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LA FUNCION DE COMPRAS EN LAS ORGANIZACIONES
FEDERICO AGUILAR RODRIGUEZ
INDICE
I. INTRODUCCION
II. OBJETIVOS
III. ANTECEDENTES Y GENERALIDADES DE LAS
COMPRAS
3.1 Concepto y objetivos de la compra
3.2 Antecedentes e importancia económica de las compras
3.3 Características y funciones del departamento de compras
3.4 Relación de las funciones de compras con la organización
3.5 El control de calidad en las compras
IV. PLANEACION
DE LAS COMPRAS
4.1 Planeación y programación de compras
4.2 Pronósticos y objetivos del departamento de compras
4.3 Políticas de compras
4.4 Procedimientos de compras
4.5 Programas y presupuesto de compras
4.6
Condiciones de pago
V. ORGANIZACION
DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
5.1 Los principios de la organización aplicados al servicio de
compras
5.2 Ubicación del área de compras dentro de la estructura de la
empresa
5.3 Centralización y
descentralización del servicio de compras
5.4 Estructura del área de
compras
5.5 Características de los recursos humanos del departamento de
compras
5.6 El manual de compras
5.7 Catalogo de formas
5.8 Coordinación y comunicación del departamento de compras con
las demás áreas de la empresa
VI. ESTRATEGIAS
DE COMPRAS
6.1 Aspectos generales
6.2 El lote económico de
compra
6.3 Fabricar o comprar
6.4 Tipos de compra
6.5
El acondicionamiento del producto
VII. EL
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
7.1 Requisición
7.2 Análisis de mercados
7.3 Selección y control de proveedores
7.4 Negociación de la compra
7.5 Orden de compra
VIII. EL
CONTROL DE LAS COMPRAS
8.1 Control de las compras
8.2 Reportes a la gerencia
8.3 Medición de resultados
alcanzados por el departamento de compras
IX. COMPRAS
DEL SECTOR PUBLICO
9.1 Sistemas de compras
9.2 Características de las
compras públicas
X. DEPARTAMENTOS QUE REPORTAN O AUXILIAN
AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
10.1 Departamento de
informática
10.2 Departamento de tráfico
10.3 Departamento de almacén
10.4 Departamento de embarques
XI.
CONCLUSIONES
XII.
BIBLIOGRAFIA
XIII.
CUESTIONARIO
I. INTRODUCCION
Desde la antigüedad, la humanidad ha tenido que
intercambiar cosas con el propósito de satisfacer sus necesidades.
Ya desde entonces se puede decir, que existían las
compras como fomento de progreso y riqueza del hombre.
Con el paso de los años, las compras se fueron
generalizando hasta llegar a ser un proceso necesario en todos los ámbitos
donde el hombre interactua, ya sea dentro de la familia, la comunidad o en las
grandes organizaciones.
Las compras en las grandes organizaciones, es una
función muy importante hoy en día, es por eso que, una organización sin un
sistema de compras bien elaborado y un departamento de compras bien organizado
y estructurado, no funcionaría correctamente, ya que no tendría los materiales
y servicios necesarios, a tiempo y de la mejor calidad y costo posible, para su
total funcionamiento.
En la actualidad, los mercados no son muy estables,
lo que hace más difícil la labor del departamento de compras, pero gracias al
avance tecnológico que ha influido mucho en la generación de nuevas y mejores
alternativas de abastecimiento, así como en el desarrollo de las
comunicaciones, es que dicho departamento puede cumplir con los requerimientos
de una manera eficiente.
El departamento de compras en cualquier
organización, es fuente de apoyo para la elaboración de planes, y sua funciones
deben de ser realizadas eficientemente, ya que es en este departamento donde se
gasta gran parte del dinero de una organización, por lo tanto, el departamento
de compras debe adquirir los materiales y servicios a un precio adecuado, con
la calidad necesaria y justo a tiempo para no entorpecer las funciones de la
empresa.
Los productos resultantes del esfuerzo de todo el equipo
de trabajo de una compañía, serán de calidad a consecuencia de los materiales y
servicios utilizados para su producción, por lo cual es necesario que el
departamento de compras programe las compras eficientemente, empezando por
identificar plenamente las necesidades a satisfacer, para luego seleccionar las
mejores opciones en el mercado.
