluyen:
1.- Integración y Cheque Final de la Documentación Soporte.- Toda la documentación soporte pertinente como son la orden de compra, el reporte de la recepción, la factura etc. deberán ser reunidas y revisadas desde el punto de vista numérico, administrativo y en lo aplicable fiscal. El conjunto así integrado (físicamente) será la base para requerir la preparación de un cheque por pagar.
2.- Deducción de Reclamaciones.- Los procedimientos de control en este caso deberán estar enfocados para identificar toda clase de reclamaciones que se pueden hacer a un proveedor determinado con objeto de deducirlas para su próximo pago.
En algunos casos habrá conceptos pendientes de deducir hasta hacer una inspección o periodo de prueba, lo que se requiere en este punto es estar atento a efectuar las deducciones a que haya lugar.
3.- Preparación del Cheque.- La requisición del cheque soportada con el paquete de comprobantes antes mencionado, se sujetara a una revisión independiente y una vez aprobada por una persona autorizada se turnara a aquellas personas que preparen físicamente el cheque.
4.- Revisión Final y Entrega .- El cheque y la documentación soporte final de la cuenta por pagar están ya ahora en condiciones de ser revisadas por un revisor independiente. Estos revisores serán los que proporcionen la primera firma del cheque o los que den la autorización inicial para que un funcionario lo firme, Si un cheque ha sido firmado en forma mecánica la aprobación validara tal acción, en esta etapa los revisores y firmantes son responsables de que la documentación soporte este completa y cerciorarse de que la validación sea correcta .
Una vez que esta fase concluye, el cheque y la documentación que lo soporta deberán ser cancelados de alguna forma que prevenga un nuevo uso y el cheque deberá ser enviado o entregado directamente al proveedor.
SEPARACIÓN DE RESPONSABILIDADES.
El proceso de cuentas por pagar puede variar en muchos aspectos dependiendo de las necesidades y características de cada organización y de cada situación en lo individual, especialmente en el caso de sistemas computarizados debe de haber muchas y diferentes clases de procedimientos, en cualquiera de estos arreglos por procedimientos el aspecto mas critico desde el punto de vista de control financiero es que la diversas actividades de procedimientos sean asignadas separadamente a individuos diferentes, la separación resultante y la independencia son factores de suma importancia para efectos de chequeo cruzado y así asegurar de esta manera la corrección del egreso, lo anterior sirve para prevenir manipuleos entre los individuos que crean el egreso o relevan de la obligación de pagar y pueden así obtener alguna utilidad, este criterio es también aplicable a la separación de personas que contabilizan.
PROCESO DE OTRAS CUENTAS POR PAGAR.
Existen otro tipo de actividades operacionales que también generan cuentas por pagar, no obstante que algunas de estas se enfocan principalmente al proceso operacional, entre las mas comunes se encuentran las siguientes:
GASTOS DE VIAJE.
Este tipo de cuentas por pagar reviste características muy especiales como son las obligaciones que se incurren por concepto de gastos de viaje. La secuencia usual es entregar anticipos a las personas de la compañía que viajan y acreditar contra estos anticipos cuentas de gastos periódicas debidamente autorizadas, la naturaleza básica es que este tipo de cuentas por cobrar debe ser considera dentro de las cuentas por pagar, debido al hecho de que los anticipos con frecuencia crean un problema operativo adicional cuando son desviados de su propósito original cuando las personas que los reciben los utilizan para cubrir otro tipo de necesidades de tipo personal, en otros casos el dinero puede ser usado legítimamente pero en forma indebida, en ocasiones los viajeros se demoran en la presentación de sus cuentas de gastos para relevarse del compromiso que tienen reflejado en la contabilidad, por lo que es necesario llevar un seguimiento sistemático para obtener registros y reportes oportunos de las cuentas de gastos.
Los problemas mas comunes que se presentan en la validación de la propiedad de los gastos para su reembolso o amortización contra los anticipos son los siguientes:
1.- El viajero puede haber incurrido en gastos a través de los niveles establecidos por la organización o en ausencia de tales niveles se ha excedido de los niveles prudentes.
2.- La reclamación de partidas que no están debidamente documentadas y dejan la posibilidad de que las partidas estén alteradas.
4.- Los gastos de representación pueden haber sido en beneficio de personas ajenas con los negocios de la organización o bien que estos gastos sean dudosos
5.- Los gastos no cuentan con la aprobación de los supervisores responsables.
El manejo de estas cuentas es especialmente difícil cuando la naturaleza de los gastos se somete a algún juicio: Por lo que es necesario establecer políticas que cubran los diversos tipos de gastos, los procedimientos deben ser monitoreados continuamente.