Las compras se pueden clasificar de muchas formas,
las más conocidas son: compras nacionales (locales y foraneas) y la
internacionales (importaciones y exportaciones), todo proceso necesario para la realización de dichas compras debe de
ser ejecutado por personal ampliamente capacitado para realizar tal función, es
por ello que ele reclutamiento del personal para el área de compras debe de hacerse con especial cuidado.
Todo el presonal que labore en un departamento de
compras, deberá ser capaz de mantener una excelente comunicación y coordinación
con todos las demás personas que laboren dentro de los diferentes departamentos
de la compañía, especialmente en
aquellos cuyo funcionamiento esté intimamente ligado con el de compras, tales
departamentos pueden ser: producción, ventas, control de calidad, contabilidad,
almacenes e ingeniería. Así como con los agentes de ventas y representantes de todos los proveedores que en determinado
momento intervengan o tengan potencial para hacerlo, en elabastecimiento de
materiales y servicios necesarios en la compañía.
El área de compras, en resúmen deberá; planear,
organizar, elaborar estrategias y procedimientos para realizar las
adquisiciones de materiales y servicios de calidad, a un precio adecuado y en
el tiempo óptimo, con el propósito de satisfacer las necesidades de todas las
áreas de la organización, ayudando con ello al logro de los objetivos fijados
por la dirección.
OBJETIVOS
El objetivo de este trabajo, es mostrar de una
manera concreta cómo deben desempeñarse las funciones del área de compras
dentro de cualquier organización, sin importartar el tamaño de ésta, así como,
mostrar la estructura que debe tener para lograr un funcionamiento acorde con
las necesidades de la organización a la que pertenezca, además, mostrar las
estrategias y procedimientos que deberán ponerse en práctica luego de conocer
las necesidades de todas las áreas de la organización con el propósito de
lograr excelentes negociaciones en beneficio de la organización misma.
También se explicarán las características que deben
tener las personas que integren un departamento de compras, así como sus
funciones especificas y el grado de integración que deben lograr con los demás
departamentos de la empresa, para lograr un buen desempeño de las funciones
encomendadas al área de compras.
Todo lo anterior con el propósito de ilustrar la
manera en que influyen las compras en el éxito de las organizaciones.
III. ANTECEDENTES Y GENERALIDADES DE LAS
COMPRAS
3.1 Concepto y objetivos de
la compra
Definiremos una compra como: la adquisición de
bienes y servicios de calidad, en el tiempo y precio adecuados. Procurando
siempre comprar al proveedor más confiable.
En la empresa moderna las compras se deben realizar
por un departamento que cuente con personal especializado y, además, debe de
formar parte de la organización de la compañía.
El departamento de compras, tiene objetivos muy
claros en cualquier empresa tales como: Mantener el abastecimiento y evitar
paros innecesarios, con el mínimo de inversión, evitar duplicidades, mantener
la calidad adecuada en los materiales de acuerdo a su destino, buscar
materiales al mejor precio y que
cumplan con los requisitos necesarios, logrando con lo anterior mantener
siempre la posición competitiva de la empresa.
3.2 Antecedentes e
importancia económica de las compras
Las compras han sido muy importantes desde la
antigüedad, fomentándose con ello el progreso y la riqueza del hombre ya sea
individualmente o en grupo. De tal forma, debemos entender que las grandes
organizaciones requieren de materiales y servicios para su funcionamiento y que
estos deben de ser de calidad adecuada de acuerdo al proceso al que serán
sometidos y al equipo que será utilizado.
Cabe mencionar que el departamento de compras es
una fuente de aportación a la
productividad, mediante prácticas de ahorro en el costo de materiales y
servicios adquiridos, ya que adquiriendo materiales a bajos precios y de buena
calidad, ayudara a abatir los costos de producción y, por consiguiente, ello se
reflejará en utilidades para la empresa.
Si no se cumpliera con alguno de los requisitos
solicitados a los proveedores, esto le causaría serios problemas a la empresa debido
a que incurriría en una producción de mala calidad o tendría retrasos
significativos y costosos, los cuales serían causa de incumplimiento en tiempos
de entrega y, a la vez, traería serios problemas con los clientes de la
empresa.
Es por eso que para garantizar una posición
favorable y estable con la cual la empresa pueda hacer frente a la competencia,
es necesario la adquisición de materiales al precio más bajo sin sacrificar la
calidad y el servicio requeridos.
Es de suma importancia adquirir los materiales y
servicios necesarios para la fabricación de un producto, a un costo
proporcional a como los está adquiriendo la competencia, ya que una operación
eficiente en cualquier empresa depende de; hacer buenas compras que garanticen
su producción, con el propósito de poder tener buenas ventas y, por
consiguiente, una buena recuperación de las inversiones.
Es importante también que el departamento de
compras aconseje a la empresa sobre: nuevos materiales en el mercado,
variaciones en las tendencias que puedan ser benéficas o perjudiciales para la
empresa.
3.3 Características y funciones del
departamento de compras
El departamento de compras es fuente de gran apoyo
para la elaboración de planes dentro de la organización, ya sea el lanzamiento
de un nuevo producto, la producción mensual o la implantación de normas. Esto
debido a su estrecha relación con el mercado, normas de fabricación y con los
comerciantes de las grandes industrias. En la época moderna los empresarios no
pueden darse el lujo de descuidar su departamento de compras, ya que, “ El
bienestar de una compañía depende de la rotación de sus inventarios y de la
mejor forma de utilización de su capital”. 1
Los gastos que se deriven de la creación de un
puesto de comprador siempre serán rentables, sobretodo cuando el dueño o
director de una empresa no tiene tiempo suficiente para atender dicha función.
Pero, es importante que las funciones de compras y pago de facturas no sean realizadas por la misma persona para
evitar situaciones problemáticas.
En la época moderna, es necesario comprender
claramente los objetivos y principios
básicos de lo que llamamos la función de compras.
Actualmente las organizaciones públicas o privadas,
ya sean industriales, comerciales o de servicio, desembolsan grandes cantidades
de dinero en la compra de materiales y servicios, y el éxito que éstas obtienen
es logrado en gran parte gracias a su departamento de compras, el cual se
encarga de seleccionar los mejores proveedores y establecer con ellos una
estrecha relación, además de preparar y adecuar las especificaciones de los
materiales, solicitarlos a tiempo,
elaborar contratos u órdenes de compra para evitar posibles problemas
jurídicos, así como también; verificar
el recibo de los materiales, solucionar
diferencias con los proveedores, vigilar que se efectúen los pagos de
las facturas, y estar al pendiente de cualquier detalle por mínimo que parezca,
dándole solución inmediata y evitar con ello posibles retrasos o errores en la
producción, que pongan en riesgo la estabilidad de la empresa.
Dentro de las funciones del departamento de compras
está, el mantener informado al solicitante de los materiales (cliente interno),
respecto al curso del proceso de adquisición del material o servicio
solicitado, con la finalidad de poder tomar las acciones necesarias en caso de
algún retraso o desvío. En caso de
existir éste, compras podrá comprar algún contratipo del material, sin
necesidad de avisar al solicitante.
La función de compras es muy importante y para ello
es necesario que todos los requerimientos contengan la descripción exacta del
material o servicio que se requiere.
La función del departamento de compras no se limita
a compras nacionales, también, su personal debe tener conocimientos acerca de
compras internacionales, ya sea de importación o de exportación. Al realizar
este tipo de funciones, el departamento de compras se enfrenta a varios
problemas potenciales que pueden ser:
1. De aspecto legal
2. Estándares de calidad
3. Tiempos de entrega e inventarios
4. De comunicación.
También se deberá tener especial cuidado en la
negociación de las condiciones de pago, ya que por ser proveedores muy lejanos,
se deberán tomar en cuenta el pago de fletes, tanto extranjeros como
nacionales, impuestos y gastos aduanales, etc.
Las funciones del departamento de compras según
Joaquín Rodríguez Valencia son las siguientes:
1. Localizar, seleccionar y establecer fuentes de
abastecimiento de materias
primas, suministros y servicios a la empresa.
2. Entrevistar a los proveedores o sus
representantes.
3. Cotizar los precios, calidad y transporte.
4. Negociar condiciones de entrega, pago, tratos
necesarios en caso de rechazo y ajustes.
5. Vender los deshechos, sobrantes y artículos de
desuso.
6. Recepción, guarda y almacenaje.
7. Efectuar la clasificación de los recursos
materiales.
8. Realizar el control de existencias. 2
Lo anterior quizás pueda llevarse a cabo en las
pequeñas empresas, pero en las medianas y grandes, como ya dijimos antes, es
necesario la creación de un departamento de compras con personal capacitado y
especializado en funciones especificas, siempre con el propósito de lograr los
mejores resultados en cuanto a la adquisición de materiales y servicios
requeridos a un precio óptimo, de la calidad necesaria y en el tiempo acorde
con las necesidades de la empresa, para finalmente contribuir a la obtención de
utilidades, que es la finalidad para la cual la mayoría de las empresas han
sido creadas.