Esto significa que las dudas deben surgir cuando las políticas establecidas son violadas indebidamente, o cuando la evidencia no es lo suficientemente clara, Se deben requerir las facturas y notas de alimentos, hoteles tanto como sea practico y posible, los controles son necesarios tanto para promover el soporte que requieren los gastos de la compañía como para minimizar los riegos como son la tentación latente de usar el dinero en usos personales distintos a los de viaje.
ACTIVIDADES FINANCIERAS.
Las actividades financieras también originan la creación de cuentas por pagar y el control financiero de su proceso, las actividades financieras se pueden dividir en dos grupos diferentes pero interrelacionados entre si de acuerdo a sus necesidades.
Uno es el que se refiere a los propósitos a corto plazo el cual incluye principalmente los prestamos obtenidos de los bancos y otros financiamientos similares.
La otra clase de actividades financieras esta relacionada con las necesidades a largo plazo. Esta ultima necesidad puede ser resuelta por la vía de aumento de capital, emisión de acciones o contratación de prestamos a largo plazo. En el caso de emisión de acciones los procedimientos a detalle son manejados por las instituciones de crédito que actúan como agentes. Los procedimientos de control mantenidos por la organización no deben ser tan sofisticados, aun cuando si deben considerar cuando menos buena información respecto a los montos a pagar incluyendo los intereses a pagar a la fecha de pago.
GASTOS ACUMULADOS.
El objetivo desde un punto de vista operacional es el determinar el desarrollo financiero a través del reconocimiento de los gastos aplicables a cada periodo y que están pendientes de procesar como una cuenta por pagar normal. Estos gastos son de hecho un reconocimiento preliminar de obligaciones que posteriormente tendrán un completo reconocimiento y pasaran a su correspondiente liquidación, entre este tipo de gatos se encuentran los intereses en documentos por pagar, impuestos, sueldos y salarios. El objetivo de control consiste en reconocer todas las acumulaciones pertinentes y contabilizarlas de la manera mas practica posible.
DOCUMENTOS POR PAGAR.
En muchas situaciones el proceso de cuentas por pagar puede ser cubierto mediante la aceptación de documentos por pagar. En este caso el tratamiento que se adopta usualmente cuando se trata de periodos largos de pago y donde se estipulan intereses de por medio. El proveedor por su parte puede desear disponer de estros documentos para descontarlos en alguna institución de crédito o usarlos como garantía colateral. En otras situaciones los documentos por pagar vienen a sustituir a las cuentas por pagar cuando estas no son liquidadas oportunamente. Desde el punto de vista de control, el interés se dirigirá hacia las condiciones en que se creo el pasivo y los procedimientos que aseguren un pago oportuno de la suerte principal mas los intereses, se hace necesario contar con registros detallados de soporte para efectos de referencia y control.
CONCLUSIONES.
Todas las empresas, Publicas, Privadas y Mixtas independientemente de rama en que operen como pueden ser comerciales, industriales, financieras, etc. deben de contar con instrumentos de Control Interno para poder confiar en los conceptos, cifras informes y reportes de sus estados financieros. Un buen sistema de Control Interno es importante desde el punto de vista de la integridad física de los bienes, valores y activos de la empresa, un buen Sistema de Control Interno dificulta la colusión de empleados, los fraudes, robos etc..
Para obtener la máxima eficacia del Control Interno se hace necesario su vigilancia periódica y metódica por parte de los encargados de la administración de la empresa como pueden ser entre otros el Gerente General, el Contralor, Comisarios o Consejos de vigilancia, los auditores internos y externos etc.
El adecuado Control Interno en el Ciclo de Tesorería dentro de una empresa es muy importante debido a las características propias de estas actividades entre las que se encuentran el manejo de efectivo (Caja y Bancos) ya que es común la tendencia humana de apartarse de las reglas establecidas desviándose hacia otros fines, especialmente en actividades rutinarias y monótonas, por lo que en estos casos será muy útil y conveniente la supervisión y vigilancia de los procedimientos de control en forma periódica y metódica para que el control interno no decaiga ni pierda eficiencia.
BIBLIOGRAFÍA.
Texto Básico.
Auditoria Santillana II Autor Juan Ramón Santillana González Editorial ECAFSA.
Otros Textos Consultados
Normas y Procedimientos de Auditoria 19° Edición del Instituto Mexicano de Contadores Públicos.
Fundamentos de Control Interno Autor Abraham Perdomo Moreno Editorial ECAFSA.
Elementos de Auditoria Autor Víctor Manuel Mendivil Escalante Editorial ECAFSA.