3.4 La relación de las
funciones de compras con la organización
En la época moderna, debe existir una clara
comprensión de los objetivos y principios básicos de la función de compras, por
parte de todas las áreas que integran la organización, esto debido a que, los
esfuerzos coordinados dentro de la organización son la mejor manera de lograr
los objetivos planeados.
La función de compras es abastecer de materiales y
servicios a toda la organización y para ello debe trabajar en conjunto con
todas las áreas.
Las áreas con las que compras debe tener una
estrecha relación son:
Dirección:
La relación que debe existir con la Dirección general es mediante reportes de las
actividades realizadas por el departamento de compras en lo referente a la
totalidad de sus funciones en un determinado período de tiempo, además de hacer
mención especial a las compras de mayor volumen, que por lo mismo representan
un desembolso importante para la organización.
Estos reportes deben contener información
estadística de los mercados de insumos y la posición de la organización ante
éstos, lo cual permitirá evaluar de una mejor manera y tomar decisiones
adecuadas para el desarrollo global de la organización.
Producción:
En esta área recae la función de compromiso de
procesar los insumos y convertirlos en productos de calidad.
La relación entre los departamentos de compras y
producción es; que compras procure los materiales necesarios para la producción
a satisfacción de los requerimientos establecidos para tal efecto.
Ambos departamentos comparten una obligación igual
con respecto a la administración; ambos son responsables de mantener los costos
en un nivel óptimo. Producción producirá a costos bajos siempre y cuando la
actuación de compras se enfoque a la obtención del máximo valor por unidad
monetaria gastada.
Es responsabilidad de producción avisar a compras
con oportunidad de las necesidades de materiales, para tener entregas de los
mismos, con calidad, tiempo y cantidades suficientes de acuerdo a los planes de
producción, evitando con ello paros innecesarios en producción y perdidas
cuantiosas a la organización.
Ventas:
La relación entre compras y ventas puede ser
cercana y vital, esto debido a que la función de ventas es la de vender el
producto final del esfuerzo de la organización; El éxito de dicho esfuerzo
depende de la calidad, precio, cantidad y confiabilidad de entrega del producto
vendido, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia del departamento de
compras para abastecer de materiales de calidad a la planta productiva, entre
otras cosas.
Programación y planeación:
Aunque muchas veces no están identificadas en forma
separada dentro de la organización; sin embargo, es necesario programar y
planear las actividades y los objetivos a largo plazo. Cuando en una
organización estas funciones se desarrollan, la relación de compras con este
departamento es la siguiente:
1. Cumplir los programas de abastecimiento o dar
razones suficientes para que se realice un cambio en el programa.
2. Seguir de cerca el desarrollo del mercado y
avisar oportunamente de los posibles cambios que puedan influir en los
programas y planes.
3. Desarrollar información basándose en
presupuestos de los abastecimientos de materiales, mercados, y programar las
entregas.
Almacenes:
Es responsabilidad de la función de almacenamiento;
con ayuda de un efectivo sistema de procesamiento de datos para control de
inventarios, solicitar los materiales especificando correctamente la cantidad
necesaria, los requisitos y el programa de entregas; con el propósito de que el
departamento compras haga su labor con
efectividad, buscando siempre abatir costos.
En ocasiones el hecho de que los almacenes intenten
tener un funcionamiento mecanizado y un control sistematizado, pueden ser un
factor de choque en cuanto a la
flexibilidad y efectividad de las compras.
Ingeniería:
La relación entre el departamento de compras y el
de ingeniería, es de servicio mutuo. El departamento de compras sirve a
ingeniería procurando los materiales, refacciones y equipos solicitados,
obteniendo cotizaciones y asistencia técnica de los proveedores, así como en la
preparación y evaluación de alternativas e investigación de mercado en búsqueda
de nuevos materiales y equipos.
Ingeniería da a compras su asistencia invaluable,
en cuanto a asesoría de parte de los ingenieros expertos, en relación con las
especificaciones necesarias para la comprensión de los requerimientos de materiales y equipos, que por la función que
realicen sean de carácter especial.
Contabilidad:
La relación de compras con contabilidad debe ser
muy estrecha, podría decirse que ambos departamentos son como socios que deben
cuidarse entre sí, ya que parte de la función de compras es gastar el dinero de
la organización con la finalidad de mantener los materiales y abastecimientos
necesarios para el perfecto funcionamiento de la organización, y la de
contabilidad es ejecutar los pagos de dichos gastos, siempre y cuando los
comprobantes de los proveedores sean correctos, de acuerdo con las políticas de
la organización y las leyes de hacienda vigentes. Contabilidad debe ver que
siempre existan fondos disponibles y en la cantidad necesaria para que la
función de compras no se vea obstruida
y esto pueda ocasionar problemas mayores en las demás áreas que
requieren de los servicios de compras.
Entre compras y contabilidad, se establecen los
plazos de crédito que podrán ser negociados con los proveedores, se elaboran
presupuestos y pronósticos basándose en las fluctuaciones de las monedas que se
manejen en las compras, así como los índices de inflación proyectados por el
gobierno para determinado período de tiempo, y muchos otros factores que
pudiesen influir en el futuro de cualquier organización.
Relaciones públicas:
La función de compras con el departamento de
relaciones públicas debe de ser de una alianza común, debido a que el personal
que labora en le departamento de compras mantiene un amplio contacto con todos
sus proveedores y es de una influencia importante en las relaciones públicas,
para la organización.
3.5 El control de calidad en
las compras
Los tres principales factores en la decisión de una
compra son:
1. La calidad
2. La funcionalidad
3. El precio
1. La calidad, no se mide por el precio, ha sido
comprobado tantas veces que el mayor precio por si mismo no denota mayor
calidad en el producto.
2. El precio, es importante pero no imperativo para
decidir hacer o no una compra, lo cual indica que ya no es una guía confiable
para un comprador.
En la medida que un producto de alta calidad es
requerido por un cliente el proveedor se vuelve una parte importante de esta
calidad, por lo tanto, el área de compras no puede basar solamente su elección
en el precio, más bien debe analizar directamente el impacto total del costo,
lo que esto significa es que en este mercado que más bien está moviéndose por
la calidad, se requiere un esfuerzo muy
importante desde el diseño para lograr la calidad que el cliente esta
solicitando.
El área de compras tiene la obligación de comprar
justo los materiales que ayuden a abatir los costos de producción para que ésta
resulte de la calidad apropiada a las necesidades de los clientes de la
empresa.
En la medida que en una empresa se busca mayor
calidad en sus productos, el costo de producción se incrementa y de esta
manera el valor agregado al cliente disminuye, ya que es él quien finalmente
percibe la calidad y el valor del producto.
3. Funcionalidad, como en todo proceso de compras
el primer paso para preparar las especificaciones es: analizar las partes o
materiales y determinar que función van a desarrollar en beneficio del
producto final.
Escribir sobre las especificaciones alrededor
de un diseño o describir solamente sus características no es la aproximación
adecuada, lo importante es definir qué función van a tener dentro del producto,
para lograr el nivel de calidad deseado, esta función debe ser descrita
correcta y claramente para asegurar que el proveedor trate de igualar la
calidad de acuerdo a la utilidad que se espera de su producto o servicio.
Control de calidad en compras:
Tienen que comprarse las partes y los materiales
que tengan un efecto directo en la calidad del producto y para lograr lo
anterior, deben tenerse siempre presentes dos aspectos que son importantes para
lograrlo:
1. La calidad de los materiales y de los
componentes
2. La calidad del cliente como un todo
Los siguientes puntos son muy importantes para
asegurar la calidad:
1. El área
de compras necesita saber justo lo que se requiere.
2. La orden de compra o contrato de compra debe
estar desarrollado con la descripción exacta de lo que se necesita.
3. El proveedor debe de ser informado de las
necesidades del comprador.
4. Se deben
aplicar medidas de inspección y prueba a todos los materiales
con el fin de comprobar que cumple con todos los
requisitos
5. Los materiales y servicios que se reciban de
parte del proveedor deben estar totalmente de acuerdo con las definiciones de
calidad o con los requisitos establecidos en la orden de compra o contrato, de
otra manera el comprador puede rechazarlos.
6. Las especificaciones deben permitir al proveedor
tener una idea clara de la calidad que se le está solicitando en el producto
comprado.
La calidad tiene un significado especial en
cualquier área de compras de todas las organizaciones, no puede ser nada más caracterizada como
alta o pobre, la calidad debe de ser total ya que debe reflejarse tanto en el
producto o servicio comprados, así como en los componentes inherentes a los
mismos tales como: confiabilidad,
durabilidad, empaque, nivel de servicio, materiales utilizados en su
fabricación, mano de obra en caso de los servicios, etc.
El área de compras debe preocuparse por todos estos
componentes y en especial por los que pueden ser medidos y definidos
exactamente, ya que son los que deben ser solicitados al proveedor por parte
del comprador y de esta manera el proveedor sabrá justo lo que tiene que
entregar.
Esta definición de calidad en mayor o menor detalle
debe aplicarse al describir cada articulo o servicio y debe ser transmitida al
proveedor, correctamente descrita sobre la orden de compra o contrato..
Tipos de descripciones de calidad:
Para el propósito de las áreas de compra la calidad
de un material puede ser definida en diferentes maneras, de acuerdo a los
grados de variación de los diferentes tipos de ordenes de compra, la calidad
puede ser descrita por:
1. Las características químicas o físicas
2. El grado del mercado
3. Marca
4. Especificaciones de desempeño
5. De acuerdo a una muestra
6. Estándares comerciales
7. Dibujos o diseños formales de construcción
interna
1. Especificaciones de acuerdo a características
químicas o físicas.
Cada dimensión de calidad esta basado en un
estándar mensurable que tiene que ser el mismo para el comprador y el
proveedor. Un análisis químico puede ser un análisis de medición, otro lo
constituyen las pruebas físicas que podamos aplicar a un producto para
determinar sus propiedades tales como: Ductilidad, elasticidad, resistencia,
abrasión, etc., teniendo siempre en cuenta el nivel de tolerancia de cada una
de estas características.
2. El grado del mercado.
El grado del mercado se aplica a los artículos de
consumo que están regulados por el gobierno o agencias privadas.
Este tipo de regulaciones es controlado por
diferentes instituciones que sirven de inspectores para saber si el producto
cumple con las especificaciones y los estándares que son permitidos.
3. Marca.
La forma más simple de definir un nivel de
calidad alrededor de un producto es identificarlo por la marca del
fabricante. Para los compradores este método tiene bastantes
ventajas ya que simplifica la labor de búsqueda de materiales en el
mercado al existir distribuidores exclusivos y consecuentemente la
disponibilidad del producto en el mercado se puede verificar rápidamente.
Solicitar materiales por una marca certificada
específica, elimina inspecciones al recibirlos y, además, éstos deben tener
cierta garantía que ampare al comprador en caso de existir algún defecto de
fabricación.
Se puede asumir que al recibir un producto de una
marca certificada, cumple con todas y cada una de las especificaciones de calidad que se requieren y que, además, el
proveedor debe cuidar para conservar la imagen de su producto en el mercado.
La desventaja de esta metodología es que si no se
ha hecho una selección apropiada de la marca que realmente satisfaga los
requisitos del usuario dentro de la organización, se corre el riesgo de limitar
las compra a un solo proveedor y eliminar el factor competitividad, con lo cual
se descarta cualquier posibilidad de oferta de alguna marca diferente y quizás
mejor que la que se esté comprando.
4. Especificaciones del desempeño.
Una de las mejores formas para determinar la
calidad, sobretodo en el caso de maquinaria y equipo, es midiendo el desempeño de estos.
Medir el desempeño o las especificaciones del
producto esta volviéndose un método cada vez más utilizado para definir la
calidad ya que ha traído buenos resultados.
5. Ordenar una compra basándose en un ejemplo.
Esta forma de solicitar o comprar algo es invitar
al proveedor a que iguale justo las características
de una muestra proporcionada por el cliente, siento esta una de las formas más
simples de decirle a un proveedor los requisitos del material solicitado.
Aunque pareciera ser la forma más fácil, realmente es una de las más
problemáticas ya que requiere de mucho tiempo por parte del comprador y del
mismo proveedor, esto debido a que éste último deberá hacer el contratipo de la
muestra y será sólo cuando el usuario lo apruebe, que se procederá a elaborar
la orden de compra.
6. Estándares comerciales o de la industria
Los parámetros de calidad establecidos por la
industria y grupos que comercializan algunos materiales por ejemplo: metales y
componentes electrónicos, son muy altos. Lo anterior ha beneficiado en parte a
las organizaciones, debido a que se han creado más fuentes de abasto de dichos
materiales, y los precios se han estandarizado siendo más fácil adquirirlos,
porque no hay necesidad de buscar el mejor precio, debido a que todos los
distribuidores deben ofertar los productos al mismo precio.
Un ejemplo veraz es el de la industria automotriz,
donde algunas compañías han obligado a
sus distribuidores a estandarizar sus precios en el ámbito nacional.
Con estas medidas aplicadas, se tiene un incremento
en la disponibilidad de los productos ya que todo proveedor de los productos
estandarizados tiene que cumplir con estas especificaciones y esto ayuda a la
reducción de inventarios, lo que representa un ahorro para la organización.
7. Dibujos o diseños de ingeniería formales.
Se da el caso de
algunos materiales, sobretodo maquinaria de características especiales
que requieren de la elaboración de un diseño basado en ingeniería, debido a que
no existen en el mercado común y tampoco se puede aplicar ninguno de los
métodos de descripción mencionados. En estos casos el diseño hecho ha base de
ingeniería son los que determinan las especificaciones.
Una visión proactiva de calidad:
La inspección de los materiales al momento de
recibirlos es una manera de trabajar en conjunto con los proveedores, de tal
forma que esta inspección también los beneficie haciéndoles recapacitar con
relación a los defectos o fallas que puedan tener sus productos o servicios,
Más que utilizar la inspección y regresar el producto que no satisfaga los
requerimientos, de lo que se trata es que los compradores trabajen muy de cerca
con los proveedores en tratar de implementar técnicas que los lleven a tener
cero defectos en sus materiales y servicios. La clave para todo esto es
desarrollar claras y realistas especificaciones, y trabajar con los
proveedores de una manera cooperativa y coordinada para asegurar que
ellos logren el nivel de calidad y servicio que la organización necesita.
Manejo de programas de calidad:
Los problemas de calidad de los materiales o servicios
adquiridos, se dan muy frecuentemente cuando no están bien establecidos los
requisitos en las ordenes de compra o bien cuando no se ha seleccionado al
proveedor de una manera adecuada. Pero, ¿de quién es la responsabilidad técnica
de aceptar o rechazar un material o servicio por no cumplir con los
requisitos?, Es importante tener en
mente que hay diferentes niveles de responsabilidad, la del departamento de
compras es comprar materiales de la calidad adecuada y la obligación del
vendedor es de entregar estos productos de acuerdo a la orden establecida.
La responsabilidad de quién ejecute la inspección
es probar y confirmar que las acciones de compras hayan sido las adecuadas y
que el proveedor cumplió o no con los requisitos.
El vendedor evidentemente argumentará que estos
requisitos fueron alcanzados durante su proceso de producción y embalaje y
entrega.
Es prudente por parte de la oficina de
compras tener una consulta técnica y utilizar a los departamentos
internos encargados de la calidad, para
probar si esta calidad se logro o no.
Cuando un los materiales adquiridos no cumplen con
los requisitos al ser recibidos, se pueden rechazar y devolver al proveedor,
para lo cual existen tres tipos de devolución:
1. Regresar el pedido totalmente.
2. Regresar el pedido para ser reemplazado.
3. regresarlo para ser ajustado técnicamente.
IV. PLANEACION
DE LAS COMPRAS
4.1 Planeación y programación
de compras
En cada empresa u organización existen amplias
variaciones, por lo tanto, no resulta factible establecer un solo conjunto de
acciones para poder planear o programar, sin embargo, existen pasos que se
siguen en toda institución, estos son, en resumen la identificación de
necesidades, y la selección de las mejores opciones.
La planeación sistemática requiere de una
recopilación de datos, la determinación de metas y objetivos y la
formulación de planes, tanto generales como detallados para alcanzar los
objetivos dentro de las políticas establecidas.
Respecto a las compras y abastecimientos la planeación
representa una parte de la responsabilidad del gerente de compras.
Iremos por pasos para comprender de la mejor
forma estas dos básicas, e importantes acciones y actividades, que así mismo
van de la mano:
Planeación:
De una forma concreta y sencilla, podemos definirla
como: El proceso de selección de acciones o caminos para llegar al
objetivo determinado, en una empresa, u organización.
Ha existido mucho interés en la planeación en el
ámbito corporativo mismo que podría describirse como un intento sistemático
para planear el futuro de una organización, con el propósito de prever las pros
y contras que el futuro tiene reservado,
además de trazar estrategias para asegurarse que la empresa está
debidamente protegida independientemente de lo que pudiera suceder.
Otros términos, que en la práctica parece ser
que tienen implicaciones similares son, la planeación a largo plazo; la
planeación a intervalos largos y la planeación estratégica.
Dicha planeación, la necesitan mas las grandes
organizaciones dentro de medios ambientes cambiantes. Si se pensara que el
futuro, este parecería ser muy similar al presente, de todas maneras sería muy
útil la planeación de dicho futuro, pero evidentemente, se le dedicaría menos
atención en contraste a la planeación que se hace cuando las condiciones están
sujetas a cambios bruscos.
La planeación estratégica a largo plazo deberá
tomar en consideración tanto el insumo de materiales, así como los productos
terminados y en ocasiones se deberá incluso dar preferencia a los primeros.
Será necesario que la función de compras recopile mayor información y se
proyecte hacia el futuro, dedicando generalmente un esfuerzo a la planeación.
De ser necesario contribuir en tal función y en efecto deberá hacer sus propios
planes para asegurar el abastecimiento a largo plazo más que emplear su
propio tiempo en solucionar problemas que posiblemente podrían haberse
evitado con una buena planeación.
Una estrategia de compras a largo plazo la
constituyen los pedidos abiertos, aunque algunos están en contra de ellos, la
verdad es que son muy útiles, pareciera que este tipo de pedidos sometiera al
comprador en una rutina, pero en realidad los pedidos abiertos liberan al
comprador del flujo de papeleo que implica generar varios pedidos en lugar de
uno solo anual, se obtienen descuentos por compras en volumen, etc.
El tiempo que se ahorre el comprador al tener
pedidos abiertos, podrá ocuparlo en aspectos propios de la función de compras y
que puedan redituar ahorros en gastos para la empresa.
Dentro de la planeación se comprende: Elaborar
pronósticos, establecer objetivos, programar, implementar políticas, elaborar
procedimientos, y presupuestar gastos, ya sea para un área en específico o para
la organización en general.
4.2
Pronósticos y objetivos del departamento de compras
Los pronósticos:
Son estrategias basadas en las opciones ofrecidas
por las diversas alternativas que existen en el mercado, son una visualización
del futuro de manera constante para poder tomar ventaja a las oportunidades y
descartar a tiempo los posibles riesgos.
Es necesario pronosticar el volumen de compras
requerido por la empresa para determinado período de tiempo, antes de iniciar
con las compras de los materiales.
Establecer objetivos:
Los objetivos dentro de la planeación, se
establecen con la finalidad de obtener los materiales e insumos necesarios para
la producción, en tiempo, calidad, cantidad y condiciones de pago óptimos. Con
ello se apoya al cumplimiento de los objetivos generales de la organización.
El precio es un elemento al que se le debe poner
especial atención al negociar una compra, cualquier ahorro que se obtenga
repercutirá en beneficio de la empresa.
El precio de compra está integrado de varios
factores: costo de materiales, mano de obra, gastos indirectos, gastos de
operación, volumen de compra transporte, etc.
Se debe llevar un excelente control de todos los
factores posibles, que puedan afectar el precio ya que en esta época los
niveles inflacionarios varían frecuentemente y afectan la estructuración de los
precios.
La calidad
es una meta a conseguir en cualquier compra, el precio es también una meta
importante, pero no se debe sacrificar la calidad de los materiales por
conseguir un precio más bajo.
Es importante cuidar la calidad de empaque y envase
de los materiales que se estén comprando.
Las mejores condiciones de pago se deben negociar
siempre de acuerdo con las políticas generales de la organización.
Los volúmenes de materiales requeridos deben ser
comprados de acuerdo a los programas, para evitar faltantes o sobrantes que
puedan ser motivo de paros de producción o perdidas por obsolescencia.
El control de inventarios también debe considerare
dentro de los objetivos de la planeación, un buen control de inventarios será
motivo de ahorros para la organización.
El método más usual en el control de inventarios es
el de Máximos y Mínimos, el cual se adapta a los materiales de tipo estándar
que sus precios no varían frecuentemente y que, además, se usas en cantidades
considerables.
El mínimo debe ser mantenido en su nivel más bajo,
pero con la seguridad de que será suficiente de acuerdo a las necesidades de la
empresa.
La orden de compra debe de hacerse por una cantidad
óptima, que no represente riesgos de gastos innecesarios o perdidas por
obsolescencia de materiales, deberá colocarse cuando el nivel de inventario se
encuentre en el punto de reorden, el cual se establece sobre el nivel mínimo,
con un margen de material suficiente para ser utilizado entre la colocación de
la orden y la recepción del pedido.
Al momento de recibir el material, se estará
alcanzando el nivel máximo de inventario, lo cual resulta de la sumar la
cantidad recibida al punto mínimo.